Hoe kies je boekhoudsoftware

9 dingen waarop je moet letten bij het kiezen van boekhoudsoftware

Bij het zoeken naar nieuwe boekhoudsoftware is het belangrijk om eerst elke optie te evalueren door je te richten op de belangrijkste factoren die aansluiten bij de behoeften en doelstellingen van je bedrijf. Houd rekening met deze aspecten om ervoor te zorgen dat je de juiste tool voor je team kiest:

1. Flexibiliteit van abonnementen

Dankzij flexibiliteit van abonnementen kun je je softwareabonnement aanpassen naarmate je bedrijf groeit of verandert. Dit is waardevol voor bedrijven van elke omvang, maar vooral voor start-ups, eigenaren van kleine bedrijven en freelancers (meer over de voordelen van boekhoudsoftware voor freelancers vind je hier).

Met de beste boekhoudsoftware kun je eenvoudig upgraden of downgraden zonder gevolgen voor je kasstroom. Vergeet ook niet om leveranciers te vragen naar hun contractvoorwaarden en hoe ze omgaan met wijzigingen in je abonnement. 

2. Gegevenstoegang en rapportage

Gegevenstoegang en rapportage zijn essentieel om weloverwogen beslissingen te nemen. Als CFO heb je een boekhoudsysteem nodig dat realtimegegevens en aanpasbare rapporten voor financiële rapportage biedt. 

Controleer of je met de software gegevens in verschillende indelingen kunt exporteren. Vraag daarnaast na of de software dashboards ondersteunt en welke rapportagefuncties beschikbaar zijn. Dit maakt niet alleen FP&A-taken eenvoudiger, maar ook de standaardboekhouding en het projectmanagement.

3. Integratie met je technologiestack

Integratie met je bestaande technologiestack zorgt voor een naadloze bedrijfsvoering. Je boekhoudsoftware moet verbinding kunnen maken met andere tools, zoals CRM-systemen, systemen voor crediteuren- en debiteurenadministratie of salarisoplossingen. Dit bespaart tijd en vermindert fouten.

Controleer altijd of de software API's of vooraf gebouwde integraties heeft. Als je de software via een demo uitprobeert, test dan hoe deze verbinding kan maken met tools die je al gebruikt om complicaties in de toekomst te voorkomen.

4. Introductie en ondersteuning

Introductie en klantenondersteuning kunnen je ervaring met nieuwe software maken of breken. Wanneer een leverancier goede ondersteuning bij de introductie biedt, helpt dit je team om snel vertrouwd te raken met de software. 

Zoek naar aanbieders die trainingsmateriaal en snelle ondersteuning bieden, en vraag via hun contactpagina naar hun openingstijden en ondersteuningskanalen. 

5. Op rollen gebaseerde machtigingen

Op rollen gebaseerde machtigingen bepalen wie toegang heeft tot welke onderdelen binnen de softwareoplossing. Dit is belangrijk voor het handhaven van beveiliging en privacy, vooral als het gaat om financiële gegevens en persoonlijke bankrekeningen. 

Zorg ervoor dat je met de software eenvoudig rollen kunt toewijzen en machtigingen kunt instellen. Vraag bij een gesprek met een vertegenwoordiger hoe gedetailleerd deze instellingen zijn en hoe ze kunnen worden aangepast aan de behoeften van je bedrijf.

6. Naleving van sectorspecifieke regelgeving

Naleving van sectorspecifieke regelgeving zorgt ervoor dat je software voldoet aan wettelijke en regelgevende normen. Dit is essentieel om boetes te voorkomen en vertrouwen te behouden. Controleer of de software de nalevingsnormen ondersteunt die relevant zijn voor jouw sector, vooral als je in een sterker gereguleerde sector werkt, zoals de gezondheidszorg of financiële dienstverlening. 

7. Aanpassingsmogelijkheden

Met aanpassingsmogelijkheden kun je de software afstemmen op de behoeften van je bedrijf. Dit kan de efficiëntie en gebruikerstevredenheid verbeteren. Als je bijvoorbeeld in de detailhandel werkt, heb je mogelijk boekhoudsoftware nodig die ook voorraadbeheer en opties voor het bijhouden van de voorraad biedt. 

Zoek naar software waarmee je velden, werkstromen en interfaces kunt aanpassen. Houd er rekening mee dat aanpassingen extra kosten met zich kunnen meebrengen. Vraag tijdens je eerste gesprek met een leverancier altijd vooraf naar de aanpassingsmogelijkheden en de kosten per gebruiker.

8. Automatiseringsfuncties

Automatiseringsfuncties kunnen je team tijd besparen door handmatige boekhoudtaken te verminderen. Zoek naar software die repetitieve processen automatiseert, zoals facturering, het bijhouden van uitgaven of handmatige gegevensinvoer. Zo krijgt je team meer tijd voor strategische taken die de bedrijfsvoering helpen verbeteren. 

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

9. Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties

Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties is belangrijk als je team op afstand of op verschillende locaties werkt. Zorg ervoor dat de software een mobiele app heeft of via een internetverbinding goed werkt op verschillende apparaten, zodat je team verbonden en productief blijft. 

Overweeg daarnaast om de beperkingen en toegankelijkheidsfuncties te bekijken tijdens het testen van de gekozen boekhoudoplossing. 

Boekhoudsoftware kiezen: een stappenplan in 5 stappen

Bij het kiezen van de juiste boekhoudsoftware voor je bedrijf komt meer kijken dan alleen het vergelijken van basisfuncties voor boekhouding—je moet de software ook afstemmen op je bedrijfsdoelen en de behoeften van je team. 

Volg deze stapsgewijze handleiding bij het kiezen van je volgende boekhoudsoftware, zodat je de ideale oplossing vindt die aan al je eisen voldoet:

Stap 1: Bepaal je behoeften

Je kunt geen oplossing kiezen zonder te weten wat je ermee moet kunnen doen. Of het nu gaat om belastingvoorbereiding, het beheren van financiële informatie of simpelweg gebruiksgemak: begin met het definiëren van de vereisten van je team om je zoektocht naar boekhoudsoftware te sturen:

Input van belanghebbenden verzamelen

Betrek belangrijke belanghebbenden, zoals financiën, HR, IT en het management, er vroegtijdig bij, omdat elke afdeling andere perspectieven en boekhoudkundige behoeften heeft. 

Overweeg vergaderingen te organiseren of enquêtes te versturen om hun input te verzamelen en vraag naar huidige uitdagingen en gewenste verbeteringen. Zo zorg je ervoor dat de software aan de specifieke behoeften van iedereen voldoet.

Pijnpunten in kaart brengen en prioriteren

Breng vervolgens eventuele functionaliteitsproblemen met je huidige systeem in kaart. Maak een lijst van pijnpunten of obstakels waar je team mee te maken heeft, zoals het bijhouden van financiële gegevens, belastingnaleving en tijdregistratie. Prioriteer deze vervolgens op basis van hun impact op je activiteiten en bedrijfsfinanciën. 

Richt je eerst op het vinden van een oplossing die de belangrijkste pijnpunten kan oplossen om de efficiëntie en tevredenheid te verbeteren.

Afstemmen op beleid en doelstellingen

Het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat de software aansluit bij je interne beleid en doelstellingen. Houd rekening met voorkeuren voor leveranciers, beveiligingsprotocollen en wettelijke vereisten. Dit omvat ook het waarborgen van gegevensbeveiliging en naleving van industrienormen in je financiële overzichten. 

Onmisbare functies onderscheiden van functies die mooi meegenomen zijn

Wanneer je boekhoudsoftware bekijkt, moet je essentiële boekhoudfuncties altijd onderscheiden van optionele functies. 

Onmisbare functies pakken je belangrijkste pijnpunten en behoeften op het gebied van naleving aan, terwijl functies die mooi meegenomen zijn waarde toevoegen maar niet essentieel zijn. Zo kun je je eerst richten op software die aan de basisbehoeften voldoet en tegelijkertijd voorkomen dat de scope onnodig wordt uitgebreid.

Stel deze vragen:

• Welke klachten of obstakels komen het vaakst naar voren?
• In welke behoeften wordt momenteel niet voorzien?
• Welke functies zouden je drie belangrijkste pijnpunten oplossen?
• Welke ROI verwacht je van deze investering?
• Hoe goed sluit de software aan bij onze beveiligingsprotocollen?

Stap 2: Onderzoek leveranciers van boekhoudsoftware

Nadat je input van je team hebt verzameld, wil je leveranciers van boekhoudsoftware onderzoeken en vergelijken om de beste oplossing voor jouw behoeften te vinden. 

Houd er rekening mee dat er verschillende typen boekhoudsoftware zijn. Zo kun je je keuzes beperken en binnen je budget blijven:

Leveranciers screenen

Begin met een verkenning op hoofdlijnen aan de hand van beoordelingssites, ranglijsten en casestudy’s. Deze bronnen bieden inzicht in de reputatie van leveranciers en de ervaringen van gebruikers. Zoek naar patronen in beoordelingen om veelvoorkomende lof of klachten te herkennen en leveranciers te selecteren die verder onderzoek waard zijn.

Hulpmiddelen vergelijken

Vergelijk hulpmiddelen op basis van je bedrijfsbehoeften, zoals omvang, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden. Het is ook de moeite waard om te overwegen of je een oplossing voor uitbesteding nodig hebt of de voorkeur geeft aan een intern model, vooral als je op zoek bent naar boekhoudsoftware voor kleine bedrijven (lees hier meer over de voordelen van boekhoudsoftware voor start-ups). 

Zoek vervolgens naar software die past bij je bestaande technologiestack en gebruiksvriendelijk is. Dit zorgt voor een soepele integratie en minimale verstoring.

Belangrijke onderscheidende kenmerken identificeren

Breng in kaart wat elke leverancier onderscheidt. Richt je op aspecten zoals ondersteuning bij de implementatie, gebruikerservaring en flexibiliteit voor gespecialiseerde toepassingen. Sommige leveranciers, zoals QuickBooks Online en FreshBooks, bieden bijvoorbeeld persoonlijke ondersteuning of unieke functies. Als je deze onderscheidende kenmerken kent, kun je een intuïtievere en beter geïnformeerde beslissing nemen.

Bevindingen documenteren

Documenteer je onderzoeksresultaten zodat je ze eenvoudig kunt vergelijken. Maak een spreadsheet om de functies, prijzen en voor- en nadelen van elke leverancier bij te houden. Met deze gestructureerde aanpak kun je het besluitvormingsproces vereenvoudigen. Het helpt je ook om je bevindingen aan belanghebbenden te presenteren.

Stel deze vragen:

• Waar is elk hulpmiddel het beste in?
• Past het hulpmiddel bij de omvang van je team, je budget en je technologiestack?
• Welke ondersteuning en documentatie zijn beschikbaar?
• Hoe flexibel is de software voor gespecialiseerde toepassingen?
• Welke lof of klachten komen van gebruikers het vaakst voor?

Topboekhoudsoftware om te overwegen

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Het beste voor snelgroeiende bedrijven
2. 2. Dext — Het beste voor extractie van gegevens uit de voorboekhouding
3. 3. QuickBooks Online — Ideaal voor kleine bedrijven
4. 4. Striven — Best voor alles-in-één bedrijfsbeheer
5. 5. Ramp — Beste voor geautomatiseerd onkostenbeheer
6. 6. Patriot Accounting — Beste voor flexibele boekhoudmethoden
7. 7. InvoiceBerry — Ideaal voor het snel maken van facturen
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Het beste voor middelgrote bedrijven
10. 10. ZipBooks — Beste voor non-profitorganisaties

Stap 3: Stel een selectie van boekhoudsoftware samen en neem contact op

Vervolgens wil je je opties voor leveranciers beperken en gesprekken aangaan met potentiële partners. Zo pak je dat aan:

Leveranciers selecteren

Selecteer 2-4 leveranciers op basis van je eerdere onderzoek. Richt je op de leveranciers die het beste aansluiten bij je behoeften en prioriteiten. Houd in je beoordelingsproces rekening met factoren zoals functies, prijzen en feedback van gebruikers. Zo kun je je inspanningen richten op de meest veelbelovende opties.

Een RFI of RFP versturen

Stuur een verzoek om informatie (RFI) of een verzoek om een voorstel (RFP) voor boekhoudsoftware om gedetailleerde informatie te verzamelen. Dit formele proces helpt je inzicht te krijgen in het aanbod en de aanpak van elke leverancier en is vooral nuttig bij complexe behoeften of grote teams. Gebruik het om eventuele vragen of zorgen te verduidelijken. 

Demo's inplannen

Plan demo's met de aanbieders van boekhoudsoftware die je hebt geselecteerd. Stel gerichte vragen over integraties, uitbreidingsmogelijkheden, beveiliging en meer. Je kunt deze gelegenheid ook gebruiken om de software in actie te zien en de gebruiksvriendelijkheid ervan te beoordelen. 

Bereid vragen voor over specifieke functies of scenario's die relevant zijn voor je team. Zo kun je beoordelen hoe goed de software aan je behoeften voldoet.

Consistente beoordelingscriteria gebruiken

Pas bij alle leveranciers dezelfde beoordelingscriteria toe. Maak een checklist of scorekaart om elke optie te beoordelen op basis van belangrijke factoren en zo een eerlijke vergelijking te garanderen. Houd tijdens dit proces de prioriteiten van je team in gedachten.

Stel deze vragen:

• Kun je me een echt klantverhaal vertellen dat vergelijkbaar is met onze situatie?
• Welke ondersteunings- of introductiemiddelen bieden jullie?
• Voor welke functies is een upgrade nodig?
• Hoe verwerkt jullie software de migratie van gegevens?
• Wat is doorgaans de implementatieduur?

Stap 4: Stel de businesscase op

Nu is het tijd om je onderzoek naar leveranciers om te zetten in een businesscase die je managementteam begrijpt en ondersteunt:

Knelpunten samenvatten

Vat de knelpunten samen waarmee je team te maken heeft en de resultaten die je van nieuwe software verwacht. Benadruk hoe de software specifieke problemen zal aanpakken en de bedrijfsvoering zal verbeteren. Gebruik opsommingstekens om knelpunten en verwachte voordelen op te sommen. Zo maak je de waarde van de investering duidelijk.

Kostenramingen presenteren

Zoek basisramingen van de kosten en implementatieduur en presenteer deze. Gebruik offertes van leveranciers en onderzoeksgegevens om nauwkeurige cijfers te geven. Houd rekening met zowel eenmalige kosten als doorlopende uitgaven en bekijk de prijzen van boekhoudsoftware voor een gedetailleerder beeld. Presenteer deze gegevens vervolgens op een overzichtelijke manier, bijvoorbeeld in een tabel of grafiek.

ROI en risico's toelichten

Leg de ROI, efficiëntiewinst en risico's van niets doen uit om je argumenten kracht bij te zetten. Leg uit hoe de software tijd bespaart, processen stroomlijnt, fouten vermindert of de productiviteit verhoogt. 

Vergeet ook niet de financiële en operationele voordelen te benadrukken, evenals de mogelijke nadelen van het niet implementeren van de software, zoals aanhoudende inefficiëntie of nalevingsrisico's.

Stel deze vragen:

• Welk bedrijfsprobleem wordt hiermee opgelost?
• Wat zijn de risico’s van niets doen?
• Wat zijn de financiële en operationele voordelen?
• Hoe snel kunnen we rendement op de investering verwachten?
• Wat zijn de geschatte totale kosten en doorlooptijden?

Stap 5: Implementeer je boekhoudsoftware en begeleid je gebruikers bij de ingebruikname

Nadat je goedkeuring hebt gekregen, kun je beginnen met het plannen van een soepel ingebruiknameproces. Hier zijn enkele tips om dit succesvol te laten verlopen:

Het uitrolplan communiceren

Communiceer het uitrolplan duidelijk naar alle gebruikers. Deel tijdlijnen, belangrijke mijlpalen en wat elk teamlid moet doen via e-mails, vergaderingen of interne platforms. Het is ook belangrijk om de communicatielijnen open te houden, zodat iedereen het proces en de overige verwachtingen begrijpt.

Interne verantwoordelijken aanwijzen

Wijs interne verantwoordelijken en contactpersonen aan voor de implementatie. Deze personen behandelen vragen en coördineren met de leverancier. Kies mensen die vertrouwd zijn met de software en problemen kunnen oplossen, zodat de overgang soepeler verloopt en gebruikers ondersteuning krijgen.

Training en ingebruikname waarborgen

Zorg ervoor dat je team de training afrondt en het hulpmiddel consequent gebruikt. Plan trainingssessies en geef toegang tot hulpmiddelen zoals webinars of handleidingen. 

Je moet ook regelmatige controlemomenten stimuleren om vragen te beantwoorden en de voortgang te bewaken. Bedenk dat consistent gebruik van het hulpmiddel de efficiëntie en tevredenheid van eindgebruikers helpt verhogen.

Feedbacklussen creëren

Creëer tijdens de uitrol feedbacklussen, met inbegrip van hulpmiddelen van de leverancier. De meeste nieuwe software gaat gepaard met een leercurve. Moedig gebruikers aan om hun ervaringen en eventuele problemen te delen en gebruik deze feedback vervolgens om aanpassingen te doen en het proces te verbeteren. 

Werk daarnaast samen met de leverancier om technische problemen op te lossen of functies te optimaliseren voor betere gebruiksscenario’s.

Stel deze vragen:

• Wat is het plan voor verandermanagement?
• Wie is verantwoordelijk voor de uitrol?
• Hoe houd je vroeg succes bij?
• Welke trainingsmiddelen zijn beschikbaar?
• Hoe verzamel je feedback van gebruikers?

Wat nu:

Als je momenteel boekhoudsoftware onderzoekt, neem dan contact op met een SoftwareSelect-adviseur voor gratis aanbevelingen.

Je vult een formulier in en hebt een kort gesprek waarin zij ingaan op de specifieke kenmerken van je behoeften. Vervolgens ontvang je een selectie software om te beoordelen. Ze ondersteunen je zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.