Hoe berekent u de totale verplichtingen: van begin tot eind

Het is een van de belangrijkste maatstaven om de financiële gezondheid van een bedrijf in te schatten en een belangrijke indicator van financieel risico. Afhankelijk van de termijn krijg je waarschijnlijk te maken met twee soorten verplichtingen: kortlopende en langlopende. Laten we beide nader bekijken.

Kortlopende verplichtingen

Kortlopende verplichtingen, ook wel verplichtingen op korte termijn genoemd, zijn schulden die binnen een jaar of binnen een gebruikelijke bedrijfscyclus moeten worden betaald. Dit omvat doorgaans zaken zoals:

• Handelsschulden
• Kortlopende leningen
• Reguliere inkomstenbelastingen
• Opgebouwde kosten
• Jaarlijkse huur

Langlopende verplichtingen

Niet-kortlopende verplichtingen, ook wel langlopende verplichtingen genoemd, zijn schulden die niet binnen een jaar of binnen een bedrijfscyclus worden afgelost. Enkele voorbeelden zijn:

• Langlopende leningen en hypotheken
• Obligaties die pas later opeisbaar zijn
• Pensioenverplichtingen
• Zorgkosten voor gepensioneerden
• Uitgesteld loon

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Voordat je berekent: uitleg van de formule

Er zijn twee belangrijke formules om de totale verplichtingen te berekenen. Welke formule je ook kiest, het resultaat zou hetzelfde moeten zijn. Elke aanpak heeft echter zijn eigen voordelen, afhankelijk van de beschikbare informatie en je analysebehoeften.

De meest gebruikte formule voor het berekenen van de totale verplichtingen is:

De formule telt eenvoudigweg alle kortlopende en langlopende schulden van een bedrijf bij elkaar op om de totale verplichtingen te bepalen. Deze formule is handig wanneer je een duidelijk beeld hebt van de openstaande schulden van een bedrijf, inclusief elk afzonderlijk onderdeel.

De formule geeft je ook een duidelijk beeld van de algehele schuldstructuur van het bedrijf. Je kunt er snel het verschil mee zien tussen kortlopende en langlopende schulden, wat nodig is om te beoordelen of een bedrijf in staat is zijn rekeningen te betalen en op lange termijn het hoofd boven water te houden.

Een alternatieve formule die je mogelijk ook tegenkomt, is: 

Deze formule is gebaseerd op een fundamenteel boekhoudkundig concept. Je trekt het eigen vermogen van de aandeelhouders af van de activa van een bedrijf om de totale verplichtingen te berekenen. Vergeleken met de vorige formule is deze vooral nuttig wanneer je alleen de balans van een bedrijf hebt en de details van de schulden niet kent.

Je kunt deze formule gebruiken om bestaande berekeningen van verplichtingen te controleren of wanneer je gedetailleerdere gegevens mist. Hoe dan ook illustreert deze methode de relatie tussen activa, verplichtingen en eigen vermogen — de definitie waarop accountants zich richten.

Totale verplichtingen berekenen

Inzicht in hoe je de totale verplichtingen berekent, is een belangrijk aspect van het beoordelen van je financiële gezondheid, of je nu een bedrijf beheert of je persoonlijke financiën bekijkt. Zo kun je de formule gebruiken om je huidige en uitstaande verplichtingen vast te stellen:

1. Bepaal de bedragen van je verplichtingen, activa en eigen vermogen

Om je totale verplichtingen met de eerste formule te berekenen, begin je met het identificeren van al je financiële verplichtingen, zowel op korte als op lange termijn. Verzamel boekhoudkundige gegevens uit verschillende bronnen, zoals systemen voor crediteurenadministratie (een van de belangrijkste voordelen van software voor crediteurenadministratie is dat het verzamelen van gegevens een stuk eenvoudiger maakt), leningdocumenten, loonadministratie en leaseovereenkomsten. 

Author's Tip

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eHoud elke verplichting afzonderlijk bij voordat je ze aan je balans toevoegt. Wanneer je dit doet, geef dan elke verplichting een duidelijke naam en categorie, zodat je nauwkeurig kunt rapporteren.\u003c/span\u003e

2. Bereken de totalen

Zodra je al je kortlopende en langlopende verplichtingen hebt verzameld, tel je ze bij elkaar op.

Als bedrijf A bijvoorbeeld op korte termijn $50,000 en op lange termijn $150,000 verschuldigd is, gebruikt het de formule als volgt om de totale verplichtingen te berekenen:

$200,000 = $50,000 + $150,000

Je kunt ook de boekhoudkundige formule gebruiken waarbij het eigen vermogen van de aandeelhouders wordt afgetrokken van de totale activa van het bedrijf. Deze methode zou hetzelfde resultaat moeten opleveren als wanneer je de verplichtingen rechtstreeks optelt.

Als bedrijf A bijvoorbeeld in plaats daarvan $500,000 aan activa en $300,000 aan eigen vermogen van de eigenaar heeft, bedragen de totale verplichtingen opnieuw $200,000.

$200,000 = $500,000 - $300,000

Hoewel het berekenen hiervan met hoofdrekenen vrij eenvoudig is, raad ik aan om gedurende het hele proces logistieke boekhoudsoftware te gebruiken: van het bijhouden en categoriseren van verplichtingen tot het opstellen van balansen en het berekenen van financiële ratio's. 

Zo kun je ongebruikelijke transacties eenvoudig opsporen, reguliere verplichtingen automatisch categoriseren en het risico op ontbrekende of verkeerd geclassificeerde verplichtingen aanzienlijk verkleinen. Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, bekijk dan onze lijst met de beste logistieke boekhoudsoftware:

3. Controleer, controleer, controleer

Nadat je je totale verplichtingen hebt opgeteld, controleer je je cijfers nogmaals om er zeker van te zijn dat ze kloppen. Je controle moet het volgende omvatten:

• Zoek naar rekenfouten
• Classificeer en herclassificeer verplichtingen als kortlopend of langlopend
• Controleer of al je verplichtingen zijn opgenomen

Om je controleproces te stroomlijnen, heb ik deze controlelijst voor je gemaakt, zodat je die tijdens deze stap kunt gebruiken:

Het is ook belangrijk om je verplichtingen te vergelijken met de boekhoudkundige vergelijking om er zeker van te zijn dat je cijfers in balans zijn. Als ze niet kloppen, is dat een teken dat er iets mis is en nader moet worden onderzocht. 

Let ook op oude verplichtingen, onopgeloste claims, verplichtingen zonder overeenkomstige betalingen en ongebruikelijke betalingen aan het einde van het jaar die erop kunnen wijzen dat iemand de cijfers probeert te manipuleren.

Meer ogen = meer zichtbaarheid

Het controleren van je cijfers is essentieel om je boekhouding op orde te krijgen. Omdat veel verplichtingen afkomstig zijn van externe bronnen, is het een goed idee om bevestiging te vragen aan je schuldeisers en andere betrokken partijen om er zeker van te zijn dat je cijfers kloppen. Dit is vooral belangrijk als je interne controles zwak zijn.

Wanneer je de totale verplichtingen berekent

De meeste bedrijven herberekenen hun verplichtingen elke maand om hun administratie op koers te houden en in overeenstemming te brengen met boekhoudkundige en fiscale regels. Het is ook een goede manier om opnieuw naar de cijfers en positie van het bedrijf te kijken.

Als een bedrijf echter zeer veel transacties of veranderende schulden heeft, kan het nodig zijn de cijfers vaker te berekenen.

Bedrijven moeten hun verplichtingen minimaal aan het einde van elke boekhoudperiode opnieuw controleren. Voor beursgenoteerde bedrijven betekent dit dat ze elk kwartaal balansen opstellen waarin hun totale verplichtingen worden weergegeven. Deze zijn doorgaans verschuldigd aan het einde van maart, juni, september en december als ze een kalenderjaar als boekjaar hanteren.

Jaarlijkse berekeningen zijn ook belangrijk voor financiële rapporten en belastingaangiften aan het einde van het jaar. Uiteindelijk hangt de frequentie waarmee een bedrijf zijn verplichtingen controleert af van zijn behoeften en van wat de regels voorschrijven. Over het algemeen kunnen regelmatige controles echter helpen om trends te signaleren, alles op orde te houden en beslissingen over schuldbeheer en toekomstige financiering te ondersteunen.

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Te vermijden fouten bij het berekenen van de totale verplichtingen

Bij het berekenen van de totale verplichtingen lopen bedrijven vaak tegen dezelfde valkuilen aan. Deze veelvoorkomende problemen kunnen de nauwkeurigheid van hun rapportages en toekomstige beslissingen ernstig schaden. Fouten kunnen de financiële positie van een bedrijf vertekenen, wat leidt tot slechte keuzes en nalevingsproblemen.

In de loop der jaren heb ik een patroon opgemerkt in de fouten die de meeste bedrijven maken bij het beoordelen van hun verplichtingen. Dit zijn enkele veelvoorkomende fouten die je moet vermijden:

1. Verborgen kosten niet meenemen

Er zijn bedrijfskosten die tijdens de bedrijfsvoering ontstaan, maar niet formeel worden geregistreerd. Deze kosten kunnen moeilijk vast te stellen zijn omdat ze niet altijd met contant geld te maken hebben, terwijl ze toch een groot deel van de verplichtingen van een bedrijf kunnen vormen. Als je ze negeert, lijken je verplichtingen lager dan ze in werkelijkheid zijn. Dat kan een misleidend beeld van je financiële situatie geven en later tot problemen met de kasstroom leiden.

2. Een oppervlakkige controle uitvoeren

Fouten kunnen ontstaan wanneer controleprocessen tekortschieten. Denk aan onevenwichtigheden in interne rekeningen of het verkeerd classificeren van verplichtingen. Meestal komt dit door slecht tijdbeheer, onvoldoende middelen of verkeerd gelegde prioriteiten. Als financiële overzichten niet grondig worden gecontroleerd, kunnen fouten leiden tot onnauwkeurige rapportages. Dit kan leiden tot boetes van toezichthouders, reputatieschade en slechte zakelijke beslissingen.

3. Vertrouwen op oude gegevens

Verouderde informatie kan het financiële beeld van een bedrijf behoorlijk vertekenen. Als je oude gegevens gebruikt terwijl er recentere informatie beschikbaar is, is dat een fout en niet slechts een herziene schatting. Dit kan leiden tot slechte beslissingen, gebrekkige planning en problemen met toezichthoudende instanties.

De afgelopen jaren heeft de SEC bedrijven in de VS herhaaldelijk gevraagd grondig te werk te gaan bij het opstellen van hun financiële overzichten. Beweringen dat financiële gegevens uit het verleden niet relevant zijn voor huidige investeringsbeslissingen hebben nooit veel indruk gemaakt op toezichthouders.

Wat volgt?

Verplichtingen vormen een belangrijk onderdeel van je boekhoudkundige vergelijking. Als je ze niet correct vaststelt, kan dat ernstige gevolgen hebben voor de financiën van je bedrijf. Het probleem is dat veel bedrijven zich niet voldoende inspannen om het vanaf het begin goed te doen.

Maar het is geen hogere wiskunde. Met goede boekhoudsoftware en een duidelijk controleproces kun je veel potentiële problemen voorkomen. Nu je begrijpt wat totale verplichtingen zijn en hoe ze op je balans worden berekend, weet je precies waarop je je moet richten en waar je op moet letten.

Als financieel professional die net begint, heb je alle begeleiding nodig die je kunt krijgen. Bij The CFO Club vind je deskundig advies en inzichten van de belangrijkste financiële leiders in de technologiesector. En het beste is: het is gratis — schrijf je gewoon in voor onze nieuwsbrief.