Sposób, w jaki wdrażasz oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), ma ogromny wpływ na jego skuteczność w procesach finansowych. Omawiając firmy, które pomyślnie wdrożyły system ERP, zauważysz pewne wzorce.
O sukcesie wielu firm z tej listy zdecydowała obecność silnego zespołu liderów, którzy aktywnie uczestniczyli we wdrożeniu i pracowali na podstawie realistycznego planu wdrożenia. Możesz zaczerpnąć pomysły z ich strategii, aby mieć pewność, że wdrożenie systemu ERP w Twojej firmie przebiegnie bez zakłóceń.
Dlaczego wdrożenia ERP mają znaczenie
Systemy ERP są fantastyczne, ale wdrożenia mogą się nie udać. Kiedy tak się dzieje, firma traci czas, energię i niemało pieniędzy.
Mission Produce to globalny dostawca awokado, który sprzedaje dojrzałe awokado przez cały rok. W 2022 roku firma Mission Produce napotkała poważne wyzwania w realizacji swojej misji polegającej na dostarczaniu pysznych owoców (tak, awokado to owoc). Powód? Nieudane wdrożenie systemu ERP.
Kosztowało to firmę reputację oraz $3.8 miliona, które zapłacono konsultantowi za uporządkowanie systemu ERP.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark wcześniej korzystała z arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia zapasów oraz z systemu Sage Live do księgowości. Współzałożyciele Kevin Keller i Allen Shafer zdali sobie sprawę, że te systemy nie są w stanie obsłużyć dwucyfrowego wzrostu sprzedaży rok do roku — wiem, to całkiem dobry problem.
Oto dlaczego: arkusze kalkulacyjne nie pozwalały uwzględniać zmieniających się kosztów zapasów, a w Sage brakowało procedur umożliwiających rejestrowanie kosztu sprzedanych towarów (COGS). Prowadziło to do dużej liczby ręcznie wprowadzanych danych i mniejszego zaufania do ich dokładności.
Aby to naprawić, współzałożyciele postanowili scentralizować dane i procedury za pomocą systemu NetSuite ERP. Zaledwie trzy tygodnie po wdrożeniu współzałożyciele zauważyli znaczną poprawę w następujących obszarach:
- Prowadzenie ksiąg: mogli szybciej wykrywać błędy we wprowadzaniu danych związanych z zapasami.
- Księgowość: firma mogła wykonywać zadania księgowe bez polegania na zewnętrznych księgowych.
- Kontrola kosztów: firma mogła zwiększyć sprzedaż o około 50% rok do roku bez zwiększania zatrudnienia.
- Finanse: współzałożyciele zyskali lepszy wgląd w marże i zapasy.
Powody sukcesu
Zaangażowanie kierownictwa w realizację projektu ERP miało kluczowe znaczenie w przypadku Fulton & Roark. Ponadto inicjatywa współzałożycieli i ich aktywny udział we wdrażaniu systemu ERP zachęciły pracowników do poparcia projektu, przyczyniając się do jego sukcesu.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies to rodzinna hurtownia sprzętu i materiałów do przeprowadzek. W ciągu niespełna dekady firma rozrosła się z jednej lokalizacji w Georgii do wielu lokalizacji w całych Stanach Zjednoczonych (a liczba jej pracowników wzrosła czterokrotnie).
Jako mała firma N&N korzystała z QuickBooks i zewnętrznego dostawcy usług płacowych do zarządzania ewidencją czasu pracy i płacami. QuickBooks nie nadążał za szybko zmieniającymi się potrzebami N&N, dlatego współzałożyciele zwrócili się ku systemowi NetSuite ERP oraz rozwiązaniu do rejestracji czasu pracy oferowanemu przez NOVATime, partnera NetSuite, aby zarządzać procesami księgowymi i płacowymi.
Po wdrożeniu systemu ERP N&N udało się skrócić czas przetwarzania płac o 84%. Firma mogła również szybciej uzgadniać konta i łatwiej śledzić koszty pracy we wszystkich swoich lokalizacjach.
Powody sukcesu
Integracja z zewnętrznym partnerem miała kluczowe znaczenie dla dostosowania zestawu funkcji systemu ERP do potrzeb N&N. Ponadto zapewnienie poparcia pracowników poprzez szkolenia i ich aktywne zaangażowanie w proces wyboru oraz wdrażania rozwiązania ERP było kluczowym czynnikiem sukcesu N&N.
Have an account? Log In
3. Cadbury
Cadbury, brytyjska międzynarodowa firma z branży cukierniczej, obecnie należąca do Mondelez International, miała wiele problemów uzasadniających wdrożenie systemu ERP. Jej główne wyzwania dotyczyły wymagań związanych z produkcją i dystrybucją w okresie szybkiego rozwoju.
Problemy firmy Cadbury doprowadziły do tego, co SAP nazywa „jednym z największych globalnych wdrożeń ERP”. Wdrożenie ERP pomogło firmie Cadbury ustandaryzować procesy w 16 lokalizacjach i skonsolidować 13 zakładów produkcyjnych w ramach firmy.
Ostatecznie udane wdrożenie ERP pomogło firmie Cadbury obniżyć koszty operacyjne i zwiększyć wydajność produkcji w całym łańcuchu dostaw — innymi słowy, projekt zakończył się sukcesem.
Powody sukcesu
Sukces wdrożenia ERP w firmie Cadbury był częścią pięcioletniego projektu transformacji IT. Proces wdrożenia nie zawsze przebiega bezproblemowo, ale jeśli masz determinację i jesteś otwarty na wielokrotne zmiany kierunku, masz większe szanse na sukces — tak jak Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé jest największą na świecie firmą z branży żywności i napojów. Szwajcarska firma postanowiła rozpocząć w 1997 roku projekt wdrożenia ERP o nazwie BEST (Doskonałość biznesowa dzięki technologii systemowej), którego ukończenie planowano na 2003 rok. Jednak droga Nestlé do wdrożenia obejmowała wiele wyzwań.
System ERP firmy SAP był wyborem Nestlé. Sam dyrektor generalny Nestlé połączył siły z kadrą kierowniczą z wielu obszarów, w tym finansów i dystrybucji, aby zbudować zespół interesariuszy odpowiedzialny za wdrożenie SAP. Zespół był pewien jednej rzeczy: wdrożenie przeorganizuje procesy biznesowe i spowoduje zmianę sposobu działania Nestlé.
Zespół interesariuszy nie zdołał jednak sprawić, by pracownicy poczuli się zaangażowani, ani wyjaśnić, jak ta zmiana wpłynie na nich, co wywołało niezadowolenie wśród pracowników. Po trzech latach projekt wstrzymano, a rotacja pracowników osiągnęła 77%.
Nestlé postanowiło rozpocząć proces od nowa i tym razem zadbało o zaangażowanie dyrektorów poszczególnych działów oraz o to, aby wszyscy pracownicy byli w pełni świadomi nadchodzących zmian. Tym razem wszystko przebiegło pomyślnie. Do 2002 roku Nestlé zaoszczędziło $325 million w kosztach operacyjnych.
Powody sukcesu
Nestlé początkowo popełniło błąd, ale zdołało go rozpoznać i naprawić, zamiast całkowicie porzucić proces wdrożenia (jak robią to niektóre firmy).
To doskonały przykład na to, dlaczego akceptacja pracowników ma kluczowe znaczenie dla udanego wdrożenia ERP.
5. ABC Compounding
ABC Compounding produkuje płynne i aerozolowe produkty dla wielu branż. W przeciwieństwie do innych firm uwzględnionych na tej liście, ABC Compounding miało już rozwiązanie ERP (ProcessPro), któremu brakowało podstawowych funkcji, takich jak planowanie, harmonogramowanie i MRP (planowanie zapotrzebowania materiałowego).
Na szczęście dla ABC dyrektor ds. informacji firmy, Myra Huger, korzystała z Sage ERP X3 w swojej poprzedniej firmie i znała rozbudowany zestaw funkcji systemu ERP. Firma nawiązała współpracę z lokalnym partnerem biznesowym Sage, aby pomógł w przeprowadzeniu wdrożenia.
Dzięki doświadczonemu partnerowi firma zdołała szybko przejść na Sage ERP i dotrzymać napiętego harmonogramu wdrożenia.
Powody sukcesu
Doświadczenie Myry w pracy z Sage oraz obecność doświadczonego partnera wdrożeniowego były kluczowymi czynnikami udanego wdrożenia w ABC Compounding.
Obecność w zespole eksperta — wewnętrznego lub zewnętrznego — który może pokierować procesem i zapewnić pracownikom szkolenia, znacznie zwiększa szanse na udane wdrożenie ERP.
6. Hormel Foods
Hormel Foods produkuje, przetwarza i dystrybuuje na całym świecie różnorodne produkty spożywcze i mięsne. Firma od lat nie aktualizowała swoich systemów i korzystała z wielu narzędzi, które nie współpracowały ze sobą w odpowiedni sposób. W rzeczywistości poprzednia aktualizacja systemu ERP miała miejsce ponad 15 lat wcześniej, gdy firma Hormel postanowiła zmodernizować i ustandaryzować swoje starsze systemy.
Firma KPMG została zaangażowana, aby wesprzeć firmę Hormel w standaryzacji procesów i poprawie jakości danych poprzez wdrożenie rozwiązania Oracle Cloud ERP. Po wdrożeniu firma Hormel dysponowała ujednoliconym systemem, który pomógł ustandaryzować procesy biznesowe i dane, usprawnić podejmowanie decyzji oraz uzyskać skonsolidowany widok danych z różnych obszarów działalności.
Powody sukcesu
Zastępca kontrolera finansowego firmy, Eldom Quan, przypisuje sukces wdrożenia pracy zespołowej pracowników Hormel Foods oraz wiedzy specjalistycznej firmy KPMG; oba zespoły były tak ze sobą zintegrowane, że — jak mówi Eldom — podczas wspólnej pracy nie dałoby się rozpoznać, kto reprezentował firmę Hormel, a kto KPMG.
Oczywiście akceptacja pracowników i praca zespołowa mają kluczowe znaczenie dla udanego wdrożenia oprogramowania ERP.
7. Cisco Systems
Zespoły produkcji i finansów w firmie Cisco korzystały z przestarzałego oprogramowania Oracle do codziennej pracy; choć wystarczało ono do wykonywania zadań, zespoły IT, operacyjne i kierownicze firmy zaczynały odczuwać potrzebę unowocześnienia architektury przedsiębiorstwa.
Koszty wsparcia firmy Cisco stale rosły, a starsze oprogramowanie sprawiało, że integrowanie ulepszeń funkcji i innego oprogramowania było czasochłonne i trudne. Jednak chęć wprowadzenia zmian wiązała się z poważnym wyzwaniem — koniecznością zapewnienia nieprzerwanego dostępu do danych korporacyjnych.
Dzięki wsparciu kadry kierowniczej (i skrupulatnemu planowaniu) firma Cisco miała uruchomić nowy system podczas świątecznego weekendu w 2003 roku, czyli o pełny dzień wcześniej, niż pierwotnie planowano.
Powody sukcesu
Firma Cisco uważa, że jej sukces wynikał z „niezachwianego wsparcia i aktywnego zaangażowania kadry kierowniczej oraz ogólnofirmowego zobowiązania do pomyślnej realizacji tego zakrojonego na dużą skalę projektu modernizacyjnego”.
Zespół wdrożeniowy postępował zgodnie z każdym elementem planu i przeprowadził próby z udziałem całego zespołu, aby ograniczyć ryzyko i uniknąć niespodzianek.
Najlepsze praktyki wdrażania systemu ERP
Kiedy analizowałem te wdrożenia, znalazłem pewne wspólne elementy:
Zdefiniuj jasne cele
Zdefiniuj konkretne, mierzalne cele, które ma osiągnąć Twój system ERP. Czy potrzebujesz systemu ERP, aby usprawnić zarządzanie zapasami, poprawić dokładność danych czy zapewnić lepszą obsługę klienta? Gdy znasz już swój cel, określ wskaźnik umożliwiający śledzenie postępów.
Przykładowo Twoim celem może być skrócenie czasu przetwarzania zamówień o 30% w ciągu sześciu miesięcy od wdrożenia systemu ERP. Ustalenie tych szczegółów (wraz z kluczowymi interesariuszami) przed rozpoczęciem wdrożenia pomaga działać celowo we właściwym kierunku.
Zdobądź poparcie kadry kierowniczej i pracowników
Prawdziwe poparcie kadry kierowniczej ma kluczowe znaczenie, ponieważ wdrożenie systemu ERP wymaga znacznych nakładów czasu, pieniędzy i zasobów — czyli elementów pozostających pod kontrolą kadry kierowniczej.
Jeśli chcesz uzyskać poparcie kierownictwa:
- Przedstaw korzyści i oczekiwany zwrot z inwestycji związany z wdrożeniem systemu ERP
- Udostępnij swoją strategię ograniczania ryzyka
- Wykaż, w jaki sposób wdrożenie systemu ERP jest zgodne ze strategicznymi celami firmy
Oczywiście w wielu przypadkach projekt wdrożeniowy ma charakter odgórny — w takiej sytuacji kierownictwo powinno angażować pracowników na każdym etapie wdrożenia, od planowania po realizację.
Pamiętaj: poparcie pracowników jest równie ważne, ponieważ w przeciwnym razie mogą oni poczuć niechęć i odejść z pracy, podobnie jak miało to miejsce w przypadku firmy Nestlé.
More Articles
- 10 najlepszych certyfikatów ERP podnoszących kwalifikacje w 2026 roku
- 5 demonstracji oprogramowania ERP: najlepsze narzędzia na 2026 rok
- ERP a CRM: kluczowe różnice i wybór odpowiedniego rozwiązania
- SaaS ERP kontra ERP w chmurze: czy naprawdę istnieje jakaś różnica?
- ERP a oprogramowanie księgowe: wskazówki dotyczące rozwoju firmy
Wybierz odpowiedni system ERP i dostawcę
Sytuacja może stać się problematyczna, gdy wdrożysz rozwiązanie ERP, które nie spełnia Twoich oczekiwań, nawet jeśli wszystkie pozostałe elementy zostały prawidłowo zrealizowane. Zanim wybierzesz dostawcę systemu ERP, oceń jego doświadczenie branżowe, plan rozwoju produktu, skalowalność i usługi wsparcia. Następnie przeprowadź analizę dopasowania i luk, identyfikując braki w obecnych procesach oraz funkcje i możliwości systemu ERP, które mogą te braki uzupełnić.
Wybierając system ERP, oblicz całkowity koszt posiadania. Uwzględnij początkową cenę zakupu, koszt wdrożenia, bieżące koszty, takie jak utrzymanie, oraz ukryte koszty, na przykład zarządzanie zmianą i potencjalne przestoje podczas wdrożenia.
Poproś dostawcę o referencje od klientów. Udane, niedawne historie wdrożeń w Twojej branży mogą dać Tobie i Twojemu zespołowi dużą pewność co do przydatności produktu dla Twojej firmy.
Jeśli nie masz jeszcze systemu, rozpocznij tutaj poszukiwania dostawcy. Oto najlepsze systemy ERP dostępne obecnie na rynku:
Opracuj realistyczny plan wdrożenia
Każda firma jest inna i wdraża system ERP w swoich unikalnych okolicznościach. Firmie Nestlé ukończenie wdrożenia zajęło lata, podczas gdy Cisco przeprowadziło je w ciągu jednego weekendu. Pamiętaj, aby opracować plan wdrożenia na podstawie swoich konkretnych uwarunkowań.
Rozważ rozpoczęcie od testu pilotażowego w małym segmencie lub z użyciem określonych modułów. Wprowadzaj zmiany na podstawie opinii, kontynuując wdrożenie na szerszą skalę.
Podczas tworzenia planu wdrożenia należy zadbać o całkiem wiele kwestii, takich jak:
- Ustalenie kamieni milowych wdrożenia
- Identyfikowanie i ograniczanie ryzyka
- Przekazanie planu pracownikom i interesariuszom
- Szkolenia
- Przygotowanie do uruchomienia produkcyjnego
Zaangażuj członków zespołu, którzy bezpośrednio pracują przy procesach, które zmieni system ERP. Pomoże Ci to opracować realistyczny plan wdrożenia, który będzie ambitny i praktyczny.
Monitoruj i oceniaj
Systemy i procesy mogą ulec awarii również po wdrożeniu. Monitoruj wskaźniki techniczne i jakościowe po wdrożeniu, aby śledzić wydajność systemu, przyjęcie go przez użytkowników, efektywność procesów i wyniki finansowe. Zbieraj opinie użytkowników na temat ich doświadczeń z systemem ERP, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy lub zwrócić się o pomoc do dostawcy.
Monitoruj również wprowadzanie nowych funkcji i możliwości systemu ERP oraz regularnie zapewniaj szkolenia po ich wdrożeniu, aby pomóc pracownikom w pełni wykorzystywać platformę ERP.
To nie jest spam
Dostawcy zazwyczaj powiadamiają użytkowników końcowych o nowych funkcjach i ważnych aktualizacjach za pośrednictwem poczty elektronicznej, dlatego pamiętaj, aby pozostać na liście subskrybentów i dodać ich adresy do białej listy.
Elastyczność ma kluczowe znaczenie dla sukcesu
Przebieg Twojego wdrożenia będzie najprawdopodobniej różnić się od doświadczeń innych firm. Napotkasz wyjątkowe wyzwania, z których część może nie być uwzględniona w żadnym podręczniku wdrożenia, dlatego podczas całego procesu wdrożeniowego musisz być gotowy na elastyczne działanie. Ta elastyczność pomoże Ci szybko zmieniać plan wdrożenia w zależności od zmieniających się okoliczności i zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu.
Podoba Ci się to, co właśnie przeczytałeś? Zapisz się do newslettera The CFO Club, aby co tydzień czytać spostrzeżenia i porady ekspertów z dziedziny finansów oraz liderów branży.