Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego może być trudny. Ogólnie rzecz biorąc, jest to strategiczna decyzja, która może przyczynić się do sukcesu Twojego zespołu.
Dzięki idealnemu rozwiązaniu możesz zwiększyć zwrot z inwestycji, zapewnić dokładność i zachować zgodność z przepisami. Jeśli jednak dokonasz złego wyboru, możesz narazić się na nieefektywność i błędy, które utrudnią produktywność oraz pogorszą kondycję finansową Twojej firmy.
Jeśli szukasz oprogramowania księgowego, ale nie masz pewności, od czego zacząć, ten przewodnik jest dla Ciebie. Został przygotowany z myślą o dyrektorach finansowych i liderach finansowych, którzy chcą wybrać oprogramowanie zgodne z ich celami i pomagające pokonać wyzwania. Oto jak możesz to osiągnąć.
9 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania księgowego
Szukając nowego oprogramowania księgowego, należy najpierw ocenić każdą opcję, koncentrując się na kluczowych czynnikach zgodnych z potrzebami i celami firmy. Weź pod uwagę następujące aspekty, aby wybrać odpowiednie narzędzie dla swojego zespołu:
1. Elastyczność planu
Elastyczność planu pozwala dostosować subskrypcję oprogramowania w miarę rozwoju lub zmian zachodzących w firmie. Jest to wartościowe rozwiązanie dla firm każdej wielkości, ale szczególnie dla startupów, właścicieli małych firm i freelancerów (więcej informacji o korzyściach oprogramowania księgowego dla freelancerów znajdziesz tutaj).
Najlepsze oprogramowanie księgowe umożliwia łatwe przejście na wyższy lub niższy plan bez negatywnego wpływu na przepływy pieniężne. Nie zapomnij też zapytać dostawców o warunki umowy i sposób, w jaki obsługują zmiany subskrypcji.
2. Dostęp do danych i raportowanie
Dostęp do danych i raportowanie mają kluczowe znaczenie dla podejmowania świadomych decyzji. Jako dyrektor finansowy potrzebujesz systemu księgowego, który zapewnia dane w czasie rzeczywistym i konfigurowalne raporty finansowe.
Sprawdź, czy oprogramowanie umożliwia eksport danych w różnych formatach. Upewnij się również, czy obsługuje pulpity nawigacyjne i jakie funkcje raportowania są dostępne. Ułatwi to nie tylko zadania FP&A, lecz także standardowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i zarządzanie projektami.
3. Integracja z używanym stosem technologicznym
Integracja z istniejącym stosem technologicznym zapewnia płynność operacji. Oprogramowanie księgowe powinno łączyć się z innymi narzędziami, takimi jak system CRM, systemy zobowiązań i należności lub rozwiązania płacowe. Oszczędza to czas i ogranicza liczbę błędów.
Zawsze sprawdzaj, czy oprogramowanie ma interfejsy API lub gotowe integracje. Jeśli testujesz oprogramowanie w ramach wersji demonstracyjnej, sprawdź, jak może łączyć się z narzędziami, których już używasz, aby uniknąć komplikacji w przyszłości.
4. Wdrożenie i pomoc techniczna
Wdrożenie i obsługa klienta mogą zdecydować o powodzeniu lub niepowodzeniu korzystania z nowego oprogramowania. Gdy dostawca oferuje dobre wsparcie podczas wdrożenia, pomaga zespołowi szybko rozpocząć sprawną pracę.
Szukaj dostawców oferujących materiały szkoleniowe i sprawną pomoc techniczną, a także zapytaj o godziny oraz kanały obsługi na stronie kontaktowej.
5. Uprawnienia oparte na rolach
Uprawnienia oparte na rolach kontrolują, kto może uzyskać dostęp do poszczególnych elementów rozwiązania programowego. Jest to ważne dla zachowania bezpieczeństwa i prywatności, zwłaszcza w przypadku danych finansowych i osobistych rachunków bankowych.
Upewnij się, że oprogramowanie umożliwia łatwe przypisywanie ról i ustawianie uprawnień. Podczas rozmowy z przedstawicielem zapytaj, jak szczegółowe są te mechanizmy kontroli i jak można je modyfikować, aby lepiej odpowiadały potrzebom Twojej firmy.
6. Zgodność z wymogami branżowymi
Zgodność z wymogami branżowymi gwarantuje, że oprogramowanie spełnia standardy prawne i regulacyjne. Ma to kluczowe znaczenie dla unikania kar i utrzymania zaufania. Sprawdź, czy oprogramowanie obsługuje standardy zgodności obowiązujące w Twojej branży, zwłaszcza jeśli działasz w sektorach podlegających większej liczbie regulacji, takich jak opieka zdrowotna lub finanse.
7. Opcje dostosowywania
Opcje dostosowywania pozwalają dopasować oprogramowanie do potrzeb firmy. Może to poprawić wydajność i zadowolenie użytkowników. Jeśli na przykład działasz w handlu detalicznym, możesz potrzebować oprogramowania księgowego, które oferuje również zarządzanie zapasami i śledzenie stanów magazynowych.
Poszukuj oprogramowania, które umożliwia dostosowywanie pól, przepływów pracy i interfejsów. Pamiętaj, że dostosowywanie może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Podczas pierwszej konsultacji z dostawcą zawsze zapytaj z wyprzedzeniem o opcje dostosowywania oraz opłaty za liczbę użytkowników.
8. Funkcje automatyzacji
Funkcje automatyzacji mogą zaoszczędzić czas Twojego zespołu, ograniczając liczbę ręcznie wykonywanych zadań księgowych. Poszukuj oprogramowania, które automatyzuje powtarzalne procesy, takie jak fakturowanie, śledzenie wydatków czy ręczne wprowadzanie danych. Dzięki temu Twój zespół może skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, które pomogą usprawnić działalność firmy.
Have an account? Log In
9. Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji
Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji jest ważna, jeśli Twój zespół pracuje zdalnie lub w różnych miejscach. Upewnij się, że oprogramowanie ma aplikację mobilną lub połączenie z internetem, które działa sprawnie na różnych urządzeniach, aby pomóc zespołowi zachować łączność i produktywność.
Ponadto rozważ sprawdzenie ograniczeń i funkcji ułatwień dostępu podczas testowania wybranego rozwiązania księgowego.
Jak wybrać oprogramowanie księgowe: 5-etapowy schemat
Wybór odpowiedniego firmowego oprogramowania księgowego obejmuje więcej niż tylko porównanie podstawowych funkcji księgowych — trzeba również dopasować oprogramowanie do celów firmy i potrzeb zespołu.
Wybierając kolejne oprogramowanie księgowe, skorzystaj z tego przewodnika krok po kroku, aby znaleźć idealne rozwiązanie spełniające wszystkie Twoje wymagania:
Krok 1: Określ swoje potrzeby
Nie możesz wybrać rozwiązania bez wiedzy o tym, co ma ono robić. Niezależnie od tego, czy chodzi o przygotowywanie deklaracji podatkowych, zarządzanie informacjami finansowymi czy po prostu łatwość obsługi, zacznij od określenia wymagań swojego zespołu, aby ukierunkować poszukiwania oprogramowania księgowego:
Zbieranie opinii interesariuszy
Włącz kluczowych interesariuszy, takich jak działy finansów, HR, IT i kadra kierownicza, już na wczesnym etapie, ponieważ każdy dział będzie miał inną perspektywę i inne potrzeby księgowe.
Rozważ organizowanie spotkań lub wysyłanie ankiet w celu zebrania ich opinii, pytając o obecne problemy i oczekiwane usprawnienia. W ten sposób możesz upewnić się, że oprogramowanie spełnia konkretne potrzeby wszystkich osób.
Tworzenie listy i ustalanie priorytetów problemów
Następnie zidentyfikuj wszelkie problemy z funkcjonalnością obecnego systemu. Sporządź listę problemów lub przeszkód, z którymi mierzy się Twój zespół, takich jak prowadzenie dokumentacji finansowej, zgodność z przepisami podatkowymi i rejestrowanie czasu pracy. Następnie ustal ich priorytety na podstawie wpływu na działalność operacyjną i finanse firmy.
Skoncentruj się na znalezieniu rozwiązania, które pomoże najpierw rozwiązać najważniejsze problemy, aby zwiększyć wydajność i satysfakcję.
Dopasowanie do zasad i celów
Równie ważne jest upewnienie się, że oprogramowanie jest zgodne z wewnętrznymi zasadami i celami firmy. Weź pod uwagę preferencje dotyczące dostawcy, protokoły bezpieczeństwa i wymogi regulacyjne. Obejmuje to zapewnienie bezpieczeństwa danych i zgodności ze standardami branżowymi w sprawozdaniach finansowych.
Rozróżnienie funkcji niezbędnych od dodatkowych
Wybierając oprogramowanie księgowe, zawsze oddzielaj niezbędne funkcje księgowe od opcjonalnych.
Funkcje niezbędne odpowiadają na najważniejsze problemy i potrzeby związane ze zgodnością, podczas gdy funkcje dodatkowe zwiększają wartość rozwiązania, ale nie są konieczne. Pomaga to skupić się w pierwszej kolejności na oprogramowaniu spełniającym podstawowe potrzeby, a jednocześnie uniknąć niekontrolowanego rozszerzania zakresu.
Zadaj te pytania:
- Jakie skargi lub przeszkody pojawiają się najczęściej?
- Jakie potrzeby nie są obecnie zaspokajane?
- Jakie funkcje rozwiązałyby 3 najważniejsze problemy?
- Jakiego zwrotu z inwestycji oczekujesz w związku z tą inwestycją?
- W jakim stopniu oprogramowanie jest zgodne z naszymi protokołami bezpieczeństwa?
Krok 2: Zbadaj dostawców oprogramowania księgowego
Po zebraniu opinii zespołu warto przeanalizować i porównać dostawców oprogramowania księgowego, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb.
Pamiętaj, że istnieje kilka rodzajów oprogramowania księgowego. Oto jak możesz zawęzić wybór i zmieścić się w budżecie:
Przeprowadzanie przeglądu dostawców
Zacznij od ogólnego przeglądu z wykorzystaniem stron z recenzjami, rankingów i studiów przypadków. Zasoby te dostarczają informacji o reputacji dostawców i doświadczeniach użytkowników. Poszukaj powtarzających się wzorców w recenzjach, aby zidentyfikować najczęściej wymieniane zalety i skargi oraz sporządzić krótką listę dostawców wartych dalszego rozważenia.
Porównywanie narzędzi
Porównuj narzędzia na podstawie potrzeb swojej firmy, takich jak jej wielkość, możliwość skalowania i funkcje integracyjne. Warto również rozważyć, czy potrzebujesz rozwiązania do zlecania procesów na zewnątrz, czy preferujesz model wewnętrzny, zwłaszcza jeśli szukasz oprogramowania księgowego dla małych firm (tutaj przeczytasz o zaletach oprogramowania księgowego dla startupów).
Następnie poszukaj oprogramowania, które pasuje do istniejącego stosu technologicznego i jest łatwe w obsłudze. Zapewni to płynną integrację i minimalne zakłócenia.
Identyfikowanie kluczowych wyróżników
Określ, co wyróżnia poszczególnych dostawców. Skup się na takich aspektach jak wsparcie podczas wdrożenia, doświadczenia użytkowników i elastyczność w przypadku specjalistycznych zastosowań. Na przykład niektórzy dostawcy, tacy jak QuickBooks Online i FreshBooks, oferują spersonalizowane wsparcie lub unikalne funkcje. Znajomość tych wyróżników pomoże Ci podjąć bardziej intuicyjną i świadomą decyzję.
Dokumentowanie ustaleń
Udokumentuj wyniki analizy, aby ułatwić porównanie. Utwórz arkusz kalkulacyjny do śledzenia funkcji, cen oraz zalet i wad każdego dostawcy. Dzięki takiemu uporządkowanemu podejściu możesz uprościć proces podejmowania decyzji. Pomoże Ci ono również przedstawić ustalenia interesariuszom.
Zadaj te pytania:
- Co każde narzędzie robi najlepiej?
- Czy pasuje do wielkości zespołu, budżetu i stosu technologicznego?
- Jakie wsparcie i dokumentacja są dostępne?
- Jak elastyczne jest oprogramowanie w przypadku specjalistycznych zastosowań?
- Jakie zalety i skargi użytkownicy wymieniają najczęściej?
Najlepsze programy księgowe, które warto rozważyć
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Krok 3: Stwórz krótką listę programów księgowych i skontaktuj się z dostawcami
Następnie zawęź listę dostawców i rozpocznij rozmowy z potencjalnymi partnerami. Oto jak to zrobić:
Tworzenie krótkiej listy dostawców
Wybierz 2–4 dostawców na podstawie wcześniejszego researchu. Skoncentruj się na tych, którzy najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom i priorytetom. W procesie oceny uwzględnij takie czynniki jak funkcje, ceny i opinie użytkowników. Pomoże Ci to skupić wysiłki na najbardziej obiecujących opcjach.
Wysyłanie RFI lub RFP
Wyślij zapytanie o informacje (RFI) lub zapytanie ofertowe dotyczące programu księgowego (RFP), aby zebrać szczegółowe informacje. Ten formalny proces pomaga zrozumieć ofertę i podejście każdego dostawcy, a także jest szczególnie przydatny w przypadku złożonych potrzeb lub dużych zespołów. Wykorzystaj go do wyjaśnienia wszelkich pytań lub wątpliwości.
Umawianie prezentacji
Umów prezentacje z wybranymi dostawcami programów księgowych. Zadawaj konkretne pytania dotyczące integracji, dodatkowych opcji, bezpieczeństwa i innych kwestii. Możesz także wykorzystać tę okazję, aby zobaczyć program w działaniu i ocenić jego użyteczność.
Przygotuj pytania dotyczące konkretnych funkcji lub scenariuszy istotnych dla Twojego zespołu. Pomoże Ci to ocenić, w jakim stopniu program spełnia Twoje potrzeby.
Stosowanie spójnych kryteriów oceny
Stosuj spójne kryteria oceny wobec wszystkich dostawców. Przygotuj listę kontrolną lub kartę wyników, aby ocenić każdą opcję na podstawie kluczowych czynników i zapewnić uczciwe porównanie. Przez cały proces pamiętaj o priorytetach swojego zespołu.
Zadaj następujące pytania:
- Czy możesz opowiedzieć o historii prawdziwego klienta podobnego do nas?
- Jakie zasoby wsparcia lub wdrożenia oferujecie?
- Które funkcje wymagają przejścia na wyższy plan?
- Jak wasz program obsługuje migrację danych?
- Jaki jest typowy harmonogram wdrożenia?
Krok 4: Przygotuj uzasadnienie biznesowe
Teraz nadszedł czas, aby przekształcić informacje zebrane podczas analizy dostawców w uzasadnienie biznesowe, które zrozumie i poprze kadra kierownicza:
Podsumowanie problemów
Podsumuj problemy, z którymi mierzy się Twój zespół, oraz rezultaty, których oczekujesz po wdrożeniu nowego programu. Podkreśl, w jaki sposób program rozwiąże konkretne problemy i usprawni działania. Użyj wypunktowania, aby wymienić problemy i oczekiwane korzyści. Pomoże to jasno pokazać wartość inwestycji.
Przedstawienie szacunkowych kosztów
Zbierz i przedstaw podstawowe szacunki kosztów oraz harmonogramy wdrożenia. Wykorzystaj oferty dostawców i wyniki analizy, aby podać dokładne wartości. Uwzględnij zarówno koszty początkowe, jak i bieżące wydatki, a także sprawdź ceny programów księgowych, aby uzyskać bardziej szczegółowy obraz. Następnie przedstaw te dane w przejrzysty sposób, na przykład w tabeli lub na wykresie, aby ułatwić ich analizę.
Przedstawienie zwrotu z inwestycji i ryzyka
Przedstaw zwrot z inwestycji, wzrost efektywności oraz ryzyko związane z brakiem działania, aby przekonująco uzasadnić swoje argumenty. Wyjaśnij, w jaki sposób program pozwoli zaoszczędzić czas, usprawnić procesy, ograniczyć liczbę błędów lub zwiększyć produktywność.
Ponadto pamiętaj, aby podkreślić korzyści finansowe i operacyjne, a także potencjalne negatywne konsekwencje niewdrożenia oprogramowania, takie jak utrzymująca się nieefektywność lub ryzyko braku zgodności.
Zadaj następujące pytania:
- Jaki problem biznesowy zostanie rozwiązany?
- Jakie są ryzyka związane z niepodejmowaniem działań?
- Jakie są korzyści finansowe i operacyjne?
- Jak szybko możemy spodziewać się zwrotu z inwestycji (ROI)?
- Jakie są szacunkowe całkowite koszty i terminy?
Krok 5: Wdróż oprogramowanie księgowe i przygotuj użytkowników
Po uzyskaniu zgody możesz rozpocząć planowanie sprawnego procesu wdrożenia. Oto kilka wskazówek, które pomogą zapewnić jego powodzenie:
Przekazanie planu wdrożenia
Przekaż plan wdrożenia w jasny sposób wszystkim użytkownikom. Udostępnij harmonogramy, najważniejsze etapy oraz informacje o tym, co każdy członek zespołu musi zrobić, za pośrednictwem wiadomości e-mail, spotkań lub platform wewnętrznych. Ważne jest również utrzymywanie otwartej komunikacji, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją proces i pozostałe oczekiwania.
Wyznaczenie osób odpowiedzialnych wewnątrz firmy
Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnątrz firmy oraz osoby kontaktowe do spraw wdrożenia. Będą one odpowiadać na pytania i koordynować działania z dostawcą. Wybierz osoby, które znają oprogramowanie i potrafią rozwiązywać problemy, aby zapewnić płynniejsze przejście oraz wsparcie użytkownikom.
Zapewnienie szkoleń i korzystania z narzędzia
Upewnij się, że Twój zespół ukończy szkolenie i będzie konsekwentnie korzystać z narzędzia. Zaplanuj sesje szkoleniowe i zapewnij dostęp do takich materiałów jak webinaria lub poradniki.
Warto również zachęcać do regularnych spotkań kontrolnych, aby odpowiadać na pytania i monitorować postępy. Pamiętaj, że konsekwentne korzystanie z narzędzia pomaga zwiększyć efektywność i satysfakcję użytkowników końcowych.
Tworzenie pętli informacji zwrotnej
Twórz pętle informacji zwrotnej podczas wdrożenia, korzystając również z zasobów dostawcy. Większość nowych programów wymaga czasu na naukę. Zachęcaj użytkowników do dzielenia się swoimi doświadczeniami oraz zgłaszania napotkanych problemów, a następnie wykorzystuj te informacje do wprowadzania zmian i usprawniania procesu.
Ponadto współpracuj z dostawcą, aby rozwiązywać problemy techniczne lub optymalizować funkcje pod kątem lepszego wykorzystania.
Zadaj następujące pytania:
- Jaki jest plan zarządzania zmianą?
- Kto odpowiada za wdrożenie?
- Jak będziecie śledzić pierwsze sukcesy?
- Jakie materiały szkoleniowe są dostępne?
- Jak będziecie zbierać opinie użytkowników?
Co dalej:
Jeśli jesteś w trakcie poszukiwania oprogramowania księgowego, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby otrzymać rekomendacje.
Wypełnisz formularz i odbędziesz krótką rozmowę, podczas której doradcy szczegółowo omówią Twoje potrzeby. Następnie otrzymasz krótką listę programów do przeanalizowania. Otrzymasz również wsparcie podczas całego procesu zakupu, w tym przy negocjowaniu cen.
