Wdrożenie nowego systemu ERP może być ogromnym przedsięwzięciem dla firmy dowolnej wielkości. Cały proces może trwać wiele miesięcy, koszty początkowe są znaczące, a z wdrożeniem wiąże się szereg ryzyk wdrożenia systemu ERP.
Jednak fakt, że niemal połowa wszystkich firm na świecie korzysta z jakiejś formy rozwiązania ERP, dowodzi, że jeśli uda się zarządzać tymi ryzykami, wysiłek prawdopodobnie będzie tego wart.
11 ryzyk związanych z wdrożeniem systemu ERP
Pierwszym krokiem do ograniczenia wpływu tych czynników ryzyka jest ich zrozumienie. Daje to najlepszą możliwość całkowitego ich uniknięcia lub poznania sposobu radzenia sobie z nimi, jeśli jednak wystąpią:
1. Koszty wdrożenia
Nie da się tego obejść; wdrożenie systemu ERP jest kosztowne.
Stanowi to ryzyko z dość oczywistych powodów. Jeśli projekt będzie niewłaściwie zarządzany, istnieje ryzyko przekroczenia budżetu lub przeznaczenia dużej ilości kapitału na wdrożenie systemu ERP, które nie zapewni wystarczającego zwrotu z inwestycji.
Dlaczego
Ryzyko to występuje, gdy nie ma jasno określonego zakresu wdrożenia. Wdrożenie systemu ERP oparte na niejasnych założeniach dotyczących „efektywności” może skutkować systemem, który nie zostanie dostosowany tak, aby zapewnić wystarczający zwrot z inwestycji w konkretnych przypadkach użycia firmy, lub chaotycznym procesem wdrożenia, który będzie kosztował znacznie więcej, niż planowano. W najgorszym przypadku może to doprowadzić do powstania „białego słonia” — projektu stanowiącego znaczne marnotrawstwo zasobów.
Kto odpowiada
- Kierownicy projektu
- Dyrektor będący sponsorem projektu
- Partnerzy wdrożeniowi
Jak tego uniknąć
Stworzenie jasnego planu pokazującego, w jaki sposób nowy system zwiększy efektywność i przyczyni się do rozwoju, pozwoli na lepsze dopasowanie dostosowań oraz pomoże uniknąć rozszerzania zakresu i gwałtownego wzrostu kosztów.
Aby uniknąć ryzyka, że system ERP stanie się ogromnym marnotrawstwem zasobów, należy dopilnować, by projekt miał jasno określony zakres i koszty przed rozpoczęciem wdrożenia.
Jak to naprawić
Jeśli koszty zaczną przekraczać budżet, kierownicy projektu muszą interweniować. Może to oznaczać ponowną ocenę zakresu projektu, renegocjację umowy z dostawcą oprogramowania ERP lub przejście na wdrożenie etapowe rozłożone w dłuższym czasie.
2. Harmonogram wdrożenia
Choć koszty wdrożenia wymagają uważnego zarządzania, równie ważny jest harmonogram. Małe i średnie przedsiębiorstwa zazwyczaj potrzebują 3–9 miesięcy na wdrożenie systemu ERP, podczas gdy firmy międzynarodowe mogą poświęcić na jego ukończenie kilka lat.
Nie tylko koszty rosną wraz z wydłużaniem się tego procesu, ale zwiększa się również ryzyko, że projekt utknie w miejscu, osłabnie poparcie kadry kierowniczej lub wdrożenie zakończy się całkowitym niepowodzeniem.
Dlaczego
Podobnie jak ryzyko przekroczenia kosztów, opóźnienia w harmonogramie wynikają również z niedociągnięć w początkowym zakresie projektu i bieżącym zarządzaniu projektem.
Kto odpowiada
- Kierownicy projektu
- Partnerzy wdrożeniowi
Jak tego uniknąć
Początkowa mapa drogowa wdrożenia musi być szczegółowa i dobrze zaplanowana, aby uniknąć tego ryzyka. Należy regularnie organizować spotkania w celu analizowania postępów w odniesieniu do planu, a mapa drogowa powinna zawierać wiele celów pośrednich.
Jak to naprawić
Jeśli kluczowe cele pośrednie nie są osiągane, kierownicy projektu i członkowie zespołu projektowego muszą podjąć decyzję dotyczącą priorytetów.
- Czy dopuszczalne jest wydłużenie harmonogramu?
- Jeśli tak, jaki jest dopuszczalny zakres i maksymalny czas, o jaki można wydłużyć projekt?
- Jeśli nie, jakie zmiany należy wprowadzić w realizacji, aby dostosować ją do pierwotnego harmonogramu?
3. Rozszerzanie zakresu dostosowywania
Jednym z podstawowych elementów systemu ERP jest możliwość dostosowania systemu do konkretnych potrzeb firmy. Łatwo dać się ponieść tworzeniu w pełni spersonalizowanej platformy programowej, ale może to być główny czynnik powodujący dwa pierwsze wymienione przez nas ryzyka.
Kto odpowiada
- Zespół wdrożeniowy
- Kierownicy projektu
- Kierownicy ds. zmian
Have an account? Log In
Jak tego uniknąć
Systemy ERP są wyposażone w gotowe moduły, które mają własne procesy. Osoby podejmujące decyzje muszą dokładnie rozważyć, czy dostosowanie jest w 100% konieczne, czy też w dłuższej perspektywie bardziej sensowne będzie dostosowanie procesu biznesowego do systemu ERP.
Ograniczenie dostosowań pomoże zmniejszyć zarówno koszty początkowe, jak i bieżące.
Jak to naprawić
Zbyt duży zakres dostosowań może być główną przyczyną przekroczenia kosztów i terminów. Jeśli zostanie to stwierdzone, zespoły projektowe powinny ponownie ocenić, czy planowane dostosowania można zastąpić gotowymi modułami ERP.
W zależności od przewidywanych bieżących kosztów utrzymania i wsparcia dostosowań warto nawet rozważyć zastąpienie już dostosowanych modułów gotowymi rozwiązaniami.
4. Niedoszacowanie bieżących kosztów
Problemy pojawiające się w sposób ciągły często wynikają ze sposobu, w jaki system ERP został pierwotnie wdrożony. Jednym z takich potencjalnych problemów jest całkowity koszt, ponieważ koszty wdrożenia stanowią tylko jeden z elementów całkowitego kosztu systemu ERP.
Średnie bieżące koszty systemu ERP w okresie pięciu lat mogą wynosić około $9,000 na użytkownika. Jest to znaczna kwota ponoszona w sposób ciągły, a brak odpowiedniego zaplanowania kosztów na etapie wdrożenia może stworzyć długoterminowe obciążenie dla finansów firmy.
Dlaczego
Nawet jeśli projekt wdrożenia systemu ERP jest bardzo dobrze zarządzany pod względem budżetu i harmonogramu, łatwo przeoczyć bieżące koszty.
Na przykład niektóre wdrożenia mogą wymagać stałego wsparcia zewnętrznych konsultantów, a systemy o wysokim stopniu dostosowania mogą generować znaczną ilość długu technicznego, którym trzeba będzie nieustannie zarządzać.
Kto odpowiada
- Główny sponsor projektu
- Partnerzy wdrożeniowi
- Zespół wdrożeniowy
Jak tego uniknąć
Liderzy projektu muszą uwzględnić całkowity koszt projektu. Nie powinien on ograniczać się do początkowych kosztów wdrożenia, lecz obejmować również wpływ różnych opcji na złożoność i koszt systemu w dłuższej perspektywie.
Jak to naprawić
Jeśli bieżące koszty systemu ERP stają się niemożliwe do udźwignięcia, należy wprowadzić zmiany. Mogą one polegać na przeniesieniu dostosowanych modułów do gotowych modułów, usunięciu rzadko używanych integracji lub renegocjacji umów z dostawcą systemu ERP.
5. Problemy z migracją danych
Jedną z kluczowych korzyści z wdrożenia systemu ERP jest możliwość skonsolidowania różnych programów na jednej platformie; wiąże się z tym konieczność przeniesienia danych z jednego systemu do drugiego. Ten proces migracji stwarza ryzyko utraty lub uszkodzenia danych albo przypadkowej niezgodności z przepisami dotyczącymi danych (np. CCPA, GDPR).
Dlaczego
Za każdym razem, gdy dane są przenoszone z jednego miejsca do drugiego, istnieje ryzyko, że parametry użyte w pierwotnym zbiorze danych nie będą odpowiadać nowej bazie danych. Może to skutkować problemami, takimi jak niekompletne dane lub zarchiwizowane dane, które nie zostały rozdzielone według kategorii (na przykład dane byłych pracowników).
Kto odpowiada
- Dostawca systemu ERP
- Konsultanci zewnętrzni
Jak tego uniknąć
Warto odpowiednio wcześnie poświęcić czas na oczyszczenie danych w ich pierwotnym źródle. Usunięcie zbędnych danych, ujednolicenie kategorii i scalenie duplikatów może poprawić ogólną jakość danych firmy, a także ułatwić dopasowanie nowego systemu do danych podczas migracji.
Wiele firm korzysta obecnie również ze sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, aby pomóc w automatyzacji mapowania danych i przewidywaniu potencjalnych problemów z transferem danych, zanim się pojawią.
Jak to naprawić
Jeśli transfer danych nie powiedzie się lub będzie wymagał zbyt dużej ręcznej ingerencji w celu naprawy, konieczne może być ponowne rozpoczęcie procesu. Wiem, że to frustrujące, ale gdy problem zostanie wskazany, zespoły wdrożeniowe mogą wrócić do pierwotnego źródła danych i poprawić je tak, aby odpowiadały wymaganiom sprawnej migracji danych.
6. Zależność od dostawcy
Korzystanie z wielu platform programowych w firmie wiąże się z nieefektywnością w porównaniu z używaniem jednego systemu ERP. Jednak taka dywersyfikacja oznacza również, że awaria dostawcy lub spadek jakości wpłynie jedynie na jednostkę biznesową albo obszar korzystający z danego oprogramowania.
W przypadku systemu ERP firma staje się zależna od dostawcy w zakresie planowania działalności przedsiębiorstwa. Stanowi to ryzyko, jeśli dostawca nie będzie w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań zgodnie z oczekiwaniami, i jest szczególnie istotne w przypadku systemów ERP opartych na chmurze bez lokalnej kopii zapasowej.
Dlaczego
Zależność od dostawcy różni się od pozostałych zagrożeń na tej liście — jest cechą, a nie błędem. Konsolidacja platform programowych na jednej platformie może zapewnić znaczną poprawę efektywności, a jednym z kompromisów jest zwiększona zależność od tego dostawcy.
Kto odpowiada
- Osoba z kadry kierowniczej będąca sponsorem projektu
- Komitet sterujący
Jak tego uniknąć
Nie da się tego całkowicie uniknąć, ale można ograniczyć związane z tym ryzyko. Przed podjęciem zobowiązania wobec dostawcy kadra kierownicza wyższego szczebla i kierownicy projektu powinni przeprowadzić szczegółowe badanie weryfikacyjne, aby upewnić się, że wybierają właściwego partnera w zakresie oprogramowania.
Analiza powinna uwzględniać stabilność finansową dostawcy, jego strukturę korporacyjną, pozycję na rynku oraz postanowienia umowne SLA dotyczące bieżącego dostarczania produktu i wsparcia.
Jak to naprawić
Jeśli pojawiają się obawy dotyczące relacji z dostawcą, kluczowe znaczenie ma proaktywne podejście. Należy regularnie przeprowadzać oceny dostawcy, a zespoły ds. zarządzania ryzykiem powinny mieć przygotowane plany zabezpieczenia danych firmy i zapewnienia ciągłości usług na wypadek wystąpienia poważnych problemów ze zdolnością dostawcy do realizacji zobowiązań.
Najlepsze systemy ERP, jakie znaleźliśmy
Nasz zespół zawodowo analizuje systemy finansowe. W ramach tego procesu wyłoniliśmy następujące najlepsze systemy ERP:
7. Opór wobec zmian procesów
Wdrożenie systemu ERP nie dotyczy wyłącznie oprogramowania. Dotyczy również ludzi. Nawet bezbłędna transformacja z technicznego punktu widzenia może zakończyć się niepowodzeniem, jeśli użytkownicy końcowi nie zaakceptują zmiany. Nowy system ERP prawdopodobnie oznacza nowy zestaw procesów i obiegów pracy, a także ryzyko sprzeciwu ze strony pracowników — jak również rzeczywistych błędów popełnianych w miarę poznawania nowych metod.
Dlaczego
Zmiana organizacyjna zawsze stanowi wyzwanie. Korzystanie z nowego oprogramowania może w krótkim okresie obniżyć efektywność, ponieważ pracownicy czasami potrzebują więcej czasu lub popełniają więcej błędów niż w starym systemie. Oczywiście z czasem można to przezwyciężyć, ale należy oczekiwać, że na początkowych etapach niektórzy członkowie personelu mogą opierać się zmianie.
Kto odpowiada
- Zespół ds. zarządzania zmianą
Jak tego uniknąć
Zespół zarządzania zmianą istnieje po to, aby ograniczyć wpływ tego ryzyka. Wdrożenie kompleksowego planu zarządzania zmianą (w połączeniu z intensywną komunikacją, szkoleniami i wsparciem) może pomóc podkreślić długoterminowe korzyści płynące z nowego systemu ERP oraz usprawnić proces przejściowy.
Jak to naprawić
W przypadku napotkania oporu wobec zmian zespoły zarządzania zmianą muszą ocenić, skąd ten opór się bierze. Czy wynika z braku szkoleń dotyczących nowego systemu, przez co użytkownikom trudno się po nim poruszać? Czy jest skutkiem niezrozumienia długoterminowych korzyści płynących z nowego systemu ERP? Dotarcie do pierwotnej przyczyny problemu pozwala zająć się nim w jasny i przejrzysty sposób.
8. Brak poparcia kierownictwa
Pomyślne wdrożenie systemu ERP wymaga współpracy wielu interesariuszy w całej firmie. Potrzeby działów HR, inżynierii, finansów, logistyki, sprzedaży, marketingu i wszystkich pozostałych obszarów działalności muszą zostać uwzględnione, aby zapewnić jak najlepsze dopasowanie systemu ERP do potrzeb firmy.
Aby to osiągnąć, projekt potrzebuje poparcia osób zarządzających każdym z tych obszarów. Bez takiego zaangażowania projekt może spaść na dalszy plan w danej jednostce biznesowej, powodując opóźnienie lub wykolejenie wdrożenia systemu ERP.
Dlaczego
Osoby zarządzające nie są odporne na opór wobec zmian. Mogą mieć inne priorytety i wiele obowiązków, mogą nie dostrzegać korzyści dla swojego działu lub mogą nie rozumieć, dlaczego wdrożenie jest realizowane.
Kto odpowiada
- Osoba z kadry kierowniczej będąca sponsorem projektu
Jak tego uniknąć
Poparcie kadry wyższego szczebla powinno zostać uzyskane przed rozpoczęciem projektu. Sponsor projektu jest w najlepszej pozycji, aby to osiągnąć, przy wsparciu pozostałych członków zespołu zarządzającego projektem.
Podkreślenie długoterminowych korzyści dla całej firmy — przy jednoczesnym wyjaśnieniu korzyści dla każdego konkretnego działu — może pomóc uzyskać poparcie dla tej wizji. Powinno temu towarzyszyć szczere omówienie potencjalnych krótkoterminowych niedogodności, które mogą pojawić się w okresie przejściowym.
Jak to naprawić
Jeśli projekt zacznie tracić poparcie liderów wyższego szczebla, sponsorzy projektu i zespół zarządzający projektem powinni przyjąć przejrzyste podejście do komunikacji z nimi.
Należy wysłuchać ich obaw, omówić plany ich rozwiązania i stworzyć plan działania umożliwiający osiągnięcie pierwotnych celów wdrożenia systemu ERP. W końcu jeśli osoby decyzyjne powiedzą „nie”, projekt nie będzie mógł zostać zrealizowany.
9. Ryzyko związane ze zgodnością i regulacjami
Bezpieczeństwo danych zyskało w ostatnich latach znacznie większe znaczenie, co doprowadziło do powstania szerokiego zakresu ram prawnych i regulacyjnych, z którymi firmy muszą zachować zgodność. Podczas przenoszenia danych z jednego systemu do drugiego istnieje ryzyko, że część z nich będzie przetwarzana w sposób niezgodny z tymi regulacjami.
Dlaczego
System ERP może zastępować wiele różnych systemów. Oznacza to, że jedna platforma musi spełniać wymogi różnych regulacji obowiązujących w poszczególnych jednostkach biznesowych, a także w różnych jurysdykcjach prawnych.
Przykładowo międzynarodowa korporacja może potrzebować nowego systemu ERP zgodnego zarówno z RODO, jak i CCPA, zastępującego odrębne oprogramowanie, które musiało spełniać wymogi tylko jednego z tych aktów.
Kto odpowiada
- Dostawca systemu ERP
- Kierownicy projektu
- Wyższa kadra ds. ryzyka i zgodności
Jak tego uniknąć
Podczas procesu wyboru systemu ERP należy skoncentrować się na kwestiach zgodności i ryzyku regulacyjnym. Firmy powinny dysponować kompleksowym przeglądem swoich obowiązków związanych ze zgodnością oraz współpracować z dostawcą systemu ERP, aby upewnić się, że system ma możliwości pozwalające je spełnić.
Jak to naprawić
Wszelkie pojawiające się problemy należy eskalować do wewnętrznego zespołu ds. zgodności, który zastosuje najlepsze praktyki odpowiednie do specyfiki problemu. Powinna być również kontynuowana proaktywna dyskusja między zespołem zarządzającym projektem a dostawcą systemu ERP, aby wyeliminować możliwość wystąpienia problemów w przyszłości.
10. Nieskuteczne zarządzanie projektem
Większość zagrożeń opisanych w tym artykule można ograniczyć lub zminimalizować dzięki skutecznemu zarządzaniu projektem. Oczywiście samo to stwarza ryzyko, ponieważ niewłaściwe zarządzanie projektem niemal na pewno prowadzi do niepomyślnych rezultatów wdrożenia systemu ERP.
Dlaczego
Utrzymanie wdrożenia systemu ERP na właściwym torze i uniknięcie przekroczenia budżetu wymaga umiejętności zarządzania projektem na wysokim poziomie. Nie chodzi tylko o pomoc wszystkim interesariuszom w trzymaniu się pierwotnego planu, lecz także o kierowanie procesem, gdy pojawiają się problemy.
Bez wyraźnego lidera projektu ERP istnieje duże prawdopodobieństwo jego niepowodzenia.
Kto odpowiada
- Główny sponsor projektu
- Komitet sterujący
Jak tego uniknąć
Osoby podejmujące najważniejsze decyzje muszą zadbać o to, aby kierownik projektu i jego zespół mieli duże szanse na sukces. Oznacza to wybór zespołu mającego doświadczenie w realizacji projektów o podobnym zakresie oraz zapewnienie mu wystarczających zasobów, aby mógł osiągnąć ten sukces ponownie.
Jak to naprawić
Sponsor projektu i komitet sterujący muszą zapewnić szeroki nadzór nad projektem na każdym jego etapie.
Jeśli jest oczywiste, że niewłaściwe zarządzanie projektem prowadzi do problemów z wdrożeniem, konieczna jest otwarta i szczera dyskusja na temat sposobu naprawy sytuacji. Może to wymagać częstszych aktualizacji statusu, bardziej szczegółowych kluczowych wskaźników efektywności, a nawet przydzielenia projektu innym pracownikom.
11. Ogólny wzrost złożoności
Ostatnim kluczowym zagrożeniem, na które chcę zwrócić uwagę, jest możliwość, że cały wysiłek i pieniądze przeznaczone na wdrożenie systemu ERP jedynie nadmiernie skomplikują działalność operacyjną. Najgorszy scenariusz zakłada wdrożenie nowego systemu ERP, który jest po prostu używany równolegle ze wszystkimi starszymi platformami, zwiększając obciążenie pracą i koszty bez zapewnienia wymiernych korzyści.
Dlaczego
Poszczególne działy mogą z różnych powodów trzymać się dotychczasowych procesów i systemów. Może chodzić o doświadczenia użytkownika, możliwości analityczne, integralność danych lub po prostu opór przed zmianami. Może to prowadzić do trudności z odejściem od starych systemów i pełnym wykorzystaniem systemu ERP.
Kto odpowiada
- Zespół zarządzania zmianą
- Kierownicy projektów
Jak tego uniknąć
Potrzebny jest jasny i szczegółowy plan wdrożenia nowego systemu ERP. Zespoły muszą zaakceptować zmianę, zrozumieć, dlaczego jest wprowadzana, oraz otrzymać szczegółowy harmonogram jej realizacji. Wyznacza to jasne oczekiwania, w szczególności wskazując, że istniejące systemy zostaną wyłączone w określonym terminie.
Jak to naprawić
Zespoły lub liderzy niechętni zmianom muszą jasno uzasadnić, dlaczego tak jest. Następnie kierownicy projektów i menedżerowie ds. zmian mogą ocenić, czy istnieje potrzeba uzupełnienia szkoleń, czy też konieczne jest dodatkowe dostosowanie systemu, aby ERP spełniał ich potrzeby.
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o systemach ERP
Proces wdrażania systemu ERP może wydawać się dość zniechęcający, ponieważ po drodze pojawia się wiele potencjalnych zagrożeń. Jednak dzięki odpowiedniemu planowaniu z wyprzedzeniem i skutecznemu zarządzaniu projektem można uniknąć wszystkich tych zagrożeń lub je zminimalizować.
Właściwe planowanie nie tylko pomaga ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia problemów po drodze, lecz także przygotowuje firmę do maksymalnego wykorzystania wzrostu wydajności i potencjału rozwoju, jakie system ERP może zaoferować organizacji.
Chcesz dowiedzieć się więcej o wdrażaniu najnowszych technologii w dziale finansowym? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać fachowe porady, przewodniki i spostrzeżenia od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.