De 3 gouden regels van de boekhouding & hoe je ze gebruikt
De drie gouden regels van de boekhouding vormen de basis van de boekhouding volgens het dubbel boekhoudsysteem.
Luca Pacioli, de vader van de boekhouding, codificeerde de boekhouding volgens het dubbel boekhoudsysteem en de drie gouden regels in zijn wiskundeboek getiteld Summa de arithmetica.
Deze regels vormen de basis van het moderne boekhoudsysteem. In deze gids help ik je de drie gouden regels van de boekhouding vanaf het begin te begrijpen.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Soorten rekeningen
De drie gouden boekhoudregels verschillen op basis van het type rekening waarmee je te maken hebt en je algemene beleidsregels. Gelukkig zijn er slechts drie categorieën rekeningen. Dit zijn:
Nominale rekening
Nominale rekeningen zijn tijdelijke rekeningen waarvan de saldi aan het einde van de boekhoudperiode worden overgeboekt naar een permanente rekening. Zie ze als een tijdelijke opslagplaats voor je kudde saldi, voordat ze naar hun definitieve weide verhuizen.
Inkomsten- en kostenrekeningen zijn nominale rekeningen. Andere voorbeelden van nominale rekeningen zijn huur-, rente- en salarisrekeningen.
Aan het einde van de boekhoudperiode worden nominale rekeningen afgesloten door de saldi over te boeken naar een rekening in het grootboek. De saldi op de grootboekrekening omvatten kosten en inkomsten, die vervolgens worden overgeboekt naar de winst-en-verliesrekening (oftewel het resultatenoverzicht).
Reële rekening
Reële rekeningen blijven doorgaans langer dan één boekhoudperiode geopend. Ze dragen saldi aan het einde van het boekjaar en verschijnen op de balans. Alle activa en passiva worden in de boeken opgenomen als reële rekeningen.
Meubilair, grond en debiteuren zijn voorbeelden van reële rekeningen. Hier zijn meer voorbeelden van de soorten boekingen die je op een reële rekening kunt aantreffen:
- Activagerelateerde kosten die moeten worden geactiveerd, zoals vrachtkosten voor het transport van een nieuw actief naar je locatie.
- Afschrijvingen op materiële activa en amortisatie of bijzondere waardevermindering op immateriële activa.
- Aankoop en verkoop van activa.
- Geleend of terugbetaald geld.
Persoonlijke rekening
Persoonlijke rekeningen zijn de rekeningen van een echte persoon of een rechtspersoon, oftewel een zakelijke entiteit (geen denkbeeldige vriend). Stel bijvoorbeeld dat je bedrijf geld leent van het bedrijf van een vriend. Je moet het bedrijf van je vriend in je boeken als kredietverstrekker registreren door een persoonlijke rekening voor zijn bedrijf aan te maken.
De gouden regels van de boekhouding
Nu we de soorten rekeningen hebben besproken, kunnen we het hebben over de drie gouden regels van de boekhouding. Er is één gouden regel voor elk type rekening.
Volgens de boekhouding volgens het dubbel boekhoudsysteem heeft elke zakelijke transactie invloed op ten minste twee rekeningen. Rekeningen worden gedebiteerd of gecrediteerd op basis van de transactie en het rekeningtype, maar het debetbedrag is altijd gelijk aan het creditbedrag.
Een debetboeking wordt aan de linkerkant van een rekening gemaakt. Debetboekingen verhogen de saldi van activa- en kostenrekeningen en verlagen de saldi van eigenvermogens-, passiva- of inkomstenrekeningen.
Een creditboeking wordt daarentegen aan de rechterkant van een rekening gemaakt. Creditboekingen verhogen de saldi van inkomsten-, eigenvermogens- en passivarekeningen en verlagen de saldi van activa- en kostenrekeningen.
Hoewel boekhoudsoftware boekingen voor je kan maken, is het belangrijk om ze te leren, zodat je de logica begrijpt achter de manier waarop transacties worden geregistreerd.
Nu deze basis duidelijk is, volgen hier de drie gouden regels van de boekhouding:
Regel voor nominale rekeningen: debiteer kosten en verliezen en crediteer inkomsten en winsten
Alle kosten en verliezen worden gedebiteerd op een kostenrekening, terwijl inkomsten en winsten worden gecrediteerd op een inkomstenrekening.
Hier zijn enkele voorbeelden:
- Debiteer de rekening voor kantoorbenodigdheden wanneer je $50 aan kantoorbenodigdheden voor je bedrijf uitgeeft
- Debiteer de activarekening om afschrijvingskosten vast te leggen
- Crediteer de renterekening wanneer je $100 aan rente op het banktegoed van het bedrijf ontvangt
- Crediteer de omzetrekening wanneer een klant zich inschrijft voor een jaarabonnement
Regel voor reële rekeningen: debiteer wat binnenkomt en crediteer wat uitgaat
Wanneer een actief je bedrijf binnenkomt, debiteer je de activarekening. Als een actief het bedrijf verlaat, crediteer je de activarekening.
Stel bijvoorbeeld dat je bedrijf (bedrijf X) geld leent van het bedrijf van je vriend (bedrijf Y).
Er komt geld je bedrijf binnen, dus je zou de kasrekening debiteren met het bedrag van het geleende geld.
Hier zijn nog enkele voorbeelden:
- Debiteer de activarekening wanneer je $5,000 aan een actief uitgeeft om de efficiëntie ervan te verbeteren
- Debiteer de schuldeiser wanneer je het van hen geleende geld terugbetaalt
- Crediteer de activarekening wanneer je het betreffende actief verkoopt
- Crediteer de rekening voor de kredietlijn wanneer je geld leent met behulp van je kredietlijn
Regel voor persoonlijke rekeningen: debiteer de ontvanger en crediteer de verstrekker
Wanneer je boekingen voor een persoonlijke rekening vastlegt, debiteer je de ontvanger van het geld en crediteer je de verstrekker.
Laten we hetzelfde voorbeeld als hiervoor gebruiken.
Bedrijf Y heeft geld aan je bedrijf geleend. Om dit vast te leggen, open je in je administratie een nieuwe rekening voor bedrijf Y en crediteer je de rekening met het bedrag van het geleende geld.
De rekening van bedrijf Y heeft nu een creditsaldo en verschijnt als een verplichting op je balans.
Hier zijn meer voorbeelden:
- Debiteer de rekening van bedrijf Y wanneer je bedrijf een actief aan bedrijf Y verkoopt en bedrijf Y belooft het volgende jaar te betalen
- Crediteer de rekening van bedrijf Y wanneer je extra geld leent van bedrijf Y
- (In het geval van een zakelijk partnerschap) Crediteer je eigen rekening in de partnerschapsfirma wanneer je extra kapitaal aan het bedrijf uitleent
- (In het geval van een zakelijk partnerschap) Debiteer je rekening in de partnerschapsfirma wanneer je kapitaal aan het bedrijf onttrekt
Voorbeeld van de drie gouden boekhoudregels
Laten we een voorbeeld bekijken waarin we alle drie de regels samen toepassen.
Stel dat het bedrijf van je vriend (bedrijf Y) je bedrijf $20,000 schuldig is. Je hebt besloten gebruikte meubels van bedrijf Y over te nemen om de rekening te vereffenen. De huidige marktwaarde van de meubels is $19,750.
Bedrijf Y biedt marketingdiensten aan. Omdat je hulp nodig hebt bij het uitvoeren van advertenties, heb je besloten een proefproject van $500 met bedrijf Y te doen om advertenties uit te voeren.
Nadat je de meubels hebt overgenomen en de reclamediensten van bedrijf Y hebt gebruikt, betaal je bedrijf Y $250 ($20,000 - $19,750 - $500) contant.
Dit is hoe de journaalpost eruit zou moeten zien:
| Type rekening | Rekening | Debet ($) | Credit ($) | Toepasselijke regel |
|---|---|---|---|---|
| Reële rekening | Meubilair | 19,750 | Debiteer wat binnenkomt | |
| Nominale rekening | Reclamekosten | $500 | Debiteer kosten en verliezen | |
| Reële rekening | Kas | $250 | Crediteer wat uitgaat | |
| Persoonlijke rekening | Bedrijf Y | $20,000 | Crediteer de verstrekker |
De meubelrekening, een reële rekening, verschijnt op de balans.
De reclamekosten verschijnen op de resultatenrekening.
Het kassaldo wordt op je balans met $250 verminderd.
En ten slotte verschijnt bedrijf Y niet langer als debiteur op je balans.
Voordelen van boekhoudregels
Naast het bieden van een logisch kader voor het systeem van dubbele boekhouding bieden de drie gouden boekhoudregels de volgende voordelen:
- Universele structuur voor het vastleggen van financiële transacties: Elk bedrijf in elk land ter wereld gebruikt het systeem van dubbele boekhouding om de boekhouding bij te houden; daarom helpt inzicht in de gouden boekhoudregels financiële professionals over de hele wereld om financiële informatie te begrijpen en te interpreteren.
- Consistente interpretatie: Consistentie in boekhoudprocessen en -logica elimineert dubbelzinnigheid. Naleving van de gouden regels zorgt ervoor dat iedereen die de boekingen leest, de transactie duidelijk begrijpt.
- Vergelijkbaarheid: De gouden boekhoudregels maken de financiële overzichten van hetzelfde bedrijf in de loop der tijd en de financiële overzichten van andere bedrijven vergelijkbaar.
- Nauwkeurige financiële overzichten: De balans moet in evenwicht zijn en de winst-en-verliesrekening moet een nauwkeurig nettowinstcijfer bevatten. De boekhoudregels helpen om nauwkeurige boekingen te verwerken, waardoor de kans groter is dat je financiële overzichten ook nauwkeurig zijn.
Hoewel niet elk land ter wereld GAAP volgt (ik kijk naar jou, VS), hebben de gouden regels veel overeenkomsten wat betreft hun beoogde effect. Ze helpen de verschillen in wereldwijde financiële verslaggeving te verkleinen.
Wie moet zich aan de boekhoudregels houden?
De boekhoudregels zijn van toepassing op elk bedrijf dat een boekhouding bijhoudt… oftewel, op allemaal. Dit verschilt van andere boekhoudkundige vereisten, die doorgaans minder strenge verslaglegging vereisen van kleine bedrijven dan van beursgenoteerde ondernemingen.
De IRS staat bijvoorbeeld toe dat een onderneming of partnerschap met een gemiddelde jaarlijkse bruto-ontvangst van minder dan $27 miljoen in de afgelopen drie jaar een boekhouding op kasbasis gebruikt. Afhankelijk van de omvang van je bedrijf moet je mogelijk een boekhouding op kasbasis, aangepaste kasbasis of boekhouding op transactiebasis volgen.
Alle bedrijven moeten transacties echter nog steeds vastleggen volgens de financiële boekhoudregels van het systeem van dubbele boekhouding.
Veelgestelde vragen
Hoe pas je de gouden boekhoudregels toe?
Wat zijn de drie typen rekeningen?
De drie gouden regels eenvoudig uitgelegd
De drie gouden boekhoudregels zijn slechts een vereenvoudigd kader voor het nauwkeurig vastleggen van transacties. Je hebt misschien wat oefening nodig om deze regels te leren, maar zodra je ermee vertrouwd bent, ben je klaar om meer geavanceerde boekhoudkundige concepten te leren.
Als je meer boekhoudkundige concepten en inzichtelijke financiële artikelen voor CFO's van SaaS-bedrijven in je inbox wilt ontvangen, abonneer je dan op de nieuwsbrief van The CFO Club.
