Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji należności może zmienić sposób obsługi fakturowania i windykacji. Nie tylko oszczędza czas, zwiększa dokładność i zapewnia zgodność z przepisami — skutkuje również lepszym zwrotem z inwestycji. Ale co, jeśli wybierzesz niewłaściwe narzędzie? Co się wtedy stanie? I jak dokładnie znaleźć odpowiednie narzędzie?
Ten przewodnik jest przeznaczony dla każdego, kto chce usprawnić procesy zarządzania należnościami — niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, czy członkiem większego zespołu finansowego. Pomogę Ci przeanalizować dostępne opcje i uniknąć typowych problemów, abyś mógł podjąć świadomą decyzję.
9 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do automatyzacji należności
Oceniając oprogramowanie do automatyzacji należności, skup się na czynnikach, które bezpośrednio wpłyną na wydajność i dokładność pracy Twojego zespołu. Oto kilka najważniejszych kwestii, które pomogą Ci podjąć decyzję:
1. Elastyczność planu
Elastyczność planu pozwala łatwo dostosowywać sposób korzystania z oprogramowania do zmieniających się potrzeb. Z czasem Twoja firma może się rozwijać lub zmieniać, co może wymagać większej lub mniejszej liczby kluczowych funkcji — jednak u niektórych dostawców takie zmiany mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami.
Wybieraj dostawców oferujących skalowalne plany. Podczas prezentacji zapytaj o proces przechodzenia na wyższy lub niższy plan oraz o to, czy usunięcie lub dodanie funkcji wiąże się z dodatkową opłatą.
2. Dostęp do danych i raportowanie
Dostęp do danych i raportów w czasie rzeczywistym zapewnia wgląd w procesy związane z należnościami oraz wspiera podejmowanie strategicznych decyzji. Dlatego ważne jest, aby wybrane oprogramowanie oferowało konfigurowalne opcje raportowania i łatwy dostęp do wskaźników finansowych oraz danych. Funkcje te często można przetestować w okresie próbnym.
3. Integracja z używanymi narzędziami
Podobnie jak w przypadku każdego oprogramowania, niezwykle ważne jest, aby oprogramowanie do obsługi należności łączyło się z używanymi już narzędziami. Właściwa integracja zapewnia płynny przepływ informacji oraz ogranicza ręczne wprowadzanie danych i liczbę błędów w procesach związanych z gotówką.
Podczas testowania rozwiązań sprawdź, czy oprogramowanie integruje się z używanym programem księgowym, rozwiązaniami do obsługi kart kredytowych, CRM, systemami ERP i innymi narzędziami wykorzystującymi AI. Poproś również o listę dostępnych integracji, aby potwierdzić zgodność z używanymi systemami.
4. Wdrożenie i wsparcie
Dobre wdrożenie i wsparcie zapewniają płynne przejście oraz stałą pomoc. Bez nich Twój zespół może mieć trudności z pełnym wykorzystaniem oprogramowania.
Dlatego szukaj dostawców oferujących zaawansowane szkolenia i całodobowe wsparcie, aby zwiększyć poziom wykorzystania rozwiązania. Skontaktuj się z zespołem pomocy technicznej w okresie próbnym, aby ocenić jego szybkość reakcji i ogólną jakość obsługi klienta.
5. Uprawnienia oparte na rolach
Uprawnienia oparte na rolach pozwalają kontrolować, kto ma dostęp do poszczególnych elementów oprogramowania. Zwiększa to bezpieczeństwo i usprawnia działania, ponieważ użytkownicy widzą wyłącznie istotne dla nich informacje.
Upewnij się, że rozwiązanie do automatyzacji należności pozwala konfigurować role użytkowników. Przetestuj tę funkcję, tworząc różne role podczas prezentacji.
6. Zgodność z przepisami właściwymi dla branży
Funkcje zapewniające zgodność z przepisami gwarantują, że procesy AR spełniają standardy i regulacje branżowe. Jest to kluczowe, aby uniknąć kar i zachować wiarygodność.
Sprawdź, czy rozwiązanie do zarządzania AR obsługuje zgodność z regulacjami właściwymi dla Twojej branży. Następnie poproś o dokumentację lub studia przypadków potwierdzające zgodność.
7. Opcje dostosowywania
Opcje dostosowywania pozwalają dopasować oprogramowanie do unikalnych potrzeb Twojej firmy, ostatecznie zwiększając wydajność i zadowolenie użytkowników.
Szukaj platform, które umożliwiają dostosowywanie interfejsu, szablonów i przepływów pracy dla zespołów AR. Następnie podczas prezentacji spróbuj dostosować przepływ pracy, aby sprawdzić, jak intuicyjny jest ten proces.
8. Funkcje automatyzacji
Funkcje automatyzacji ograniczają pracę manualną, zmniejszają wąskie gardła i minimalizują ryzyko błędu ludzkiego, znacznie usprawniając zadania związane z należnościami i zobowiązaniami. Jest to również kluczowa korzyść z oprogramowania do obsługi zobowiązań.
Najlepiej upewnić się, że oprogramowanie oferuje rozbudowane możliwości automatyzacji, takie jak automatyczne przypomnienia, prognozowanie przepływów pieniężnych, przypomnienia o płatnościach przyspieszające płatności klientów, procesy windykacyjne i generowanie faktur. Dzięki temu możesz mieć pewność, że rozwiązanie pomoże zwiększyć produktywność, zamiast ją ograniczać.
9. Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji
Obsługa urządzeń mobilnych i wielu lokalizacji umożliwia zespołowi dostęp do oprogramowania z dowolnego miejsca. Jest to niezbędne dla firm z zespołami zdalnymi lub wieloma oddziałami.
Sprawdź, czy oprogramowanie oferuje aplikacje mobilne lub dostęp w chmurze. Podczas okresu próbnego lub prezentacji spróbuj uzyskać do niego dostęp z różnych urządzeń, aby upewnić się, że działa bezproblemowo.
Have an account? Log In
Jak wybrać oprogramowanie do automatyzacji należności: 5-etapowe ramy postępowania
Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji należności może zwiększyć dokładność raportów i efektywność zespołu. Oto pięć kroków, które pomogą znaleźć najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy:
Krok 1: Określ swoje potrzeby
Zacznij od określenia, czego Twój zespół potrzebuje od oprogramowania do automatyzacji należności. Większość zespołów prawdopodobnie będzie potrzebować połączenia funkcji związanych z okresem spływu należności, zarządzaniem przeterminowanymi fakturami, zarządzaniem windykacją i tworzeniem faktur.
Oto jak możesz określić, co jest najważniejsze dla Twojego zespołu i firmy:
Zbierz opinie interesariuszy
Przed zakupem oprogramowania do automatyzacji AR zawsze porozmawiaj z kluczowymi interesariuszami, takimi jak przedstawiciele finansów, IT i kadry kierowniczej, aby zebrać aktualne informacje. Każdy dział może mieć inne wymagania, co pomoże w podjęciu decyzji i wyznaczeniu jej kierunku.
Na przykład dział finansowy może potrzebować szczegółowego raportowania i przetwarzania faktur, podczas gdy IT koncentruje się na bezpieczeństwie. Na podstawie tych rozmów utwórz listę potrzeb, aby uwzględnić opinie wszystkich.
Wymień i ustal priorytety problemów
Następnie zidentyfikuj słabe punkty obecnego systemu, pytając zespół o codzienne wyzwania. Czy procesy manualne spowalniają pracę? Czy pracownicy mogą szybko i sprawnie gromadzić dane finansowe? Czy potrzebują lepszego wglądu dzięki pulpitom nawigacyjnym i portalom klienta albo lepszej ogólnej funkcjonalności?
Wymień te problemy i ustal ich priorytety na podstawie wpływu, dbając o to, aby w pierwszej kolejności rozwiązać przeszkody o największym znaczeniu.
Dostosowanie do zasad i celów
Po zebraniu wymagań dotyczących potrzeb wszystkich osób ważne jest również upewnienie się, że rozwiązanie programowe jest zgodne z wewnętrznymi zasadami i wymogami regulacyjnymi. Weź pod uwagę protokoły bezpieczeństwa oraz preferencje dotyczące dostawców.
Na przykład jeśli pracujesz w sektorze opieki zdrowotnej, prawdopodobnie będziesz potrzebować rozwiązania AR zgodnego z HIPPA, a także z GAAP i IFRS. Tego rodzaju zgodność pomaga uniknąć konfliktów z organami regulacyjnymi i zapewnia sprawny proces wdrożenia.
Funkcje niezbędne a przydatne
Na tym etapie należy również rozróżnić funkcje niezbędne od opcjonalnych. Funkcje niezbędne to te, które rozwiązują największe problemy, takie jak automatyczne fakturowanie, opcje pobierania płatności, ograniczenie ręcznego wprowadzania danych oraz zwiększenie liczby transakcji.
Funkcje przydatne, takie jak śledzenie płatności, uczenie maszynowe i portal samoobsługowy, mogą zwiększać wygodę, ale nie są całkowicie niezbędne. Zdefiniuj je jasno z wyprzedzeniem, aby uprościć podejmowanie decyzji.
Zadaj te pytania:
- Jakie skargi lub przeszkody pojawiają się najczęściej?
- Jakie potrzeby nie są obecnie zaspokajane?
- Jakie funkcje rozwiązałyby 3 najpoważniejsze problemy?
- Jakiego zwrotu z inwestycji oczekujesz w związku z tą inwestycją?
- W jaki sposób to oprogramowanie wesprze nasze potrzeby w zakresie zgodności?
Krok 2: Zbadaj dostawców oprogramowania do automatyzacji należności
Następnie dokładnie przeanalizuj i porównaj dostawców oprogramowania do automatyzacji należności, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do swoich potrzeb:
Przeprowadź analizę dostawców
Rozpocznij od przeanalizowania dostawców za pomocą serwisów z recenzjami, rankingów i studiów przypadku. Szukaj oprogramowania, które regularnie otrzymuje pozytywne opinie, i zwróć uwagę na zadowolenie użytkowników, relacje z klientami oraz historie sukcesu. Pomoże Ci to zawęzić listę dostawców odpowiadających Twoim potrzebom.
Porównuj na podstawie potrzeb
Każda firma jest inna. Zawsze porównuj narzędzia pod kątem wielkości firmy, wymaganych integracji oraz tego, czy chcesz zlecić obsługę na zewnątrz, czy opracować rozwiązanie we własnym zakresie.
Na przykład małe firmy mogą traktować jako priorytet łatwość obsługi i wsparcie klienta, podczas gdy większe przedsiębiorstwa mogą potrzebować bardziej płynnych możliwości integracji lub szybszych opcji płatności. Zdecyduj, co najlepiej pasuje do obecnej konfiguracji, aby uniknąć kosztownych zmian w przyszłości.
Określ najważniejsze wyróżniki
Innym sposobem na zawężenie wyboru rozwiązań jest określenie, co wyróżnia poszczególnych dostawców. Szukaj unikalnych funkcji, takich jak wsparcie podczas wdrożenia, samoobsługa, doświadczenie użytkownika czy elastyczność w niszowych zastosowaniach.
Na przykład jeśli potrzebujesz niestandardowego raportowania, wybierz dostawcę znanego z tej funkcji, takiego jak Xero, QuickBooks lub FreshBooks. Tego rodzaju wyróżniki mogą pomóc Ci znaleźć narzędzie oferujące dodatkową wartość.
Udokumentuj ustalenia
Przez cały proces zakupu oprogramowania pamiętaj o śledzeniu wyników analiz poprzez dokumentowanie najważniejszych informacji. Dobrym punktem wyjścia jest utworzenie tabeli porównawczej uwzględniającej funkcje, ceny i opinie użytkowników.
Ułatwi to ocenę i omówienie opcji z zespołem, a jednocześnie pomoże upewnić się, że nie przeoczysz konkretnych wymagań, takich jak portale płatności online czy automatyczne przypomnienia o płatnościach.
Zadaj te pytania:
- Co każde narzędzie robi najlepiej?
- Czy odpowiada wielkości Twojego zespołu, budżetowi i używanemu zestawowi narzędzi?
- Jakie wsparcie i dokumentacja są dostępne?
- Jak wypada porównanie doświadczenia użytkownika?
- Jakie unikalne funkcje są oferowane?
Najlepsze programy do automatyzacji należności, które warto rozważyć
Nadal nie możesz się zdecydować? A może szukasz szybkiego rozwiązania? Oto moja lista najlepszych dostępnych programów do automatyzacji należności, która pomoże Ci rozpocząć poszukiwania:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Krok 3: Utwórz krótką listę programów do automatyzacji należności i skontaktuj się z dostawcami
Nadszedł czas, aby zawęzić wybór i rozpocząć rozmowy z potencjalnymi dostawcami. Oto kilka moich wskazówek i porad:
Wybierz 2–4 dostawców
Na podstawie przeprowadzonych analiz wybierz 2–4 dostawców, którzy najlepiej spełniają Twoje potrzeby. Weź pod uwagę takie czynniki jak funkcje, integracje i opinie użytkowników. Ostatecznie krótka lista powinna obejmować dostawców, którzy najlepiej odpowiadają wymaganiom Twojej firmy.
Wyślij RFI lub RFP
Rozważ wysłanie zapytania o informacje (RFI) lub zapytania ofertowego (RFP) dotyczącego oprogramowania do automatyzacji należności, aby uzyskać szczegółowe informacje. RFP może ujawnić takie szczegóły jak ceny, wsparcie i opcje dostosowywania, a także stanowi formalny sposób gromadzenia spójnych danych. Zastosowanie tej strategii pomoże Ci zrozumieć ofertę każdego dostawcy i ocenić, jak odpowiada ona Twoim potrzebom.
Umów prezentacje i zadawaj pytania
Umów prezentacje z dostawcami znajdującymi się na krótkiej liście, aby zobaczyć narzędzia do automatyzacji AR w działaniu. Przygotuj konkretne pytania, które zadasz podczas tych spotkań, na przykład o to, jak oprogramowanie radzi sobie z określonymi problemami oraz czy dostawca oferuje dopasowane programy szkoleniowe.
Podczas prezentacji lub okresu próbnego nie wahaj się poprosić o pokaz funkcji istotnych dla Twojego zespołu. Dzięki temu możesz wybrać opcje, które najlepiej odpowiadają jego potrzebom.
Stosuj spójne kryteria oceny
Upewnij się, że stosujesz te same kryteria wobec wszystkich dostawców, aby zapewnić uczciwe porównanie. Mogą one obejmować łatwość obsługi, opcje wsparcia i zestaw funkcji. Dzięki takiej spójności możesz obiektywnie ocenić każdą opcję i ułatwić sobie podjęcie ostatecznej decyzji.
Zadaj następujące pytania:
- Czy możesz przedstawić historię rzeczywistego klienta podobnego do nas?
- Jakie zasoby wsparcia lub wdrożenia oferujecie?
- Które funkcje wymagają przejścia na wyższy plan?
- Jak dbacie o bezpieczeństwo danych?
- Jaki jest średni czas wdrożenia?
Krok 4: Przygotuj uzasadnienie biznesowe
Gdy masz już wszystkie potrzebne informacje, nadszedł czas, aby przekształcić wyniki analizy dostawców w przekonujące uzasadnienie biznesowe dla zespołu kierowniczego:
Podsumuj problemy i oczekiwane rezultaty
Jasno przedstaw problemy, z którymi mierzy się Twój zespół, oraz oczekiwane rezultaty wdrożenia oprogramowania. Posłuż się konkretnymi przykładami, takimi jak ograniczenie liczby błędów na fakturach lub przyspieszenie cykli przetwarzania płatności, i podkreśl, jak te zmiany przyniosą korzyści firmie. Dzięki temu propozycja wartości będzie jasna i łatwa do odniesienia, a jednocześnie powiązana z ogólnymi celami firmy.
Przedstaw szacunkowe koszty i harmonogramy
Zbierz podstawowe szacunki kosztów i harmonogramy wdrożenia na podstawie analizy dostawców, uwzględniając koszty początkowe, bieżące opłaty oraz potencjalne ukryte należności. Najlepiej przedstawić te informacje wraz z realistycznym harmonogramem wdrożenia, aby zapewnić kompleksowy obraz sytuacji.
Przedstaw zwrot z inwestycji i ryzyko
Wyjaśnij zwrot z inwestycji, wzrost wydajności oraz ryzyko związane z zaniechaniem działań. Określ również potencjalne oszczędności czasu i pieniędzy — możesz na przykład pokazać, jak automatyzacja może obniżyć koszty pracy lub usprawnić zarządzanie przepływami pieniężnymi i księgowanie wpłat.
Na tym etapie należy omówić ryzyka operacyjne związane z utrzymywaniem obecnego stanu, takie jak zwiększona liczba błędów popełnianych ręcznie lub problemy ze zgodnością, aby kierownictwo mogło w pełni zrozumieć wady i korzyści z automatyzacji należności z perspektywy operacyjnej.
Zadaj następujące pytania:
- Jaki problem biznesowy zostanie rozwiązany?
- Jakie jest ryzyko zaniechania działań?
- Jakie są korzyści finansowe i operacyjne?
- Jak wpłynie to na nasze obecne procesy?
- Jaki jest przewidywany okres zwrotu inwestycji?
Krok 5: Wdróż oprogramowanie do automatyzacji należności i przygotuj użytkowników
Na koniec musisz zadbać o sprawny proces wdrażania nowego oprogramowania do automatyzacji należności. Oto jak to zrobić:
Przekaż informacje o planie wdrożenia
Upewnij się, że plan wdrożenia został jasno przekazany wszystkim użytkownikom. Udostępnij harmonogramy i najważniejsze kamienie milowe, poinformuj każdego członka zespołu, co musi zrobić, oraz korzystaj ze spotkań lub wiadomości e-mail, aby wszyscy rozumieli swoją rolę. Jasna komunikacja od samego początku zapobiega nieporozumieniom i pomaga ustalić oczekiwania na przyszłość.
Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnętrznie
Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnętrznie oraz osoby do kontaktu w sprawie projektu. Będą one zarządzać wdrożeniem i pełnić funkcję łączników z dostawcą. Najlepiej wybrać osoby posiadające odpowiednią wiedzę i potrafiące odpowiadać na pytania, aby dodatkowo usprawnić cały proces.
Zadbaj o szkolenia i korzystanie z rozwiązania
Upewnij się, że Twój zespół ukończy szkolenie i będzie konsekwentnie korzystać z narzędzia. Organizuj sesje szkoleniowe, korzystaj z materiałów udostępnionych przez dostawcę, monitoruj frekwencję i skontaktuj się z osobami, które potrzebują dodatkowego wsparcia. Im lepszy jest proces wdrażania, tym łatwiej zespołowi będzie korzystać z rozwiązania.
Stwórz pętle informacji zwrotnych
Podczas wdrożenia stwórz pętle informacji zwrotnych, aby zbierać opinie użytkowników. Zachęcaj członków zespołu do dzielenia się doświadczeniami i wyzwaniami oraz korzystaj z zasobów dostawcy, aby szybko rozwiązywać problemy.
Czy wykonywanie standardowych operacji finansowych było łatwe? Czy można było dostosować opcje płatności i przypomnienia o opóźnionych płatnościach do potrzeb? Czy rozwiązanie dobrze integrowało się z innymi systemami księgowymi? Regularne zbieranie opinii pomaga zwiększyć wykorzystanie rozwiązania i wcześnie rozwiązywać ewentualne problemy.
Zadaj następujące pytania:
- Jaki jest plan zarządzania zmianą?
- Kto odpowiada za wdrożenie?
- Jak będziecie monitorować pierwsze sukcesy?
- Jakie materiały szkoleniowe są potrzebne?
- W jaki sposób będą zbierane i wykorzystywane informacje zwrotne?
Co dalej:
Jeśli szukasz oprogramowania do automatyzacji należności, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby otrzymać rekomendacje.
Wypełnisz formularz i odbędziesz krótką rozmowę, podczas której doradca szczegółowo omówi Twoje potrzeby. Następnie otrzymasz krótką listę programów do sprawdzenia. Doradcy pomogą Ci nawet w całym procesie zakupu, w tym w negocjacjach cenowych.
