W miarę rozwoju Twojego startupu technologicznego zaczniesz zastanawiać się, kiedy nadszedł czas, aby zacząć doskonalić swój biznes, a nie tylko go rozwijać. Ograniczanie wydatków we właściwych obszarach i zwiększanie przychodów tam, gdzie jest to najbardziej osiągalne — na te i inne pytania odpowiada zespół ds. planowania i analizy finansowej (FP&A) w Twojej firmie.
Wdrożenie tej funkcji może być onieśmielające. Skąd wiedzieć, kogo zatrudnić w pierwszej kolejności? Czy należy uprzejmie „zasugerować”, aby księgowy zajął się tym zadaniem? Co można zautomatyzować? I kiedy faktycznie ma sens rozbudowanie zespołu FP&A?
Odpowiem na wszystkie te pytania i nie tylko, aby wyposażyć Cię w informacje potrzebne do zwiększenia efektywności tej niezbędnej, lecz łatwej do niewłaściwego wdrożenia funkcji biznesowej.
Tworzenie strategii FP&A
Zanim w ogóle zaczniesz podejmować decyzje dotyczące zatrudnienia, musisz opracować skuteczną strategię. Podchodź do tego procesu ze świadomością potrzeb całej organizacji, a nie tylko działu finansowego, i weź pod uwagę następujące kwestie:
- Dlaczego rozważasz utworzenie funkcji FP&A? Czy masz konkretne potrzeby związane z budżetowaniem lub prognozowaniem, czy też chcesz ogólnie zwiększyć efektywność?
- Jakiego wsparcia potrzebują interesariusze w Twojej organizacji? W jaki sposób zespoły marketingu, operacji personalnych i inne jednostki biznesowe mogą skorzystać z wewnętrznej analizy finansowej oraz wsparcia w podejmowaniu decyzji?
- Czy możesz zapewnić budżet i uwagę niezbędne do prawidłowego rozpoczęcia pracy zespołu FP&A? Jak opiszę później, aby FP&A działało skutecznie, potrzebujesz odpowiednich ludzi, procesów i technologii; te elementy zazwyczaj nie są tanie.
Korzyści z zespołu FP&A wspieranego technologią
Według niedawnego badania przeprowadzonego przez Stowarzyszenie Specjalistów ds. Finansów 78% respondentów stwierdziło, że w ciągu najbliższych 12 miesięcy planuje rozwijać swoje umiejętności technologiczne i analityczne.
Firmy dostrzegają wartość tej funkcji, ponieważ odpowiada ona za ważne obszary, takie jak prognozowanie i modelowanie różnych strategii dla firmy, bez obciążania pozostałych członków zespołu finansowego.
Korzyści obejmują:
- Wewnętrzny ośrodek analityczny zajmujący się istotnymi decyzjami biznesowymi, zamiast pochłaniania czasu specjalistów ds. finansów o innych zestawach umiejętności, takich jak księgowy
- Łączenie danych w czasie rzeczywistym z całej organizacji, dzięki czemu każda funkcja w firmie zyskuje analitycznego partnera biznesowego wspierającego własne decyzje
- Stałe monitorowanie celów w odniesieniu do wyników, co pozwala kadrze zarządzającej wyższego szczebla skupić się na bardziej strategicznych pytaniach i na samym wyznaczaniu tych celów
- Uwzględnianie istotnych kwestii kapitałowych i planowania scenariuszowego, takich jak potrzeba dodatkowego pozyskania finansowania
- Posiadanie osób, które znają oprogramowanie do analizy statystycznej oraz inne, bardziej złożone narzędzia
Have an account? Log In
Aktualne wyzwania w obszarze FP&A
Pomimo swojej użyteczności zespoły FP&A mierzą się z szeregiem wyzwań wynikających z szybko zmieniających się uwarunkowań rynkowych, technologicznych i globalnych.
Niejednoznaczność celów
Dla wielu firm sukces oznacza coś więcej niż samo zwiększanie przychodów, przepływów pieniężnych czy rentowności. Współczesne firmy muszą realizować wiele celów, takich jak osiąganie zysku przy jednoczesnym nieustannym dążeniu do wzrostu i spełnianiu wskaźników ESG (środowiskowych, społecznych i dotyczących ładu korporacyjnego). Zwłaszcza jeśli Twoja firma ma zaangażowanych inwestorów, możesz w końcu poczuć się tak, jakbyś żonglował nożami, tylko po to, aby nadążyć.
Może to utrudniać zespołom FP&A skupienie się na podstawowych celach. W odpowiedzi rozważ ustalenie priorytetów działań FP&A zgodnie z najważniejszymi celami w danym momencie:
- Masz problemy z produktem? Świadomie skoncentruj na nich działania.
- Stoisz przed ważną decyzją dotyczącą wyboru jednej z kilku kampanii marketingowych? Skieruj działania właśnie w tym kierunku.
Niskiej jakości źródła danych
Skuteczność Twojego zespołu FP&A będzie zależeć od jakości danych finansowych i innych informacji, z których korzysta. Aby zespół mógł udostępniać informacje dotyczące sprzedaży, marketingu, produktu i prognozowania, musisz zapewnić mu pełny wgląd w każdy z tych obszarów. Nawet jeśli masz źródła danych, z których możesz korzystać, czy dane są czyste i spójne?
To właśnie przeszkoda, która powstrzymuje firmy przed zbyt wczesnym tworzeniem zespołu FP&A. Dopóki wszystkie kwestie organizacyjne nie zostaną naprawdę uporządkowane, FP&A nie będzie w stanie generować wartościowych wniosków, które pomogą uratować Twoją (firmową) sytuację. Z wdrożeniem tego zespołu powinieneś poczekać do momentu, gdy ustanowisz odpowiedni system zarządzania danymi i narzędzia do ich gromadzenia, niezbędne do zapewnienia stałego dopływu danych bezpośrednio do działu FP&A.
Potrzeba dobrych narzędzi
W miarę jak FP&A staje się coraz bardziej skoncentrowane na danych, w większym stopniu polega również na posiadaniu odpowiednich narzędzi technologicznych. Obecnie zdecydowanie wykraczamy poza samo korzystanie z programu Excel. Może to prowadzić do trudnej pętli sprzężenia zwrotnego między zespołami finansowym i IT, ponieważ proces identyfikowania i wdrażania odpowiednich partnerów technologicznych może być czasochłonny. Oznacza to również, że pracownicy FP&A muszą posiadać odpowiednie umiejętności w zakresie właściwych technologii.
Poświęcenie czasu na przeszkolenie pracowników w zakresie używanych narzędzi może wydawać się działaniem generującym koszty, ale w dłuższej perspektywie przyniesie wielokrotne korzyści.
Kluczowe elementy
Sukces Twojego zespołu zależy od połączenia ludzi, procesów i technologii.
Ludzie
Niezależnie od tego, czy jest to jedna osoba, czy cały zespół, pracownicy posiadający odpowiednie umiejętności i doświadczenie mogą przesądzić o sukcesie lub porażce funkcji FP&A. Niektóre doświadczenia zawodowe lepiej przygotowują do pełnienia ról FP&A w startupach technologicznych niż inne.
Doskonałe umiejętności w zakresie modelowania finansowego są niezbędne, ale niewystarczające na tym stanowisku. Jeśli dopiero zaczynasz rozbudowywać swój zespół finansowy, możesz chcieć znaleźć osobę, której zestaw umiejętności obejmuje kilka różnych obszarów. W takim przypadku korzystne może być zatrudnienie kogoś, kto ma doświadczenie zarówno w dziale finansowym, jak i w pozyskiwaniu finansowania.
Docelowe profile pracowników FP&A powinny obejmować osoby z doświadczeniem w innych zespołach FP&A oraz dobrze wykształconych specjalistów na wczesnym etapie kariery, mających udokumentowane doświadczenie finansowe w świecie startupów. Niezależnie od wybranego profilu, jest oczywiste, że FP&A to stanowisko wspierane przez technologie. Kandydaci, którzy mają doświadczenie w korzystaniu z narzędzi technologicznych, a nawet w ich tworzeniu, w dłuższej perspektywie okażą się bardzo pomocni.
Nie czuj presji, aby zbyt szybko rozbudowywać swój zespół. Lepiej zatrudnić jedną świetną osobę i współpracować z nią przy tworzeniu odpowiednich procesów i technologii, niż zbyt wcześnie rzucać się na głęboką wodę z całym nowym zespołem.
Proces
Wyposażenie tych członków zespołu w dobrze zaplanowane procesy decyduje o sukcesie lub porażce FP&A.
Pamiętaj, że FP&A oznacza planowanie finansowe i analizę. Ta funkcja zazwyczaj nie odpowiada za wyznaczanie celów całej organizacji, dlatego ważne jest zapewnienie zespołowi FP&A odpowiedniego kontekstu i kluczowych wskaźników efektywności (KPI), w ramach których będzie mógł działać.
Oprócz właściwego wyznaczania celów ważne jest również ustalenie i okresowe aktualizowanie sposobu, w jaki funkcja FP&A faktycznie działa. Czy istnieją przestarzałe procesy, które marnują czas lub powodują powielanie pracy? Okresowo analizuj każdy etap powtarzalnych procesów FP&A — i słuchaj opinii członków zespołu FP&A na ich temat — aby doskonalić swoje działania i angażować zespół w pracę, która ma znaczenie.
Technologia
Oprócz zatrudnienia odpowiednich osób zapewnienie im właściwych platform technologicznych umożliwi im wykorzystanie wszystkich danych firmy i podejmowanie lepiej poinformowanych decyzji strategicznych. Platformy te często działają w chmurze i mogą wykorzystywać sztuczną inteligencję oraz uczenie maszynowe, aby zwiększać możliwości Twoich pracowników.
Jeśli potrzebujesz konkretnych inspiracji, zapoznaj się z naszymi artykułami na temat 19 najlepszych narzędzi do raportowania finansowego oraz najlepszych narzędzi do zarządzania wynikami przedsiębiorstwa, które warto rozważyć.
Łączenie elementów
Koordynowanie tych trzech elementów jest równie ważne jak wybór właściwych z nich. Chcę poświęcić chwilę na omówienie tego, że sposób organizacji zespołu FP&A będzie również w pewnym stopniu zależeć od Twojej własnej roli. Dyrektorzy finansowi zazwyczaj nie są pierwszymi osobami zatrudnianymi w startupach, więc jeśli zajmujesz to stanowisko, prawdopodobnie pracujesz w firmie z dość dobrze rozwiniętą bazą talentów. W takim przypadku możesz mieć już doświadczenie w tworzeniu wewnętrznych zespołów. Jeśli jakiś proces lub procedura już działa, nie ma potrzeby wymyślać koła na nowo dla grupy FP&A.
Z drugiej strony, jeśli jesteś założycielem lub współzałożycielem mniejszego startupu, upewnij się, że jesteś gotowy na faktyczne zajęcie się każdym z tych trzech podstawowych elementów. Bez odpowiedniej technologii i danych zespół FP&A nie będzie w stanie rozpocząć pracy, a bez właściwych procesów nie będzie mógł działać efektywnie.
Upewnij się, że konfigurujesz tę funkcję, kierując się odpowiednim nastawieniem ukierunkowanym na przyszłość, ciekawością oraz naciskiem na współpracę z innymi zespołami w firmie. Dopilnuj również, aby Twój zespół FP&A nie ugrzązł w trudnych do wykonania lub niekończących się, czasochłonnych zadaniach. Okresowo identyfikuj zadania wymagające niewielkiego wysiłku, które można zautomatyzować lub usunąć z zakresu obowiązków zespołu, i oceniaj, czy ludzie, procesy oraz technologia współdziałają ze sobą, czy też sobie przeszkadzają.
Najczęściej zadawane pytania
Oto niektóre z najczęstszych pytań, jakie dyrektorzy finansowi startupów mają na temat FP\u0026A
Jaka jest różnica między liderem FP\u0026A a dyrektorem finansowym?
Pozwól, że od razu odpowiem na to pytanie, na wypadek gdybyś zastanawiał się, co odróżnia FP\u0026A od dyrektora finansowego, ponieważ obie te role zajmują się planowaniem finansowym. Zakres obowiązków lidera FP\u0026A będzie bardziej szczegółowy niż zakres obowiązków dyrektora finansowego.\r\n\r\nLider ds. planowania i analizy finansowej w organizacji będzie odpowiedzialny za prognozowanie, planowanie taktyczne oraz powiązane działania, takie jak budżetowanie, natomiast dyrektor finansowy zazwyczaj będzie również odpowiadać za codzienne działania, takie jak księgowość i zarządzanie środkami pieniężnymi. Dyrektor finansowy będzie podejmować decyzje i w większym stopniu angażować się w długoterminowe planowanie strategiczne niż zespół FP\u0026A, który będzie zajmować się gromadzeniem danych i informacji z całej organizacji w celu podejmowania lepszych decyzji.\r\n\r\nFP\u0026A wspiera dyrektora finansowego i umożliwia mu skuteczniejsze działanie, ale stanowi tylko jeden element większej całości.
Jak usprawnić istniejący zespół FP\u0026A
Jeśli zespół FP\u0026A został już utworzony, ale szukasz sposobów na zwiększenie jego skuteczności, rozważ konkretne możliwości ulepszenia swoich ludzi, procesów i technologii.\r\n\u003cul\u003e\r\n \t\u003cli\u003eCzy umiejętności i doświadczenie członków zespołu odpowiadają profilowi wyzwań, z jakimi mierzy się Twoja organizacja, czy też można je rozwinąć?\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eCzy istnieją nowe sposoby działania, stosowane przez inne zespoły lub być może inne firmy, które mogłyby poprawić wyniki finansowe?\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eCzy istnieją nowsze platformy technologiczne, które mogłyby dodatkowo rozszerzyć możliwości Twoich pracowników lub zapewnić im zupełnie nowe? Być może samo wdrożenie takiej platformy byłoby dobrym projektem dla Twojego zespołu FP\u0026A.\u003c/li\u003e\r\n\u003c/ul\u003e
Co można zautomatyzować
Kolejne często zadawane pytanie dotyczy zakresu automatyzacji funkcji FP\u0026A. Odpowiedź jest całkowicie niesatysfakcjonująca, choć prawdopodobnie nie zaskakująca: „to zależy”. Jak wyjaśnił autor The CFO Club, Christian Martinez, \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/financial-planning-analysis/ai-integration-in-fpanda/\u0022\u003ew innym artykule\u003c/a\u003e, ocena możliwości automatyzacji obejmuje trzy kroki:\r\n\u003col\u003e\r\n \t\u003cli\u003eSporządź mapę procesów finansowych\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eOkreśl wpływ automatyzacji na finanse, korzystając ze wsparcia zespołów technologicznych w swojej firmie. Weź pod uwagę takie wskaźniki jak czas zaoszczędzony w każdym procesie, liczba pracowników, których dotyczy zmiana, oraz wpływ na rentowność i wycenę\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eOpracuj macierz wpływu i nakładu pracy, która pozwoli zidentyfikować możliwości automatyzacji o dużym wpływie i niewielkim nakładzie pracy\u003c/li\u003e\r\n\u003c/ol\u003e\r\nTen trzyetapowy proces, dokładniej wyjaśniony w \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/financial-planning-analysis/ai-integration-in-fpanda/#diy-a-guide-for-you-to-follow\u0022\u003epełnym artykule\u003c/a\u003e, pozwoli Ci ocenić, w jakim stopniu automatyzacja może pomóc.
Kiedy zatrudniać
Wiesz już, że chcesz utworzyć zespół FP\u0026A. Kiedy w końcu nadejdzie odpowiedni moment?\r\n\r\nOdpowiedź obejmuje dwa elementy. Po pierwsze, kiedy będziesz w stanie czerpać wartość z FP\u0026A? Jeśli Twoja organizacja nie jest jeszcze rozwinięta na tyle, aby mieć wiele istotnych projektów związanych z analizą finansową oraz pytań dotyczących priorytetów budżetowych, utworzenie roli FP\u0026A może nie przynieść znaczących korzyści.\r\n\r\nPo drugie, rozwój zespołu FP\u0026A powinien następować po rozwoju funkcji, które stanowią jego podstawę. W szczególności bez \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/accounting/accounting-department-structure/\u0022\u003edobrze rozwiniętego i usystematyzowanego zespołu księgowego\u003c/a\u003e oraz możliwości gromadzenia danych pozwalających \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/tools/best-epm-software/\u0022\u003eśledzić wyniki\u003c/a\u003e we wszystkich działach organizacji osoba odpowiedzialna za FP\u0026A nie będzie miała zbyt wiele materiału do pracy.
Prognozowanie rentownej przyszłości
Stworzenie w pełni funkcjonalnego zespołu FP&A to proces wymagający wcześniejszego, starannego planowania, ale może on stać się kluczem do odblokowania znacznie większej efektywności w całej organizacji. Chętnie poznam Twoje doświadczenia związane z tworzeniem funkcji FP&A, a nawet całego zespołu finansowego.
Chcesz podzielić się swoją historią i sprawić, aby Twoja firma została opisana przez The CFO Club? Skomentuj poniżej!
Jeśli ten artykuł był pomocny, zasubskrybuj nasz biuletyn, aby otrzymywać nasze poradniki i artykuły analityczne bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą.