Wszystko o hybrydowych systemach ERP (i dlaczego potrzebujesz takiego systemu)

Równoważenie kontroli operacyjnej ze strategiczną elastycznością nie jest łatwym zadaniem. Właśnie tutaj sprawdzają się hybrydowe systemy ERP. Łącząc niezawodną strukturę infrastruktury lokalnej z elastycznością i skalowalnością chmury, hybrydowy system ERP zapewnia rozwiązanie pośrednie, które wspiera rygorystyczną zgodność z przepisami i innowacyjność.

Czerpiąc z wieloletniego doświadczenia w doradzaniu przy wyborze systemów ERP, wyjaśnię, co wyróżnia systemy hybrydowe, dlaczego zyskują na popularności oraz jak przeprowadzić ich wdrożenie w przemyślany sposób. Jeśli szukasz przyszłościowego rozwiązania zgodnego z Twoimi celami finansowymi, ten przewodnik jest właśnie dla Ciebie.

Czym jest hybrydowy system ERP?

Hybrydowy system ERP to model wdrożenia, który łączy lokalne komponenty systemu ERP z modułami lub usługami opartymi na chmurze. Dzięki niemu możesz przechowywać krytyczne, często wrażliwe procesy na własnych serwerach, jednocześnie wykorzystując chmurę do obsługi takich funkcji jak analityka czy dostęp mobilny. 

Takie podejście pozwala dostosować podstawowe operacje do własnych potrzeb, a jednocześnie korzystać ze skalowalności i opłacalności oferowanych przez nowoczesne rozwiązania SaaS. 

Hybrydowe systemy ERP często dzieli się na dwa typy: dwupoziomowy system ERP oraz rozszerzony lokalny system ERP. Choć brzmią podobnie, różnice między nimi mają znaczenie, a ich zrozumienie jest kluczowe dla wyboru właściwej opcji dla Twojej firmy:

Oprócz różnych typów wdrożeń systemów ERP, podczas analizy hybrydowych rozwiązań ERP należy uwzględnić także dodatkowe porównania.

Hybrydowy system ERP a system ERP w chmurze

Hybrydowe systemy ERP różnią się od systemów ERP działających wyłącznie w chmurze, ponieważ umożliwiają hostowanie określonych obciążeń we własnej infrastrukturze. 

W przypadku systemu ERP w chmurze cały system jest hostowany i zarządzany poza siedzibą firmy przez dostawcę. Z kolei konfiguracja hybrydowego systemu ERP:

• Pozwala selektywnie wdrażać moduły chmurowe.
• Zapewnia większą kontrolę nad przechowywaniem danych i wymaganiami dotyczącymi zgodności.
• Umożliwia zachowanie inwestycji w istniejące oprogramowanie lokalne.

Systemy ERP działające wyłącznie w chmurze mogą oferować niższe koszty początkowe i prostsze aktualizacje, ale nie każda organizacja chce przenosić wszystkie procesy biznesowe do chmury. Podejście hybrydowe może być lepszym wyborem, jeśli model biznesowy firmy opiera się na ścisłym zarządzaniu danymi lub jeśli korzystasz z mocno dostosowanych starszych systemów, które chcesz zachować.

Hybrydowy system ERP a lokalny system ERP

Hybrydowy system ERP różni się także od w pełni lokalnego systemu ERP, ponieważ wzbogaca tradycyjną konfigurację o zalety chmury. Lokalny system ERP znajduje się w całości na wewnętrznych serwerach firmy i w dużej mierze korzysta z lokalnych zasobów w zakresie funkcjonalności i aktualizacji (jest to kluczowa zaleta lokalnego systemu ERP). Z kolei rozwiązania hybrydowe:

• Łączą funkcje lokalne z modułami chmurowymi, aby rozszerzyć możliwości systemu.
• Oferują płynny sposób testowania chmury lub stopniowej migracji do niej zamiast jednorazowego przenoszenia całego systemu.
• Pomagają uniknąć dużych inwestycji w sprzęt wymaganych przy rozbudowie systemów działających wyłącznie lokalnie.

Zamiast nieustannie modernizować wewnętrzną infrastrukturę sprzętową, dzięki opcji hybrydowej możesz łatwo skalować system z wykorzystaniem chmury, zachowując jednocześnie najważniejsze dane na miejscu.

Jak działają hybrydowe systemy ERP

Hybrydowe systemy ERP działają poprzez połączenie istniejącej infrastruktury z wybranymi usługami opartymi na chmurze w ramach jednego ekosystemu. Można to porównać do nałożenia modułów chmurowych na podstawowy lokalny system ERP, z wykorzystaniem punktów integracji zapewniających spójność danych i aktualizacje w czasie rzeczywistym. 

Oto uproszczony widok struktury hybrydowego systemu ERP:

1. Rdzeń lokalny: Hostujesz dane i procesy o krytycznym znaczeniu, takie jak raporty finansowe lub zastrzeżone procesy produkcyjne, na własnych serwerach.
2. Moduły chmurowe: Uzupełniasz podstawowy system o usługi chmurowe obsługujące funkcje ostatniej mili, takie jak zarządzanie dostawcami, analityka w czasie rzeczywistym lub wsparcie zespołów zdalnych.
3. Warstwa integracyjna: Zestaw konektorów, oprogramowania pośredniczącego lub interfejsów API, które synchronizują dane między środowiskami, zapewniając ich płynny przepływ.
4. Bezpieczeństwo i zgodność: Zespoły IT dbają o to, aby protokoły szyfrowania i uwierzytelniania były spójne w środowiskach lokalnych i chmurowych, spełniając wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych.

W praktyce wiele organizacji korzysta z hybrydowego systemu ERP jako etapu przejściowego w kierunku pełnego wdrożenia chmury. Możesz na przykład pozostawić starszy system księgowy lokalnie, jednocześnie testując oparty na chmurze moduł dystrybucji, aby ocenić, jak pasuje on do Twojego obiegu pracy.

Inni korzystają z niego aby pomóc zbudować spójny system zdolny do obsługi różnorodnych zadań biznesowych. Załóżmy, że zespół księgowy może polegać na lokalnych serwerach ze względów bezpieczeństwa, podczas gdy funkcje zakupowe lub magazynowe mogą być oparte na chmurze, aby umożliwić zdalny dostęp i koordynację z dostawcami w czasie rzeczywistym. Dzięki rozwiązaniu hybrydowemu spełnienie obu tych potrzeb jest w pełni możliwe. 

Author's Tip

Zanim podejmiesz decyzję, dokładnie zaplanuj, które obciążenia robocze chcesz przeprowadzić do chmury. Najlepsze wdrożenia hybrydowych systemów ERP opierają się na podejściu obejmującym poszczególne obciążenia robocze, koncentrując się na zapewnieniu powodzenia każdej funkcji — w chmurze lub lokalnie.

Przykłady zastosowania hybrydowego systemu ERP

Hybrydowe systemy ERP okazały się przydatne w wielu branżach, szczególnie w tych, które muszą spełniać wymogi regulacyjne lub korzystają ze specjalistycznych narzędzi lokalnych. Poniżej przedstawiono przykłady z praktyki pokazujące, jak podejście oparte na hybrydowym systemie ERP odpowiada na wyjątkowe realia operacyjne.

Produkcja

Środowiska produkcyjne stawiają wyjątkowo wysokie wymagania pod względem wydajności systemu ERP. Oprogramowanie ERP dla produkcji oferuje korzyści, takie jak pomoc w zarządzaniu zgodnością z przepisami i kontrolą jakości oraz zapewnienie ciągłej dostępności na hali produkcyjnej. Producenci potrzebują systemów, które są nie tylko wydajne, ale także stabilne, bezpieczne i elastyczne.

Dzięki hybrydowemu systemowi ERP sektory produkcyjne mogą: 

• Chronić kluczowe operacje, jednocześnie umożliwiając innowacje: Obejmuje to zachowanie starszych systemów lokalnych do sterowania halą produkcyjną i monitorowania maszyn, a jednocześnie dodanie narzędzi chmurowych do prognozowania, raportowania i planowania.
• Usprawniać współpracę w czasie rzeczywistym i zwiększać elastyczność łańcucha dostaw: Możesz na przykład łatwo umożliwić udostępnianie danych dostawcom i zespołom zdalnym za pomocą rozszerzeń chmurowych, a także udostępnić scentralizowane pulpity zapewniające wgląd w dane finansowe z wielu zakładów.
• Wspierać etapową modernizację i kontrolę kosztów: Umożliwia to stopniowe wdrażanie nowoczesnych narzędzi, takich jak planowanie popytu lub dostęp mobilny, przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka i nakładów inwestycyjnych dzięki modernizacji prowadzonej etapami.

SaaS

Tak, nawet organizacje SaaS mogą korzystać z modelu hybrydowego systemu ERP. Często pewne elementy ich działalności, takie jak dane klientów, rozliczenia subskrypcji lub specjalistyczne zadania związane ze zgodnością, muszą pozostać objęte ściślejszymi zabezpieczeniami lokalnymi. 

Tymczasem oparte na chmurze narzędzia analityczne i narzędzia do współpracy pomagają łączyć zespoły na całym świecie. Elastyczna konfiguracja hybrydowa może zapewnić zespołom SaaS natychmiastowe korzyści ze współpracy, jednocześnie gwarantując, że wrażliwe dane pozostaną w firmie.

Opieka zdrowotna i farmacja

Branże związane z opieką zdrowotną podlegają rygorystycznym zasadom ochrony danych i często potrzebują lokalnej kontroli na potrzeby zgodności z przepisami. Jednak możliwości chmury umożliwiają szybsze prowadzenie badań leków, usprawniają rejestrację pacjentów i zapewniają skuteczne rozwiązania telemedyczne. Hostując wrażliwe dane na lokalnych serwerach i korzystając z modułów chmurowych do szybkiej obsługi interakcji, możesz:

• Utrzymywać zgodność z przepisami dotyczącymi danych pacjentów lub danych farmaceutycznych.
• Skalować nowe funkcjonalności w różnych regionach.
• Wdrażać monitorowanie w czasie rzeczywistym i zaawansowaną analitykę przy minimalnej rozbudowie infrastruktury.

Korzyści z hybrydowych systemów ERP

Hybrydowe systemy ERP oferują szereg korzyści, które pomagają zachować elastyczność, konkurencyjność i efektywność kosztową. Chociaż żadna metoda wdrożenia nie jest idealna dla każdego, wielu dyrektorów finansowych docenia następujące zalety:

• Optymalizacja kosztów: Wykorzystując chmurę tam, gdzie ma to największy sens, możesz uniknąć znacznych wydatków na sprzęt. Niektóre firmy osiągają próg rentowności całkowitego kosztu posiadania w ciągu 24–30 miesięcy.
• Stopniowe wdrażanie chmury: Możesz dziś „wypróbować” ograniczone moduły chmurowe i z czasem rozszerzać ich wykorzystanie.
• Lepsza skalowalność: Jeśli potrzebujesz większej przestrzeni dyskowej lub mocy obliczeniowej, możesz zwiększać lub zmniejszać skalę konkretnych modułów chmurowych bez rekonfigurowania całego systemu lokalnego.
• Elastyczność regulacyjna: Możesz odizolować określone moduły, aby zapewnić ich zgodność z wymaganiami branżowymi lub regionalnymi, a następnie zaktualizować pozostałe elementy.
• Praca zdalna i dostęp mobilny: Zespoły pracujące zdalnie mogą bezpiecznie korzystać z chmurowych elementów systemu ERP, aby szybko wyszukiwać lub aktualizować dane.
• Wydłużenie życia starszych systemów: Jeśli nadal korzystasz z wydajnych lokalnych rozwiązań, hybrydowy system ERP zapewnia ich dalsze funkcjonowanie, jednocześnie umożliwiając selektywną modernizację.

Wyzwania związane z hybrydowymi systemami ERP

Podobnie jak każda znacząca inwestycja technologiczna, hybrydowe rozwiązania ERP również wiążą się z potencjalnymi wyzwaniami. Przed ostatecznym wdrożeniem należy uwzględnić następujące czynniki:

• Złożoność integracji: Zapewnienie bezproblemowej wymiany danych między modułami lokalnymi i chmurowymi może być skomplikowane. Może być konieczne zastosowanie oprogramowania pośredniczącego lub specjalistycznych interfejsów API.
• Spójność zabezpieczeń: Chociaż każdy moduł może być odpowiednio zabezpieczony, należy skoordynować protokoły bezpieczeństwa obowiązujące w całej firmie — zarówno na serwerach fizycznych, jak i w usługach chmurowych.
• Wyższe koszty początkowe: W porównaniu z modelem opartym wyłącznie na chmurze można ponieść większe wydatki początkowe na utrzymanie środowiska lokalnego, szczególnie jeśli modernizacja sprzętu jest już opóźniona.
• Większe wymagania konserwacyjne: Konieczne będzie zaspokojenie dwóch zestawów potrzeb systemowych — jednego dotyczącego środowiska lokalnego i drugiego chmury. Jeśli nie zostanie to odpowiednio zaplanowane, może nadmiernie obciążyć zasoby IT.
• Potencjalne luki integracyjne: Jeśli dostawca lub integrator nie zapewni skutecznej koordynacji, mogą pojawić się silosy danych lub rozbieżności w raportowaniu.

Wskazówka autora

Ograniczanie tych wyzwań zaczyna się od szczegółowego planowania i wdrażania etapami. Twórz projekty pilotażowe, które potwierdzą funkcjonalność każdego modułu przed dodaniem kolejnej warstwy złożoności.

Kiedy warto wdrożyć hybrydowe rozwiązanie ERP

Przed podjęciem decyzji ważne jest, aby ocenić, czy hybrydowy system ERP odpowiada priorytetom, budżetowi i celom strategicznym organizacji. Oto scenariusze, w których takie rozwiązanie sprawdzi się szczególnie dobrze:

1. Posiadasz istniejące inwestycje lokalne, które nadal działają efektywnie lub przechowują poufne dane, a jednocześnie chcesz korzystać z elastyczności modułów chmurowych.
2. Twoja branża lub region wymaga rygorystycznego przestrzegania standardów zgodności w przypadku określonych operacji, przez co rozwiązanie oparte wyłącznie na chmurze byłoby zbyt ryzykowne.
3. Chcesz mieć możliwość przetestowania chmury przed pełnym przejściem na to rozwiązanie.
4. Chcesz wybiórczo modernizować starsze systemy, szczególnie jeśli masz napięty harmonogram lub ograniczony budżet.
5. Zarządzasz lokalnymi spółkami zależnymi o odmiennych potrzebach w zakresie ERP, które jednocześnie wymagają spójnego nadzoru ze strony centrali.

Jeśli Twoja organizacja należy do którejkolwiek z tych kategorii, prawdopodobnie dysponuje już infrastrukturą i wewnętrznymi kompetencjami niezbędnymi do skutecznego zarządzania hybrydowym systemem ERP.

Wskazówki dotyczące wdrażania hybrydowego systemu ERP

Hybrydowy system ERP może zrewolucjonizować procesy, jeśli odpowiednio przygotujesz podstawy wdrożenia. Poniżej przedstawiamy sprawdzone zalecenia, które pomogą skutecznie przeprowadzić wdrożenie.

Planuj z wyprzedzeniem i odpowiednio wcześnie

Podobnie jak w przypadku każdego wdrożenia ERP, należy rozpocząć od właściwego przygotowania — a tym właściwym przygotowaniem jest planowanie. Oceny systemów, szacunki kosztów i strategiczne mapy drogowe stanowią fundament udanego wdrożenia ERP. 

Oto kilka kluczowych kwestii, które należy uwzględnić na etapie planowania:

• Przedstawienie przepływów danych między komponentami lokalnymi i chmurowymi.
• Powołanie komitetu sterującego, w którego skład wejdą przedstawiciele działu finansowego, IT oraz kierownicy działów.
• Ustalenie mierzalnych kamieni milowych sukcesu, takich jak zwiększenie szybkości przetwarzania lub oszczędności kosztów.

Pamiętaj, planowanie nie dotyczy wyłącznie technologii. Uwzględnij budżety, harmonogram, oceny ryzyka i mierzalne cele, takie jak ograniczenie ręcznego raportowania o 50% lub zmniejszenie nakładów związanych z integracją o 30%.

Przeprowadź analizę dostawców

Obok gromadzenia danych i planowania, analiza jest niezbędna do pomyślnego wdrożenia hybrydowego systemu ERP.

Na początek oceń zarówno dostawców rozwiązań chmurowych, jak i lokalnych, aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie hybrydowe. Szukaj dostawców o potwierdzonych możliwościach integracji, zapewniających solidne wsparcie oraz dysponujących planem rozwoju zgodnym z planami ekspansji Twojej organizacji. Jeśli Twoja organizacja korzysta ze specjalistycznych modułów, upewnij się, że dostawca oferuje je lub obsługuje je w formie hybrydowej.

Oto kilka kluczowych pytań, które warto sobie zadać: 

• Czy dostawca ma klientów referencyjnych korzystających z wdrożeń hybrydowych?
• Czy dostępne są specjalistyczne moduły zgodności z przepisami lub lokalne centra danych do przechowywania danych?
• Jak elastyczny jest model cenowy lub subskrypcyjny w przypadku częściowego korzystania z chmury?

Zapewnij ciągłe szkolenia

Wdrożenie nie kończy się w momencie uruchomienia systemu. Twój zespół będzie potrzebował stałej edukacji w zakresie systemów hybrydowych, również w trakcie korzystania z nich. Nawet najbardziej przyjazne dla użytkownika oprogramowanie nie zagwarantuje sprawnego wdrożenia, jeśli pracownicy nie będą zaznajomieni z nowymi procedurami pracy.

Oto uporządkowane podejście do szkoleń:

1. Warsztaty inauguracyjne: Przedstaw koncepcję hybrydowego systemu ERP i jego konkretne moduły.
2. Sesje dopasowane do ról: Organizuj osobne szkolenia dla działów księgowości, łańcucha dostaw, HR itd., koncentrując się na sposobie korzystania przez nie z nowego systemu.
3. Ćwiczenia praktyczne: Zachęcaj zespoły do przeprowadzania próbnych transakcji, generowania przykładowych raportów lub rozwiązywania problemów z danymi testowymi.
4. Ciągłe pętle informacji zwrotnej: Zbieraj pytania i wyzwania. Dokumentuj najlepsze praktyki i wskazówki dla nowych pracowników.

W praktyce pracownicy doceniają krótkie, ukierunkowane sesje edukacyjne bardziej niż długie, jednorazowe seminaria. Połączenie sesji na żywo i nagranych materiałów wideo jest często idealnym rozwiązaniem w przypadku rozproszonych zespołów.

Podsumowanie

Wykorzystując elastyczność i kontrolę oferowane przez hybrydowy system ERP, przygotowujesz swoją organizację na stabilny rozwój i odporność. 

Niezależnie od tego, czy migrujesz ze starszego systemu, czy analizujesz najnowsze innowacje chmurowe, starannie zaplanowane wdrożenie hybrydowego systemu ERP może połączyć najlepsze cechy obu rozwiązań — pomóc obniżyć koszty, spełnić wymagania dotyczące zgodności z przepisami i skalować działalność we własnym tempie.

Co dalej?

Jeśli ten poradnik okazał się przydatny, mamy więcej podobnych materiałów. Zapisz się do biuletynu The CFO Club, aby otrzymywać praktyczne informacje na temat przywództwa finansowego, strategii zgodności z przepisami oraz narzędzi, które ułatwiają zamykanie okresów księgowych.