ERP a oprogramowanie księgowe: wskazówki dotyczące rozwoju firmy

Dylemat dotyczący systemu ERP a oprogramowania księgowego sprowadza się do przeciągania liny między budżetem a funkcjonalnością. Systemy ERP oferują rozbudowane możliwości za wyższą cenę, podczas gdy oprogramowanie księgowe kosztuje mniej, ale zapewnia wyłącznie funkcje związane z księgowością i finansami.

Wiele firm najpierw wybiera system księgowy, a następnie przechodzi na ERP, gdy tempo rozwoju zaczyna przyspieszać.

Przyjrzyjmy się dokładnie temu, jak działają te dwa kluczowe systemy, aby pomóc Ci określić, który z nich będzie odpowiedni dla Twojej firmy.

Czym jest oprogramowanie ERP?

Oprogramowanie ERP pomaga zarządzać codziennymi zadaniami biznesowymi, takimi jak księgowość, zarządzanie zapasami, zarządzanie relacjami z klientami i zarządzanie projektami.

Pomyśl o oprogramowaniu ERP jak o superkleju, który łączy różne działy i funkcje biznesowe — sprzedaż, zaopatrzenie i HR — w jednym scentralizowanym systemie. Nie jest to magiczny eliksir rozwiązujący wszystkie problemy firmy z dnia na dzień, ale zapewnia przegląd zasobów przedsiębiorstwa, dzięki czemu możesz je planować i optymalizować.

Najlepsze rozwiązania ERP oferują również dodatkowe moduły rozszerzające ich możliwości. Na przykład firma Sage oferuje moduł Sage Intacct SaaS Intelligence, który zapewnia wgląd w takie wskaźniki jak koszt pozyskania klienta (CAC), koszt utrzymania klienta (CRC), wynik konwersji gotówki, wskaźnik netto spalania gotówki i inne.

Czym jest oprogramowanie księgowe?

Oprogramowanie księgowe pomaga we wszystkim, co dotyczy pieniędzy, w tym w zarządzaniu przepływami pieniężnymi, monitorowaniu rentowności i sporządzaniu sprawozdań finansowych.

Większość systemów ERP ma funkcje księgowe, które potrafią robić wszystko, co rozwiązanie księgowe. Jeśli jednak prowadzisz małą firmę SaaS, która nie ma zapasów ani dużego zespołu, oprogramowanie księgowe może być niedrogim rozwiązaniem do rejestrowania i raportowania transakcji finansowych.

Najlepsze rozwiązania księgowe potrafią znacznie więcej niż tylko automatycznie generować rachunek przepływów pieniężnych, rachunek zysków i strat oraz bilans. Mogą na przykład pomóc w przestrzeganiu właściwych zasad ujmowania przychodów, śledzeniu wydatków oraz monitorowaniu sald zobowiązań i należności.

ERP a oprogramowanie księgowe: przegląd

Podstawowe funkcje oprogramowania ERP

Oprogramowanie ERP jest niczym szwajcarski scyzoryk do obsługi działalności firmy. To kompleksowe rozwiązanie, które gromadzi dane z wielu działów w jednym pulpicie nawigacyjnym. Oto, w czym może pomóc oprogramowanie ERP:

• Scentralizowane dane: ERP centralizuje dane z różnych działów, dzięki czemu każdy ma dostęp do tych samych, aktualnych informacji.
• Automatyzacja: ERP może automatyzować fakturowanie, raportowanie, zarządzanie zapasami i wiele innych aspektów działalności firmy. Ogranicza to liczbę błędów manualnych i zwiększa wydajność.
• Raportowanie w czasie rzeczywistym: Systemy ERP wykorzystują zebrane dane do generowania wnikliwych raportów. Dane i raporty w czasie rzeczywistym, zawierające kluczowe wskaźniki efektywności dotyczące poziomu zapasów, sytuacji finansowej i trendów sprzedażowych, pomagają podejmować świadome decyzje.
• Zarządzanie finansami: Systemy ERP zawierają wbudowane moduły księgowe, które pomagają tworzyć budżety, śledzić wydatki, przetwarzać listy płac i sporządzać sprawozdania finansowe.
• Zarządzanie łańcuchem dostaw: Za pomocą ERP możesz monitorować cały łańcuch dostaw — od zaopatrzenia po dystrybucję. Upraszcza to zarządzanie zapasami, dostawcami i dostawami.

Podstawowe funkcje oprogramowania księgowego

Oprogramowanie księgowe oferuje wyłącznie funkcje istotne dla działów księgowości i finansów. Do podstawowych funkcji większości rodzajów oprogramowania księgowego należą:

• Prowadzenie ksiąg: Oprogramowanie księgowe rejestruje transakcje, takie jak sprzedaż, zakupy, paragony i płatności. Wprowadza zapisy księgowe dla każdej transakcji zgodnie z zasadami księgowości podwójnego zapisu.
• Fakturowanie: Możesz skonfigurować oprogramowanie księgowe tak, aby generowało cykliczne faktury. Oznacza to, że możesz skonfigurować automatyczne fakturowanie subskrypcji.
• Śledzenie wydatków: Oprogramowanie księgowe umożliwia rejestrowanie i kategoryzowanie wydatków. Pozwala to monitorować wydatki i utrzymywać je pod kontrolą. Śledzenie wydatków ma również kluczowe znaczenie dla usprawnienia zatwierdzania zwrotów kosztów.
• Uzgodnienia: Musisz uzgodnić wyciągi bankowe? Pozwól, aby oprogramowanie księgowe się tym zajęło. Oprogramowanie księgowe może porównywać transakcje z operacjami na rachunku bankowym, aby wykrywać rozbieżności.
• Lista płac: Za pomocą oprogramowania księgowego możesz zautomatyzować obliczanie wynagrodzeń, przelewy bezpośrednie i obliczanie podatków.
• Sprawozdawczość finansowa: Sprawozdawczość finansowa jest ważna zarówno z punktu widzenia zgodności z przepisami, jak i podejmowania decyzji. Oprogramowanie księgowe automatycznie generuje rachunek zysków i strat, bilans oraz rachunek przepływów pieniężnych podczas rejestrowania transakcji finansowych.

Jaka jest rola oprogramowania księgowego w sprawozdawczości finansowej?

Zaawansowane rozwiązania księgowe mogą zautomatyzować znaczną część procesu sprawozdawczości finansowej. Oto przykłady zadań związanych ze sprawozdawczością finansową, które wykonuje oprogramowanie księgowe:

• Organizacja danych: Oprogramowanie księgowe gromadzi dane finansowe dotyczące sprzedaży, wydatków i innych transakcji oraz je porządkuje.
• Sprawozdania finansowe: Oprogramowanie księgowe automatycznie wprowadza zebrane dane do sprawozdań finansowych. Pozwala to monitorować w czasie rzeczywistym takie kwestie jak rentowność, struktura kapitału i stan środków pieniężnych.
• Dostosowane raporty: Możesz dostosowywać raporty do potrzeb swojej firmy, kadry zarządzającej, inwestorów lub organów regulacyjnych.
• Analiza porównawcza: Umożliwia porównywanie danych finansowych w różnych okresach, dzięki czemu możesz identyfikować trendy, wzorce i anomalie.

Korzyści z oprogramowania ERP

Rozwiązania ERP oferują wiele korzyści. Umożliwiają utrzymywanie centralnego repozytorium informacji związanych z działalnością firmy i ułatwiają pracę zespołu dzięki automatyzacji wielu żmudnych i powtarzalnych zadań. Przyjrzyjmy się bliżej korzyściom z oprogramowania ERP.

• Wnioski oparte na danych: Systemy ERP gromadzą ogromne ilości danych z wielu obszarów operacyjnych. Jeśli system ERP ma wbudowane narzędzia analityki biznesowej i analizy danych, może dostarczać praktycznych informacji na temat kluczowych obszarów, takich jak zachowania klientów.
• Efektywność kosztowa: ERP pomaga optymalizować wykorzystanie zasobów i automatyzować zadania, co pozwala ograniczyć koszty operacyjne i koszty pracy oraz zwiększyć produktywność.
• Skonsolidowane dane: Firmy SaaS generują ogromne ilości danych, które często są rozproszone między różnymi działami. Tworzy to silosy danych utrudniające podejmowanie trafnych decyzji. Systemy ERP konsolidują dane ze wszystkich działów, umożliwiając podejmowanie decyzji opartych na danych.
• Skalowalność: Systemy ERP wykorzystują modułową strukturę, która pozwala im obsługiwać większą liczbę transakcji, użytkowników i danych wraz z rozwojem firmy.
• Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo: Nie możesz przechowywać danych klientów w arkuszach kalkulacyjnych — musisz przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych, takich jak RODO i HIPAA, w zależności od branży.
• Zintegrowane operacje: Możesz przenosić dane do systemów ERP i z nich bez pracy ręcznej. Korzystając z arkusza kalkulacyjnego, poświęcasz dużo czasu na kopiowanie i wklejanie danych między systemami.

Korzyści z oprogramowania księgowego

Oprogramowanie księgowe przypomina finansowego czarodzieja, który przez cały dzień dba o dobrą kondycję finansów firmy. Oto jak to robi:

• Dokładne ujmowanie przychodów: Ręczne stosowanie standardu ASC 606 może być czasochłonne. Oprogramowanie księgowe pomaga przestrzegać standardów ujmowania przychodów SaaS i automatycznie ujmuje przychody w okresach subskrypcji.
• Śledzenie wydatków: Wydatki mogą szybko się kumulować, jeśli ich nie monitorujesz. Oprogramowanie księgowe pomaga śledzić wszystkie rodzaje wydatków — od kosztów serwerów po lunche zespołu — dzięki czemu trzymasz się budżetu.
• Raportowanie finansowe: Oprogramowanie księgowe generuje sprawozdania finansowe, a także inne raporty finansowe, takie jak raporty wiekowania należności, analizy rentowności i raporty prognostyczne.
• Łatwiejsze składanie deklaracji podatkowych: Okres rozliczeń podatkowych może przyprawić o zawrót głowy, jeśli nie jesteś dobrze przygotowany. Oprogramowanie księgowe zapewnia dostęp do wszystkich informacji. Pomaga obliczać podatki i gwarantuje, że masz przygotowane niezbędne formularze podatkowe do złożenia, gdy Wujek Sam upomni się o swoje.

Oprogramowanie księgowe ma także inne zalety, ale są to jedne z najważniejszych.

Wybór odpowiedniego rozwiązania dla firmy

Wybór między systemem ERP a oprogramowaniem księgowym zależy od następujących czynników:

Złożoność firmy

Jeśli prowadzisz startup, lepszym rozwiązaniem będzie dedykowane oprogramowanie księgowe. Systemy ERP są droższe i bardziej złożone oraz obejmują wiele funkcji, których startup prawdopodobnie nie będzie potrzebować.

Przykładowo wiele systemów ERP ma moduły do zarządzania złożonymi procesami produkcyjnymi, zapasami, dużymi zespołami oraz rozbudowanej analizy finansowej.

Jednak wraz z rozwojem firmy i różnicowaniem się jej potrzeb operacyjnych — na przykład wprowadzeniem złożonych modeli subskrypcji i zarządzaniem wieloma strumieniami przychodów — zintegrowane podejście systemu ERP staje się znacznie bardziej wartościowe.

Zakres funkcjonalności

Możesz doskonale poradzić sobie bez systemu ERP, jeśli nie masz dużego zespołu ani złożonych procesów. Nie będziesz bowiem potrzebować większości funkcji ERP, które wspierają takie obszary jak zarządzanie łańcuchem dostaw, kadrami i zgodnością z przepisami. Zamiast tego możesz zdecydować się na oprogramowanie księgowe i CRM.

Nie ma tu sztywnych zasad — zbuduj zestaw technologii, który działa dla Ciebie.

Wymagania dotyczące danych i raportowania

Systemy ERP zazwyczaj oferują rozbudowane funkcje raportowania i analityki. Jeśli musisz często udostępniać raporty interesariuszom, chcesz wykorzystywać analitykę predykcyjną do zarządzania zasobami lub tworzyć niestandardowe pulpity nawigacyjne na potrzeby podejmowania decyzji w oparciu o dane, inwestycja w system ERP jest opłacalna.

Budżet

Początkowe koszty wdrożenia systemów ERP i przeszkolenia zespołu w zakresie ich obsługi są znacznie wyższe niż w przypadku oprogramowania księgowego.

Startupy nie zawsze potrzebują systemu ERP ani nie zawsze mają na niego budżet. Rozwiązania ERP oparte na chmurze są tańsze niż alternatywy instalowane lokalnie, ale nadal kosztują więcej niż oprogramowanie księgowe.

Według badań koszt posiadania systemu ERP przez średnie firmy (o przychodach poniżej 1 miliarda dolarów) wynosi około 3–5% rocznych przychodów, podczas gdy w przypadku dużych firm (o przychodach powyżej 1 miliarda dolarów) jest to 2–3%.

Jeśli masz ograniczone środki lub nie dysponujesz czasem albo personelem, aby przygotować firmę do wdrożenia ERP, rozważ odłożenie inwestycji w ERP i korzystanie z oprogramowania księgowego do zarządzania finansową stroną działalności.

Inwestuj z wyprzedzeniem

Pomyśl o przyszłości. Jeśli widzisz, że Twoja firma szybko się rozwija lub spodziewasz się znacznego powiększenia zespołu w ciągu najbliższego roku, inwestycja w system ERP ma większy sens.

Z drugiej strony oprogramowanie księgowe jest idealne dla firm, które wciąż znajdują się na etapie weryfikacji koncepcji lub tworzą podstawy dalszego rozwoju.

Pamiętaj — wybór między ERP a oprogramowaniem księgowym zależy od tego, na jakim etapie znajduje się dziś Twoja firma, a przede wszystkim od tego, gdzie spodziewasz się jej jutro.

Chcesz rozwijać swoje kompetencje jako lider finansów? Zapisz się do naszego newslettera z fachowymi poradami, przewodnikami i analizami od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.