3 złote zasady rachunkowości & jak je stosować

Trzy złote zasady rachunkowości mają fundamentalne znaczenie dla księgowości podwójnego zapisu.

Luca Pacioli, ojciec rachunkowości, skodyfikował księgowość podwójnego zapisu oraz trzy złote zasady w swoim podręczniku matematyki zatytułowanym Summa de arithmetica.

Zasady te stanowią podstawę nowoczesnego systemu rachunkowości. W tym przewodniku pomagam zrozumieć trzy złote zasady rachunkowości od podstaw.

Rodzaje kont

Trzy złote zasady rachunkowości różnią się w zależności od rodzaju konta, z którym masz do czynienia, oraz ogólnych zasad. Na szczęście istnieją tylko trzy kategorie kont. Są to:

Konto nominalne

Konta nominalne to konta tymczasowe, z których salda są przenoszone na konto stałe na koniec okresu obrachunkowego. Można o nich myśleć jak o zagrodzie dla stada sald, zanim przeniosą się one na swoje wieczne pastwisko.

Konta przychodów i kosztów są kontami nominalnymi. Inne przykłady kont nominalnych obejmują konta czynszu, odsetek i wynagrodzeń.

Na koniec okresu obrachunkowego konta nominalne są zamykane poprzez przeniesienie sald na konto księgi głównej. Salda na koncie księgi głównej obejmują koszty i przychody, które następnie są przenoszone na konto zysków i strat (tj. rachunek zysków i strat).

Konto rzeczowe

Konta rzeczowe zazwyczaj pozostają otwarte dłużej niż jeden okres obrachunkowy. Przenoszą salda na koniec roku obrotowego i pojawiają się w bilansie. Wszystkie aktywa i zobowiązania są ujmowane w księgach jako konta rzeczowe.

Meble, grunty i należności to przykłady kont rzeczowych. Oto więcej przykładów rodzajów zapisów, które można znaleźć na koncie rzeczowym:

• Koszty związane z aktywami, które należy skapitalizować, takie jak fracht zapłacony za transport nowego składnika aktywów do siedziby firmy.
• Amortyzacja rzeczowych aktywów trwałych oraz amortyzacja lub utrata wartości aktywów niematerialnych.
• Zakup i sprzedaż aktywów.
• Pożyczone lub spłacone środki pieniężne.

Konto osobowe

Konta osobowe to konta rzeczywistej osoby lub osoby prawnej, czyli podmiotu gospodarczego (a nie wyimaginowanego przyjaciela). Załóżmy na przykład, że Twoja firma pożycza pieniądze od firmy należącej do znajomego. Musisz ująć firmę znajomego w swoich księgach jako pożyczkodawcę, tworząc dla niej konto osobowe.

Złote zasady rachunkowości

Skoro omówiliśmy już rodzaje kont, możemy przejść do trzech złotych zasad rachunkowości. Dla każdego rodzaju konta istnieje jedna złota zasada.

Zgodnie z księgowością podwójnego zapisu każda transakcja gospodarcza wpływa na co najmniej dwa konta. Konta są obciążane lub uznawane w zależności od transakcji i rodzaju konta, ale kwota debetu jest zawsze równa kwocie kredytu.

Zapis debetowy wprowadza się po lewej stronie konta. Zapisy debetowe zwiększają salda kont aktywów i kosztów oraz zmniejszają salda kont kapitału własnego, zobowiązań lub przychodów.

Z kolei zapis kredytowy wprowadza się po prawej stronie konta. Zapisy kredytowe zwiększają salda kont przychodów, kapitału własnego i zobowiązań oraz zmniejszają salda kont aktywów i kosztów.

Mimo że oprogramowanie księgowe może wykonywać zapisy księgowe za Ciebie, nauka ich zasad jest ważna, aby zrozumieć logikę rejestrowania transakcji.

Mając już te podstawy, oto trzy złote zasady rachunkowości:

Zasada dotycząca kont nominalnych: obciążaj koszty i straty, uznawaj przychody i zyski

Wszystkie koszty i straty obciąża się na koncie kosztów, natomiast przychody i zyski uznaje się na koncie przychodów.

Oto kilka przykładów:

• Obciąż konto materiałów biurowych, gdy wydasz 50 USD na materiały biurowe dla swojej firmy
• Obciąż konto aktywów, aby zaksięgować koszt amortyzacji
• Uznaj konto odsetek, gdy otrzymasz 100 USD odsetek od firmowego depozytu bankowego
• Uznaj konto sprzedaży, gdy klient zarejestruje się na roczną subskrypcję

Zasada dotycząca kont rzeczywistych: obciążaj to, co przychodzi, i uznawaj to, co wychodzi

Gdy składnik aktywów pojawia się w Twojej firmie, obciąż konto aktywów. Jeśli składnik aktywów opuszcza firmę, uznaj konto aktywów.

Załóżmy na przykład, że Twoja firma (Firma X) pożycza pieniądze od firmy Twojego znajomego (Firmy Y).

Środki pieniężne wpływają do Twojej firmy, więc obciążysz konto środków pieniężnych kwotą pożyczonych pieniędzy.

Oto kilka kolejnych przykładów:

• Obciąż konto aktywów, gdy wydasz 5 000 USD na składnik aktywów w celu zwiększenia jego wydajności
• Obciąż konto wierzyciela, gdy spłacasz pożyczone od niego pieniądze
• Uznaj konto aktywów, gdy sprzedajesz dany składnik aktywów
• Uznaj konto linii kredytowej, gdy pożyczasz pieniądze, korzystając z linii kredytowej

Zasada dotycząca kont osobowych: obciążaj odbiorcę i uznawaj przekazującego

Podczas księgowania zapisów na koncie osobowym obciążaj przekazującego pieniądze i uznawaj odbiorcę.

Posłużmy się tym samym przykładem co wcześniej.

Firma Y pożyczyła pieniądze Twojej firmie. Aby to zaksięgować, otwórz w swoich księgach nowe konto dla Firmy Y i uznaj to konto kwotą pożyczonych pieniędzy.

Konto Firmy Y będzie teraz miało saldo kredytowe i pojawi się jako zobowiązanie w Twoim bilansie.

Oto kolejne przykłady:

• Obciąż konto Firmy Y, gdy Twoja firma sprzedaje składnik aktywów Firmie Y, a Firma Y obiecuje zapłacić w następnym roku
• Uznaj konto Firmy Y, gdy pożyczasz dodatkowe pieniądze od Firmy Y
• (W przypadku spółki osobowej) Uznaj własne konto w spółce osobowej, gdy pożyczasz dodatkowy kapitał firmie
• (W przypadku spółki osobowej) Obciąż swoje konto w spółce osobowej, gdy wycofujesz kapitał z firmy

Przykład trzech złotych zasad rachunkowości

Zobaczmy przykład, w którym stosujemy wszystkie trzy zasady jednocześnie.

Załóżmy, że firma Twojego znajomego (Firma Y) jest winna Twojej firmie 20 000 USD. Postanawiasz nabyć od Firmy Y używane meble w celu rozliczenia należności. Bieżąca wartość rynkowa mebli wynosi 19 750 USD.

Firma Y oferuje usługi marketingowe. Ponieważ potrzebujesz pomocy w prowadzeniu reklam, postanawiasz zrealizować z Firmą Y projekt pilotażowy o wartości 500 USD dotyczący prowadzenia reklam.

Po nabyciu mebli i skorzystaniu z usług reklamowych Firmy Y płacisz Firmie Y 250 USD (20 000 USD - 19 750 USD - 500 USD) w gotówce.

Oto jak powinien wyglądać zapis w dzienniku:

Konto mebli, będące kontem rzeczywistym, pojawi się w bilansie.

Koszt reklamy pojawi się w rachunku zysków i strat.

Środki pieniężne w bilansie zostaną pomniejszone o 250 USD. 

I wreszcie Firma Y nie będzie już figurować w Twoim bilansie jako dłużnik.

Zalety zasad rachunkowości

Oprócz zapewniania logicznych ram dla systemu podwójnego zapisu, trzy złote zasady rachunkowości oferują następujące korzyści:

• Uniwersalna struktura rejestrowania transakcji finansowych: Każda firma w każdym kraju na świecie korzysta z systemu księgowości podwójnego zapisu do prowadzenia ksiąg rachunkowych; dlatego zrozumienie złotych zasad rachunkowości pomaga specjalistom ds. finansów na całym świecie rozumieć i interpretować informacje finansowe.
• Spójna interpretacja: Spójność procesów i zasad rachunkowości eliminuje niejednoznaczności. Przestrzeganie złotych zasad gwarantuje, że każda osoba czytająca zapisy księgowe jasno rozumie transakcję.
• Porównywalność: Złote zasady rachunkowości sprawiają, że sprawozdania finansowe tej samej firmy na przestrzeni czasu oraz sprawozdania finansowe innych firm są porównywalne.
• Dokładne sprawozdania finansowe: Bilans musi się bilansować, a rachunek zysków i strat musi zawierać prawidłową wartość zysku netto. Zasady rachunkowości pomagają prawidłowo rejestrować zapisy, dzięki czemu sprawozdania finansowe również z większym prawdopodobieństwem będą dokładne.

Choć nie każdy kraj na świecie stosuje standardy GAAP (patrzę na ciebie, USA), złote zasady mają wiele podobieństw pod względem zamierzonego efektu, pomagając zmniejszać różnice w globalnej sprawozdawczości finansowej.

Kto musi przestrzegać zasad rachunkowości?

Zasady rachunkowości dotyczą każdej firmy, która prowadzi księgi rachunkowe… czyli wszystkich firm. Różni się to od innych wymogów rachunkowości, które zazwyczaj nakładają mniej rygorystyczne obowiązki sprawozdawcze na małe firmy niż na spółki notowane na giełdzie.

Na przykład IRS zezwala korporacji lub spółce osobowej, której średnie roczne przychody brutto w ciągu ostatnich trzech lat wyniosły mniej niż $27 million, na stosowanie rachunkowości kasowej. W zależności od wielkości firmy może być konieczne stosowanie rachunkowości kasowej, zmodyfikowanej rachunkowości kasowej lub rachunkowości memoriałowej.

Wszystkie firmy muszą jednak nadal rejestrować transakcje zgodnie z zasadami rachunkowości finansowej systemu księgowości podwójnego zapisu.

Trzy złote zasady w uproszczeniu

Trzy złote zasady rachunkowości to po prostu uproszczone ramy umożliwiające dokładne rejestrowanie transakcji. Opanowanie tych zasad może wymagać praktyki, ale gdy poczujesz się z nimi swobodnie, będziesz gotowy, aby poznać bardziej zaawansowane koncepcje rachunkowości.

Jeśli chcesz otrzymywać na swoją skrzynkę więcej informacji o koncepcjach rachunkowości i wartościowych artykułów o finansach dla dyrektorów finansowych firm SaaS, zasubskrybuj biuletyn CFO Club.