Automatyzacja podatkowa pozwala usprawnić obliczanie podatków, raportowanie i zapewnianie zgodności za pomocą oprogramowania, które wykonuje za Ciebie żmudne procesy manualne. W tym artykule dowiesz się, jak działa automatyzacja podatkowa, dlaczego oszczędza czas i jak pomaga uniknąć kosztownych błędów, dzięki czemu sezon podatkowy staje się znacznie mniej stresujący.
Czym jest automatyzacja podatkowa?
Automatyzacja podatkowa to proces wykorzystywania oprogramowania do usprawnienia i automatyzacji przygotowywania, składania oraz zarządzania podatkami firmy — deklaracjami podatku dochodowego, podatkiem od sprzedaży, podatkami lokalnymi, fakturowaniem GST lub innymi podatkami pośrednimi.
Oprogramowanie do automatyzacji podatkowej pomaga automatyzować powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych, obliczenia i kontrole zgodności, oszczędzając czas, zmniejszając ryzyko błędów i usprawniając procesy w celu zwiększenia efektywności.
Najlepsze oprogramowanie do automatyzacji podatkowej
Dlaczego automatyzacja podatkowa staje się tak popularna?
Dwa kluczowe powody: megatrendy i wyzwania podatkowe.
Firmy odnoszą korzyści z małych i dużych systemów ERP z automatyzacją procesów podatkowych, aby reagować na megatrendy wskazane przez PwC jako „przyszłość podatków”:
- Niezależnie od jurysdykcji zmiany w zakresie podatków mają globalny charakter
- Rosnąca złożoność przepisów i regulacji podatkowych
- Przepisy i regulacje podatkowe stale stają się coraz bardziej złożone
Firmy, które wdrażają automatyzację procesów podatkowych, są lepiej przygotowane do stawienia czoła pięciu najważniejszym wyzwaniom, które według 60% ankietowanych firm w ciągu najbliższych kilku lat staną się wielowymiarowe, jak zauważono w badaniu PwC Przyszłość funkcji podatkowej.
- Zmiany regulacyjne
- Obciążenie związane z zapewnianiem zgodności
- Wdrażanie nowych technologii
- Ograniczenia zasobów
- Programy redukcji kosztów
To jednak nie jedyne wyzwania. Badanie wykazało również, że 48% respondentów wskazało na brak możliwości szybkiego dostępu do danych podatkowych i ich wykorzystywania w celu podejmowania skutecznych decyzji.
Dobrą wiadomością jest to, że liderzy ds. podatków wykorzystują technologie takie jak AI i analityka danych do przeprojektowywania swoich funkcji podatkowych, zmniejszając dystans między działalnością firmy a tymi korzyściami.
Korzyści z automatyzacji podatkowej
Oto niektóre z najważniejszych korzyści, jakie uzyskujesz dzięki korzystaniu z TAS:
1. Oszczędność czasu
Jedną z głównych korzyści automatyzacji podatkowej jest znaczna ilość czasu, którą oszczędza ona firmom. Automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych i obliczenia, pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych działaniach, co prowadzi do wzrostu produktywności i efektywności.
2. Oszczędność kosztów
Praca manualna kosztuje — w dłuższej perspektywie znacznie więcej niż wdrożenie TAS. Ponad 50% kadry kierowniczej inwestuje w rozwój TAS, taki jak generatywna sztuczna inteligencja (GenAI) i uczenie maszynowe (ML), aby odciążyć wynik finansowy, zamiast bezpośrednio redukować koszty.
Have an account? Log In
3. Mniejsza liczba błędów
Manualne procesy podatkowe są podatne na błędy ludzkie, które mogą mieć poważne konsekwencje dla firm. Automatyzacja podatkowa pomaga minimalizować te błędy, eliminując ręczne wprowadzanie danych i zapewniając dokładność obliczeń, co prowadzi do bardziej wiarygodnych deklaracji podatkowych.
4. Zgodność
Przestrzeganie przepisów i regulacji podatkowych jest ważne dla firm każdej wielkości, ale nie oszukujmy się — to trudne.
Oprogramowanie do automatyzacji podatkowej jest zaprojektowane tak, aby pozostawać na bieżąco z przepisami podatkowymi, pomagając uniknąć kar i kontroli wynikających z braku zgodności, bez konieczności poświęcania czasu na przeglądanie zawiadomień urzędowych.
Kto uczestniczy w procesie automatyzacji podatkowej?
W automatyzację podatkową zaangażowani są różni interesariusze, w zależności od wielkości i złożoności firmy. Oto najczęściej występujące osoby i grupy.
Dyrektorzy finansowi
Dyrektorzy finansowi odgrywają ważną rolę w kierowaniu, mentoringu, ustalaniu zasad i nadzorowaniu ogólnego zarządzania w ramach funkcji finansowej firmy. Prawdopodobnie będą sponsorami projektu wdrożenia TAS.
Specjaliści ds. administracji podatkowej
Specjaliści ds. podatków — zarówno pracujący w wewnętrznych działach podatkowych, jak i zewnętrzni eksperci podatkowi — odpowiadają za zapewnienie zgodności z przepisami i regulacjami podatkowymi. Około 80% administracji podatkowych deklaruje, że korzysta lub planuje wdrożyć techniki umożliwiające analizę danych bez udziału człowieka, a 95% twierdzi, że wykorzystuje narzędzia analityczne i narzędzia analizy danych do wspierania działań związanych ze zgodnością.
Zespoły finansowe
Zespoły finansowe zajmują się wszystkimi finansowymi aspektami automatyzacji podatków, takimi jak analiza kosztów i budżetowanie.
Działy IT
Ci eksperci ds. technologii mają kluczowe znaczenie dla wdrażania oprogramowania do automatyzacji podatków, integrowania go z istniejącymi systemami i zapewniania bezpieczeństwa danych.
Rozpoczęcie automatyzacji podatków
Załóżmy więc, że TAS Cię przekonał. Co dalej? Oto krótki, pięcioetapowy proces uruchamiania automatyzacji podatków.
1. Oceń obecny proces podatkowy
Przed wdrożeniem systemu automatyzacji podatków należy ocenić obecne procesy podatkowe, aby zidentyfikować obszary, które można i należy zautomatyzować. Poszukaj powtarzalnych zadań, miejsc ręcznego wprowadzania danych oraz wymogów dotyczących zgodności, które można usprawnić dzięki automatyzacji. Wykorzystaj zarządzanie dokumentami, aby wypisać każdy krok oraz określić, gdzie, kiedy i dlaczego automatyzacja jest niezbędna.
Author's Tip
Sugeruję opracowanie listy kontrolnej księgowości na koniec miesiąca, aby upewnić się, że uwzględniono wszystkie zadania związane z podatkami.
2. Wyślij RFP do dostawców TAS i oceń rozwiązania
Gdy już wiesz, co chcesz zautomatyzować, musisz ustalić, gdzie szukać odpowiedniego TAS. Ważne jest, aby wysłać zapytanie ofertowe (RFP) do potencjalnych dostawców. Zadbaj o prawidłową strukturę RFP i uwzględnij wszystkie niezbędne informacje, aby dostawcy mogli przygotować najlepsze odpowiedzi, które będzie można uczciwie porównać i ocenić.
3. Wybierz odpowiednie rozwiązanie do automatyzacji podatków
Podczas wyboru odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji podatków należy uwzględnić między innymi takie czynniki:
- Wielkość firmy
- Wymagania specyficzne dla branży
- Funkcjonalność
- Wsparcie
- Integracja
- Efektywność kosztowa
- Doświadczenie i reputacja dostawcy
- Potrzeby i harmonogram wdrożenia
- Możliwości dostosowania
- Skalowalność
4. Zintegruj automatyzację podatków z istniejącymi systemami
Bezproblemowa integracja z różnymi systemami księgowymi i innymi podstawowymi narzędziami zapewnia poprawność wszystkich danych, eliminuje błędy ręcznego przesyłania danych i zapewnia pełny wgląd w dane finansowe. Aby maksymalnie wykorzystać korzyści z automatyzacji podatków, należy zintegrować oprogramowanie z istniejącymi systemami, takimi jak:
- System zarządzania projektami
- Zewnętrzne systemy zgodności i raportowania podatkowego
- Systemy analizy danych i analityki biznesowej
- Dostawcy usług bezpieczeństwa
- Oprogramowanie do komunikacji i współpracy
- Istniejący lub planowany system księgowy
Author's Tip
Jeśli nie wiesz, czego szukać, oto lista funkcji oprogramowania księgowego, na które powinny zwracać uwagę wszystkie firmy.
5. Przeszkol użytkowników
Po wdrożeniu technologii podatkowej kluczowe znaczenie ma również wdrożenie wszystkich użytkowników oraz opracowanie materiałów dotyczących podstawowej księgowości i zaawansowanych szkoleń, aby zaspokoić potrzeby użytkowników na poziomie podstawowym i zaawansowanym. Jest to szczególnie ważne, jeśli chcesz, aby dostarczali oni właściwe informacje oraz spełniali złożone wymagania dotyczące raportowania i zgodności.
To, co jest mierzone, jest zarządzane
Nie zapomnij zmierzyć, jak dobrze działa Twoje TAS. Często jest to pomijane w małych firmach dysponujących ograniczonymi zasobami i procesami. Do ilościowej oceny wykorzystuje się wskaźniki KPI, takie jak liczba godzin pracy potrzebnych na złożenie deklaracji podatkowych.
3 typowe wyzwania związane z wdrażaniem automatyzacji podatkowej
Oto najczęstsze wyzwania, z którymi prawdopodobnie będziesz się mierzyć podczas wdrażania systemu automatyzacji podatkowej, oraz sposoby radzenia sobie z nimi.
1. Brak zasobów
Wdrożenie automatyzacji podatkowej wymaga dodatkowych zasobów pod względem czasu, budżetu i wiedzy specjalistycznej. Gdy budżet jest ograniczony, a zespoły już są przeciążone pracą, wdrożenie TSA może wydawać się niemożliwe, prowadząc do procesów ręcznych, które nigdy nie zostają zautomatyzowane.
Aby przezwyciężyć ograniczenia zasobów, rozważ zlecenie zewnętrznym konsultantom kluczowych aspektów wdrażania automatyzacji podatkowej. Pamiętaj, aby dokładnie porównać koszt outsourcingu z kosztem inwestycji w szkolenia dla pracowników wewnętrznych, które pozwolą im poszerzyć umiejętności i wiedzę.
2. Opór przed zmianami
Nawet przy wystarczających zasobach opór przed zmianami jest realnym problemem — i występuje znacznie częściej, niż mogłoby się wydawać. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy interesariusze przyzwyczaili się do procesów ręcznych. Opór przed zmianami staje się zaraźliwy, wywołując u innych interesariuszy strach i frustrację oraz hamując postęp.
Aby sprostać temu wyzwaniu, porozmawiaj wcześniej z interesariuszami i wyjaśnij im, jakie korzyści odniosą, aby rozwiać ich obawy. Zapewnij pracownikom kompleksowe szkolenia i wsparcie, podkreślając, że automatyzacja oszczędza ich czas, ograniczając liczbę błędów i uwalniając czas na pracę nad zadaniami wyższego szczebla.
3. Problemy z integracją danych
Integracja oprogramowania do automatyzacji podatkowej z istniejącymi systemami może być złożona. Początkowo może prowadzić do zwiększenia ilości pracy z powodu problemów z integracją danych.
Aby rozwiązać problemy z integracją, musisz ściśle współpracować z działem IT i dostawcą oprogramowania, przeprowadzić pilotażowe wdrożenie na małą skalę oraz dokładne testy, śledząc przepływ danych od punktu początkowego do końcowego, aby zapewnić płynny transfer danych, ich dokładność i zgodność systemów.
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji podatkowych
Gotowy, aby rozwinąć swoje umiejętności jako specjalista ds. finansów? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i informacje od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.