10 sposobów na usprawnienie zamknięcia miesiąca & błędy, których należy unikać

Ograniczone zasoby, brak standaryzacji procesów, ręczne obejścia, słaba koordynacja, niedokładność danych… brzmi znajomo? Nie jesteś sam. To właśnie te czynniki sprawiają, że zamknięcie miesiąca jest prawdziwą udręką…

Omówiliśmy już, jak stworzyć na bieżąco aktualizowaną listę kontrolną zamknięcia miesiąca, dlatego chciałem skupić się na dziesięciu innych sposobach na trwałe usprawnienie zamknięcia miesiąca — bez chodzenia na skróty.

1. Utwórz i udostępnij listę kontrolną lub kalendarz zamknięcia miesiąca  

Brzmi oczywiście, ale takie nie jest. Słaba koordynacja zamknięcia miesiąca stanowi wyzwanie nawet w najlepszych okolicznościach. Sprawne przeprowadzenie wszystkich procesów związanych z zamknięciem miesiąca wymaga precyzyjnej i terminowej koordynacji oraz organizacji. 

Jako osoba, która kierowała zespołami księgowości i sprawozdawczości finansowej, mogę powiedzieć tylko tyle: gdybym dostawał błyszczącą monetę za każdym razem, gdy musiałem wysyłać przypomnienia o pominiętych terminach i zadaniach — sami wiecie. 

Na szczęście można to naprawić. 

Kalendarze zamknięcia miesiąca są niezbędne, niezależnie od tego, czy mają formę listy kontrolnej, Kalendarza Google, czy automatycznego przypomnienia będącego częścią szerszego oprogramowania księgowego. Zrób to:

• Utwórz kalendarz, który można łatwo aktualizować
• Dodaj zadania związane z zamknięciem miesiąca
• Ustal terminy realizacji
• Zaproś osoby odpowiedzialne za zadania
• Zautomatyzuj przypomnienia

Dzięki temu zobowiązujesz dział zobowiązań (AP), dział należności (AR), zespół sprawozdawczości finansowej i wszystkie inne zaangażowane osoby do odpowiedzialności, zwiększasz ich produktywność i zapewniasz wszystkim dostęp do tych samych informacji pod koniec miesiąca. Oszczędza to wszystkim mnóstwo czasu i frustracji. 

Author's Tip

Zautomatyzuj przypomnienia o nadchodzących zadaniach, aby wcześniej uprzedzić osoby odpowiedzialne.

2. Wdróż oparte na chmurze oprogramowanie księgowe do automatyzacji

Procesy ręczne i obejścia są czasochłonne. Oparte na chmurze księgowość oraz automatyzacja funkcji takich jak AP i AR umożliwiają członkom zespołu pracę z dowolnego miejsca, zwiększając elastyczność i efektywność oraz ograniczając pracę ręczną i liczbę błędów. Oznacza to usprawnienie zadań, oszczędność czasu i możliwość wykonywania przez członków zespołu zadań o większej wartości.

Usprawnienie procesu zamknięcia miesiąca za pomocą opartego na chmurze oprogramowania księgowego zapewnia następujące korzyści:

• Szybkie i dokładne wprowadzanie danych
• Uproszczone uzgadnianie kont
• Łatwe generowanie raportów
• Zautomatyzowane zadania i przypomnienia
• Dane w czasie rzeczywistym
• Scentralizowane dane finansowe
• Zdalny dostęp
• Integracja z innymi systemami

3. Zachęcaj do większej współpracy z innymi zespołami

Słaba koordynacja działań spowalnia proces zamknięcia miesiąca i zmniejsza efektywność wykorzystania zasobów. Większa współpraca między działami ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego zamknięcia miesiąca. Wyniki pracy Twojego zespołu zależą od współpracy z innymi jednostkami funkcjonalnymi oraz zewnętrznymi organami regulacyjnymi, dostawcami lub sprzedawcami. 

Gdy wszyscy są zgodni, pracują nad wspólnymi celami i są informowani o postępach procesu zamknięcia, pomaga to zespołowi szybko rozwiązywać problemy i minimalizować opóźnienia pod koniec każdego miesiąca. Zrób to:

• Ustal jasne zasady komunikacji
• Zachęcaj do większej współpracy między działami i innymi stronami 
• Zachęcaj do regularnych spotkań lub kontroli postępów

Author's Tip

Zapraszanie innych do wyrażania opinii zwiększa ich zaangażowanie i przyspiesza przepływ informacji.

4. Przeprowadzaj przeglądy procesu zamknięcia miesiąca

Jeśli procesy księgowe na koniec miesiąca nie działają zgodnie z oczekiwaniami lub są nieaktualne, musisz zidentyfikować obszary wymagające poprawy i na nowo opracować cały proces zamknięcia miesiąca. Zrób to:

• Poświęć czas po każdym okresie obrachunkowym na ocenę skuteczności wdrożonych strategii
• Zidentyfikuj wszelkie niedociągnięcia lub przeoczenia 
• Przejrzyj udokumentowane procesy 
• Zbierz opinie członków zespołu lub innych osób zaangażowanych w proces 
• Na podstawie zebranych opinii wprowadź niezbędne zmiany, aby usprawnić procesy

Author's Tip

Analiza porównawcza pomaga również porównać proces zamknięcia z najlepszymi praktykami stosowanymi w branży.

5. Ustanów jasne i ustandaryzowane przepływy pracy

Nieustandaryzowane przepływy pracy mogą powodować niespójności i zwiększać ryzyko błędów w procesie zamknięcia miesiąca. Usprawnienie przepływów pracy w księgowości ma kluczowe znaczenie, jeśli zależy Ci na bardziej efektywnym zamknięciu miesiąca. 

Kolejnym elementem usprawniania zamknięcia miesiąca jest zabezpieczenie danych, zapewnienie spójności i poprawa komunikacji w celu wyeliminowania silosów i niejednoznaczności, ograniczenia powielania działań oraz zwiększenia ogólnej efektywności. Zrób to:

• Przejrzyj wszystkie istniejące procesy 
• Zidentyfikuj zadania, które można bezpiecznie wyeliminować lub zmodyfikować, aby zaoszczędzić czas i wysiłek 
• Zoptymalizuj przepływy pracy, aby wyeliminować wąskie gardła i zwiększyć efektywność 
• Ustandaryzuj procedury 
• Udokumentuj i udostępnij wszystkie etapy przepływu pracy, zakresy odpowiedzialności i terminy 

Author's Tip

Co roku przeglądaj księgowe przepływy pracy związane z końcem miesiąca, aby zwiększać efektywność.

6. Inwestuj w szkolenia i rozwój pracowników

Brak odpowiednich umiejętności lub wiedzy może prowadzić do problemów z obsadą, które wpływają na zamknięcie miesiąca. Inwestowanie w szkolenia i rozwój pracowników ma kluczowe znaczenie dla usprawnienia procesu zamknięcia miesiąca. Dobrze wyszkoleni i kompetentni pracownicy działają wydajniej i mogą skutecznie przyczyniać się do realizacji procesu zamknięcia. 

Inwestowanie w szkolenia i rozwój zespołu zapewnia jego członkom umiejętności i wiedzę niezbędne do skutecznego usprawnienia procesu zamknięcia miesiąca, a także pokazuje im, że ich praca ma znaczenie. Zrób to:

• Upewnij się, że zespół finansowy jest przeszkolony i biegle posługuje się oprogramowaniem księgowym
• Zapewnij mu dostęp do narzędzi do raportowania i innych narzędzi automatyzacji, aby pomóc innym i sobie w pełni wykorzystywać system księgowy 
• Upewnij się, że zespół zna aktualne zasady rachunkowości i najlepsze praktyki, aby mieć solidne podstawy do dokładnego i efektywnego wykonywania zadań 

7. Usprawnij uzgodnienia 

Uzgadnianie kont jest niezbędnym elementem procesu zamknięcia miesiąca, ale ręczne uzgadnianie może być czasochłonne i podatne na błędy. Jest również wyjątkowo nudne, prowadzi do wypalenia zespołu, zwiększonej frustracji i większej rotacji pracowników. 

Zautomatyzowany i usprawniony proces uzgadniania może znacząco poprawić wydajność i dokładność. W tym celu: 

• Wykorzystuj narzędzia, które automatycznie dopasowują transakcje 
• Identyfikuj rozbieżności i wyróżniaj wyjątki, aby ograniczyć czas i wysiłek oraz zapewnić dokładność i kompletność 
• Priorytetyzuj konta o wysokim ryzyku lub dużym wpływie podczas uzgadniania. Nie wszystkie konta wymagają takiego samego poziomu kontroli podczas procesu zamknięcia miesiąca 
• Ustal jasne wytyczne i procedury dotyczące uzgadniania 
• Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu stosują ustandaryzowane podejście, aby ograniczyć błędy i niespójności oraz poprawić dokładność 

8. Popraw jakość i integralność danych

Jakość i integralność danych mają kluczowe znaczenie dla dokładności dokumentacji finansowej, podejmowania decyzji oraz ustalania i dokładnego analizowania wskaźników wzrostu. Zapewniając, że dane są czyste, kompletne i spójne, Twój zespół może usprawnić proces zamknięcia miesiąca oraz uniknąć opóźnień i błędów.

Poprawa jakości i integralności danych pomaga zespołowi usprawnić proces zamknięcia miesiąca i zapewnić dokładną sprawozdawczość finansową. W tym celu:

• Wprowadź kontrole poprawności danych, aby identyfikować i korygować błędy lub niespójności we wprowadzanych danych 
• Wykorzystuj narzędzia do automatyzacji, które sprawdzają dane względem zdefiniowanych wcześniej reguł i wyróżniają wszelkie rozbieżności 
• Regularnie oczyszczaj i aktualizuj dane, aby zachować ich integralność 
• Identyfikuj i usuwaj zduplikowane, nieaktualne lub nieistotne dane 

Author's Tip

Zaangażuj w ten proces innych ekspertów merytorycznych, aby zweryfikować i poprawić jakość danych.

9. Wprowadź ciągłe monitorowanie i audyt

Nieaktualne procesy i praktyki prowadzą do słabych wyników. Ciągłe monitorowanie i audyt mogą znacząco usprawnić proces zamknięcia miesiąca, umożliwiając wczesne wykrywanie błędów i rozbieżności. 

W tym celu:

• Wykorzystuj technologię do monitorowania transakcji i kont w czasie rzeczywistym 
• Wprowadź automatyczne alerty i powiadomienia, które wyróżniają potencjalne błędy lub rozbieżności 
• Przeprowadzaj regularne audyty wewnętrzne, aby zapewnić zgodność ze standardami rachunkowości i wymogami regulacyjnymi 

10. Oceń i ponownie przydziel zasoby 

Proces zamknięcia miesiąca nie jest nowy ani specyficzny dla Twojej firmy, ale Twoje zasoby mogą być unikalne. Upewnienie się, że każda osoba pełni odpowiednią rolę, ogranicza zmęczenie, nudę i rotację pracowników, a jednocześnie zwiększa produktywność, satysfakcję z pracy, odpowiedzialność i zaangażowanie w wykonywane zadania.

Raz w roku należy przyjrzeć się strukturze działu, a następnie ponownie ocenić i przydzielić zasoby, aby upewnić się, że konkretne zadania wykonują najlepiej dopasowane do nich osoby. 

Oceń następujące elementy: 

• Wykształcenie i szkolenia
• Umiejętności i kompetencje
• Obszary zainteresowań
• Cele zawodowe
• Satysfakcję z pracy
• Indywidualne wyniki

5 strategii, które nie działają

Skupianie się wyłącznie na sposobach skrócenia czasu potrzebnego na wykonanie pracy może prowadzić do niezamierzonych skutków, takich jak pomijanie kroków, niezadowolenie pracowników i przeciążone zespoły. Oto pięć strategii, które po prostu nie sprawdzają się w usprawnianiu procesu zamknięcia miesiąca.

Pomijanie lub łączenie kroków

Pomijanie kroków związanych z zamknięciem miesiąca lub ich łączenie może wydawać się kuszące. Problem polega na tym, że gdy tak robisz, prawdopodobnie wydarzy się coś z poniższych rzeczy:

• Coś ważnego zostanie pominięte
• Wystąpią kosztowne błędy
• Sprawozdania finansowe okażą się nieprawidłowe
• Ty i inne osoby będziecie musieli wykonać podwójną pracę na późniejszym etapie

Pamiętaj, że poszczególne kroki procesu prawdopodobnie zostały wprowadzone z konkretnego powodu. Zanim arbitralnie wprowadzisz zmiany, dokładnie przeanalizuj każdy krok, aby ustalić, dlaczego może być potrzebny lub nie, a następnie omów to z dyrektorem finansowym i innymi osobami, których dotyczy ta zmiana.

Wielozadaniowość jako sposób na kompensowanie nieefektywności

Zespoły księgowe są często błędnie postrzegane jako centra kosztów i oczekuje się od nich wykonywania wielu zadań jednocześnie oraz osiągania większych rezultatów przy mniejszych zasobach. Należy docenić istotny wkład tych kluczowych zasobów i zapewnić im wszystko, czego potrzebują, aby terminowo wykonywać swoją pracę.

Zamiast wykorzystywać wielozadaniowość do kompensowania nieefektywności, zadbaj o to, aby zespoły księgowe miały narzędzia zwiększające ich efektywność, zamiast wymagać od nich cięższej pracy i zwiększać wypalenie zawodowe pracowników. 

Zamknięcie miesiąca może być wyczerpujące, jeśli wszystko nie jest odpowiednio zorganizowane, dlatego pamiętaj, aby dostosować naliczenia urlopowe, aby dać zespołowi czas na odpoczynek przed rozpoczęciem kolejnego cyklu.

Mikrozarządzanie w celu przyspieszenia pracy

Mikrozarządzanie to kolejny błąd, który zbyt często obserwowałem i którego sam doświadczałem w działach księgowych. Choć uważniejsze monitorowanie pracowników może sprawiać wrażenie, że masz większą kontrolę nad procesem zamknięcia miesiąca, w rzeczywistości przynosi odwrotny skutek.

Zaufaj, że zatrudniłeś właściwe osoby, dysponujące odpowiednimi umiejętnościami i kompetencjami, a następnie po prostu zapewnij im informacje i narzędzia potrzebne do osiągania najlepszych wyników.

Niepozyskiwanie opinii w celu zaoszczędzenia czasu

Może się wydawać, że oczekiwanie na informacje zwrotne od innych zespołów lub interesariuszy spowalnia proces zamknięcia miesiąca; choć początkowo może tak być, w dłuższej perspektywie informacje zwrotne i akceptacja ze strony innych obszarów firmy pomagają usprawniać procesy, ponieważ zapewniają wszystkie informacje finansowe potrzebne do podejmowania lepszych decyzji.

Porozmawiaj z innymi interesariuszami i ekspertami merytorycznymi o tym, dlaczego potrzebujesz określonych informacji, upewnij się, że rzeczywiście są zaangażowani, a następnie poproś ich o pomoc w usprawnianiu procesów.

Nieanalizowanie wyników

Koniec miesiąca to dla większości zespołów księgowych wyczerpujący okres. Gdy wszystko jest już zakończone, szczegółowa analiza wszystkich wyników może być ostatnią rzeczą, na którą masz ochotę. Ale właśnie w tym rzecz: jest to ważny krok w usprawnianiu kompleksowych procesów i osiąganiu lepszych wyników w przyszłości — dlatego nie wykonując go, tworzysz dla siebie więcej pracy.

Poświęć czas na przeanalizowanie wyników zamknięcia miesiąca i raportów finansowych. Przyniesie to korzyści Twojemu zespołowi, umożliwiając szybsze identyfikowanie problemów i doskonalenie jego umiejętności przed kolejnym miesiącem. Zapewni również całej firmie informacje potrzebne do szybszego podejmowania lepszych decyzji biznesowych.

Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o cyklu księgowym

Bycie skutecznym liderem zespołu księgowego oznacza coś więcej niż tylko mechaniczne wykonywanie zadań związanych z zamknięciem miesiąca. Może to być obciążające, ale to Ty musisz wziąć to na siebie.

Chcesz rozwijać swoje umiejętności jako lider zespołu księgowego? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, poradniki i informacje od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.