Proces wdrażania systemu punktu sprzedaży (POS) obejmuje wszystkich — od dyrektora generalnego po klienta. Popełnienie błędu wpływa na doświadczenia klientów, produktywność pracowników, kulturę organizacyjną, a w konsekwencji także na zyski. Jeśli jednak wszystko zostanie wykonane prawidłowo, zamiast tego zauważysz poprawę we wszystkich tych obszarach.
W tym artykule przedstawię kroki niezbędne do pomyślnego wdrożenia systemu POS, a także wszystkie potrzebne informacje wprowadzające.
Dlaczego wdrożenie systemu POS jest ważne?
Nieprawidłowo wdrożony system POS może prowadzić do spadku produktywności pracowników, pogorszenia doświadczeń klientów, zagubienia dokumentacji oraz zagrożeń dla cyberbezpieczeństwa.
Systemy punktu sprzedaży składają się z oprogramowania i sprzętu używanych przez firmy do przyjmowania płatności od klientów. To bijące serce, które zapewnia optymalne funkcjonowanie firmy.
Zwykle systemy POS działają nieprawidłowo z powodu słabego połączenia Wi-Fi, uszkodzonego sprzętu, nieaktualnego cyberbezpieczeństwa lub niekompatybilnego oprogramowania. Jednak w tle czai się piąty podejrzany, tworzący podłoże do rozwoju tych problemów.
Mam na myśli nieprawidłowe wdrożenie systemu POS.
Standaryzowany proces to najlepszy sposób na zapewnienie płynnego działania systemów POS we wszystkich lokalizacjach — zarówno teraz, jak i w przyszłości. Jednak nawet przy bezbłędnym planie wdrożenia systemu POS nadal musisz przekonać do niego niektóre osoby.
Kto uczestniczy we wdrażaniu systemu POS?
Wdrożenie systemu POS nie jest zadaniem dla jednej osoby. To wspólny wysiłek, który wymaga wsparcia na każdym szczeblu firmy, począwszy od:
#1: Zespół kierowniczy
To osoby decyzyjne, do których musisz się przekonać, ponieważ:
- Decydują, czy warto inwestować w system POS.
- Mogą pomóc zachęcić niezdecydowanych pracowników do korzystania z systemu, zapewniając płynniejsze przejście.
Większość firm ma kilku liderów podejmujących decyzje. Mam na myśli dyrektorów operacyjnych, dyrektorów finansowych oraz innych członków zarządu. Być może konieczne będzie również zaangażowanie menedżerów i przełożonych, aby umożliwić szkolenie pracowników.
Najczęstsze obawy dotyczą kosztów, kompatybilności oraz zakłóceń w codziennym funkcjonowaniu firmy. Odpowiedz na wszystkie wątpliwości, ale poproś również o ich opinie. Dzięki temu będą zaangażowani w proces od samego początku, a Ty będziesz mógł dostosować swoje plany do wizji właściciela firmy.
#2: Dział IT
Rozwiązania POS wiążą się z nowym oprogramowaniem, sprzętem, integracjami i procesami. Aby zapewnić prawidłowe wdrożenie, potrzebujesz wsparcia zespołu IT, który doskonale zna obecny stos technologiczny firmy.
Zespół ten może doradzić w zakresie wymagań technicznych, kompatybilności oprogramowania oraz integracji systemu POS z istniejącymi systemami. Dzięki temu zapewnisz płynne przejście, a zespół IT będzie dysponował informacjami potrzebnymi do rozwiązywania ewentualnych problemów.
#3: Pracownicy
Po kadrze zarządzającej pracownicy są kolejną grupą, którą musisz przekonać do projektu. To oni będą codziennie korzystać z platformy. Bez ich zaangażowania zauważysz spadek produktywności i zadowolenia pracowników.
W miarę zbliżania się wdrożenia zacznij organizować szkolenia, aby nauczyć pracowników korzystania z systemu POS. Zbieraj również od nich opinie na temat sposobów ulepszenia systemu. W końcu jeśli nie lubią z niego korzystać (lub nie wykorzystują go w pełni), korzyści z wdrożenia systemu POS zmniejszą się o połowę.
#4: Dostawca systemu POS
Pracownicy i kadra zarządzająca mogą udzielać wskazówek z perspektywy biznesowej, natomiast dostawcy systemów POS doradzą Ci we wszystkich kwestiach związanych z produktem.
Rozumieją oprogramowanie lepiej niż ktokolwiek inny i mogą pomóc w pomyślnej integracji systemu POS, oferując wskazówki oraz najlepsze praktyki, które pozwolą uniknąć błędów.
Wybierając system POS, upewnij się, że dostawca cieszy się dobrą opinią w zakresie obsługi klienta, aby uniknąć problemów z przetwarzaniem płatności w przyszłości.
Have an account? Log In
Jak wdrożyć nowy system POS
Wdrożenie systemu POS jest trochę jak przeprowadzenie napadu (ale bez ryzyka trafienia do więzienia).
Zidentyfikowałeś najlepszy system POS. Teraz musisz rozpoznać miejsce, zorganizować zespół i zrealizować plan wdrożenia systemu POS.
Choć systemy POS to wysoce konfigurowalne rozwiązania, nadal istnieje kilka typowych kroków pomyślnego wdrożenia systemu POS:
1. Rozpoznanie: określ potrzeby swojej firmy
Prawdopodobnie zanotowałeś je podczas wyboru systemu POS. Wykorzystaj je jako wskazówki przy konfigurowaniu systemu POS.
Na przykład jeśli prowadzisz małą firmę e-commerce, prawdopodobnie potrzebujesz prostego oprogramowania POS do obsługi płatności. Jeśli jednak prowadzisz food trucka, będziesz potrzebować mobilnego systemu POS, aby przyjmować płatności w dowolnym miejscu. Przy określaniu wymagań dotyczących systemu POS należy wziąć pod uwagę:
- Wolumen transakcji
- Obecny system zarządzania zapasami
- Liczbę pracowników
- Doświadczenia klientów
- Integrację z systemem księgowym oraz
- Wymagania sprzętowe
Gdy jasno określisz wymagania, nadejdzie czas na prawdopodobnie najtrudniejszy krok: uzyskanie poparcia.
2. Uzyskanie poparcia: zaangażowanie zespołu
Pamiętasz interesariuszy? To Twoja ekipa od napadu, a informowanie jej o statusie projektu i przewidywanych terminach jest kluczowe, ponieważ:
- To oni korzystają z systemu POS. Dotyczy to szczególnie pracowników obsługi sali, którzy codziennie mają kontakt z klientami. Jeśli nie będą zaangażowani lub nie zrozumieją działania systemu, możesz spodziewać się, że wpłynie to również na wdrożenie systemu POS.
- Lepiej rozumieją niuanse działalności firmy i mogą przekazać cenne uwagi, które przyczynią się do pomyślniejszego wdrożenia. Na przykład tylko dział IT może poinformować Cię, czy system POS nie zakłóci działania Twojego stosu technologicznego, a kierownictwo może doradzić Ci w kwestii budżetu.
Aby wszyscy byli na bieżąco, możesz:
- Regularnie wysyłać aktualizacje pocztą elektroniczną,
- Zapraszać interesariuszy do testowania systemów POS,
- Organizować cotygodniowe spotkania aktualizacyjne lub
- Zapewnić odpowiednim interesariuszom dostęp tylko do odczytu do narzędzia do zarządzania projektami.
Wybór należy do Ciebie. Bądź jednak dostępny, aby odpowiadać na pytania i słuchać uwag. Dzięki temu pracownicy poczują się zaangażowani, a przejście na nowy system będzie łatwiejsze dla wszystkich.
3. Sprzęt: wybór odpowiednich urządzeń
Następnie należy znaleźć odpowiedni sprzęt do terminala POS. Wybór może zależeć od używanych obecnie usług i procesów.
Na przykład sklepy tymczasowe mogą potrzebować iPadów, tabletów lub urządzeń mobilnych do obsługi opartego na chmurze, mobilnego oprogramowania POS. Z kolei systemy POS w firmach handlowych mogą wymagać szuflad kasowych, skanerów kodów kreskowych, drukarek i terminali samoobsługowych.
Zweryfikuj kompatybilność sprzętu
4. Plan: konfiguracja systemu POS
Możesz wybrać jedną z dwóch metod wdrożenia:
- Ścieżka samodzielna. Najlepiej sprawdza się w przypadku prostej konfiguracji POS z kilkoma terminalami i produktami. Skorzystaj z samouczków, artykułów pomocy i dokumentacji oferowanych przez platformę, aby dowiedzieć się, jak zrobić to samodzielnie. Możesz również skontaktować się z działem obsługi klienta, aby uzyskać pomoc.
- Ścieżka wspomagana. Jeśli masz większy katalog lub wiele punktów sprzedaży, skorzystaj z pomocy dostawcy POS. Przed podjęciem decyzji upewnij się, że obsługa klienta dostawcy POS jest niezawodna i kompetentna, aby uniknąć frustrujących kontaktów.
Po ustaleniu metody wdrożenia reszta jest prosta.
Aktywuj swoje konto
Każde oprogramowanie POS ma proces aktywacji konta. Wykorzystuje on dane firmy, informacje KYC i dane rachunku bankowego, aby zweryfikować firmę oraz sprawdzić, czy system POS może legalnie przetwarzać płatności w danej lokalizacji.
Skonfiguruj swoje miejsce
Obejmuje to skonfigurowanie urządzeń, takich jak skaner kodów kreskowych, czytniki kart, terminale kasowe itd. Możesz skorzystać z pomocy dostawcy POS, aby przyspieszyć ten proces.
Nie marnuj swoich wysiłków
Przed wdrożeniem sprzętu koniecznie najpierw przetestuj konfigurację.
Prześlij katalog
To najbardziej czasochłonny (i ważny) etap wdrażania systemu POS. Na tym etapie prześlesz swoje produkty, ich specyfikacje, warianty, ceny, oferty i ewentualne rabaty. Możesz zaoszczędzić czas, przesyłając te dane zbiorczo, ale pamiętaj, aby uporządkować je w formacie wymaganym przez oprogramowanie POS.
5. Próba generalna: testowanie oprogramowania POS
Testowanie konfiguracji POS może pomóc zidentyfikować wszelkie problemy przed udostępnieniem systemu klientom. Obejmuje to testowanie sprzętu, integracji z magazynem oraz bezpieczeństwa bramki płatniczej.
Jeśli zgodność z przepisami jest dużym wyzwaniem
Podczas testowania możesz pójść o krok dalej i przeprowadzić dokładny audyt działalności, aby upewnić się, że wszystkie systemy są zgodne z lokalnymi przepisami.
Nie oznacza to jednak, że wszystko zadziała idealnie. Nadal mogą wystąpić usterki wymagające usunięcia — więcej na ten temat w następnej części!
Kiedy zoptymalizować system POS
Konieczność optymalizacji systemu POS jest nieunikniona. Ważne jest jednak, aby zrobić to we właściwym czasie, w przeciwnym razie niepotrzebnie zużyjesz zasoby i zakłócisz działalność operacyjną.
Oto kilka sytuacji, w których warto rozważyć aktualizację systemu POS.
Gdy opłaty transakcyjne zaczynają uszczuplać zyski
Podobnie jak śmierć i podatki, opłaty transakcyjne są nieuniknionym kosztem korzystania z oprogramowania POS. Jeśli nie zachowasz ostrożności, opłaty te mogą się kumulować i stopniowo uszczuplać Twoje zyski. Czasami do kosztów mogą również doliczać się opłaty pobierane przez podmioty zewnętrzne, takie jak opłaty za bramkę płatniczą lub usługi dla handlowców.
Regularnie sprawdzaj bieżące opłaty transakcyjne i porównuj je z warunkami oferowanymi przez konkurencyjnych dostawców, aby mieć pewność, że otrzymujesz najlepszą ofertę. Nie obawiaj się zmienić dostawcy, jeśli będzie to korzystniejsze finansowo.
Podczas skalowania firmy
Skalowanie firmy oznacza różne rzeczy w zależności od jej rodzaju. Może obejmować dodawanie kolejnych produktów, otwieranie większej liczby sklepów lub zatrudnianie większej liczby pracowników. Cel jest jednak zazwyczaj taki sam: zwiększenie ruchu w sklepie.
Aby optymalnie skalować system POS, potrzebujesz podejścia dwutorowego:
- Zaktualizuj oprogramowanie POS. Upewnij się, że specyfikacja oprogramowania POS pozwoli obsłużyć spodziewany wzrost liczby transakcji.
- Przeszkol pracowników. Musisz przeszkolić nowych pracowników z obsługi systemu POS, w tym pokazać im dostępne opcje płatności, obowiązujące rabaty i oferty itp.
Wykonanie tych dwóch prostych kroków pozwoli Ci zapewnić klientom najlepszą obsługę, zachęcając ich do ponownych wizyt i wystawiania pozytywnych opinii.
Gdy Twój system POS jest przestarzały
Starsze systemy POS mogą nie obsługiwać najnowszych metod płatności, programów lojalnościowych ani innych oczekiwanych funkcji — ich brak grozi pogorszeniem obsługi klienta, co może skłonić klientów do przejścia do konkurencji.
Aby tego uniknąć, aktualizuj system POS. Przygotuj się również na zmianę dostawcy, jeśli inne systemy POS mogą zapewnić klientom lepszą obsługę.
Wskazówki i porady dotyczące pomyślnego wdrożenia systemu POS
Jeśli robisz to po raz pierwszy, oto kilka wskazówek, które pomogą zapewnić sprawne wdrożenie systemu POS.
1. Korzystaj z prywatnej sieci
Systemy POS przetwarzają poufne informacje, takie jak dane transakcji, dane klientów, szczegóły płatności i wiele innych. Hostowanie systemu POS w otwartej sieci naraża te dane na działanie hakerów, zagrażając prywatności klientów.
Aby ograniczyć ryzyko nieautoryzowanego dostępu i utraty danych, rozważ hostowanie systemu POS w prywatnej sieci. Ograniczy to dostęp do systemu POS wyłącznie do urządzeń i użytkowników upoważnionych do korzystania z sieci.
Rozwiązania lokalne a chmurowe
Rozwiązania lokalne oferują bezpieczniejsze środowisko, ale ich wdrożenie wymaga czasu i zasobów. Tymczasem oparte na chmurze rozwiązania SaaSsą tańsze, ale za bezpieczeństwo danych odpowiada dostawca oprogramowania.
2. Dokładnie poznaj swój system POS
Nie chodzi tylko o wybór odpowiedniego systemu POS, ale także o pełne wykorzystanie oferowanych przez niego możliwości.
Czy obsługuje kupony? Czy obowiązują jakieś limity? Poświęć czas na poznanie tych szczegółów, aby móc tworzyć lepsze procesy biznesowe i usprawniać działania operacyjne.
Błędy, których należy unikać podczas wdrażania systemu POS
Oto kilka kluczowych błędów, których należy unikać podczas wdrażania systemu POS:
1. Nieuwzględnianie pracowników pierwszej linii podczas integracji
Wiem, że niektórzy z Was przeczytali sekcję o angażowaniu pracowników i pomyśleli: „Nie, to niepotrzebne”, ale uznanie wdrożenia systemu POS za zadanie wyłącznie dla działu IT to poważny błąd. Jest to zmiana dotycząca całej firmy, która wymaga, aby wszyscy mieli spójne informacje, zwłaszcza pracownicy pierwszej linii.
- Zaangażuj ich w proces wyboru. Ich poparcie to najlepsza szansa na pełne wykorzystanie możliwości systemu.
- Dokładnie przeszkol swoich pracowników z obsługi systemu, aby uniknąć błędów i spadków produktywności.
- Gdy będą codziennie korzystać z systemu, poproś pracowników o zbieranie opinii, które pomogą go udoskonalać.
2. Brak planu awaryjnego
Twój system POS może przestać działać z powodu problemów z łącznością, nieaktualnych integracji lub wadliwego sprzętu. Niezależnie od przyczyny plan awaryjny może pomóc zminimalizować straty finansowe lub utratę danych.
Możesz potrzebować kilku planów na różne scenariusze. Na przykład jeśli integracja z systemem zarządzania zapasami przestanie działać, może być konieczne ręczne wysyłanie regularnych aktualizacji do zespołu ds. zapasów. Jeśli natomiast nie możesz przyjmować płatności kartą, skonfiguruj alternatywne metody płatności, aby zapewnić ciągłość transakcji podczas rozwiązywania problemu.
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o systemach POS
Twój system POS łączy każdy aspekt przepływu pracy w firmie. Usprawnia procesy płatnicze, upraszcza zarządzanie zapasami i dostarcza informacji na temat preferencji klientów.
Dlatego wdrożenie systemu POS wymaga zaangażowania całej firmy — od zespołu IT po pracowników mających bezpośredni kontakt z klientami. Jednak im więcej osób jest zaangażowanych, tym większe jest również ryzyko popełnienia błędów podczas wdrożenia.
Postępując zgodnie z krokami opisanymi w tym artykule — określeniem wymagań, uzyskaniem poparcia interesariuszy, konfiguracją sprzętu, testowaniem i optymalizacją w miarę upływu czasu — firmy mogą zmaksymalizować korzyści z systemu POS, unikając jednocześnie kosztownych błędów.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak oprogramowanie POS może poprawić doświadczenia klientów? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, poradniki i informacje od liderów biznesowych kształtujących branżę technologiczną.