ERP-software kiezen

1. Flexibiliteit van abonnementen

Dankzij flexibele abonnementen kunt u uw ERP-oplossing aanpassen naarmate uw bedrijf zich ontwikkelt. Dit kan echter tot extra kosten leiden als u niet voorzichtig bent. Zoek naar leveranciers die duidelijke en eenvoudige voorwaarden bieden voor het wijzigen van abonnementen zonder boetes. 

Vraag zeker of zij tijdelijke upgrades bieden tijdens piekseizoenen om onverwachte kosten te voorkomen. Bekijk de contractvoorwaarden en praat met huidige gebruikers over hun ervaringen met wijzigingen van abonnementen voor meer inzicht. 

2. Gegevenstoegang en rapportage

Gegevenstoegang en rapportage bepalen hoe goed u uw bedrijfsgegevens kunt volgen en analyseren. Zoek naar ERP-oplossingen met aanpasbare rapportagetools of visualisatiemogelijkheden. Als uw bedrijf behoefte heeft aan geavanceerdere gegevenstoegang, kunt u ERP BI-systemen overwegen. 

Test tijdens uw demo alle beschikbare rapportagefuncties en vraag hoe deze integreren met bestaande gegevensbronnen, zodat er tijdens de implementatie niets over het hoofd wordt gezien.

3. Integratie met uw technologiestack

De meeste ERP-software biedt verschillende integraties, zodat deze probleemloos met uw bestaande systemen kan samenwerken. Niet alle ERP-systemen integreren echter met alle softwareoplossingen.

Controleer bij het onderzoeken van leveranciers of het ERP-systeem API's of vooraf gebouwde integraties met uw huidige technologiestack ondersteunt. Dit omvat boekhoudsoftware, tools voor klantrelatiebeheer (CRM) en andere oplossingen. 

4. Introductie en ondersteuning

Introductie en doorlopende ondersteuning zijn essentieel voor een soepele overgang naar nieuwe software — voor u en uw team. Idealiter wilt u een leverancier die geavanceerde training en snelle ondersteuning biedt. 

Vraag daarom zeker naar het introductieproces en de beschikbare ondersteuningskanalen. Overweeg ook om contact op te nemen met aanvullende referenties om vanuit een UX-perspectief de kwaliteit van hun klantenservice te beoordelen.

5. Rolgebaseerde rechten

Rolgebaseerde rechten bepalen wie binnen het ERP-systeem toegang heeft tot welke gegevens. Dit is belangrijk voor het handhaven van beveiliging en naleving, vooral als u in meer gereguleerde sectoren werkt, zoals de gezondheidszorg of cybersecurity.  

Zorg er altijd voor dat de software je in staat stelt gedetailleerde toegangsniveaus voor verschillende rollen in te stellen. De beste manier om dit te testen, is door tijdens een proefperiode om een demonstratie van de machtigingsinstellingen te vragen. Zo kun je zien hoe toegangsmachtigingen in de praktijk werken. 

6. Naleving van sectorspecifieke regelgeving

Naleving van regelgeving in de sector is niet onderhandelbaar, ongeacht in welke sector je actief bent. Kies een ERP-systeem dat voldoet aan de nalevingsnormen van jouw sector, of het nu gaat om HIPAA, GAAP of IFRS. 

Vraag leveranciers vervolgens hoe zij omgaan met updates van regelgeving en over welke certificeringen zij beschikken. Controleer dit door na te gaan of ze klanten in jouw sector hebben en hoe ze omgaan met wijzigingen in de regelgeving.

7. Aanpassingsmogelijkheden

Met aanpassingen kun je het ERP-systeem afstemmen op jouw unieke processen. Hoewel het voordelig is om een flexibel systeem te hebben dat zich aanpast aan jouw behoeften, kunnen aanpassingen al snel tot extra kosten leiden.

Zoek naar software die configureerbare workflows en gebruikersinterfaces biedt. Vraag tijdens de evaluatie om voorbeelden van aanpassingen die andere klanten hebben doorgevoerd en of extra modules of wijzigingen van invloed zijn op de totale kosten.

8. Automatiseringsfuncties

Automatiseringsfuncties kunnen tijd besparen door handmatige taken te verminderen, wat leidt tot gestroomlijnde activiteiten en een hogere efficiëntie. 

Zoek naar ERP-oplossingen voor ondernemingen met geavanceerde automatiseringsmogelijkheden, zoals geautomatiseerde workflows en waarschuwingen. Stel tijdens je proefperiode een eenvoudig geautomatiseerd proces in om te zien hoe het werkt.

9. Mobiele ondersteuning of ondersteuning voor meerdere locaties

Ondersteuning voor mobiele apparaten en meerdere locaties is essentieel als je team op afstand of op verschillende locaties werkt. Kies daarom oplossingen die betrouwbare mobiele toegang bieden en samenwerking ondersteunen. 

Controleer of functies zoals een mobiele app beschikbaar zijn en bekijk hoe de app gegevenssynchronisatie tussen locaties afhandelt. Test de functionaliteit tijdens een demonstratie om er zeker van te zijn dat deze gebruiksvriendelijk en effectief is.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

ERP-software kiezen: een stappenplan in 5 stappen

Voor het kiezen van de juiste ERP-leverancier is een duidelijke strategie nodig. Het is belangrijk dat je de software afstemt op je bedrijfsdoelen en operationele behoeften. Als je dat niet doet, kan dit later leiden tot kostbare vervangingen en fouten. 

Zo voorkom je deze valkuilen en vind je meteen de juiste oplossing:

Stap 1: Bepaal je behoeften

Je kunt geen ERP-oplossing kiezen zonder te weten welke invloed deze heeft op je team en andere functionele gebieden. Voordat je je zoektocht begint, moet je eerst de vereisten in kaart brengen. Dit zijn de stappen:

Verzamel input van belanghebbenden

Betrek belangrijke belanghebbenden, zoals HR, financiën en IT, om een volledig beeld te krijgen van de behoeften van verschillende afdelingen. IT heeft bijvoorbeeld mogelijk behoefte aan beter projectbeheer, terwijl financiën wellicht behoefte heeft aan duidelijkere rapportages. 

Overweeg vergaderingen of workshops te organiseren om de gewenste verbeteringen te bespreken en vast te stellen hoe succes er voor hen uitziet. Deze samenwerking helpt ervoor te zorgen dat de oplossing aan ieders verwachtingen voldoet.

Pijnpunten opsommen en prioriteren

Nadat je met je team hebt gesproken, maak je een lijst van de gedeelde pijnpunten en knelpunten die de productiviteit beïnvloeden, zoals een trage betalingsverwerking of een toegenomen datavolume. Prioriteer ze op basis van impact en frequentie, met de nadruk op de punten die de dagelijkse activiteiten het meest belemmeren.

Afstemmen op intern beleid

Naast feedback is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat je ERP-vereisten aansluiten op het beleid en de wettelijke doelstellingen van je bedrijf. Controleer vooraf altijd de voorkeuren van leveranciers en de beveiligingsprotocollen om er zeker van te zijn dat ze aan de nalevingsnormen voldoen. 

Het is minstens zo belangrijk om te bevestigen dat je ERP-systeem zich kan aanpassen aan eventuele wijzigingen in wet- en regelgeving. Deze afstemming voorkomt toekomstige conflicten en zorgt voor een soepeler integratieproces.

Essentiële functies onderscheiden

Zodra je alle benodigde inzichten hebt, moet je je opties terugbrengen. Begin met het onderscheid tussen functies die essentieel zijn en functies die alleen prettig zijn om te hebben. 

Essentiële functies kunnen realtime toegang tot gegevens of integratie met bestaande tools omvatten. Functies die prettig zijn om te hebben, kunnen daarentegen zelfbedieningsportalen en aanpasbare dashboards of sjablonen zijn. 

Ga na welke functionaliteiten de belangrijkste uitdagingen van je team rechtstreeks oplossen en ga van daaruit verder. 

Stel deze vragen:

• Welke klachten of knelpunten komen het vaakst naar voren?
• In welke behoeften wordt momenteel niet voorzien?
• Welke functies zouden je 3 belangrijkste pijnpunten oplossen?
• Welke ROI verwacht je van deze investering?
• Hoe sluit de software aan op onze beveiligingsprotocollen?

Stap 2: Onderzoek leveranciers van ERP-software

Onderzoek en vergelijk vervolgens je belangrijkste leveranciers van ERP-software om de beste oplossing te vinden die aan de behoeften van je team en bedrijf voldoet. Zo beperk je je keuzes:

Voer verkennende leveranciersanalyses uit

Begin met beoordelingssites, ranglijsten en casestudy's om een overzicht te krijgen van de beschikbare ERP-opties. Zo identificeer je snel potentiële leveranciers en krijg je inzicht in hun reputatie op de markt. 

Let op patronen in beoordelingen, zoals veelvoorkomende sterke en zwakke punten, om je besluitvormingsproces te sturen.

Vergelijk op basis van bedrijfsbehoeften

Beoordeel tools op basis van factoren zoals de omvang van het bedrijf en integratiemogelijkheden. Tijdens deze stap is het ook belangrijk om het implementatietype van je ERP-project te bepalen: cloudgebaseerd, lokaal, hybride of in twee lagen. Ga na hoe elke optie je bestaande technologiestack en doelen voor schaalbaarheid ondersteunt.

Identificeer belangrijke onderscheidende factoren

Richt je vanaf daar op unieke aspecten, zoals ondersteuning bij de implementatie of de gebruikerservaring. Bepaal welke leveranciers flexibiliteit bieden voor specifieke gebruikssituaties waarmee je bedrijf te maken kan krijgen. Zo vind je de oplossing die het beste past bij je specifieke bedrijfsvereisten.

Documenteer je bevindingen

Houd altijd een gedetailleerd overzicht van je onderzoek bij, zodat je leveranciers later eenvoudig kunt vergelijken. Noteer daarin belangrijke punten zoals prijzen, functies en beperkingen. Deze documentatie vormt een waardevolle referentie bij het nemen van je uiteindelijke beslissing.

Stel deze vragen:

• Waar is elke tool het beste in?
• Past de tool bij de omvang van je team, je budget en je technologiestack?
• Welke ondersteuning en documentatie zijn beschikbaar?
• Hoe gaat de leverancier om met updates en onderhoud?
• Zijn er verborgen kosten of toeslagen?

Top ERP-software om te overwegen

Hier is mijn lijst met de beste beschikbare ERP-softwareopties, om je op weg te helpen bij je zoektocht:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. MRPeasy — Beste voor inzicht bij kleine fabrikanten
2. 2. Cetec ERP — Beste keuze voor hulpmiddelen voor productiebewaking
3. 3. Striven — Beste keuze met aanpasbare rapportagetools
4. 4. DualEntry — Beste ERP dat van nature op AI is gebaseerd
5. 5. VOGSY — Ideaal voor het beheren van wereldwijde financiën
6. 6. Wrike — Ideaal voor door AI aangestuurde projectplanning
7. 7. Microsoft Dynamics 365 — Beste voor integraties
8. 8. NetSuite — Ideaal voor groeiende teams
9. 9. Acumatica — Ideaal voor cloudgebaseerde workflows
10. 10. TallyPrime — Beste voor non-profitorganisaties

Stap 3: Stel een shortlist van ERP-softwareleveranciers samen en neem contact op

Op dit punt zou je moeten weten welk type ERP-oplossing je wilt en welke functies je nodig hebt. Nu is het tijd om gesprekken aan te gaan met potentiële partners:

Maak een shortlist van leveranciers

Selecteer op basis van je eerdere onderzoek 2-4 leveranciers. Richt je op leveranciers die aan je behoeften voldoen en een sterke reputatie hebben, zoals Oracle NetSuite of Sage. Met deze overzichtelijke lijst kun je dieper onderzoek doen zonder je team te overweldigen.

Stuur een RFI of RFP

Overweeg om een verzoek om informatie (RFI) of een RFP voor ERP-software te sturen om meer gedetailleerde informatie te verzamelen. Zo krijg je inzicht in het aanbod van elke leverancier en in hoeverre dit aansluit op je vereisten. Gebruik deze stap om eventuele onduidelijkheden op te helderen en een gedetailleerd overzicht van hun mogelijkheden te krijgen.

Plan demo's en stel vragen

Plan demo's met de leveranciers op je shortlist en bereid gerichte vragen voor. Vraag naar belangrijke functies, ondersteuning en compliancevereisten die relevant zijn voor je bedrijfsprocessen. Informeer ook naar demo's en proefperiodes, zodat je de software in actie kunt zien en de gebruikerservaring kunt beoordelen. 

Gebruik consistente beoordelingscriteria

Zorg er tijdens het beoordelingsproces voor dat je bij alle leveranciers dezelfde beoordelingscriteria toepast. Dit zorgt voor een eerlijke vergelijking en helpt je een weloverwogen beslissing te nemen. Houd rekening met factoren zoals functionaliteit, ondersteuning en kosten om je beoordeling te sturen.

Stel deze vragen:

• Kun je me meenemen in een klantverhaal dat vergelijkbaar is met het onze?
• Welke ondersteunings- of inwerkmiddelen bieden jullie aan?
• Voor welke functies is een upgrade nodig?
• Hoe pakken jullie datamigratie aan?
• Wat is doorgaans jullie implementatietijdlijn?

Stap 4: Stel de businesscase op

Het proces van ERP-implementatie is niet goedkoop. Daarom moet je je onderzoek naar je team en leveranciers omzetten in een overtuigende businesscase om draagvlak bij het management te vergroten. Zo pak je dat aan:

Vat knelpunten en resultaten samen

Begin met een duidelijke beschrijving van de huidige knelpunten en de verwachte resultaten van de implementatie van de ERP-software. Laat zien hoe de software specifieke problemen aanpakt, zoals onnauwkeurige gegevens of inefficiënte werkstromen. Gebruik opsommingstekens om de belangrijkste voordelen van ERP-software en verbeteringen te benadrukken die je team kan verwachten.

Presenteer kostenramingen en tijdlijnen

Verzamel tijdens je gesprekken met leveranciers globale kostenramingen en implementatietijdlijnen en presenteer deze informatie vervolgens beknopt om een duidelijk financieel beeld te geven.

Raadpleeg bronnen over ERP-softwareprijzen voor gedetailleerde inzichten in implementatiekosten. Zorg ervoor dat je mogelijke verborgen kosten opneemt en laat zien hoe deze binnen je budget passen.

ROI en risico's duidelijk uiteenzetten

Leg het rendement op investering, de totale eigendomskosten, efficiëntiewinsten en financiële of operationele risico's uit als je niets doet. Gebruik voorbeelden uit de praktijk om mogelijke kostenbesparingen of productiviteitsverbeteringen te illustreren. 

Zorg er ook voor dat je de nadelen van het handhaven van de huidige situatie benadrukt, zoals gemiste kansen of aanhoudende inefficiënties.

Stel deze vragen:

• Welk bedrijfsprobleem zal dit oplossen?
• Wat zijn de risico's als we niets doen?
• Wat zijn de financiële en operationele voordelen?
• Hoe sluit deze investering aan bij onze strategische doelstellingen?
• Welke meetwaarden gebruiken we om succes te meten?

Stap 5: Implementeer je ERP-software en begeleid je gebruikers

Om na de selectie van je ERP-software een soepel onboardingproces te garanderen, moet je de volgende stappen volgen:

Communiceer het uitrolplan

Communiceer het uitrolplan duidelijk aan alle gebruikers om verwachtingen en tijdlijnen vast te leggen. Gebruik vergaderingen of e-mails om belangrijke data, verantwoordelijkheden en de taken van elk teamlid uiteen te zetten. Deze transparantie helpt verwarring te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit.

Wijs interne verantwoordelijken aan

Wijs interne verantwoordelijken en contactpersonen aan voor de ERP-implementatie. Deze personen stemmen af met de leverancier en behandelen interne vragen. Zorg ervoor dat ze de bevoegdheid en middelen hebben om problemen op te lossen en het project op koers te houden.

Zorg voor training en gebruik

Zorg ervoor dat je teams de training voltooien en de tool consequent gebruiken. Plan trainingssessies en neem contact op met gebruikers om de voortgang te volgen. Bied hulpmiddelen aan, zoals handleidingen of toegang tot trainingsmateriaal van de leverancier, om het leerproces te ondersteunen.

Creëer feedbacklussen

Stel tijdens de uitrol feedbacklussen in om input van gebruikers te verzamelen en zorgen snel aan te pakken. Maak gebruik van hulpmiddelen van de leverancier voor probleemoplossing en ondersteuning, en plan regelmatig overleg om adoptiebelemmeringen te identificeren en de gebruikerstevredenheid vóór de uitrol te verbeteren. 

Stel deze vragen:

• Wat is het plan voor verandermanagement?
• Wie is verantwoordelijk voor de uitrol?
• Hoe volg je het vroege succes?
• Welke trainingsmiddelen zijn beschikbaar?
• Hoe wordt feedback verzameld en opgevolgd?

Wat nu:

Als je bezig bent met het onderzoeken van ERP-software, neem dan contact op met een adviseur van SoftwareSelect voor gratis aanbevelingen.

Je vult een formulier in en hebt een kort gesprek waarin ze ingaan op de specifieke kenmerken van je behoeften. Vervolgens krijg je een voorselectie van software om te beoordelen. Ze ondersteunen je zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.