Jeśli jeszcze tego nie wdrożono, automatyzacja należności jest kolejnym krokiem do stworzenia wydajniejszego i skuteczniejszego mechanizmu finansowego.
Zmniejsz koszty ogólne, skuteczniej odzyskuj należności i uchronić pracowników przed śmiercią od tysiąca drobnych cięć — czyli kolejnych wiadomości e-mail z przypomnieniami — dzięki temu procesowi.
Czym jest automatyzacja należności?
Automatyzacja należności polega na wykorzystaniu technologii do usprawnienia fakturowania, pobierania płatności i śledzenia należności — ogranicza pracę ręczną i zwiększa efektywność pobierania płatności od klientów.
Załóżmy na przykład, że saldo należności wynosiło $20,000 przez cały styczeń. Można było zainwestować te $20,000 w lokatę bankową i zarobić $50 odsetek. Ponadto wydano $1,500 na zarządzanie należnościami i ich odzyskiwanie. W tym przypadku koszt utrzymania należności wyniósłby $1,550.
Jak działa automatyzacja należności?
Proces należności zazwyczaj obejmuje cztery kluczowe elementy:
Oto, jak rozwiązania do automatyzacji należności ułatwiają wszystkie te działania:
1. Fakturowanie
Aby utworzyć fakturę, można ręcznie obliczyć opłaty abonamentowe, podatki i łączną kwotę. Albo można przekazać generowanie faktur systemowi automatyzacji należności.
Systemy należności mogą automatycznie generować faktury elektroniczne zawierające informacje właściwe dla klienta, takie jak warunki płatności.
Klient musi wprowadzić dane tylko raz — podczas dokonywania pierwszej płatności. Oparte na chmurze systemy należności przechowują wszystkie dane na koncie klienta, więc od tego momentu fakturowanie odbywa się zasadniczo automatycznie.
2. Pobieranie płatności
Wiele systemów automatyzacji należności integruje się z popularnymi rozwiązaniami do przetwarzania płatności. Ułatwia to przyjmowanie i śledzenie płatności online. Najlepsze oprogramowanie do automatyzacji należności umożliwia zachęcanie do wcześniejszych płatności za pomocą rabatów lub innych zachęt.
System należności może monitorować różne oferowane opcje płatności, takie jak ACH, karty kredytowe i inne, oraz powiadamiać o każdym otrzymaniu płatności.
Wykorzystaj pełne możliwości systemu
Możesz skonfigurować system tak, aby po przekroczeniu terminu płatności wysyłał automatyczną wiadomość e-mail zawierającą takie informacje jak termin płatności i kwota do zapłaty.
Zespół ds. należności może nadal być zmuszony do kontaktowania się z klientami w sprawie faktur, gdy ci nie odpowiadają, ale automatyczna wiadomość e-mail to świetny sposób na zaoszczędzenie czasu na początku procesu.
Po dokonaniu płatności przez klienta system należności może automatycznie aktualizować system księgowy lub system ERP w czasie rzeczywistym.
3. Uzgadnianie
Systemy należności mogą zajmować się rutynowymi zadaniami, takimi jak dopasowywanie faktur — system automatycznie dopasowuje potwierdzenia z zamówieniami sprzedaży. Eliminuje to konieczność ręcznego przypisywania płatności.
Have an account? Log In
4. Raportowanie
Oprogramowanie do obsługi należności może również generować wartościowe raporty na podstawie danych gromadzonych z czasem. Na przykład zautomatyzowane raportowanie finansowe może pomóc zoptymalizować cykl od zamówienia do otrzymania płatności oraz śledzić kluczowe wskaźniki, takie jak liczba dni należności (DSO).
Rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję mogą pomóc prognozować przepływy pieniężne i określać najczęstsze przyczyny opóźnień w płatnościach klientów.
Najlepsze narzędzia do automatyzacji należności
Nasz zespół przeanalizował najlepsze narzędzia do wykonania tego zadania — oto nasze najlepsze propozycje:
Największe wyzwania związane z należnościami
Zarządzanie należnościami (AR) wykracza poza samo wysyłanie faktur — chodzi o zapewnienie, że każda faktura jest prawidłowa, a każda płatność zostaje otrzymana na czas. Proces ten wiąże się z licznymi wyzwaniami, które mogą wpływać na przepływy pieniężne firmy i efektywność operacyjną. Oto najważniejsze wyzwania, z jakimi mierzą się obecnie specjaliści ds. należności, oraz strategie pozwalające sobie z nimi radzić.
1. Prawidłowość i przejrzystość faktur
Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania należnościami jest zapewnienie, że każda faktura została wystawiona prawidłowo i w sposób przejrzysty, zgodnie z warunkami umowy. Błędy na fakturach, takie jak nieprawidłowe kwoty, niewłaściwi odbiorcy lub niejasne warunki, mogą prowadzić do sporów i opóźniać płatności.
Wykrywasz tylko 75% swoich błędów
Według badania ukrytych kosztów błędów na fakturach w firmach nordyckich korygowanie błędnych faktur może trwać nawet 31 dni, a 25% błędów na fakturach pozostaje niewykrytych.
Zautomatyzowany system zarządzania należnościami może pomóc ograniczyć te problemy dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji do usprawnienia procesów fakturowania i zmniejszenia liczby błędów ludzkich. Automatyzacja zapewnia prawidłowe generowanie faktur i ich szybkie wysyłanie, minimalizując ryzyko sporów i przyspieszając cykl płatności.
2. Nieefektywne zarządzanie windykacją należności
Skłonienie klientów do terminowego regulowania płatności może być trudne i często wymaga uporządkowanego, konsekwentnego podejścia. Skuteczne zarządzanie windykacją należności obejmuje więcej niż wysyłanie przypomnień — wymaga jasnej strategii. Czteroetapowy proces może znacząco poprawić sytuację:
- Potwierdź otrzymanie faktury: Upewnij się, że klient otrzymał fakturę i rozumie warunki płatności.
- Wcześnie identyfikuj i rozwiązuj spory: Szybko ustal, czy występują jakiekolwiek problemy lub spory związane z fakturą , które mogłyby opóźnić płatność.
- Ustal termin płatności: Współpracuj z klientem, aby uzgodnić realistyczny termin płatności.
- Konsekwentnie monitoruj sytuację: Regularnie kontaktuj się z klientem aż do momentu dokonania płatności.
Automatyzacja tych kroków może pomóc zespołom zajmującym się należnościami zachować spójność i skuteczność działań windykacyjnych, ograniczając czas poświęcany na ręczne działania następcze i pozwalając skupić się na zadaniach o większej wartości.
3. Utrata czasu na zadania nieprzynoszące wartości
Ręczne procesy związane z należnościami często obejmują żmudne, powtarzalne zadania, takie jak przenoszenie danych między arkuszami kalkulacyjnymi lub ręczne wysyłanie klientom wiadomości e-mail z prośbą o płatność. Zadania te pochłaniają cenny czas i zasoby, od wynagrodzeń pracowników po koszty przechowywania danych w chmurze, a także mogą prowadzić do pogorszenia jakości obsługi klienta. Wyobraź sobie, że dzwonisz do firmy, a jej pracownicy potrzebują całej wieczności, aby znaleźć Twoją fakturę i dane dotyczące płatności — to frustrujące dla wszystkich zaangażowanych.
Zautomatyzowane systemy zarządzania należnościami mogą zmniejszyć to obciążenie, obsługując powtarzalne zadania, takie jak zarządzanie należnościami, windykacja i przetwarzanie faktur. Chociaż wdrożenie takich systemów i przeszkolenie pracowników wiąże się z początkowymi kosztami, długoterminowe korzyści z automatyzacji procesów należności — takie jak mniejsza liczba błędów, większa efektywność i lepsza obsługa klienta — znacznie przewyższają te inwestycje.
4. Brak skalowalności
Wraz z rozwojem firmy rośnie również liczba faktur i płatności. W przypadku ręcznych procesów związanych z należnościami wzrost ten wymaga zatrudnienia dodatkowych pracowników, zwiększa koszty i ogranicza skalowalność. Zautomatyzowany system zarządzania należnościami skaluje się natomiast płynnie wraz z firmą, obsługując większe obciążenie pracą bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób. Zadania takie jak fakturowanie, windykacja, uzgadnianie i raportowanie są zautomatyzowane, dzięki czemu zespół może skupić się na działaniach strategicznych, przynoszących wartość.
Pokonywanie wyzwań związanych z należnościami dzięki automatyzacji
Wyzwania związane z należnościami — od zapewnienia prawidłowości danych po skuteczne zarządzanie windykacją — mogą wydawać się przytłaczające. Jednak dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom stają się one szansami na rozwój. Automatyzacja procesów związanych z należnościami nie tylko ogranicza liczbę błędów i oszczędza czas, lecz także pozwala firmie efektywnie się rozwijać i poprawiać wyniki finansowe.
Dzięki wdrożeniu automatyzacji zespół zajmujący się należnościami może przenieść uwagę z monotonnych zadań na bardziej strategiczne działania, poprawiając kondycję finansową firmy i budując silniejsze relacje z klientami.
Dlaczego liderzy branży wdrażają automatyzację należności
Oprogramowanie do automatyzacji AR chroni Twoje przychody, a tym samym wynik finansowy — ale przede wszystkim może ograniczyć pracę ręczną i pomóc zachować dobre relacje zawodowe.
Na przykład sytuacja, w której klient nie zauważa powiadomienia o nieudanej płatności kartą kredytową z powodu przepełnionej skrzynki odbiorczej kolejnymi fakturami bezpośrednio przekłada się na utracone przychody. I bądźmy szczerzy — nie chcesz tracić czasu na ponaglanie małych klientów, gdy Twoje wysiłki można znacznie lepiej wykorzystać gdzie indziej.
Przedsiębiorstwa, które mają dużą kwotę należności, ponoszą również wyższe koszty utrzymania. Koszt utrzymania należności to koszt alternatywny wynikający z braku dostępu do środków pieniężnych, które już zarobiłeś, a także koszt zarządzania należnościami.
Wykorzystanie automatyzacji AR do automatycznego generowania faktur, wysyłania klientom przypomnień o płatnościach, gromadzenia informacji o płatnościach w celu automatycznego obciążania zapisanej metody płatności oraz usprawnienia procesu windykacji może przełożyć się na znaczne oszczędności i ograniczenie należności nieściągalnych. Ponadto możesz w ten sposób skoncentrować swoje działania na naprawdę problematycznych klientach.
Korzyści z automatyzacji należności
Wspomniałem o wielu powodach, ale przejdźmy do konkretów. Oto największe korzyści z wdrożenia zautomatyzowanych systemów AR:
Szybkość, wydajność i wygoda
Automatyzacja AR zwiększa szybkość, wydajność i dokładność, ponieważ system może automatycznie generować faktury i wysyłać je klientom.
Automatyczne faktury mogą szczególnie przyspieszyć proces fakturowania w firmach, które naliczają opłaty na podstawie innych czynników, takich jak zużycie. Zautomatyzowany system AR może szybciej i dokładniej obliczać zużycie.
Automatyczne generowanie i dostarczanie faktur gwarantuje, że trafią one do klientów szybciej. Pomaga to skrócić DSO i dobrze zaprezentować się w oczach zarządu i dyrektora generalnego, którzy zobaczą więcej kapitału obrotowego w bilansie.
To nie tylko Twoja wygoda
Automatyzacja AR przynosi również korzyści Twoim klientom. Oferowanie obsługi należności nie tylko zwiększa liczbę dostępnych opcji płatności, umożliwiając klientom płacenie w ratach, lecz także pozwala im korzystać z preferowanych metod, takich jak karta kredytowa i przelewy bankowe ACH.
Chociaż skonfigurowanie przelewów ACH wymaga nieco więcej wysiłku, ponieważ konieczne jest podanie kilku danych bankowych, pozwalają one również zaoszczędzić na transakcjach, ponieważ dostawcy płatności zazwyczaj pobierają niższe opłaty za ten rodzaj transakcji.
Po skonfigurowaniu danych za pośrednictwem ACH lub karty kredytowej klienci mogą ustawić płatność i o niej zapomnieć, dzięki czemu nie muszą za każdym razem ręcznie wprowadzać danych karty kredytowej ani informacji ACH przy płatności kolejnej raty — innymi słowy... płatności wpływają automatycznie i na czas. Brzmi idealnie, prawda?
Mniejsze ryzyko błędu ludzkiego
Błędy na fakturach mogą być krępujące. Jednocześnie fakturowanie to powtarzalny proces podatny na błędy, takie jak literówki, duplikaty i pominięcia.
Systemy AR minimalizują ryzyko błędu ludzkiego, ponieważ pobierają informacje z baz danych, aby uzupełnić faktury o dane dotyczące produktów i cen. System automatycznie dopasowuje również faktury do zamówień zakupu.
Funkcje te pomagają zapobiegać niezręcznym interakcjom z klientami.
Prognozowanie przepływów pieniężnych
Zarządzanie przepływami pieniężnymi jest jednym z najważniejszych priorytetów dyrektorów finansowych, szczególnie w firmach SaaS na wczesnym etapie rozwoju i szybko rosnących.
Systemy automatyzacji AR przyspieszają proces od faktury do gotówki. Szybsze płatności oznaczają więcej gotówki. Pomagają również dyrektorom finansowym prognozować przepływy pieniężne, umożliwiając utrzymanie optymalnego kapitału obrotowego i lepsze zarządzanie kredytem.
Na przykład według EXIM Bank of the US klienci z Republiki Południowej Afryki, Meksyku i Australii płacą średnio 26 dni po terminie, podczas gdy klienci ze Stanów Zjednoczonych płacą faktury średnio siedem dni po terminie. Warto więc poświęcić tym klientom więcej uwagi, aby zoptymalizować przepływy pieniężne. Oprogramowanie do automatyzacji AR może pomóc śledzić przepływy pieniężne i płatności klientów według kraju.
Będziesz w stanie analizować wzorce windykacji należności i z wyprzedzeniem identyfikować niedobory gotówki, aby podjąć działania zapobiegawcze.
Wnikliwe raporty i pulpity nawigacyjne
Systemy AR generują raporty i udostępniają pulpity nawigacyjne podsumowujące najważniejsze informacje dotyczące należności. W zależności od preferencji raporty i pulpity nawigacyjne mogą podsumowywać kluczowe szczegóły procesu od faktury do gotówki.
Na przykład pulpit nawigacyjny może pomóc śledzić raporty wiekowania należności, rotację należności i DSO. Raporty mogą zawierać bardziej szczegółowe informacje o wzorcach spływu płatności, przyczynach opóźnień w płatnościach i wskaźnikach błędów.
Lepsze bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Bezpieczeństwo ma kluczowe znaczenie podczas obsługi poufnych danych klientów i przetwarzania płatności. Papierowe faktury i wiadomości e-mail są podatne na naruszenia bezpieczeństwa i oszustwa. Jeszcze bardziej dotyczy to rozproszonych zespołów.
Musisz również przechowywać dane na potrzeby przyszłych audytów i zgodności z lokalnymi przepisami, takimi jak podatek od sprzedaży i e-fakturowanie. Ponadto w Twoim stanie mogą obowiązywać szczegółowe przepisy dotyczące danych, z którymi musisz być zgodny.
Automatyzacja AR zapewnia kompleksowe szyfrowanie danych klientów i innych danych podczas ich przesyłania do innego członka zespołu. Ponadto systemy automatyzacji AR wykorzystują ustandaryzowany proces, w ramach którego dane są bezpiecznie archiwizowane i przechowywane na potrzeby przyszłych audytów.
Wdrożenie rozwiązania do automatyzacji należności
Poniżej znajdziesz kilka pytań, które warto zadać sobie na temat potrzeb swojego zespołu, oraz kilka wskazówek, które pomogą Ci rozpocząć pracę.
Najlepsze praktyki i praktyczne wskazówki
- Oceń swoje potrzeby: Zidentyfikuj problemy występujące w obecnym procesie AR, aby określić funkcje, których najbardziej potrzebujesz w narzędziach automatyzacji.
- Wybierz odpowiednie oprogramowanie: Oceń rozwiązania do automatyzacji AR pod kątem możliwości integracji, skalowalności i łatwości obsługi.
- Zadbaj o dokładność danych: Uporządkuj dane klientów i upewnij się, że wszystkie rekordy są aktualne przed wdrożeniem.
- Przeszkol swój zespół: Zapewnij pracownikom kompleksowe szkolenie, aby zagwarantować sprawne przyjęcie rozwiązania i zmniejszyć opór.
- Monitoruj i optymalizuj: Regularnie analizuj wskaźniki AR, aby identyfikować obszary wymagające poprawy i odpowiednio optymalizować procesy.
- Wykorzystaj sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe: Korzystaj ze sztucznej inteligencji do analiz predykcyjnych i ulepszonej oceny ryzyka kredytowego. Sztuczna inteligencja może na przykład pomóc wykrywać anomalie w procesach AR na podstawie danych historycznych, dzięki czemu nie musisz stale monitorować procesów pod kątem oszustw.
- Alternatywy dla narzędzi automatyzacji: Jeśli nie jesteś gotowy na inwestycję w pełne narzędzie do automatyzacji i chcesz poświęcić trochę czasu na konfigurowanie przepływów pracy, możesz zautomatyzować należności za pomocą narzędzi do automatyzacji niewymagających kodowania, takich jak Zapier. Integracje mogą jednak stanowić problem — Zapier może nie integrować się ze wszystkimi narzędziami używanymi w Twojej firmie, co oznacza, że niektórych procesów nie da się zautomatyzować. Jeśli nie masz silnego zespołu technicznego lub nie chcesz, aby Twój zespół techniczny poświęcał czas na konfigurowanie przepływów pracy w Zapier, najlepszym rozwiązaniem będzie system automatyzacji AR.
Wdrożenie tych najlepszych praktyk pomoże Twojemu zespołowi zmaksymalizować korzyści z automatyzacji AR, poprawić przepływy pieniężne i ograniczyć liczbę błędów, zapewniając jednocześnie możliwie płynne przejście.
Wzmocnij swój zespół i skonfiguruj zautomatyzowane należności
Obniż koszty, zwiększ uzyskiwane przychody i automatycznie obsługuj rutynowe zadania, takie jak wystawianie faktur i wysyłanie przypomnień o płatnościach, wdrażając już dziś automatyzację należności.
Chcesz rozwijać swoje możliwości jako specjalista ds. finansów? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera z poradami ekspertów, przewodnikami i spostrzeżeniami liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.