Factureringssoftware kiezen

1. Flexibiliteit van abonnementen

Flexibiliteit van abonnementen betekent dat je je abonnement kunt upgraden of downgraden naarmate de behoeften van je bedrijf veranderen. Dit is belangrijk omdat je factureringsproces kan groeien of krimpen en je niet wilt vastzitten aan een cloudservice die niet bij je past.

Zoek naar factureringssoftware waarmee je je abonnement eenvoudig kunt wijzigen zonder boetes. Vraag softwareleveranciers naar hun beleid voor abonnementswijzigingen en probeer je toekomstige behoeften te voorspellen op basis van schaalbaarheid en prijsmodellen.

2. Gegevenstoegang en rapportage

Gegevenstoegang en rapportage stellen je in staat om je financiële gegevens op verschillende manieren te bekijken en te analyseren. Deze functie helpt je prestaties te volgen, achterstallige facturen te signaleren en financiële rapporten te genereren.

Kies software die aanpasbare rapporten en eenvoudige opties voor gegevensexport naar tools zoals Excel biedt. Bekijk tijdens een demonstratie de rapportagefuncties en controleer of deze aansluiten bij je behoeften op het gebied van boekhouding.

3. Integratie met je technologiestack

Integratie zorgt ervoor dat de software soepel samenwerkt met je bestaande tools, zoals boekhoudsoftware (QuickBooks, ERP-systemen) of een CRM-systeem. Dit bespaart tijd, vermindert handmatige facturering en helpt je factureringstool in je dagelijkse activiteiten te integreren.

Controleer of de facturatiesoftware integraties met je huidige systemen biedt. Vraag om een lijst met compatibele tools en test de workflow tijdens een proefperiode.

4. Ingebruikname en ondersteuning

Ingebruikname en ondersteuning bepalen hoe snel je team de software kan gaan gebruiken en hoe problemen worden opgelost. Goede klantenondersteuning betekent minder uitvaltijd en frustratie.

Zoek naar leveranciers die uitgebreide begeleiding bij de ingebruikname, trainingsmateriaal zoals handleidingen en responsieve ondersteuning via verschillende kanalen bieden. Test hun ondersteuning door tijdens je proefperiode contact op te nemen met vragen.

5. Rechten op basis van rollen

Rechten op basis van rollen stellen je in staat te bepalen wie binnen de facturatiesoftware toegang heeft tot welke gegevens en deze kan bewerken. Dit is belangrijk voor het handhaven van gegevensbeveiliging en verantwoordingsplicht.

Zorg ervoor dat de tool je in staat stelt rechten in te stellen op basis van gebruikersrollen en een intuïtief dashboard biedt voor het beheren van toegang. Bekijk tijdens een demonstratie hoe eenvoudig het is om rechten toe te wijzen en te wijzigen.

6. Naleving van sectorspecifieke regelgeving

Naleving van sectorspecifieke regelgeving zorgt ervoor dat de software voldoet aan de wettelijke en regelgevende normen van je sector. Dit is cruciaal om boetes en sancties te voorkomen.

Controleer of de software voldoet aan relevante regelgeving, zoals belastingwetten of de normen van betalingsgateways. Vraag om documentatie of casestudy's van vergelijkbare leveranciers of sectoren, vooral wanneer het gaat om ACH-, creditcard- of PayPal-transacties.

7. Aanpassingsmogelijkheden

Met aanpassingsopties kunt u het facturatieproces afstemmen op uw specifieke behoeften, bijvoorbeeld door facturen van uw huisstijl te voorzien of unieke betalingstermijnen in te stellen. Deze flexibiliteit verbetert de efficiëntie van uw team en helpt bij het genereren van aangepaste facturen of het gebruik van aanpasbare factuursjablonen.

Zoek software waarmee u aanpassingen kunt doen zonder technische kennis. Experimenteer tijdens een proefperiode met de functies voor het maken van facturen om te zien hoe ze werken.

8. Automatiseringsfuncties

Automatiseringsfuncties helpen u repetitieve taken te stroomlijnen, zoals het versturen van facturen, opvolgingen of terugkerende facturen. Hierdoor vermindert u tijdrovend werk en verkleint u de kans op fouten bij gegevensinvoer.

Kies software die geautomatiseerde facturatie en slimme betalingsherinneringen ondersteunt. Test deze functies tijdens een demonstratie om er zeker van te zijn dat ze aansluiten bij uw proces voor financieel beheer.

9. Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties

Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties geeft uw team overal toegang tot de software. Dat is essentieel voor werken op afstand of situaties met meerdere kantoorlocaties.

Controleer of de software een mobiele app of cloudgebaseerde webtoegang heeft die realtime updates ondersteunt. Probeer de software vanaf verschillende locaties of apparaten te openen om de flexibiliteit voor teams en start-ups te testen.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Facturatiesoftware kiezen: een stappenplan in 5 stappen

Om de juiste facturatiesoftware te vinden, richt u zich op wat uw team het meest nodig heeft. Houd rekening met belangrijke functies, de prijs en de manier waarop de software in uw huidige werkproces past.

Deze aanpak helpt u een keuze te maken die uw facturatieproces verbetert en uw bredere doelstellingen voor financieel beheer ondersteunt. Hieronder vindt u een eenvoudige stapsgewijze handleiding.

Stap 1: Bepaal uw behoeften

Begin met inzicht in de specifieke vereisten van uw team voor facturatiesoftware. Verzamel input van belanghebbenden en stem deze af op uw bedrijfsbehoeften:

Verzamel input van belanghebbenden

Praat met belangrijke belanghebbenden, zoals HR, financiën en IT, om inzicht te krijgen in hun behoeften. Vraag naar huidige uitdagingen en gewenste functionaliteit, van factuursjablonen en online facturatie tot betalingsgateways en integratie met tools zoals QuickBooks, CRM of ERP.

Gebruik enquêtes of vergaderingen om deze informatie te verzamelen. Betrek medewerkers die dagelijks facturen maken, gegevens invoeren of handmatig factureren, zodat u praktische inzichten verkrijgt.

Knelpunten in kaart brengen en prioriteren

Breng in kaart wat uw team frustreert aan het huidige systeem. Veelvoorkomende problemen zijn trage verwerking, fouten of een gebrek aan integratie met bestaande boekhoudsoftware.

Geef prioriteit aan deze knelpunten om u te richten op softwareoplossingen die de grootste impact hebben. Maak een lijst om deze aandachtspunten bij te houden, vooral als u te maken hebt met late betalingen, achterstallige facturen of inefficiënte facturatieprocessen.

Afstemmen op beleid en doelstellingen

Zorg ervoor dat uw vereisten aansluiten bij interne beleidsregels en doelstellingen. Houd rekening met voorkeuren voor leveranciers, protocollen voor gegevensbeveiliging en eventuele wettelijke vereisten met betrekking tot betaalmethoden of financiële gegevens.

Zo zorgt u ervoor dat de software naadloos binnen uw bestaande kader past. Werk samen met het management om deze afstemming te bevestigen.

Essentiële functies onderscheiden

Scheid essentiële functies van functies die alleen maar mooi meegenomen zijn. Onmisbare functies kunnen geautomatiseerde facturering, periodieke facturering of aangepaste facturen omvatten. Functies die mooi meegenomen zijn, kunnen een mobiele app, ondersteuning voor meerdere valuta of aanpasbare factuursjablonen zijn. Zo kun je je zoektocht richten op factureringstools die aan de belangrijkste behoeften voldoen en schaalbaarheid ondersteunen.

Stel deze vragen:

• Welke klachten of knelpunten komen het vaakst voor?
• In welke behoeften wordt momenteel niet voorzien?
• Welke functies zouden je 3 belangrijkste knelpunten oplossen?
• Welke ROI verwacht je van deze investering?
• Hoe sluit de software aan op de vereisten voor beveiliging en naleving?

Stap 2: Leveranciers van factureringssoftware onderzoeken

Onderzoek potentiële softwareleveranciers om de beste factureringssoftware voor je behoeften te vinden. Gebruik deze strategieën om softwareopties te vergelijken en je bevindingen vast te leggen:

Leveranciers scannen

Begin met globale scans aan de hand van beoordelingssites, ranglijsten en casestudy's. Let op feedback over gebruikerstevredenheid, betrouwbaarheid en klantenservice. Zo krijg je een breed beeld van het landschap van cloudleveranciers.

Let op veelvoorkomende lof of klachten—vooral rond onlinebetalingen, PayPal, ACH of beperkte betalingsmogelijkheden.

Vergelijken op basis van behoeften

Beoordeel tools op basis van de omvang van je bedrijf, de vereiste integraties en de vraag of je modellen wilt uitbesteden of intern wilt ontwikkelen.

Kleine bedrijven of freelancers kunnen baat hebben bij factureringssoftware voor kleine bedrijven die een gebruiksvriendelijkere alles-in-éénoplossing biedt, terwijl grotere bedrijven wellicht de voorkeur geven aan factureringstools voor ondernemingen met uitgebreide dashboards en financiële rapporten. Stem de softwareoplossingen af op je specifieke behoeften.

Belangrijke onderscheidende factoren identificeren

Zoek naar belangrijke functies, zoals ondersteuning bij de implementatie, aanpassingsmogelijkheden en gebruiksgemak op verschillende apparaten. Sommige leveranciers bieden bijvoorbeeld uitgebreide tutorials, terwijl andere gespecialiseerd zijn in het genereren van facturen of flexibele betalingsvoorwaarden. Bepaal welke factoren het belangrijkst zijn voor je team.

Bevindingen vastleggen

Houd je onderzoek bij door je bevindingen te documenteren. Maak een spreadsheet om functies, prijsmodellen en ondersteuning te vergelijken. Zo kun je een weloverwogen beslissing nemen wanneer je klaar bent om te kiezen.

Stel deze vragen:

• Waar is elke tool het beste in?
• Past de tool bij de omvang van je team, je budget en je technologiestack?
• Welke ondersteuning en documentatie zijn beschikbaar?
• Hoe pakt de leverancier de implementatie en training aan?
• Zijn er verborgen kosten?

De beste factureringssoftware om te overwegen

Hier is mijn lijst met de 10 beste beschikbare opties voor factureringssoftware, om je op weg te helpen bij je zoektocht:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Payouts — Beste voor het intelligent vastleggen van factuurgegevens
2. 2. Xero — Beste voor online facturatie met herinneringen
3. 3. DealHub AI — Ideaal voor aanpasbare factuursjablonen
4. 4. Deel Payroll — Het beste voor loonverwerking voor meerdere entiteiten
5. 5. Helcim — Beste voor flexibele betalingsincasso
6. 6. QuickBooks Online — Beste voor aanpassing van facturen
7. 7. HoneyBook — Ideaal voor het combineren van facturen en contracten
8. 8. Stripe — Beste voor wereldwijde facturering
9. 9. Square Invoices — Ideaal voor het accepteren van diverse betaalmethoden
10. 10. Xero — Beste voor uitgebreide boekhouding met wereldwijd bereik

Stap 3: Een shortlist van factureringssoftware maken en contact opnemen

Beperk je keuze tot enkele leveranciers en ga rechtstreeks met hen in gesprek:

Leveranciers selecteren

Selecteer 2–4 leveranciers op basis van je eerdere onderzoek. Richt je op de leveranciers die het beste aansluiten bij je behoeften en budget, waaronder opties die flexibele betaalmethoden, onkostenregistratie of geautomatiseerde functies bieden, zoals betalingsherinneringen en het versturen van facturen. Met deze selectie kun je je inspanningen richten op de meest veelbelovende opties.

Een RFI of RFP versturen

Overweeg een verzoek om informatie (RFI) of een RFP voor facturatiesoftware te versturen om meer gedetailleerde informatie te verzamelen. Met dit formele verzoek krijg je inzicht in de mogelijkheden van elke leverancier, het model voor betalingsverwerking en de prijzen. Gebruik deze stap wanneer je specifieke functies grondig moet vergelijken.

Demo's inplannen en vragen stellen

Plan demo's in met de leveranciers op je shortlist en bereid gerichte vragen voor. Vraag naar een gebruiksvriendelijk ontwerp, integratiemogelijkheden met boekhoudsoftware en ondersteuning voor terugkerende facturen of facturering in meerdere valuta. Door deze interactie zie je de software in de praktijk en kun je beoordelen hoe goed deze bij je behoeften past.

Gebruik consistente beoordelingscriteria

Pas bij alle leveranciers dezelfde beoordelingscriteria toe. Zo zorg je voor een eerlijke vergelijking en kun je een objectieve beslissing nemen. Maak een checklist met onmisbare functies, betaalopties en niveaus van klantenondersteuning om je beoordeling te sturen.

Stel deze vragen:

• Kun je me meenemen in een echt klantverhaal dat vergelijkbaar is met het onze?
• Welke ondersteunings- of introductiematerialen bieden jullie aan?
• Voor welke functies is een upgrade nodig?
• Hoe gaat jullie software om met gegevensbeveiliging?
• Kunnen jullie referenties van vergelijkbare bedrijven verstrekken?

Stap 4: Stel de bedrijfsmatige onderbouwing op

Zet je onderzoek naar leveranciers om in een overtuigende bedrijfsmatige onderbouwing die je managementteam zal steunen:

Vat knelpunten en resultaten samen

Breng duidelijk de knelpunten in kaart waarmee je team te maken heeft en de verwachte resultaten van de nieuwe software. Benadruk problemen zoals tijdrovende processen of veelvuldige fouten. Leg uit hoe de software deze uitdagingen zal aanpakken en de efficiëntie zal verbeteren. Gebruik specifieke voorbeelden om je onderbouwing overtuigend te maken.

Presenteer kostenramingen en tijdlijnen

Verzamel bij je leveranciers globale kostenramingen en tijdlijnen voor de implementatie. Presenteer deze informatie duidelijk om de financiële impact en benodigde tijd te laten zien. Gebruik eenvoudige vergelijkingen om de voordelen tegenover de kosten te illustreren. Neem details op zoals de prijs van de facturatiesoftware en de verwachte livegangdatums.

Beschrijf het rendement en de risico's

Leg het potentiële rendement op investering, de efficiëntiewinst en de risico's van het niet invoeren van de software uit. Bespreek hoe de software geld kan besparen of de bedrijfsvoering kan verbeteren. Benadruk de financiële of operationele nadelen van het handhaven van het huidige systeem. Gebruik gegevens of casestudy's om je punten te onderbouwen.

Stel deze vragen:

• Welk bedrijfsprobleem lost dit op?
• Wat zijn de risico's van niets doen?
• Wat zijn de financiële en operationele voordelen?
• Hoe zal deze software de productiviteit van het team verbeteren?
• Welke statistieken gebruiken we om succes te meten?

Stap 5: Implementeer je facturatiesoftware en begeleid je gebruikers

Start je nieuwe facturatiesoftware succesvol door een soepel introductieproces te plannen:

Communiceer het uitrolplan

Deel het uitrolplan duidelijk met alle gebruikers. Vermeld tijdlijnen, belangrijke datums en wat ze kunnen verwachten. Gebruik e-mails, vergaderingen of interne nieuwsbrieven om ervoor te zorgen dat iedereen is geïnformeerd. Deze transparantie helpt verwachtingen te scheppen en vermindert verwarring.

Wijs interne verantwoordelijken aan

Wijs interne verantwoordelijken en contactpersonen voor de software aan. Deze personen beheren het implementatieproces en beantwoorden vragen van gebruikers. Zorg ervoor dat ze goed geïnformeerd zijn en klaarstaan om hun collega's te ondersteunen. Dit helpt om de verantwoordelijkheid en soepele communicatie te waarborgen.

Zorg voor training en acceptatie

Garandeer dat je team de training voltooit en de tool consequent gebruikt. Maak gebruik van door de leverancier beschikbaar gestelde hulpmiddelen, zoals handleidingen of webinars. Plan trainingssessies en houd de aanwezigheid bij om ervoor te zorgen dat iedereen goed is aangehaakt. Neem regelmatig contact op met gebruikers om eventuele problemen aan te pakken.

Creëer feedbacklussen

Stel tijdens de uitrol feedbacklussen in. Moedig gebruikers aan om hun ervaringen en suggesties te delen. Gebruik enquêtes of vergaderingen om input te verzamelen en pas het proces indien nodig aan. Betrek de middelen van de leverancier voor extra ondersteuning en inzichten.

Stel deze vragen:

• Wat is het plan voor verandermanagement?
• Wie is verantwoordelijk voor de uitrol?
• Hoe houd je de eerste successen bij?
• Welke trainingsmiddelen zijn beschikbaar?
• Hoe wordt feedback verzameld en opgevolgd?

Wat nu:

Als je bezig bent met het onderzoeken van facturatiesoftware, neem dan contact op met een SoftwareSelect-adviseur voor gratis aanbevelingen.

Je vult een formulier in en hebt een kort gesprek waarin ze ingaan op de specifieke details van je behoeften. Vervolgens krijg je een shortlist van software om te bekijken. Ze ondersteunen je zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.