Key Takeaways
Akceptacja zmian: My, ludzie, jesteśmy niedoskonali i mamy tendencję do zbyt długiego trzymania się przegranych rozwiązań. Uznaj potrzebę zmiany i czerp korzyści z modernizacji.
Planowanie z wyprzedzeniem: Przygotuj się do zmiany, określając cele, ustalając harmonogram i zapewniając zgodność danych, aby płynniej przejść na nowe oprogramowanie księgowe.
Korzystanie ze wsparcia: Skontaktuj się z działem obsługi klienta, weź udział w szkoleniach i zaangażuj członków zespołu, aby ułatwić proces zmiany oprogramowania księgowego.
Sprawdzanie możliwości: Przetestuj nowe oprogramowanie księgowe przed podjęciem ostatecznej decyzji, aby upewnić się, że spełnia potrzeby Twojej firmy i jest zgodne z procesami finansowymi, zapewniając optymalną wydajność.
Rozwijanie firmy: Wykorzystaj możliwość rozwoju i usprawnienia procesów, przechodząc na chmurowe oprogramowanie księgowe, które zwiększy wydajność i skalowalność działań Twojej firmy.
Próba zmiany oprogramowania księgowego może czasami przypominać próbę wyjścia z trudnego związku. Być może obecne rozwiązanie się nie sprawdza, być może już z niego wyrosłeś albo potrzebujesz przejść na chmurowe oprogramowanie księgowe. Jednak podjęcie decyzji o przejściu na coś nowego wydaje się po prostu… trudne.
Jestem tutaj, aby dokładnie pokazać Ci, jak zmienić pakiet oprogramowania księgowego w sposób, który sprawi, że cały proces będzie możliwie bezbolesny.
Zanim dokonasz zmiany: przygotowania
Wiesz już, że musisz dokonać zmiany. Zanim jednak wybierzesz pierwszego nowego dostawcę oprogramowania z wyników wyszukiwania, musisz przygotować podstawy do przeprowadzenia tej transformacji.
Oto przygotowania, które musisz przeprowadzić, aby płynnie dokonać zmiany:
1. Określ problemy
Istnieje powód, dla którego sprawdzasz, jak przejść na nowy system księgowy. Być może niektóre elementy obecnego systemu nie działają tak, jak powinny, brakuje w nim funkcji, których potrzebujesz, wsparcie jest niewystarczające lub istnieje wiele innych powodów.
Pierwszym kluczowym krokiem jest nazwanie tych problemów i określenie ich skali w możliwie szczegółowy sposób. Nie twórz ogólnej listy; bądź konkretny i precyzyjny.
Zły przykład: Słabe możliwości raportowania
Dobry przykład: Brak możliwości utworzenia niestandardowego raportu, który automatycznie generuje kluczowe wskaźniki KPI na potrzeby kwartalnego raportowania dla zarządu
Warto również sprawdzić nowe funkcje, które stają się coraz powszechniejsze, a z których być może wcześniej nie korzystałeś, takie jak narzędzia automatyzacji, które mogą pomóc usprawnić procesy zobowiązań i należności. Niektóre są dostępne online, podczas gdy inne są instalowane lokalnie.
2. Porozmawiaj z interesariuszami
Zmiana oprogramowania księgowego wpływa nie tylko na zespół finansowy. W firmie prawdopodobnie jest wielu interesariuszy, którzy odczują pewne zmiany w wyniku tej transformacji, dlatego ważne jest poznanie ich opinii.
Mogą to być użytkownicy z innych działów, którzy zarządzają danymi przekazywanymi do obecnego oprogramowania księgowego, członkowie kadry kierowniczej interpretujący raporty generowane przez oprogramowanie lub zespoły FP&A, które wykorzystują dane księgowe do tworzenia swoich prognoz.
Po zidentyfikowaniu tych użytkowników porozmawiaj z nimi o potencjalnej zmianie i zapytaj, co chcieliby znaleźć w nowym rozwiązaniu programowym.
Have an account? Log In
3. Zbadaj alternatywy
Mając szczegółową listę wszystkich problemów, które musisz rozwiązać, oraz osób, które musisz zadowolić, możesz rozpocząć analizę alternatyw. W internecie dostępnych jest wiele przewodników po najlepszym oprogramowaniu księgowym i niemal na pewno właśnie od nich rozpoczniesz poszukiwania.
Opcje do rozważenia
Nasz zespół ocenił dostępne na rynku opcje, a te rozwiązania okazały się najlepszymi narzędziami księgowymi:
- 8. Reckon One
Nie musisz jednak na tym kończyć.
Jednym z najlepszych źródeł informacji są obecni użytkownicy. Mogą to być byli współpracownicy, kontakty z LinkedIn lub członkowie branżowych grup na Slacku, do których należysz. Istnieje duża szansa, że inne osoby zetknęły się z tymi samymi problemami.
Dowiedz się, co zrobiły, i sprawdź, czy wybrane przez nie oprogramowanie księgowe może być odpowiednie dla Ciebie.
4. Sprawdź możliwości integracji
Po zawężeniu listy konkurencyjnych rozwiązań sprawdź możliwości integracji z pozostałymi elementami istniejącego stosu technologicznego. Nie tylko zwiększą one szanse na długoterminowy sukces z nowym oprogramowaniem, lecz także znacznie ułatwią proces migracji danych.
Najlepiej unikać konieczności przenoszenia wszystkiego za pomocą plików CSV, ponieważ utrudni to śledzenie postępów i zwiększy ryzyko błędu ludzkiego.
Sprawdź nie tylko sposób integracji nowych danych, lecz także to, jak poszczególni dostawcy oprogramowania księgowego obsługują dane historyczne.
5. Zaplanuj harmonogram
Skoro zdecydowałeś już, na jakie nowe oprogramowanie księgowe dla firm zamierzasz się przełączyć, musisz stworzyć szczegółowy harmonogram tej zmiany. Powinien on przedstawiać różne etapy procesu (więcej informacji poniżej) oraz przybliżony czas potrzebny na realizację każdego z nich.
To dobry moment, aby ponownie skontaktować się ze zidentyfikowanymi wcześniej interesariuszami, tak aby byli świadomi zmiany i mogli rozpocząć wszelkie potrzebne przygotowania.
Ustal termin realizacji
Wyznaczenie konkretnego terminu przełączenia pozwoli utrzymać projekt na właściwym torze i zapewni, że wszyscy będą mieli takie same informacje. Nieprecyzyjny termin zmiany nieuchronnie doprowadzi do ciągłego odkładania wdrożenia, a w międzyczasie będzie powodować zamieszanie i nieefektywność.
Wszystkie systemy gotowe: zmiana oprogramowania
Nadszedł czas na przełączenie.
Chodzi tu o to, aby zawczasu zapobiec potencjalnym problemom. Nie czekaj, aż sytuacja wymknie się spod kontroli. Zamiast tego podejdź do zmiany metodycznie i z rozwagą, aby proces przebiegł sprawnie, a wszyscy byli na bieżąco informowani.
1. Wybierz dane do migracji
Pierwszym krokiem do przeprowadzenia zmiany jest wybranie danych, które chcesz zmigrować. Domyślną odpowiedzią może być przeniesienie absolutnie wszystkiego, co znajduje się w dotychczasowej bazie danych — jest to w porządku, jeśli wszystkie dane są użyteczne i zgodne z przepisami dotyczącymi danych.
Zmiana oprogramowania księgowego to jednak dobra okazja do przeglądu praktyk związanych z obsługą danych.
- Czy przechowujesz dane, których nie potrzebujesz?
- Czy istnieją kategorie danych niskiej jakości, które należy usunąć?
Pamiętaj o wymogach prawnych dotyczących przechowywania danych, aby nie usunąć informacji, które jesteś prawnie zobowiązany zachować.
2. Przenieś i przetestuj dane
Po uporządkowaniu i ujednoliceniu istniejącego zbioru danych na potrzeby nowego oprogramowania nadszedł czas na jego przeniesienie. Twój nowy dostawca powinien być w stanie pomóc w tym procesie, który będzie przebiegał różnie w zależności zarówno od nowego, jak i starego używanego systemu.
W niektórych przypadkach możliwe może być bezpośrednie połączenie źródeł danych za pośrednictwem interfejsów API; w przeciwnym razie prawdopodobnie trzeba będzie wyeksportować dane do arkusza kalkulacyjnego Excel, a następnie zaimportować je do nowego systemu.
Po zakończeniu przenoszenia bardzo ważne jest uruchomienie raportów testowych, aby sprawdzić, czy transfer został przeprowadzony prawidłowo. Możesz na przykład wybrać kilka kluczowych zadań, wykonać je w starym oprogramowaniu, a następnie powtórzyć je w nowym systemie, aby sprawdzić, czy wyniki są zgodne z oczekiwaniami.
3. Przeszkol użytkowników z obsługi nowego oprogramowania
Skoro wiesz już, że system działa prawidłowo, możesz rozpocząć wdrażanie. Należy przygotować kompleksowy proces szkoleniowy, który pozwoli zespołowi zapoznać się z nowym oprogramowaniem.
Nie próbuj przyspieszać tego etapu. Musisz zapewnić wszystkim wystarczająco dużo czasu, aby nabrali swobody w korzystaniu z nowego systemu, zanim zaczniesz oczekiwać od nich pracy na żywo. Poświęcenie dodatkowego czasu na początku pozwoli uniknąć wielu problemów w przyszłości.
Częścią tego procesu szkoleniowego powinien być stały dostęp do zespołu obsługi klienta — wewnętrznego lub zapewnianego przez samego dostawcę. Dzięki temu użytkownicy będą mogli nadal uzyskiwać pomoc po zakończeniu szkolenia wstępnego.
4. Uruchom oba systemy równolegle
Na koniec nie spiesz się z wyłączeniem dotychczasowego systemu. Przy zmianie oprogramowania księgowego z pewnością pojawią się problemy typowe dla początkowego okresu użytkowania, dlatego utrzymanie starego oprogramowania może zapewnić rozwiązanie zapasowe.
Przez cały proces zmiany korzystaj z relacji z nowym dostawcą, aby przejście przebiegło jak najsprawniej. Zależy mu na pomyślnym przebiegu wdrożenia, a choć Ty możesz przeprowadzać taką zmianę tylko raz, on realizuje ten proces regularnie.
Powinieneś ustalić datę wyłączenia starego oprogramowania. Kiedy ostatecznie zamkniesz starą usługę, pamiętaj o utworzeniu zarchiwizowanej kopii zapasowej dostosowań z tego narzędzia na wypadek, gdyby kiedykolwiek zaszła potrzeba powrotu do niego.
Najczęstsze błędy przy migracji oprogramowania księgowego
Oczywiście najlepiej uczymy się na błędach, ale idealnie byłoby uczyć się na błędach innych osób. Zebrałem kilka najczęstszych błędów przy migracji oprogramowania księgowego, wskazanych przez ekspertów z tej dziedziny.
Niepotrzebne przepłacanie
W przypadku technologii takich jak interfejsy API nie zawsze istnieje potrzeba płacenia najwyższej ceny za rozwiązanie programowe, które natywnie oferuje każdą możliwą funkcję.
Duża liczba programów księgowych ma obecnie interfejsy API i aplikacje pomocnicze, których firmy czasami nie uwzględniają podczas oceny nowego dostawcy.
Może to oznaczać, że firmy przepłacają za oprogramowanie “ze wszystkimi możliwymi funkcjami,” ponieważ tworzą ogromną listę wymagań, podczas gdy część tych funkcjonalności można lepiej zaspokoić za pomocą wyspecjalizowanego dostawcy spoza podstawowego oprogramowania księgowego.
More Articles
Brak ciągłości zasad rachunkowości
Z punktu widzenia rachunkowości nie chodzi tylko o prawidłowe przeniesienie danych, ale także o zapewnienie ciągłości sposobu kategoryzowania tych danych w nowym systemie.
Wybór partnera wdrożeniowego wyłącznie na podstawie ceny
W przypadku większych firm powszechną praktyką jest zaangażowanie zewnętrznego specjalisty, który pomoże wdrożyć nowe rozwiązanie księgowe. Jeśli Twoja firma jest wystarczająco duża, aby uzasadniało to takie działanie, eksperci ostrzegają, że należy zachować ostrożność przy wyborze współpracownika.
Firmy, które wybierają najtańszego partnera, mają złe doświadczenia z wdrożeniem i albo wydają więcej pieniędzy na naprawienie problemów powstałych podczas pierwszego wdrożenia, albo nigdy nie uruchamiają nowego oprogramowania produkcyjnie.
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o technologii księgowej
Gotowy, aby zrobić kolejny krok?
Niezależnie od tego, czy jesteś jedyną osobą w zespole finansowym małej firmy, dyrektorem finansowym międzynarodowej korporacji czy zajmujesz stanowisko pomiędzy tymi rolami, znajdziesz u nas wszystko, czego potrzebujesz, aby być na bieżąco z najnowszymi innowacjami technologicznymi, które mają na Ciebie wpływ.
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i analizy od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.
