Posiadanie listy kontrolnej zamknięcia miesiąca pomogło mi znacznie bardziej, niż się spodziewałem. Proces zamknięcia miesiąca zapewnia terminowe i dokładne wyniki finansowe, pomaga znaleźć obszary wymagające poprawy w wydatkach firmy i pozwala wszystkim skupić się na tym, co jest ważne dla przedsiębiorstwa.
W tym artykule omówiłem cały proces zamknięcia od A do Z i udostępniłem listę kontrolną zamknięcia miesiąca, której obecnie używam jako szablonu, aby można było zastosować ją we własnej firmie.
Bezpłatna lista kontrolna zamknięcia miesiąca
Zacznijmy od początku: oto lista kontrolna, gotowa do pobrania i użycia.
Have an account? Log In
W dalszej części artykułu wyjaśnię moje założenia i konkretne potrzeby mojej firmy, więc przewijaj dalej, jeśli chcesz dostosować ten szablon tak, aby idealnie pasował do Twojego przedsiębiorstwa.
Znaczenie zamknięcia miesiąca
Proces zamknięcia miesiąca ma większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Pozwala oderwać się od codziennych obowiązków i ocenić wpływ ostatniego miesiąca na firmę, pomagając:
- Stworzyć podstawy do przyszłego planowania finansowego
- Jak najszybciej wykrywać rozbieżności finansowe
- Ograniczać przyszłe problemy operacyjne i prawne
Przegląd sytuacji znacząco zmniejsza ryzyko błędnego raportowania finansowego i nieścisłości.
Dokładne zamknięcie miesiąca tworzy narrację za pomocą liczb, sald i sprawozdań finansowych, stanowiąc podstawę strategicznych decyzji biznesowych. Wprowadza zaplanowany przegląd systemu księgowego, dając doskonałą okazję do oceny ogólnej kondycji firmy.
Niezależnie od tego, jakie masz podejście do księgowości, mam nadzieję, że do końca tego artykułu dostrzeżesz wartość dobrze przeprowadzonego procesu zamknięcia miesiąca.
Przygotowanie do zamknięcia miesiąca
Sukces przy zamknięciu miesiąca zaczyna się jeszcze przed końcem okresu obrachunkowego. Wymaga przewidywania, planowania i uruchomienia odpowiednich mechanizmów, aby proces zamknięcia przebiegł sprawnie, dokładnie i efektywnie.
Oto, co należy zrobić:
1. Ustal jasne cele
Jasne cele i zasady wyznaczają kierunek procesu zamknięcia miesiąca, zapewniając zgodność każdego działania z celami finansowymi firmy.
Cele mogą obejmować zarówno „zapewnienie dokładności w raportowaniu rachunku zysków i strat”, jak i „usprawnienie procesu zamknięcia miesiąca”.
Dobrze określone cele upraszczają proces i zapewniają punkt odniesienia do pomiaru wyników działu księgowości.
Pomyśl o tym, co jest ważne
Czy chcesz jak najszybciej uzyskać dla inwestorów obraz sald kont bilansowych? A może dla Twojego zespołu ważniejsza jest uporządkowana księga główna?
Określ jasno, co ma znaczenie dla Twojej firmy, a następnie ukierunkuj wysiłki zespołu we właściwą stronę, aby to osiągnąć.
2. Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki
Zidentyfikowanie kluczowych wskaźników do monitorowania podczas zamknięcia miesiąca to najlepszy sposób na usprawnienie przebiegu pracy. Wskaźniki te mogą obejmować:
- Dokładność finansowa
- Wydajność procesów
- Wskaźnik zgodności
- Czas potrzebny na zakończenie procedur zamknięcia
- Liczba uzgodnień kont, które należy wykonać
- Średnia kwota gotówki podręcznej na rachunkach bankowych przy każdym zamknięciu
Kluczowe wskaźniki oceniają skuteczność i dokładność procesu zamknięcia miesiąca, zapewniając, że Ty i Twój zespół stale go udoskonalacie.
3. Ustal harmonogram
Czas ma kluczowe znaczenie dla zamknięcia miesiąca. Opracowanie jasnego i realistycznego harmonogramu dla każdego zadania jest niezwykle ważne, ponieważ wyznacza kierunek procesu i zapewnia jego terminowe zakończenie.
Na przykład ustalam harmonogram tak, aby zakończyć zamknięcie miesiąca 10 dni roboczych przed końcem miesiąca.
Inne firmy mogą potrzebować wykonania większej (lub mniejszej!) liczby procesów, w zależności od swojej działalności i rachunków. Na przykład jeśli:
- Posiadasz zapasy, prawdopodobnie będziesz co miesiąc księgować zapasy, aby zapewnić prawidłowe wartości.
- Masz bardziej rozwinięty proces zarządzania płatnościami, będziesz zarządzać zobowiązaniami (tzn. opłacać faktury w ciągu 30 dni).
- Aby oferować wypłaty za niewykorzystany urlop, twórz co miesiąc korektę naliczenia urlopowego.
- Wypłacasz wynagrodzenia co dwa tygodnie, będziesz potrzebować dodatkowej korekty naliczenia wynagrodzeń na koniec każdego miesiąca.
Realizacja procesu zamknięcia miesiąca
Czas przejść do działania.
Oto lista kontrolna zamknięcia miesiąca, której używam; możesz ją pobrać i dostosować do swojej firmy.
Zamykanie rachunków
- Udokumentuj wszystkie zapisy dotyczące kart kredytowych (CC) w USD
- Udokumentuj wszystkie zapisy dotyczące kart kredytowych (CC) w CAD
- Udokumentuj wszystkie zapisy dotyczące kart kredytowych (CC) w alternatywnej walucie
- Udokumentuj wszystkie zapisy dotyczące gotówki w USD
- Udokumentuj wszystkie zapisy dotyczące gotówki w CAD
Zapisy na koniec miesiąca
- Opłać miesięczną ratę podatku
- Zaktualizuj skoroszyt środków trwałych
- Skoryguj miesięczny zapis dotyczący środków trwałych
- Zaktualizuj skoroszyt rozliczeń międzyokresowych kosztów
- Skoryguj zapis w skoroszycie rozliczeń międzyokresowych kosztów
- Zaktualizuj skoroszyt miesięcznych naliczeń
- Skoryguj zapis miesięcznego naliczenia
- Uwzględnij wszelkie bezgotówkowe płatności na rzecz podmiotów trzecich związane z bieżącym miesiącem (np. zobowiązania, nabyte usługi, za które nie wystawiono faktury, itp.)
- Skoryguj miesięczne zapisy dotyczące wynagrodzeń, przypisując je do kategorii kosztów i działów
- Odwróć naliczenie premii (jeśli dotyczy)
- Wprowadź korektę miesięcznego naliczenia premii
Raportowanie
- Zasil konto EOR
- Zatwierdź płatność EOR
- Zaktualizuj dokument przepływów pieniężnych
- Uzgodnij zewnętrznych dostawców płatności, np. PayPal, Wise, Bill.com itd.
- Uzgodnij środki pieniężne w USD
- Uzgodnij środki pieniężne w CAD
- Uzgodnij karty kredytowe (CC) w USD
- Uzgodnij karty kredytowe (CC) w CAD
- Uzgodnij karty kredytowe (CC) w alternatywnej walucie
- Wprowadź informacje finansowe do dokumentu raportowania wewnętrznego (w tym wyniki miesięczne, porównanie budżetu z wykonaniem oraz wszelkie inne istotne informacje dla interesariuszy).
- Skoryguj dokument raportowania wewnętrznego (w razie potrzeby)
Komunikacja
- Komunikowanie się w sprawie wymaganych zadań z innymi działami
- Wysłanie wiadomości e-mail z wynikami przepływów pieniężnych do odpowiednich interesariuszy
- Wysłanie wiadomości e-mail z wynikami finansowymi do odpowiednich interesariuszy
- Zamknięcie danych finansowych za [bieżący miesiąc]
Najlepsze praktyki
Mam kilka uwag dotyczących powyższej listy kontrolnej zamknięcia miesiąca.
Przede wszystkim działam w kanadyjskiej firmie z branży mediów i technologii, BWZ, prowadzącej działalność na całym świecie. Być może zechcesz dostosować ją do swoich rachunków prowadzonych w Stanach Zjednoczonych.
Zalecam dodanie do tej listy kilku innych najlepszych praktyk:
- Przypisz terminy wykonania do każdego elementu listy, aby usystematyzować proces i terminowo zakończyć zamknięcie miesiąca. Początkowo terminy te mogą pomóc w zapamiętaniu kolejności zadań i monitorowaniu postępów.
- W miarę rozwoju zespołu i komplikowania się procesów przydzielaj zadania większej liczbie członków zespołu. Terminy wykonania zapobiegają powstawaniu wąskich gardeł i zapewniają spójność raportowania.
- Przypisz osobę odpowiedzialną do każdego zadania. Zamiast zapisywać tylko imię i nazwisko danej osoby, zalecam utworzenie listy kontrolnej w oprogramowaniu do zarządzania zadaniami, aby zapewnić reakcję w czasie rzeczywistym.
Co jeszcze uwzględnić
Prawdopodobnie są jeszcze inne rzeczy, które musisz uwzględnić, a których nie wymieniłem, takie jak:
- Kwoty amortyzacji środków trwałych,
- Uzgodnienia kont,
- Zapisy księgowe,
- Zmiany w stanie zapasów fizycznych,
- Konsolidacja kont jednostki dominującej i jednostek zależnych,
- Korekty z tytułu różnic kursowych,
- Oraz wszelkie inne procedury księgowe, które stosujesz.
Pamiętaj, że ta lista jest przeznaczona dla Ciebie; nie wahaj się uszczegóławiać zadań, aby dopasować je do swojej firmy.
Komentarz dotyczący zmian
W sensie merytorycznym lista obejmuje również, choć nie zostało to dosłownie zapisane, komentarz dotyczący zmian.
Co miesiąc dodaję komentarz dotyczący kont, na których wystąpiły znaczące zmiany miesiąc do miesiąca (MoM) lub istotne różnice między budżetem a wykonaniem (wraz z uzasadnieniem). Dotyczy to zarówno raportowania przepływów pieniężnych, jak i wyników finansowych.
Ważna uwaga dotycząca komunikacji
Koniecznie dostosuj listę kontrolną do swojej firmy, zależnie od tego, co jest dla Ciebie najważniejsze.
Jeśli na przykład finansują Cię fundusze venture capital i nie osiągasz jeszcze zysków, wskaźnik spalania gotówki staje się kluczowym miernikiem monitorowanym przez inwestorów. Musisz uwzględnić analizę spalania gotówki w bieżącym miesiącu w porównaniu z budżetem, prognozę spalania gotówki oraz analizę wrażliwości tej prognozy (między innymi).
Dokumentacja procesów
W większej firmie możesz chcieć udokumentować każdy z procesów zamknięcia miesiąca, takich jak podział kosztów wykonawców i płac.
Samodzielnie obliczam te wartości i wykonuję te czynności, ale większa firma może chcieć prowadzić w tym celu całkowicie odrębny skoroszyt lub rozważyć usługi księgowe świadczone za granicą w przypadku zadań specjalistycznych.
Rozdzielenie obowiązków
Duże firmy mogą uwzględniać dowody wykonania czynności przez osobę przygotowującą oraz osobę dokonującą przeglądu. Taki podział obowiązków jest dość powszechny w większych firmach; za mniej więcej rok prawdopodobnie przekażę procesy zamknięcia miesiąca innemu członkowi zespołu, przyjmując rolę osoby dokonującej przeglądu, aby zapewnić większą kontrolę i pewność, że praca jest wolna od błędów.
Dokładność raportowania
Oczywiście celem jest 100% dokładność w raportowaniu finansowym; skup się jednak na tym, co jest istotne dla Twojej firmy.
Jeśli sytuacja finansowa jest zdrowa i znajdziesz drobne rozbieżności, takie jak różnica 30 USD na koncie, nie będziesz ponownie tworzyć całego modelu, aby ją znaleźć. Chociaż celem jest pełna dokładność, skup się na uzyskaniu jasnego obrazu dla najważniejszych interesariuszy i szybkim przekazywaniu informacji.
Najpierw fakty; potem opinie
Twoim zadaniem nie jest przewidywanie przyszłości ani naginanie liczb, aby zadowolić innych; Twoim zadaniem jest informowanie o faktach i trendach bez upiększania rzeczywistości.
Dopilnuj, aby informacje były oparte na faktach, aktualne i pozbawione patrzenia przez różowe okulary.
Twoja wartość jest największa, gdy dostarczasz osobom podejmującym decyzje dokładnych i istotnych informacji, które pomagają podejmować najlepsze decyzje dla firmy.
Zgodność z przepisami i standardy
Przestrzeganie standardów rachunkowości i wymogów regulacyjnych ma kluczowe znaczenie. Zgodność z przepisami zapewnia przestrzeganie prawa oraz zasad rzetelności i przejrzystości finansowej.
Niezależnie od tego, czy firma stosuje US GAAP, IFRS, ASPE czy dowolny lokalny standard rachunkowości, jego przestrzeganie zapewnia spójne, przejrzyste i porównywalne sprawozdania finansowe.
Wykorzystanie technologii
Wykorzystanie odpowiedniej technologii może usprawnić proces zamknięcia miesiąca.
Niezależnie od tego, czy chodzi o narzędzia do należności, czy automatyzacji zobowiązań, albo oprogramowanie księgowe zapewniające zgodność i dokładność raportowania, technologia odgrywa kluczową rolę.
Chodzi o znalezienie odpowiednich narzędzi dla firmy, które ułatwią Ci życie bez poświęcania jakości. Jesteś osobą prowadzącą wynik swojej firmy; musisz zadbać o to, aby punkty się zgadzały.
Jeśli nadal szukasz oprogramowania księgowego, chętnie pomogę. Oto najlepsze rozwiązania księgowe dostępne obecnie na rynku według naszego zespołu analityków technologicznych:
- 8. Reckon One
Analiza wyników
Po zamknięciu miesiąca przychodzi czas na refleksję i analizę.
Dane finansowe zawarte w sprawozdaniach przedstawiają historię złożoną z następujących elementów:
Wnioski finansowe
Zamknięcie miesiąca to coś więcej niż rutynowe zadanie; może być kopalnią wniosków finansowych.
Chodzi o analizowanie liczb, rozumienie trendów i identyfikowanie wzorców. Wnioski finansowe wynikające z zamknięcia miesiąca pomagają ocenić kondycję finansową firmy, przepływy pieniężne, rentowność i wypłacalność.
Wnioski te nie służą wyłącznie zrozumieniu teraźniejszości; pomagają także przewidywać przyszłość, niezależnie od tego, czy wprowadzisz te liczby do modelu prognozowania.
Pomagają w budżetowaniu, planowaniu finansowym i prognozowaniu, umożliwiając firmie podejmowanie świadomych decyzji finansowych. Ponadto liczby te stanowią punkt odniesienia do pomiaru przyszłych wyników finansowych firmy.
Kto nie lubi rekordowo wysokich przychodów?
Wskaźniki efektywności
Najważniejsze wskaźniki efektywności, takie jak cykl konwersji gotówki, efektywność kapitału obrotowego i efektywność zarządzania kosztami, zapewniają jasną, obiektywną ocenę wyników firmy. Zwracaj szczególną uwagę na te wskaźniki podczas zamykania ksiąg każdego miesiąca.
Wskaźniki efektywności pomagają identyfikować obszary wymagające poprawy. Wskazują wąskie gardła, nieefektywności i obszary, które można udoskonalić.
Aby osiągać doskonałe wyniki jako strategiczny dyrektor finansowy i tworzyć wartość dla kadry zarządzającej, musisz mierzyć wyniki względem punktów odniesienia, rozumieć luki i dążyć do ciągłego doskonalenia.
More Articles
Ciągłe doskonalenie
Obszar finansów szybko się zmienia, dlatego proces zamknięcia miesiąca również powinien się zmieniać. Ciągłe doskonalenie nie jest zadaniem jednorazowym — to kultura i zobowiązanie do doskonałości, wydajności oraz skuteczności procesu zamknięcia miesiąca.
Ocena procesu
Skorzystaj z przygotowanej przeze mnie listy kontrolnej jako punktu wyjścia, dodając i zastępując zadania, gdy określisz, co jest najważniejsze dla rozwoju Twojej organizacji.
Zawsze jest przestrzeń do poprawy. Twoim zadaniem jest spojrzeć na proces z dystansu, ocenić go z lotu ptaka i zrozumieć szerszy obraz.
Ocena procesu zamknięcia i jego wyników pomoże zrozumieć skuteczność istniejących procesów, dokładność sprawozdawczości finansowej oraz wydajność technologii. Dostarczy to praktycznych wniosków, które pozwolą usprawnić proces, zwiększyć dokładność i poprawić wydajność.
Wdrażanie nowych technologii
Nie wahaj się próbować nowych rozwiązań w tym procesie. Wdrażanie nowych technologii może zwiększyć wydajność, dokładność i zgodność z przepisami. Niezależnie od tego, czy chodzi o narzędzia do automatyzacji księgowości umożliwiające szybsze odzyskiwanie należności, czy narzędzia do zarządzania wynikami przedsiębiorstwa służące do monitorowania i analizy w czasie rzeczywistym, wykorzystanie nowych technologii może całkowicie zmienić sytuację.
Nowe technologie mogą ograniczyć czas i wysiłek potrzebne do zamknięcia miesiąca, dając Tobie i zespołowi finansowemu więcej przestrzeni na skupienie się na bardziej strategicznych zadaniach przynoszących wartość dodaną.
Jednak dla własnego dobra sprawdzaj pracę wykonaną przez nowe narzędzia.
Czas zamknąć księgi
Opanowanie procesu zamknięcia miesiąca to ciągła podróż wymagająca staranności, analizy i doskonalenia. Śledzisz postępy i wyznaczasz cele dotyczące kolejnych obszarów do poprawy, pomagając swojej firmie stawać się lepszą każdego miesiąca.
Pomyślne zamknięcie miesiąca opiera się na przygotowaniu, realizacji i analizie. Chodzi o stworzenie właściwych podstaw, zapewnienie sprawnego przebiegu procesu oraz wyciąganie wniosków z doświadczeń, aby poprawiać przyszłe wyniki.
Co dalej? Wielki przegląd: zamknięcie roku.
Zapisz się do naszego newslettera aby otrzymać aktualizację, gdy tylko go opublikuję, a także więcej porad ekspertów, przewodników i spostrzeżeń liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.
