ERP-software succesvol gebruiken: een complete handleiding

Wat is ERP-software?

Het centrale doel van ERP is het bieden van een systeem met geïntegreerde en gecentraliseerde applicaties die voorzien in de essentiële bedrijfsbehoeften van al uw belangrijkste afdelingen. Als CFO kunt u bijvoorbeeld het meeste profijt hebben van de boekhoud-, analyse- en algemene financiële modules die u in een bepaalde oplossing kunt aantreffen.

Maar u bent niet de enige die uiteindelijk tevreden zal zijn; ook andere afdelingen zullen aanzienlijk profiteren van ERP-implementatie. De meeste ERP-software bevat bijvoorbeeld belangrijke mogelijkheden voor personeelsbeheer, supplychainmanagement en andere afdelingsbehoeften.

ERP-software valt doorgaans in een van drie niveaus op basis van de robuustheid en ideale toepassingsgebieden.  

• Niveau 1: Deze ERP-systemen zijn het meest geschikt voor grote en complexe multinationale organisaties. Over het algemeen hebben gebruikers van ERP-systemen van niveau 1 meer dan 1.000 werknemers en een jaarlijkse omzet van $500 miljoen of meer. Systemen van niveau 1 hebben een fors prijskaartje, maar bieden ook uiterst robuuste oplossingen en configuraties die geschikt zijn voor de meeste bedrijfsscenario's. De bekendste ERP-systemen van niveau 1 zijn SAP en Microsoft Dynamics 365.
• Niveau 2: Voor middelgrote en groeiende bedrijven kunnen ERP-systemen van niveau 2 een goede oplossing zijn. Ze kunnen niet alleen sneller worden geïmplementeerd dan oplossingen van niveau 1, maar zijn ook goedkoper. Oracle NetSuite en Sage Intacct zijn oplossingen van niveau 2 die goed kunnen passen bij bedrijven met minder dan 1.000 werknemers en een beperkte geografische spreiding.
• Niveau 3: In vergelijking met de eerdere ERP-niveaus zijn oplossingen van niveau 3 bedoeld om problemen in zeer gespecialiseerde sectoren op te lossen, zoals voedselproductie of farmaceutische productie. Deze oplossingen bieden doorgaans minder functionaliteit op bepaalde gebieden, zoals projectmanagement, en richten zich tegelijkertijd op de zaken die deze bedrijven het meest nodig hebben. Ze zijn doorgaans goedkoper in licentie dan de hogere niveaus. Quickbooks is bijvoorbeeld een oplossing van niveau 3.

De geschiedenis van ERP

ERP-systemen zijn eerlijk gezegd toonaangevende krachtpatsers voor bedrijven. Maar zo zijn ze niet begonnen—aanvankelijk waren ERP-systemen simpelweg bedoeld om productie- en fabricageprocessen te organiseren. Wat is de wereld sindsdien veranderd.

Waarvoor moet een ERP-systeem worden gebruikt?

Er zijn veel praktische toepassingen voor ERP-systemen, waarmee u onder andere het volgende kunt doen:

• Vervelende routinetaken automatiseren om tijd te besparen.
• De bedrijfsprestaties verbeteren door organisatorisch beleid en hulpmiddelen te verbeteren.
• Werkstromen stroomlijnen door betere communicatie en samenwerking te ondersteunen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat iedereen over de hulpmiddelen beschikt die nodig zijn om zijn of haar werk effectief uit te voeren.
• De winstgevendheid verhogen door tijd te besparen en betere mogelijkheden van boekhoudsoftware te benutten.
• Meer diepgaande gegevens ontvangen ter ondersteuning van inkoop, prognoses, materiaalbehoefteplanning enzovoort.
• De schaalbaarheid van het bedrijf vergroten om groei mogelijk te maken (vooral voor kleine bedrijven).
• De voorraad effectief beheren en bedrijfsfuncties stroomlijnen.
• De besluitvorming, het vastleggen van leads en de conversie van leads in verkoop en marketing verbeteren.
• Het beheer van personeelszaken verbeteren door uw personeelsdatabase te verbinden met andere rapportage- en actiefuncties.
• Bedrijfsinformatie gebruiken om datagestuurde beslissingen te nemen over belangrijke onderwerpen.

Het is echter belangrijk om op te merken dat een systeem voor geïntegreerde bedrijfsplanning niet de oplossing is voor alle problemen van je bedrijf. Een ERP-systeem zal een bedrijf dat het moeilijk heeft niet snel uit een tekort halen. Het kan zelfs het tegenovergestelde effect hebben. Licentiekosten kunnen oplopen tot meer dan $20,000 per jaar (aan de goedkopere kant van het spectrum) en voor de meeste implementaties is de hulp nodig van gespecialiseerde en kostbare bedrijven.

Met welke soorten ERP-systemen krijg ik te maken?

Er zijn drie mogelijke typen hosting voor ERP-systemen waaruit je kunt kiezen, elk met zijn eigen voor- en nadelen. Dit zijn ERP-systemen op locatie, cloudgebaseerde ERP-systemen en hybride ERP-systemen.

ERP op locatie

Een ERP-systeem op locatie brengt hoge eenmalige licentiekosten en doorlopend onderhoud met zich mee. Bovendien heb je de benodigde hardware nodig, omdat deze ERP-systemen op je computers en servers, binnen je eigen faciliteit, worden gehost. Het voordeel van deze systemen voor geïntegreerde bedrijfsplanning is maximale aanpasbaarheid en ongeëvenaarde gegevensbeveiliging. Ze zijn echter niet betaalbaar voor elk bedrijf en vereisen zeer deskundige technische medewerkers in eigen huis.

Cloudgebaseerd ERP

Cloudgebaseerde ERP-systemen werken volledig volgens een software-als-een-dienstmodel (SaaS), waarbij je een abonnementstarief betaalt voor gebruik gedurende een bepaalde periode (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks). De software wordt gehost op de computers van de leverancier en je bedrijf krijgt er online toegang toe.

Hoewel cloudgebaseerde ERP-systemen veel voordelen hebben — waaronder de lagere beginprijs — zijn de kosten op de lange termijn moeilijker te berekenen en is de gegevensbeveiliging mogelijk minder streng.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Hybride ERP

Een hybride ERP-systeem combineert elementen van zowel cloudgebaseerde als lokale ERP-oplossingen. De voor- en nadelen variëren afhankelijk van welke aspecten van elk hostingtype worden gebruikt.

ERP-software gebruiken

Ongeacht het gekozen type is de aanschaf van ERP-software een aanzienlijke investering voor je bedrijf, zowel in tijd als in kapitaal — investeringen die je je niet kunt veroorloven te verspillen. Om optimaal te profiteren van de voordelen van ERP-software, moet je weten waarom je deze nodig hebt en hoe je deze effectief gebruikt.

Volg de onderstaande stappen om maximaal te profiteren van je nieuwe ERP-systeem.

Bedrijfsprocessen beoordelen

Bij het opstellen van een ERP-strategie is dit het eerste waar je rekening mee moet houden. Welke bedrijfsprocessen moeten het meest worden verbeterd? Welke problemen probeer je op te lossen door een ERP-platform in je bedrijf te introduceren? Dit zijn cruciale vragen die je jezelf moet stellen bij het kiezen van het juiste ERP-systeem voor je bedrijf.

Je kunt deze vragen beantwoorden door een volledig overzicht te maken van het huidige bedrijfsbeheer, de processen en de meetgegevens van je bedrijf (zowel bedrijfsbreed als per afdeling). Zodra je zwakke punten hebt vastgesteld die voor verbetering vatbaar zijn, maak je een rapport waarnaar je later kunt verwijzen om de levensvatbaarheid van het nieuwe ERP-systeem dat je kiest te beoordelen.

Focus op gegevenskwaliteit

Je nieuwe ERP-softwaresysteem levert veel waardevolle gegevens die je kunnen helpen beter onderbouwde zakelijke beslissingen te nemen. Maar om volledig nauwkeurig te zijn, moet je enige tijd besteden aan het verfijnen van de soorten gegevens die je nieuwe systeem genereert. Je moet extra aandacht besteden aan het gedeelte over financiële rapportage.

Je moet er ook voor zorgen dat andere afdelingen binnen je bedrijf hun gegevensvoorkeuren op de juiste manier instellen. Het is een goed idee om een vergadering met het managementteam te organiseren om te bespreken hoe nauwkeurige gegevensparameters eruitzien voordat je aan de slag gaat. Gegevensparameters instellen is veel eenvoudiger dan ze herstellen nadat er een fout is gemaakt.

Je ERP-software aanpassen

Tenzij je hebt besloten om de kluizen open te breken voor een volledig op maat gebouwd ERP-systeem, krijg je te maken met een kant-en-klare oplossing of een implementatieproces met een keuze uit veel verschillende modules.

Je moet de inbegrepen modules analyseren, beslissen welke je gaat gebruiken en vervolgens de moduleopties aanpassen aan de unieke behoeften van je bedrijf. Als CFO wil je je specifiek richten op de modules voor facturering, boekhouding, voorraadbeheer en inkoop. Hieronder heb ik een controlelijst opgesteld met enkele van de belangrijkste zaken die je moet regelen voordat je je ERP-systeem voor het eerst gebruikt.

Facturering

• Stel uw factureringsopties in (en vergeet niet de facturen van uw bedrijf aan te passen aan uw huisstijl).
• Als u actief bent in e-commerce, zorg er dan voor dat de website van uw bedrijf is gekoppeld aan uw factureringssysteem.
• Zorg ervoor dat alle relevante backoffice-medewerkers toegang hebben tot facturerings- en betalingsgegevens.
• Automatiseer routinetaken, zoals opvolgingsmails over facturen of terugkerende kosten.

Boekhouding

• Pas het gedeelte voor te betalen rekeningen indien nodig aan.
• Verfijn uw financiële gegevens en rapportages van analyses.
• Controleer de financiële overzichten van uw bedrijf om er zeker van te zijn dat ze alle benodigde informatie bevatten om aan GAAP of IFRS te voldoen.

Voorraad

• Bepaal of u een ERP-integratie wilt gebruiken om verbinding te maken met bestaande voorraadbeheersoftware, of dat u wilt dat het ERP deze software vervangt.
• Pas uw dashboard voor orderbeheer aan.
• Pas aan hoe spreadsheets worden geproduceerd wanneer ze ter controle worden opgehaald.
• Als u een e-commercebedrijf heeft, zorg er dan voor dat de huidige voorraad aan uw liveverkopen is gekoppeld.

Inkoop

• Zorg ervoor dat het volgen van leveranciers is ingesteld en pas de velden indien nodig aan.
• Zorg ervoor dat inkoop is opgenomen in rapportages over operationele kosten.
• Als u een fysiek product heeft, koppel dan voorraad en inkoop, zodat u precies weet wanneer relevante aankopen moeten worden gedaan.

ERP-gebruik - beste praktijken

Als u de bovenstaande stappen heeft gevolgd, creëert u een uitgebreid ERP-systeem waar uw team baat bij heeft. U moet er echter voor zorgen dat ook rekening wordt gehouden met de implementatie, ingebruikname en levensduur van het systeem.

Hier zijn enkele van de belangrijkste zaken die u moet volgen als u langdurig succes met uw ERP wilt garanderen.

Maak uw ERP-software toekomstbestendig

Het ERP dat uw bedrijf vandaag nodig heeft, is mogelijk niet hetzelfde als het ERP dat u over 5 jaar nodig heeft. Dit betekent dat u op zoek moet gaan naar een systeem voor bedrijfsresourceplanning dat met uw bedrijf meegroeit en verandert — niet naar een systeem dat stagneert en verouderd raakt.

U kunt het gemakkelijkst nagaan of uw ERP-software toekomstbestendig is gemaakt door vóór uw eerste aankoop vragen te stellen. Spreek met een vertegenwoordiger van een leverancier en stel de volgende vragen:

• Welke nieuwe functies worden gepland of ontwikkeld? Wanneer kan ik verwachten dat deze nieuwe functies worden gelanceerd?
• Hoe ziet de roadmap van de leverancier er op korte termijn uit? En op lange termijn?
• Hoe vaak wordt de software bijgewerkt?
• Is de leverancier van plan om in de toekomst meer integraties of aanpassingsmogelijkheden toe te voegen?

Een goede ERP-leverancier moet deze vragen gedetailleerd kunnen beantwoorden. U wilt horen dat de leverancier veel toekomstige verbeteringen heeft gepland. U wilt ook een ERP gebruiken met regelmatige software-updates voor naleving en gegevensbeveiliging.

Integreer met bestaande systemen

Als u van plan bent om systemen na uw ERP-implementatie te blijven gebruiken, zorg er dan voor dat ze kunnen worden geïntegreerd. Als u ze bijvoorbeeld niet volledig vervangt door uw ERP, wilt u mogelijk uw bestaande klantrelatiebeheersysteem (CRM), supplychainmanagementsysteem of marketingsoftware integreren.

More Articles

• Financieel directeur in de zorgtechnologie: het moeilijke deel is niet AI — maar wat eronder ligt

Maak het gebruiksvriendelijk

Een uitstekende manier om uw ERP-systeem gebruiksvriendelijk te maken, is door mobiele apps te benutten. Tegenwoordig hebben mensen graag alles binnen handbereik — voor zakelijk en persoonlijk gebruik. Door ervoor te zorgen dat uw ERP-software op mobiele apparaten kan worden gebruikt, maakt u het alle betrokken belanghebbenden gemakkelijker.

Bepaal andere belanghebbenden

Training is iets wat u zich niet kunt veroorloven over het hoofd te zien (maar veel bedrijven doen dat wel). Pak training hiërarchisch aan door belangrijke belanghebbenden binnen specifieke afdelingen te identificeren en hen op te leiden, zodat zij alle andere medewerkers kunnen trainen.

Houd kostenbesparingen en ROI in de gaten

Als CFO wilt u de financiële besparingen door de implementatie van nieuwe technologieën systematisch analyseren, en de gegevens die uit uw nieuwe ERP-systeem zijn gehaald, kunnen daarbij helpen. Gebruik de gegevens van vóór de implementatie om te zien hoeveel arbeidsuren en middelen zijn ingezet om specifieke taken uit te voeren. Vergelijk dit met de tijd die sinds de implementatie van uw ERP-systeem aan deze taken is besteed om vast te stellen hoeveel tijd is bespaard en daarmee welk doorlopend marginaal voordeel uw bedrijf kan behalen.

Laat ERP-software voor u werken

Een correcte implementatie van ERP-software kan uw bedrijf vooruithelpen, naar een toekomst waarin gestage groei en toenemende winst werkelijkheid zijn. Uw bedrijf kan profiteren van kostenbesparingen, hogere winsten, gestroomlijnde processen, betere communicatie, verbeterde samenwerking en nog veel meer.