Checklist voor de maandafsluiting: gids in 3 stappen (+ gratis download)
Een checklist voor de maandafsluiting heeft me veel meer geholpen dan ik had verwacht. Het proces van de maandafsluiting zorgt ervoor dat je tijdige en nauwkeurige financiële resultaten hebt, helpt bij het vinden van verbeterpunten in de uitgaven van het bedrijf en houdt iedereen gericht op wat belangrijk is voor het bedrijf.
In dit artikel behandel ik het afsluitingsproces van A tot Z en geef ik je de checklist voor de maandafsluiting die ik momenteel als sjabloon gebruik, zodat je deze op je eigen bedrijf kunt toepassen.
Je gratis checklist voor de maandafsluiting
Om te beginnen: hier is de checklist, klaar om te downloaden en te gebruiken.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Later in dit artikel leg ik mijn aannames en de specifieke vereisten van mijn bedrijf uit. Blijf dus lezen als je dit sjabloon wilt kunnen aanpassen zodat het perfect bij jouw bedrijf past.
Het belang van de maandafsluiting
Er schuilt meer belang achter het proces van de maandafsluiting dan je misschien verwacht. Het stelt je in staat afstand te nemen van je dagelijkse activiteiten en de impact van de afgelopen maand op je bedrijf te beoordelen, zodat je:
- de basis legt voor toekomstige financiële planning
- financiële afwijkingen zo snel mogelijk signaleert
- toekomstige operationele en juridische problemen beperkt
Door de situatie te beoordelen, verklein je de kans op onjuiste financiële verslaglegging en onnauwkeurigheden aanzienlijk.
Een nauwkeurige maandafsluiting vertelt een verhaal aan de hand van cijfers, saldi en financiële overzichten en vormt daarmee de basis voor strategische zakelijke beslissingen. Het zorgt voor een geplande controle van je boekhoudsysteem en geeft je een goede reden om de algehele prestaties te evalueren.
Ongeacht je gevoelens over boekhouden hoop ik dat je tegen de tijd dat je dit artikel uit hebt de waarde van een sterk proces voor de maandafsluiting inziet.
Voorbereiding op de maandafsluiting
Succes bij de maandafsluiting begint voordat de boekhoudperiode eindigt. Het vereist vooruitziendheid, planning en het tijdig in werking stellen van de juiste mechanismen voor een soepel, nauwkeurig en efficiënt afsluitingsproces.
Dit is wat je moet doen:
1. Stel duidelijke doelstellingen vast
Duidelijke doelstellingen en beleidsregels sturen het proces van de maandafsluiting, zodat elke actie aansluit bij de financiële doelstellingen van het bedrijf.
Doelstellingen kunnen variëren van "nauwkeurigheid in de rapportage van de winst-en-verliesrekening waarborgen" tot "het maandelijkse afsluitingsproces stroomlijnen".
Goed gedefinieerde doelstellingen vereenvoudigen het proces en bieden een referentiepunt om je boekhoudafdeling. te meten.
2. Bepaal de belangrijkste kengetallen
Het bepalen van belangrijke kengetallen om te monitoren tijdens de maandafsluiting is de beste manier om de workflow te verbeteren. Deze kengetallen kunnen het volgende omvatten:
- Financiële nauwkeurigheid
- Procesefficiëntie
- Nalevingspercentage
- Doorlooptijd van de afsluitingsprocedures
- Aantal rekeningafstemmingen dat je moet uitvoeren
- Het gemiddelde kasgeldsaldo op je bankrekeningen bij elke afsluiting
Belangrijke statistieken beoordelen de effectiviteit en nauwkeurigheid van het maandafsluitingsproces, zodat jij en je team dit voortdurend verbeteren.
3. Stel een tijdlijn op
Tijd is cruciaal voor de maandafsluiting. Het opstellen van een duidelijke, realistische tijdlijn voor elke taak is essentieel, omdat deze het proces stuurt en ervoor zorgt dat alles tijdig wordt afgerond.
Ik stel bijvoorbeeld een tijdlijn op om mijn maandafsluiting 10 werkdagen vóór het einde van de maand af te ronden.
Andere bedrijven moeten mogelijk meer (of minder!) processen afronden, afhankelijk van hun activiteiten en rekeningen. Als je bijvoorbeeld:
- Voorraad aanhoudt, maak je waarschijnlijk maandelijks voorraadboekingen om correcte waarden te garanderen.
- Een verder ontwikkeld proces voor betalingsbeheer hebt, beheer je de crediteurenadministratie (d.w.z. we betalen facturen binnen 30 dagen).
- Uitbetalingen van niet-opgenomen vakantiedagen aanbiedt, maak je maandelijks een aanpassing van de opgebouwde vakantie.
- Salarissen tweewekelijks betaalt, heb je bij elke maandafsluiting een aanvullende aanpassing van de loonvoorziening nodig.
Het maandafsluitingsproces uitvoeren
Tijd om aan de slag te gaan.
Hier is de checklist voor de maandafsluiting die ik gebruik; je kunt deze gerust downloaden en aanpassen aan jouw bedrijf.
Rekeningen afsluiten
- Leg alle boekingen van Amerikaanse creditcards (CC) vast
- Leg alle Canadese CC-boekingen vast
- Leg alle CC-boekingen in alternatieve valuta vast
- Leg alle Amerikaanse kasboekingen vast
- Leg alle CAD-kasboekingen vast
Boekingen aan het einde van de maand
- Betaal de maandelijkse belastingtermijn
- Werk het werkboek voor vaste activa bij
- Pas de maandelijkse boeking voor vaste activa aan
- Werk het werkboek voor vooruitbetaalde kosten bij
- Pas de boeking in het werkboek voor vooruitbetaalde kosten aan
- Werk het werkboek voor maandelijkse overlopende posten bij
- Pas de boeking voor maandelijkse overlopende posten aan
- Verwerk alle niet-contante betalingen aan derden met betrekking tot de huidige maand (bijv. crediteuren, afgenomen maar nog niet gefactureerde diensten, enz.)
- Pas de maandelijkse loonboekingen aan naar kostencategorieën & divisies
- Draai de voorziening voor bonussen terug (indien van toepassing)
- Voer de aanpassing van de maandelijkse bonusvoorziening in
Rapportage
- Stort geld op de EOR-rekening
- Keur de EOR-betaling goed
- Werk het kasstroomdocument bij
- Stem externe betalingsproviders af, bijv. PayPal, Wise, Bill.com, enz.
- Stem USD-kas af
- Stem CAD-kas af
- Stem USD CC af
- Stem CAD CC af
- Stem CC in alternatieve valuta af
- Voer financiële informatie in het interne rapportagedocument in (waaronder maandresultaten, begroting versus werkelijke cijfers en alle andere relevante informatie voor belanghebbenden).
- Pas het interne rapportagedocument aan (indien nodig)
Communicatie
- Communiceer over vereiste taken van andere afdelingen
- Stuur een e-mail met kasstroomresultaten naar relevante belanghebbenden
- Stuur een e-mail met financiële resultaten naar relevante belanghebbenden
- Financiële gegevens van [huidige maand] afgesloten
Overwegingen voor goede werkwijzen
Ik heb hierboven opmerkingen over de checklist voor de maandafsluiting.
In de eerste plaats werk ik binnen een in Canada gevestigd media- en technologiebedrijf, BWZ, met wereldwijde activiteiten. Mogelijk wil je de checklist aanpassen zodat deze geschikt is voor in de VS gevestigde rekeningen.
Ik raad aan om enkele andere goede werkwijzen aan deze lijst toe te voegen:
- Voeg aan elk lijstitem een vervaldatum toe om het proces te systematiseren en de afsluiting op tijd af te ronden. In eerste instantie kunnen deze datums je helpen de volgorde van de taken te onthouden en de voortgang bij te houden.
- Naarmate je team groeit en processen complexer worden, wijs je taken toe aan meer teamleden. Vervaldatums voorkomen knelpunten en zorgen voor consistente rapportage.
- Wijs voor elke taak een verantwoordelijke aan. In plaats van alleen de naam van de persoon op te schrijven, raad ik aan je checklist op te bouwen in taakbeheersoftware voor een snelle respons in realtime.
Wat je verder moet opnemen
Waarschijnlijk zijn er nog andere zaken die je moet opnemen en die ik niet heb vermeld, zoals:
- Afschrijvingscijfers voor vaste activa,
- Afstemmingen van rekeningen,
- Journaalposten,
- Wijzigingen in de fysieke voorraad,
- Consolidatie van rekeningen van de moedermaatschappij en dochterondernemingen,
- Aanpassingen voor wisselkoersverschillen,
- En alle andere boekhoudkundige procedures die je hebt.
Onthoud dat dit voor jou is; aarzel niet om je taken zo gedetailleerd te maken als nodig is voor jouw bedrijf.
Toelichting op wijzigingen
Wat inhoudelijk wel op de lijst staat, maar niet letterlijk is opgenomen, is toelichting op wijzigingen.
Elke maand voeg ik toelichting toe bij rekeningen met significante MoM-wijzigingen of materiële verschillen tussen begroting en werkelijkheid (en de reden daarvoor). Dit doe ik zowel voor de rapportage over de kasstroom als voor de rapportage over financiële resultaten.
Als je bijvoorbeeld door durfkapitaal wordt gefinancierd en nog niet winstgevend bent, wordt je cash-burnpercentage een kritieke maatstaf die je investeerders volgen. Je moet een analyse opnemen van je cash-burnpercentage in de huidige maand ten opzichte van de begroting, een prognose van je cash-burnpercentage en een gevoeligheidsanalyse van die prognose (naast andere zaken).
Documentatie van processen
In een groter bedrijf wil je mogelijk elk proces voor de maandafsluiting documenteren, zoals de verdeling van opdrachtnemers en loonadministratie.
Ik bereken en doe dit zelf, maar een groter bedrijf wil dit mogelijk in een volledig afzonderlijk werkboek bijhouden of boekhoudkundige diensten in het buitenland overwegen voor gespecialiseerde taken.
Scheiding van taken
Grote bedrijven kunnen bewijs opnemen van een opsteller en een controleur. Deze scheiding van taken is vrij gebruikelijk in grotere bedrijven; over ongeveer een jaar zal ik de processen voor de maandafsluiting waarschijnlijk overdragen aan een ander teamlid en de rol van controleur op me nemen, zodat er meer beheersmaatregelen en vertrouwen in foutloos werk zijn.
Nauwkeurigheid in rapportage
100% nauwkeurigheid in financiële rapportage is uiteraard het doel; richt je echter op wat materieel is voor jouw bedrijf.
Als je financieel gezond bent en kleine afwijkingen aantreft, zoals een rekening die $30 afwijkt, ga je niet je hele model opnieuw doorlopen om dit te vinden. Hoewel het doel volledige nauwkeurigheid is, moet je je richten op het verkrijgen van een duidelijk beeld voor je belangrijkste belanghebbenden en hen tijdig informeren.
Je bent het meest waardevol wanneer je besluitvormers voorziet van nauwkeurige, relevante informatie om de beste beslissingen voor het bedrijf te nemen.
Naleving en standaarden
Het naleven van boekhoudkundige standaarden en wettelijke vereisten is essentieel. Naleving ondersteunt de wet en de principes van financiële integriteit en transparantie.
Of het nu gaat om US GAAP, IFRS, ASPE of een lokale boekhoudkundige standaard die je bedrijf gebruikt, naleving zorgt voor consistente, transparante en vergelijkbare financiële verslaggeving.
Gebruik van technologie
Het gebruik van de juiste technologie kan het maandafsluitingsproces stroomlijnen.
Of het nu gaat om hulpmiddelen voor debiteurenbeheer of automatisering van crediteurenbeheer, of om boekhoudsoftware die naleving en nauwkeurigheid in de verslaggeving waarborgt: technologie speelt een cruciale rol.
Het gaat erom de juiste hulpmiddelen voor je bedrijf te vinden om je leven eenvoudiger te maken zonder aan kwaliteit in te boeten. Jij houdt de score van je bedrijf bij; je moet ervoor zorgen dat de punten kloppen.
Als je nog steeds boekhoudsoftware onderzoekt, help ik je graag. Volgens ons team van technologieanalisten zijn dit momenteel de beste boekhoudoplossingen op de markt:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
De resultaten analyseren
Na de maandafsluiting is het tijd voor reflectie en analyse.
De financiële gegevens in je overzichten vertellen een verhaal dat uit de volgende elementen bestaat:
Financiële inzichten
De maandafsluiting is meer dan een routinetaak; ze kan een goudmijn aan financiële inzichten opleveren.
Het gaat om het analyseren van de cijfers, het begrijpen van trends en het identificeren van patronen. Financiële inzichten uit de maandafsluiting helpen bij het beoordelen van de financiële gezondheid, kasstroom, winstgevendheid en solvabiliteit van je bedrijf.
Deze inzichten gaan niet alleen over het begrijpen van het heden; ze gaan ook over het voorspellen van de toekomst, of je deze cijfers nu wel of niet in een prognosemodel invoert.
Ze helpen bij budgettering, financiële planning en prognoses, waardoor je bedrijf weloverwogen financiële beslissingen kan nemen. Bovendien bieden deze cijfers een benchmark om de toekomstige financiële prestaties van je bedrijf te meten.
Wie houdt er niet van recordhoge omzet?
Prestatie-indicatoren
Belangrijke prestatie-indicatoren, zoals de cashconversiecyclus, de efficiëntie van het werkkapitaal en de efficiëntie van kostenbeheersing, bieden een duidelijke, objectieve beoordeling van de prestaties van je bedrijf. Let extra goed op deze indicatoren wanneer je elke maand de boekhouding afsluit.
Prestatie-indicatoren helpen verbeterpunten te identificeren. Ze brengen knelpunten, inefficiënties en gebieden voor verbetering aan het licht.
Om uit te blinken als strategisch CFO en waarde te creëren voor het topmanagement, moet je prestaties meten aan de hand van benchmarks, inzicht krijgen in hiaten en streven naar voortdurende verbetering.
Voortdurende verbetering
De financiële wereld verandert snel, en dat geldt ook voor het proces van de maandafsluiting. Voortdurende verbetering is geen eenmalige taak; het is een cultuur, een toewijding aan uitmuntendheid, efficiëntie en effectiviteit in het proces van de maandafsluiting.
Procesevaluatie
Gebruik de checklist die ik heb verstrekt als uitgangspunt en voeg taken toe of vervang ze wanneer je vaststelt wat het belangrijkst is voor de groei van jouw organisatie.
Er is altijd ruimte voor verbetering. Het is jouw taak om een stap terug te doen, het proces vanuit vogelperspectief te beoordelen en het grote geheel te begrijpen.
Door het afsluitingsproces en de resultaten te evalueren, krijg je inzicht in de effectiviteit van bestaande processen, de nauwkeurigheid van financiële rapportages en de efficiëntie van technologie. Dit levert bruikbare inzichten op om het proces te stroomlijnen, de nauwkeurigheid te verbeteren en de efficiëntie te verhogen.
Nieuwe technologieën invoeren
Aarzel niet om nieuwe dingen uit te proberen in dit proces. Het invoeren van nieuwe technologieën kan de efficiëntie, nauwkeurigheid en naleving verbeteren. Of het nu gaat om hulpmiddelen voor boekhoudkundige automatisering voor een snellere incasso van vorderingen of hulpmiddelen voor prestatiemanagement voor bedrijven voor realtime monitoring en analyse: het omarmen van nieuwe technologieën kan een doorslaggevende factor zijn.
Nieuwe technologieën kunnen de tijd en moeite die nodig zijn voor de maandafsluiting verminderen, zodat jij en het financiële team zich kunnen richten op meer strategische taken die waarde toevoegen.
Controleer voor je eigen bestwil wel het werk dat je nieuwe hulpmiddelen uitvoeren.
Tijd om de boeken af te sluiten
Het beheersen van het maandafsluitingsproces is een voortdurend traject van nauwgezetheid, analyse en verbetering. Je houdt de voortgang bij en stelt doelen voor wat je vervolgens wilt verbeteren, zodat je bedrijf elke maand weer beter wordt.
Een succesvolle maandafsluiting is gebaseerd op voorbereiding, uitvoering en analyse. Het gaat erom de juiste basis te leggen, een soepel proces te waarborgen en van de ervaring te leren om toekomstige resultaten te verbeteren.
Wat komt hierna? De grote evaluatie: de jaarafsluiting.
Abonneer je op onze nieuwsbrief om een update te ontvangen zodra ik deze publiceer, en ontvang meer deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
