Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego może być trudny. Ogólnie rzecz biorąc, jest to strategiczna decyzja, która może przyczynić się do sukcesu Twojego zespołu.
Dzięki idealnemu rozwiązaniu możesz zwiększyć zwrot z inwestycji, zapewnić dokładność i zachować zgodność z przepisami. Jeśli jednak dokonasz złego wyboru, możesz narazić się na nieefektywność i błędy, które negatywnie wpłyną na produktywność oraz kondycję finansową Twojej firmy.
Jeśli szukasz oprogramowania księgowego, ale nie masz pewności, od czego zacząć, ten przewodnik jest dla Ciebie. Został przygotowany z myślą o dyrektorach finansowych i liderach finansowych, którzy chcą wybrać oprogramowanie zgodne z ich celami i pomagające przezwyciężać wyzwania. Oto jak możesz to osiągnąć.
9 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania księgowego
Szukając nowego oprogramowania księgowego, należy najpierw ocenić każdą opcję, koncentrując się na kluczowych czynnikach zgodnych z potrzebami i celami firmy. Weź pod uwagę następujące aspekty, aby mieć pewność, że wybierzesz odpowiednie narzędzie dla swojego zespołu:
1. Elastyczność planu
Elastyczność planu pozwala dostosować subskrypcję oprogramowania w miarę rozwoju lub zmian zachodzących w firmie. Jest to wartościowe dla firm każdej wielkości, ale szczególnie dla startupów, właścicieli małych firm i freelancerów (więcej informacji o zaletach oprogramowania księgowego dla freelancerów znajdziesz tutaj).
Najlepsze oprogramowanie księgowe umożliwia łatwe przejście na wyższy lub niższy plan bez negatywnych konsekwencji dla przepływów pieniężnych. Nie zapomnij również zapytać dostawców o warunki umowy i sposób, w jaki obsługują zmiany subskrypcji.
2. Dostęp do danych i raportowanie
Dostęp do danych i raportowanie mają kluczowe znaczenie dla podejmowania świadomych decyzji. Jako dyrektor finansowy potrzebujesz systemu księgowego, który zapewnia dane w czasie rzeczywistym i konfigurowalne raporty finansowe.
Sprawdź, czy oprogramowanie umożliwia eksport danych w różnych formatach. Ponadto upewnij się, czy obsługuje panele oraz jakie funkcje raportowania są dostępne. Ułatwi to nie tylko zadania FP&A, lecz także standardowe prowadzenie księgowości i zarządzanie projektami.
3. Integracja z używanym zestawem technologii
Integracja z istniejącym zestawem technologii zapewnia sprawne działanie. Oprogramowanie księgowe powinno łączyć się z innymi narzędziami, takimi jak CRM, systemy zobowiązań i należności lub rozwiązania płacowe. Oszczędza to czas i ogranicza liczbę błędów.
Zawsze sprawdzaj, czy oprogramowanie ma interfejsy API lub gotowe integracje. Jeśli testujesz oprogramowanie w ramach wersji demonstracyjnej, sprawdź, jak można je połączyć z narzędziami, z których już korzystasz, aby uniknąć problemów w przyszłości.
4. Wdrożenie i pomoc techniczna
Wdrożenie i pomoc techniczna mogą przesądzić o tym, czy korzystanie z nowego oprogramowania będzie udane. Gdy dostawca oferuje dobrą pomoc we wdrożeniu, ułatwia zespołowi szybkie rozpoczęcie pracy.
Szukaj dostawców oferujących materiały szkoleniowe i szybko reagującą pomoc techniczną, a także zapytaj o godziny i kanały wsparcia za pośrednictwem ich strony kontaktowej.
5. Uprawnienia oparte na rolach
Uprawnienia oparte na rolach określają, kto może uzyskać dostęp do poszczególnych elementów rozwiązania programowego. Jest to ważne dla zachowania bezpieczeństwa i prywatności, zwłaszcza w przypadku danych finansowych i osobistych rachunków bankowych.
Upewnij się, że oprogramowanie umożliwia łatwe przypisywanie ról i ustawianie uprawnień. Podczas rozmowy z przedstawicielem zapytaj, jak szczegółowe są te mechanizmy kontroli i jak można je zmodyfikować, aby lepiej odpowiadały potrzebom Twojej firmy.
6. Zgodność z przepisami właściwymi dla branży
Zgodność z przepisami właściwymi dla branży gwarantuje, że oprogramowanie spełnia wymogi prawne i regulacyjne. Ma to kluczowe znaczenie dla uniknięcia kar i utrzymania zaufania. Sprawdź, czy oprogramowanie obsługuje standardy zgodności istotne dla Twojej branży, zwłaszcza jeśli działasz w bardziej regulowanych sektorach, takich jak ochrona zdrowia lub finanse.
7. Możliwości dostosowywania
Możliwości dostosowywania pozwalają dopasować oprogramowanie do potrzeb Twojej firmy. Może to poprawić wydajność i zadowolenie użytkowników. Jeśli na przykład działasz w handlu detalicznym, możesz potrzebować oprogramowania księgowego, które oferuje również zarządzanie zapasami i funkcje śledzenia stanów magazynowych.
Szukaj oprogramowania, które pozwala dostosowywać pola, przepływy pracy i interfejsy. Pamiętaj, że dostosowywanie może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Podczas wstępnej konsultacji z dostawcą zawsze zapytaj z wyprzedzeniem o możliwości dostosowywania oraz opłaty za liczbę użytkowników.
8. Funkcje automatyzacji
Funkcje automatyzacji mogą oszczędzać czas zespołu, ograniczając liczbę ręcznie wykonywanych zadań księgowych. Szukaj oprogramowania, które automatyzuje powtarzalne procesy, takie jak fakturowanie, śledzenie wydatków czy ręczne wprowadzanie danych. Dzięki temu Twój zespół może skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, które pomagają usprawnić działalność firmy.
Have an account? Log In
9. Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji
Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji jest ważna, jeśli Twój zespół pracuje zdalnie lub w różnych miejscach. Upewnij się, że oprogramowanie ma aplikację mobilną lub połączenie z internetem, które działa poprawnie na różnych urządzeniach, aby pomóc zespołowi pozostać w kontakcie i zachować produktywność.
Dodatkowo podczas testowania wybranego rozwiązania księgowego warto sprawdzić jego ograniczenia i funkcje ułatwień dostępu.
Jak wybrać oprogramowanie księgowe: 5-etapowy schemat
Wybór odpowiedniego firmowego oprogramowania księgowego wymaga czegoś więcej niż tylko porównania podstawowych funkcji księgowych — trzeba również dopasować oprogramowanie do celów firmy i potrzeb zespołu.
Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem krok po kroku, wybierając kolejne oprogramowanie księgowe, aby znaleźć idealne rozwiązanie spełniające wszystkie Twoje wymagania:
Krok 1: Określ swoje potrzeby
Nie możesz wybrać rozwiązania, jeśli nie wiesz, co ma ono robić. Niezależnie od tego, czy chodzi o przygotowywanie zeznań podatkowych, zarządzanie informacjami finansowymi czy po prostu łatwość obsługi, zacznij od określenia wymagań swojego zespołu, aby ukierunkować poszukiwania oprogramowania księgowego:
Zbieranie opinii interesariuszy
Zaangażuj odpowiednio wcześnie kluczowych interesariuszy, takich jak działy finansów, HR, IT i kadra kierownicza, ponieważ każdy dział będzie miał inne perspektywy i potrzeby księgowe.
Rozważ organizowanie spotkań lub wysyłanie ankiet w celu zebrania ich opinii, pytając o obecne wyzwania i oczekiwane usprawnienia. Dzięki temu możesz upewnić się, że oprogramowanie spełnia konkretne potrzeby wszystkich osób.
Lista i ustalanie priorytetów problemów
Następnie zidentyfikuj wszelkie problemy z funkcjonalnością obecnego systemu. Sporządź listę problemów lub przeszkód, z którymi mierzy się Twój zespół, takich jak prowadzenie dokumentacji finansowej, zgodność z przepisami podatkowymi i ewidencjonowanie czasu pracy. Następnie ustal ich priorytety na podstawie wpływu na działalność operacyjną i finanse firmy.
Skoncentruj się na znalezieniu rozwiązania, które pomoże najpierw rozwiązać najważniejsze problemy, aby zwiększyć wydajność i satysfakcję.
Zgodność z zasadami i celami
Równie ważne jest upewnienie się, że oprogramowanie jest zgodne z wewnętrznymi zasadami i celami firmy. Weź pod uwagę preferencje dostawcy, protokoły bezpieczeństwa i wymogi regulacyjne. Obejmuje to zapewnienie bezpieczeństwa danych i zgodności ze standardami branżowymi w ramach sprawozdań finansowych.
Rozróżnianie funkcji niezbędnych od dodatkowych
Wybierając oprogramowanie księgowe, zawsze oddzielaj niezbędne funkcje księgowe od opcjonalnych.
Funkcje niezbędne to te, które rozwiązują najważniejsze problemy i zaspokajają potrzeby związane ze zgodnością, natomiast funkcje dodatkowe zwiększają wartość rozwiązania, ale nie są konieczne. Dzięki temu możesz najpierw skupić się na oprogramowaniu spełniającym podstawowe potrzeby, unikając jednocześnie niekontrolowanego rozszerzania zakresu.
Zadaj te pytania:
- Jakie skargi lub przeszkody pojawiają się najczęściej?
- Jakie potrzeby nie są obecnie zaspokajane?
- Jakie funkcje rozwiązałyby 3 najważniejsze problemy?
- Jakiego zwrotu z inwestycji oczekujesz w związku z tą inwestycją?
- W jakim stopniu oprogramowanie jest zgodne z naszymi protokołami bezpieczeństwa?
Krok 2: Zbadaj dostawców oprogramowania księgowego
Po zebraniu opinii zespołu warto przeanalizować i porównać dostawców oprogramowania księgowego, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej odpowiadające Twoim potrzebom.
Pamiętaj, że istnieje kilka rodzajów oprogramowania księgowego. Oto, jak możesz zawęzić wybór i zmieścić się w budżecie:
Przeprowadzanie przeglądu dostawców
Zacznij od ogólnego przeglądu z wykorzystaniem witryn z opiniami, rankingów i studiów przypadków. Zasoby te dostarczają informacji o reputacji dostawców i doświadczeniach użytkowników. Szukaj powtarzających się wzorców w opiniach, aby zidentyfikować najczęściej wymieniane zalety lub skargi i sporządzić krótką listę dostawców wartych dalszej analizy.
Porównywanie narzędzi
Porównuj narzędzia pod kątem potrzeb firmy, takich jak jej wielkość, skalowalność i możliwości integracji. Warto również rozważyć, czy potrzebujesz rozwiązania do outsourcingu, czy wolisz model wewnętrzny, zwłaszcza jeśli szukasz oprogramowania księgowego dla małych firm (tutaj przeczytasz o korzyściach oprogramowania księgowego dla startupów).
Następnie poszukaj oprogramowania, które pasuje do istniejącego stosu technologicznego i jest przyjazne dla użytkownika. Zapewni to płynną integrację i minimalne zakłócenia.
Identyfikowanie kluczowych wyróżników
Określ, co wyróżnia poszczególnych dostawców. Skup się na takich aspektach jak wsparcie podczas wdrożenia, doświadczenie użytkownika i elastyczność w przypadku niszowych zastosowań. Na przykład niektórzy dostawcy, tacy jak QuickBooks Online i FreshBooks, oferują spersonalizowane wsparcie lub unikatowe funkcje. Znajomość tych wyróżników pomaga podjąć bardziej intuicyjną i świadomą decyzję.
Dokumentowanie ustaleń
Udokumentuj wyniki swoich badań, aby ułatwić porównanie. Utwórz arkusz kalkulacyjny do śledzenia funkcji, cen oraz zalet i wad każdego dostawcy. Dzięki takiemu uporządkowanemu podejściu możesz uprościć proces podejmowania decyzji. Ułatwia ono również przedstawienie wyników interesariuszom.
Zadaj te pytania:
- Co każde z narzędzi robi najlepiej?
- Czy rozwiązanie odpowiada wielkości Twojego zespołu, budżetowi i stosowi technologicznemu?
- Jakie wsparcie i dokumentacja są dostępne?
- Jak elastyczne jest oprogramowanie w przypadku niszowych zastosowań?
- Jakie zalety lub skargi użytkownicy wymieniają najczęściej?
Najlepsze oprogramowanie księgowe, które warto rozważyć
Oto moja lista 10 najlepszych dostępnych opcji oprogramowania księgowego, która pomoże Ci rozpocząć poszukiwania:
- 8. Reckon One
Krok 3: Przygotuj krótką listę oprogramowania księgowego i skontaktuj się z dostawcami
Następnie warto zawęzić listę dostawców i rozpocząć rozmowy z potencjalnymi partnerami. Oto jak to zrobić:
Tworzenie krótkiej listy dostawców
Na podstawie wcześniejszych analiz wybierz 2–4 dostawców. Skoncentruj się na tych, którzy najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom i priorytetom. W procesie oceny uwzględnij takie czynniki jak funkcje, ceny i opinie użytkowników. Pomoże Ci to skupić wysiłki na najbardziej obiecujących opcjach.
Wysłanie RFI lub RFP
Wyślij zapytanie o informacje (RFI) lub RFP dotyczące oprogramowania księgowego, aby zebrać szczegółowe informacje. Ten formalny proces pomaga zrozumieć ofertę i podejście każdego dostawcy, a także jest szczególnie przydatny w przypadku złożonych potrzeb lub dużych zespołów. Wykorzystaj go, aby wyjaśnić wszelkie pytania lub wątpliwości.
Umawianie prezentacji
Umów prezentacje z wybranymi dostawcami oprogramowania księgowego. Zadawaj konkretne pytania dotyczące integracji, dodatkowych opcji, bezpieczeństwa i innych kwestii. Możesz również wykorzystać tę okazję, aby zobaczyć oprogramowanie w działaniu i ocenić jego użyteczność.
Przygotuj pytania dotyczące konkretnych funkcji lub scenariuszy istotnych dla Twojego zespołu. Pomoże Ci to ocenić, jak dobrze oprogramowanie spełnia Twoje potrzeby.
Stosowanie spójnych kryteriów oceny
Stosuj spójne kryteria oceny wobec wszystkich dostawców. Utwórz listę kontrolną lub kartę wyników, aby ocenić każdą opcję na podstawie kluczowych czynników i zapewnić sprawiedliwe porównanie. W całym procesie miej na uwadze priorytety swojego zespołu.
Zadaj te pytania:
- Czy możesz przedstawić prawdziwą historię klienta podobnego do nas?
- Jakie zasoby wsparcia lub wdrożenia oferujecie?
- Jakie funkcje wymagają przejścia na wyższy plan?
- Jak Wasze oprogramowanie obsługuje migrację danych?
- Jaki jest typowy harmonogram wdrożenia?
Krok 4: Przygotuj uzasadnienie biznesowe
Teraz nadszedł czas, aby przekształcić analizę dostawców w uzasadnienie biznesowe, które zespół kierowniczy zrozumie i poprze:
Podsumowanie problemów
Podsumuj problemy, z którymi mierzy się Twój zespół, oraz rezultaty, jakich oczekujesz po wdrożeniu nowego oprogramowania. Podkreśl, w jaki sposób oprogramowanie rozwiąże konkretne problemy i usprawni działalność. Użyj punktów, aby wymienić problemy i oczekiwane korzyści. Pomoże to jasno pokazać wartość inwestycji.
Przedstawienie szacunkowych kosztów
Znajdź i przedstaw podstawowe szacunki kosztów oraz harmonogramy wdrożenia. Wykorzystaj wyceny dostawców i wyniki analiz, aby podać dokładne wartości. Uwzględnij zarówno koszty początkowe, jak i bieżące wydatki, a także sprawdź ceny oprogramowania księgowego, aby uzyskać bardziej szczegółowy obraz. Następnie przedstaw te dane w przejrzysty sposób, na przykład w tabeli lub na wykresie, aby ułatwić ich analizę.
Przedstawienie zwrotu z inwestycji i ryzyka
Przedstaw zwrot z inwestycji, wzrost efektywności oraz ryzyko związane z brakiem działania, aby w pełni uzasadnić swoje argumenty. Wyjaśnij, w jaki sposób oprogramowanie pozwoli zaoszczędzić czas, usprawnić procesy, ograniczyć liczbę błędów lub zwiększyć produktywność.
Pamiętaj również, aby podkreślić korzyści finansowe i operacyjne, a także potencjalne negatywne konsekwencje niewdrożenia oprogramowania, takie jak utrzymująca się nieefektywność lub ryzyko braku zgodności z przepisami.
Zadaj te pytania:
- Jaki problem biznesowy to rozwiąże?
- Jakie są ryzyka zaniechania działań?
- Jakie będą korzyści finansowe i operacyjne?
- Jak szybko możemy spodziewać się zwrotu z inwestycji?
- Jakie są szacunkowe całkowite koszty i harmonogramy?
Krok 5: Wdrożenie oprogramowania księgowego i przygotowanie użytkowników
Po uzyskaniu zgody możesz rozpocząć planowanie sprawnego procesu wdrożenia. Oto kilka wskazówek, które pomogą zapewnić jego powodzenie:
Komunikowanie planu wdrożenia
Jasno komunikuj plan wdrożenia wszystkim użytkownikom. Udostępniaj harmonogramy, kluczowe etapy i informacje o tym, co każdy członek zespołu powinien zrobić, za pośrednictwem wiadomości e-mail, spotkań lub platform wewnętrznych. Ważne jest również utrzymywanie otwartej komunikacji, aby mieć pewność, że wszyscy rozumieją proces i pozostałe oczekiwania.
Wyznaczenie osób odpowiedzialnych wewnątrz firmy
Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnątrz firmy oraz osoby kontaktowe do spraw wdrożenia. Będą one odpowiadać na pytania i koordynować działania z dostawcą. Wybierz osoby, które znają oprogramowanie i potrafią rozwiązywać problemy, aby zapewnić płynniejsze przejście i wsparcie użytkownikom.
Zapewnienie szkoleń i przyjęcia narzędzia
Upewnij się, że Twój zespół ukończy szkolenia i będzie konsekwentnie korzystać z narzędzia. Zaplanuj sesje szkoleniowe i zapewnij dostęp do materiałów, takich jak webinary lub poradniki.
Powinieneś również zachęcać do regularnych spotkań kontrolnych, aby odpowiadać na pytania i monitorować postępy. Pamiętaj, że konsekwentne korzystanie z narzędzia pomaga zwiększyć wydajność i satysfakcję użytkowników końcowych.
Tworzenie mechanizmów zbierania opinii
Podczas wdrożenia twórz mechanizmy zbierania opinii, korzystając również z zasobów dostawcy. Większość nowych programów wymaga czasu na naukę. Zachęcaj użytkowników do dzielenia się swoimi doświadczeniami i zgłaszania napotkanych problemów, a następnie wykorzystuj te informacje do wprowadzania zmian i usprawniania procesu.
Ponadto współpracuj z dostawcą, aby rozwiązywać problemy techniczne lub optymalizować funkcje pod kątem lepszego wykorzystania w konkretnych przypadkach.
Zadaj te pytania:
- Jaki jest plan zarządzania zmianą?
- Kto odpowiada za wdrożenie?
- Jak będziesz monitorować początkowe sukcesy?
- Jakie materiały szkoleniowe są dostępne?
- Jak będziesz zbierać opinie użytkowników?
Co dalej:
Jeśli jesteś w trakcie poszukiwania oprogramowania księgowego, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby otrzymać rekomendacje.
Wypełnisz formularz i odbędziesz krótką rozmowę, podczas której doradca pozna szczegóły Twoich potrzeb. Następnie otrzymasz krótką listę programów do przeanalizowania. Doradca wesprze Cię nawet w całym procesie zakupu, w tym podczas negocjowania cen.