Wdrożenie systemu ERP ma kluczowe znaczenie, jeśli Twoja organizacja chce wyeliminować niespójności danych wpływające na działalność operacyjną, niską produktywność i wysokie koszty pracy wynikające z ręcznego planowania zasobów lub słabą widoczność danych prowadzącą do powolnego zarządzania zmianami
Pomimo wszystkich potencjalnych korzyści wdrożenia systemów ERP mogą być koszmarem, jeśli nie przewidzisz i nie ograniczysz potencjalnych problemów, takich jak zakłócenia procesów, przekroczenia kosztów oraz błędy popełniane zarówno przez użytkowników, jak i oprogramowanie.
Ogranicz ryzyko przekroczenia budżetu i przestojów systemu, stosując następujące najlepsze praktyki wdrażania ERP:
1. Jasno określ kluczowe wymagania i KPI
Zanim zrobisz cokolwiek innego, określ wymagania dotyczące oprogramowania ERP oraz KPI zgodne z celami biznesowymi. Dzięki temu skoncentrujesz się na właściwych zadaniach i szybko podejmiesz decyzje ukierunkowane na osiąganie celów. Zapewnisz również, że nie pominiesz kluczowych potrzeb biznesowych ani terminów realizacji.
Weźmy pod uwagę firmę Kambukka, wiodącego producenta pojemników na żywność i napoje. W przeszłości zespół marki miał trudności z ręcznym dostosowywaniem stanów magazynowych i wystawianiem faktur za każdą sprzedaż. Dlatego firma pozyskała system ERP, aby zautomatyzować te procesy.
Dzięki jasno określonym celom firma Kambukka z łatwością wybrała rozwiązanie najlepiej dopasowane do swoich potrzeb (Microsoft Dynamics 365) — oszczędzając czas, eliminując błędy ludzkie i pomagając pracownikom ponownie skoncentrować się na sprzedaży.
Nie wiesz, od czego zacząć? Oto krótki przewodnik po określaniu wymagań i KPI dotyczących wdrożenia ERP:
- Zaangażuj odpowiednich interesariuszy, aby określili, omówili i uzgodnili najważniejsze cele związane z wdrożeniem systemu ERP.
- Ustal priorytety określonych celów, grupując je w następujące kategorie:
- Niezbędne: Podstawowe funkcje potrzebne do prowadzenia działalności.
- Pożądane: Funkcje zwiększające użyteczność nowego oprogramowania.
- Niekonieczne od razu: Funkcje, których nie potrzebujesz natychmiast, ale które przydadzą się w miarę rozwoju firmy.
- Warto mieć: Niezbędne funkcje, które mogą uprościć procesy biznesowe.
- Udokumentuj wszystko i upewnij się, że każdy interesariusz ma kopię, do której może się odwoływać w trakcie wdrożenia i po jego zakończeniu.
Wykonaj ten krok przed wyborem systemu ERP, aby móc wybrać rozwiązanie najlepiej odpowiadające potrzebom Twojej organizacji i uniknąć czasochłonnego przełączania się na inny system w późniejszym czasie.
2. Opracuj solidny plan wdrożenia ERP
Podobnie jak dobra mapa, solidny plan wdrożenia ERP wskazuje zespołowi jasny kierunek i zapewnia, że każdy jego członek zmierza w tę samą stronę. Ta klarowność zmniejsza ryzyko niepowodzenia, ponieważ wszyscy uzgadniają, kto, co i kiedy musi zrobić oraz dlaczego.
Najbardziej skuteczne strategie ERP obejmują trzy kluczowe kroki: wybór odpowiedniego oprogramowania, wyznaczenie kierownika projektu i członków zespołu oraz przeprowadzenie testów ERP.
A) Wybierz odpowiednie oprogramowanie ERP
Po ustaleniu celów nadszedł czas, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie ERP dla Twojej organizacji. Oczywiście możesz po prostu wybrać dobrze znane narzędzie i uznać sprawę za zamkniętą, ale nie polecałbym takiego podejścia.
Zamiast tego wybierz z krótkiej listy i oceń różne rozwiązania ERP na podstawie takich czynników jak przypadki użycia, najważniejsze funkcje, integracje, jakość obsługi klienta, skalowalność i inne. Następnie wybierz platformę, która dobrze wpisuje się w Twój plan projektu.
Oto najlepsze systemy ERP, z którymi się zetknęliśmy — możesz od nich zacząć tworzenie krótkiej listy:
Na przykład gdy były księgowy i założyciel firmy Accurise, Rob Howard, zaczął szukać nowoczesnego systemu ERP do zarządzania finansami, wziął pod uwagę dwa główne czynniki:
- Funkcje: Chciał jednej platformy do obsługi wydatków, konsolidacji, zatwierdzania dokumentów i raportowania w czasie rzeczywistym.
- Obsługa klienta: Szukał dostawcy oferującego doskonałe wdrożenie i bezpośrednie wsparcie.
Po rozważeniu różnych opcji, w tym Xero (jednego z popularniejszych rozwiązań księgowych), Rob wybrał Xledger ze względu na najwyższej jakości obsługę klienta zapewnianą przez to zintegrowane rozwiązanie.
B) Wyznaczenie kierownika projektu i wewnętrznego zespołu wdrożeniowego
Rzeczywisty przebieg wdrożenia ERP różni się w zależności od rodzaju, branży i wielkości przedsiębiorstwa. Małe firmy mogą zdecydować się na metodyki wdrażania ERP, które trwają sześć miesięcy lub krócej, podczas gdy duże przedsiębiorstwa mogą nadal opracowywać lub wdrażać swój system po roku lub dwóch.
Dlatego potrzebujesz solidnego planu zarządzania projektem ERP, dostosowanego do Twojej firmy — będzie on prowadzić Cię przez cały okres wdrożenia. Plan ten powinien obejmować wyznaczenie kierownika projektu i zespołu wdrożeniowego, aby zapewnić szybkość, uporządkowanie i optymalne wykorzystanie zasobów.
Do ich obowiązków będzie należeć:
- Dostosowanie systemu ERP do potrzeb firmy
- Określenie zakresu projektu i dbanie o jego realizację zgodnie z planem
- Dopilnowanie, aby kluczowi liderzy, kadra kierownicza i inni interesariusze byli zaangażowani w podejmowanie decyzji
- Nadzorowanie i realizowanie szczegółów funkcjonalnych wdrożenia ERP, takich jak konfigurowanie systemu ERP, zarządzanie kwestiami bezpieczeństwa i prywatności oraz dostosowywanie procesów biznesowych do możliwości systemu ERP
C) Przeprowadzenie kompleksowych testów ERP
Sprawne i trwałe wdrożenia ERP wymagają rygorystycznych testów obciążeniowych i funkcjonalnych.
Sprawdź, czy wszystkie funkcje i moduły Twojego systemu ERP są wolne od błędów i sprawdzają się w wielu rzeczywistych scenariuszach — nawet pod presją. Wzmocnij również zaufanie użytkowników końcowych do oprogramowania i potwierdź, że spełnia ono ich potrzeby, angażując ich w proces testowania.
Najważniejsze testy, które możesz przeprowadzić w swoim systemie ERP przed jego wdrożeniem, obejmują:
- Testy funkcjonalne wszystkich funkcji.
- Testy wydajnościowe służące ocenie szybkości, elastyczności i stabilności.
- Testy bezpieczeństwa mające na celu wykrycie i usunięcie luk.
- Testy regresji po wprowadzeniu zmian i aktualizacji.
- Testy eksploracyjne służące wykrywaniu ukrytych usterek i przypadków brzegowych.
Have an account? Log In
3. Uzyskanie poparcia kadry kierowniczej
Od udanego wdrożenia ERP zależy przede wszystkim zaangażowanie najwyższego kierownictwa — którym możesz być Ty lub osoba, której przedstawiasz projekt. Jednak przekonanie kadry kierowniczej do wspólnego zatwierdzenia i zaakceptowania zasobów potrzebnych do wdrożenia ERP to dopiero pierwszy krok.
Rzeczywiste poparcie kadry kierowniczej jest niezbędne do pomyślnego wdrożenia i można je rozumieć jako miarę tego, jak bardzo jest ona zaangażowana w nadzorowanie projektu i uczestnictwo w nim.
Weźmy na przykład firmę Midwest Wheel. Firma zajmująca się dystrybucją części do samochodów ciężarowych miała wyraźne wsparcie kadry kierowniczej dla wdrożenia narzędzia ERP, Infor, ponieważ zostało ono skonfigurowane tak, aby powiadamiać kierownictwo o:
- Określonych działaniach pracowników, które mogą wskazywać na potrzebę szkolenia korygującego.
- Nowych klientach i zamówieniach, co pozwala zapewnić spójność standardów cenowych.
Jeśli osoby z kadry zarządzającej i szczebla C wyraźnie rozumieją korzyści wynikające z porównania obecnych procesów biznesowych z bardziej produktywnym przyszłym stanem tych procesów — a także zwrot z inwestycji w projekt ERP — z większym prawdopodobieństwem pomogą Ci uzyskać czas i personel potrzebne do uzasadnienia realizacji projektu.
Uzyskaj wsparcie kadry zarządzającej potrzebne do skutecznego wdrożenia systemu ERP, podejmując następujące kroki:
- Podkreśl długoterminowe i krótkoterminowe korzyści wynikające z oprogramowania ERP dla Twojej organizacji, niezależnie od tego, czy chodzi o oszczędności kosztów, zwiększenie przychodów czy wyższą produktywność pracowników.
- Organizuj regularne spotkania z kluczowymi interesariuszami, aby byli na bieżąco informowani i zaangażowani.
- Utwórz komitet sterujący z przedstawicielami różnych działów, który będzie kierował projektem.
- Zadbaj o stałą komunikację między kadrą kierowniczą a szefami działów na temat metodyk wdrażania systemu ERP, zmieniających się procesów i konkretnych korzyści.
- Podziel projekt na części; jeśli na pojawienie się korzyści trzeba czekać zbyt długo, może to skłonić członków kadry zarządzającej szczebla C, którzy muszą wykazywać się częstszymi rezultatami, do wycofania poparcia.
- Zautomatyzuj raporty i powiadomienia o kluczowych działaniach, aby zespół zarządzający miał wgląd w codzienne operacje.
4. Ustal realistyczny budżet i harmonogram
Każdy etap procesu wdrażania systemu ERP wiąże się z określonymi wymaganiami dotyczącymi kosztów i czasu, dlatego należy odpowiednio je zaplanować. Realistyczne podejście do tego, ile Twój zespół może przeznaczyć na inwestycję, pozwala ustalić właściwe oczekiwania i zapewnia, że w połowie wdrożenia nie zabraknie Ci zasobów, co mogłoby doprowadzić do niepowodzenia całego projektu.
W przypadku firmy Nestle ustalono harmonogram i budżet wdrożenia wybranego systemu ERP, SAP, przy wsparciu zespołu usług i pomocy technicznej firmy.
Rezultat? Wdrożenie zrealizowane na czas, w ramach budżetu i bez zakłóceń — pomimo rozmiaru i złożoności projektu.
Opóźnienia są prawdopodobne
Upewnij się, że harmonogram uwzględnia wszystkie fazy planu wdrożenia oraz margines na potencjalne opóźnienia.
Jeśli chodzi o budżet wdrożenia systemu ERP, powinien on obejmować koszt konfiguracji systemu, a także:
- Opłaty za modernizację sprzętu
- Opłaty za doradztwo
- Koszty szkoleń
- Fundusz rezerwowy na nieprzewidziane zdarzenia
5. Przygotuj się do migracji danych
W tym miejscu sytuacja staje się nieco bardziej skomplikowana. Migracja danych polega na przeniesieniu wszystkich istotnych danych firmy i użytkowników do narzędzia ERP, aby można było uzyskać do nich automatyczny dostęp w różnych jednostkach i działach.
Jeśli proces ten zostanie przeprowadzony nieprawidłowo, prowadzi do błędów i niespójności danych. W zależności od ilości danych rozproszonych w systemach, narzędziach i zespołach może również stać się bardzo chaotyczny i czasochłonny.
Dlatego najlepiej przygotować się i jak najszybciej rozpocząć proces migracji.
Odpowiednie oprogramowanie ERP z łatwością zastąpi obecne systemy lub zintegruje się z nimi, a także zapewni terminową i dokładną migrację danych.
[Wykorzystaj] migrację jako okazję do usunięcia nieaktualnych danych historycznych.
Oto krótki przewodnik po migracji danych krok po kroku:
- Przeprowadź audyt danych w istniejącym systemie, aby upewnić się, że są zgodne z nowym systemem. Jeśli nie są, oceń, przygotuj i przekonwertuj wszystkie istniejące dane do odpowiedniego formatu.
- Zidentyfikuj i skategoryzuj typy danych, które wymagają migracji.
- Oczyść i zweryfikuj dane pod kątem dokładności i spójności.
- Pomiń zduplikowane rekordy, nieaktualne informacje i niespójności.
- Ustal standardy danych dla swojego systemu ERP (np. sposób formatowania nazw klientów).
- Zaangażuj konsultantów ERP i ekspertów merytorycznych, aby zweryfikować proces przetwarzania danych.
- Przetestuj proces i usuń wszelkie luki.
- Opracuj plan tworzenia kopii zapasowych na wypadek utraty danych lub błędów.
- Zaplanuj ciągłe zarządzanie danymi, aby utrzymać ich jakość także po zakończeniu procesu wdrożenia.
6. Przeszkol pracowników w zakresie obsługi ERP
Przed oficjalnym wdrożeniem nowego systemu ERP przeszkol pracowników (użytkowników końcowych) w zakresie tego, jak system może pomóc im w wykonywaniu obowiązków, usprawnić procesy i realizować cele. Szkolenie to zwiększy akceptację użytkowników i pozwoli szybciej osiągnąć zwrot z inwestycji.
Jeśli dostawca platformy ERP i plan wdrożenia obejmują dedykowanego opiekuna klienta lub zespół wdrożeniowy, skorzystaj z ich pomocy — wielokrotnie mieli już do czynienia z takimi sytuacjami i mogą pomóc.
Przeszkol trenera
Nie wiesz, jakie strategie szkolenia użytkowników sprawdzą się w przypadku różnych stylów uczenia się i ról w Twojej organizacji? Rozważ wdrożenie programów „szkolenia trenerów”, w ramach których niektórzy pracownicy są najpierw szkoleni przez Ciebie lub Twojego partnera technologicznego, a następnie uzyskują uprawnienia do szkolenia innych osób.
Takie rozwiązanie może stworzyć wielu wewnętrznych ekspertów ERP.
7. Zapewnij ciągłe wsparcie i konserwację
Użytkownicy (niemal) nie są w stanie opanować nowego systemu ERP od razu po jego uruchomieniu. Dlatego po uruchomieniu oprogramowania ERP najprawdopodobniej będą zadawać pytania i prosić o pomoc, gdy napotkają problemy.
Gdy ludzie zaczną korzystać z systemu, jest bardzo prawdopodobne, że napotkają problemy i zaczną zadawać pytania. Warto się przygotować, zapewniając im kilka źródeł wsparcia.
Dlatego zespół wdrożeniowy powinien w pierwszej kolejności jak najszybciej zapewniać rozwiązania wszelkich pojawiających się problemów, aby uniknąć wystąpienia tych samych problemów u innych pracowników.
8. Przeprowadź ocenę po wdrożeniu
Wdrożenie ERP nie kończy się po uruchomieniu systemu. W rzeczywistości właśnie wtedy zaczyna się prawdziwa praca. Odpowiednie wsparcie po wdrożeniu ogranicza frustrację użytkowników (i ryzyko awarii systemu, zanim przyniesie oczekiwany zwrot z inwestycji).
Posiadanie wspierającego dostawcy ERP jest tutaj ogromną zaletą.
Na przykład, gdy firma outsourcingowa zajmująca się księgowością, Accurise, wdrożyła Xledger, dostawca stworzył 2-miesięczny program szkoleniowy, który miał pomóc jej zrozumieć narzędzie. Co więcej, konsultanci Xledger nadal zapewniali jej wsparcie długo po uruchomieniu systemu.
Jaki z tego wniosek? Po pomyślnym uruchomieniu systemu ERP:
- Nieustannie oceniaj swój system ERP na podstawie kluczowych wymagań, wskaźników i KPI określonych na początku projektu.
- Regularnie zbieraj opinie użytkowników i wykorzystuj je do wprowadzania usprawnień.
- Przeprowadzaj okresowe kontrole stanu systemu.
- Stwórz przejrzysty system ustalania priorytetów i rozwiązywania nowych lub powtarzających się problemów.
Najczęstsze błędy we wdrażaniu systemu ERP
Każda firma jest wyjątkowa pod wieloma względami… ale niektóre problemy wydają się dotykać wszystkich w ten sam sposób. Oto niektóre z najczęstszych błędów we wdrażaniu:
Niedocenianie wyzwań
Niedocenianie wyzwań technicznych i ich wpływu na procesy biznesowe może prowadzić do nierealistycznych harmonogramów i budżetów oraz przydzielenia niewystarczających zasobów do projektu.
Nieskuteczne zarządzanie projektem
Jeśli występują:
- Słaba koordynacja między różnymi zespołami
- Brak jasno określonych kamieni milowych i odpowiedzialności
- Niewystarczające zarządzanie ryzykiem
- Brak kontroli nad rozszerzaniem zakresu projektu
Wdrożenie zacznie schodzić z właściwego toru. Należy zapanować nad tymi kwestiami jeszcze przed rozpoczęciem projektu i monitorować ich przebieg. Każdy wzrost niepewności może sprowadzić projekt na niewłaściwą drogę.
Brak wsparcia
Brak silnego i widocznego wsparcia ze strony kluczowych interesariuszy może spowodować utratę dynamiki projektów ERP lub opór ze strony kadry średniego szczebla.
Znajdź wśród członków kadry kierowniczej swoich rzeczników projektu i zaangażuj ich w komunikację dotyczącą projektu.
Niewystarczające przydzielenie zasobów
Jeśli zaniżysz ocenę zasobów potrzebnych do ukończenia projektu, doprowadzi to do niedostatecznej obsady zespołu projektowego, niewystarczających szkoleń lub pomijania kluczowych aspektów, takich jak migracja danych czy testowanie systemu ERP.
Zrozumienie tego, co jest wymagane — i jasne zakomunikowanie tych potrzeb — daje największe szanse na sukces.
Nadmierne dostosowywanie
Chociaż dostosowywanie systemu ERP jest przydatne dla niektórych firm, w tym przypadku zachowaj umiar.
Dostosowywanie zwiększa koszty, komplikuje aktualizacje i działania związane z utrzymaniem oraz wydłuża czas wdrożenia — przed wprowadzeniem jakiejkolwiek zmiany upewnij się, że jest ona naprawdę potrzebna.
More Articles
Nieefektywne procesy biznesowe
Jeśli nie zoptymalizujesz procesów biznesowych przed wdrożeniem systemu ERP lub w jego trakcie, otrzymasz nieefektywne, zautomatyzowane procesy, co sprawi, że konieczny będzie powrót do punktu wyjścia.
Przedstawianie projektu w zbyt korzystnym świetle
Nie zaniżaj ani nie zawyżaj oczekiwań. Obiecywanie zbyt optymistycznych terminów i nierealistycznych korzyści może doprowadzić do zatwierdzenia wdrożenia, ale przed jego zakończeniem spowoduje rozczarowanie i utratę wsparcia.
Pomijanie testów
Przyspieszanie lub pomijanie etapów testowania może skutkować poważnymi problemami po uruchomieniu systemu. Po prostu tego nie rób. Poświęć czas na przetestowanie systemu i podejmij działania na podstawie wyników tych testów.
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o technologii finansowej
Pomyślne wdrożenie systemu ERP to złożony proces, który wymaga starannego planowania, realizacji i skutecznego zarządzania zmianą.
Chociaż wyzwania są nieuniknione, przestrzeganie tych najlepszych praktyk może pomóc w radzeniu sobie ze złożonością procesu wdrażania systemu ERP i zminimalizować przestoje.
Chcesz rozwijać swoje kompetencje jako profesjonalista biznesowy? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać fachowe porady, przewodniki i informacje od właścicieli firm i przedsiębiorców kształtujących sektor przedsiębiorstw.
