Se ainda não a implementou, a automatização das contas a receber é o seu próximo passo para gerir uma máquina financeira mais eficiente e eficaz.
Reduza os custos gerais, cobre as suas dívidas de forma mais eficiente e poupe os seus colaboradores à morte por mil cortes — ou melhor, e-mails de acompanhamento — com este processo.
O que é a automatização das contas a receber?
A automatização das contas a receber consiste na utilização de tecnologia para simplificar a faturação, a cobrança de pagamentos e o acompanhamento — reduzindo o trabalho manual e melhorando a eficiência da cobrança dos pagamentos dos clientes.
Por exemplo, suponha que o seu saldo de contas a receber era de $20,000 durante todo o mês de janeiro. Poderia ter investido esses $20,000 num depósito bancário e obtido $50 em juros. Além disso, gastou $1,500 para gerir e cobrar valores a receber. Neste caso, o seu custo de manutenção seria de $1,550.
Como funciona a automatização de AR
O processo de AR inclui normalmente quatro componentes essenciais:
Eis como as soluções de automatização de AR tornam todos estes processos mais fáceis:
1. Faturação
Para criar uma fatura, poderia calcular manualmente as taxas de subscrição, os impostos e o montante total. Ou poderia delegar a criação de faturas num sistema de automatização de AR.
Os sistemas de AR podem gerar automaticamente faturas eletrónicas que incluem informações específicas do cliente, tais como as condições de pagamento.
O cliente só precisa de introduzir os dados uma vez — no momento do primeiro pagamento. Os sistemas de AR baseados na nuvem armazenam todos os dados na conta do cliente, pelo que, a partir desse momento, a faturação fica essencialmente automatizada.
2. Cobrança de pagamentos
Muitos sistemas de automatização de AR integram-se com soluções populares de processamento de pagamentos. Isto ajuda a receber e acompanhar pagamentos online. Os melhores programas de automatização de AR permitem incentivar pagamentos antecipados através de descontos ou de outros incentivos.
Um sistema de AR pode monitorizar as várias opções de pagamento que oferece, como ACH, cartões de crédito, entre outras, e notificá-lo sempre que receber um pagamento.
Tire partido de todos os benefícios do sistema
Pode configurar o sistema para enviar um e-mail automático com informações como a data de vencimento e o montante a pagar quando os pagamentos ficam em atraso.
A equipa de AR poderá ainda ter de contactar os clientes relativamente às faturas quando estes não respondem, mas o e-mail automático é uma excelente forma de poupar tempo logo à partida.
Assim que o cliente efetuar o pagamento, o sistema de AR pode atualizar automaticamente o sistema de contabilidade ou o sistema ERP em tempo real.
3. Reconciliação
Os sistemas de AR podem tratar de tarefas rotineiras, como a correspondência de faturas — o sistema associa automaticamente os recibos às ordens de venda. Isto elimina a necessidade de realizar manualmente a aplicação de recebimentos.
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4. Relatórios
O software de AR também pode gerar relatórios úteis com base nos dados que recolhe ao longo do tempo. Por exemplo, os relatórios financeiros automatizados podem ajudar a otimizar o ciclo da encomenda ao recebimento e acompanhar métricas essenciais, como os dias de vendas pendentes (DSO).
As soluções baseadas em IA podem ajudar a prever os fluxos de caixa e a determinar os motivos mais comuns pelos quais os clientes pagam depois da data de vencimento.
Melhores ferramentas de automatização de AR
A nossa equipa analisou as melhores ferramentas para realizar o trabalho — estas são as nossas principais escolhas:
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Os maiores desafios das contas a receber
A gestão das contas a receber (AR) vai muito além do simples envio de faturas — trata-se de garantir que todas as faturas estão corretas e que todos os pagamentos são recebidos atempadamente. Este processo está repleto de desafios que podem afetar o fluxo de caixa da sua empresa e a eficiência operacional. Eis os principais desafios enfrentados atualmente pelos profissionais de AR, juntamente com estratégias para os resolver.
1. Precisão e clareza das faturas
Um dos aspetos mais críticos das AR é garantir que todas as faturas são emitidas de forma correta e clara, em conformidade com os termos do contrato. Erros na faturação, como montantes incorretos, destinatários errados ou termos pouco claros, podem provocar litígios e atrasar os pagamentos.
Só está a detetar 75% dos seus erros
Segundo um \u003ca href=\u0022https://qvalia.com/app/uploads/2021/03/Hidden-cost-of-invoice-errors-2020-report.pdf\u0022 target=\u0022_blank\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022\u003eestudo\u003c/a\u003e sobre os custos ocultos dos erros de faturação em empresas nórdicas, a correção de faturas erradas pode demorar até 31 dias e 25% dos erros de faturação não são detetados.
Um sistema automatizado de AR pode ajudar a minimizar estes problemas através da utilização de IA para simplificar os processos de faturação e reduzir o erro humano. A automatização garante que as faturas são geradas com precisão e enviadas prontamente, minimizando o risco de litígios e acelerando o ciclo de pagamento.
2. Gestão ineficiente das cobranças
Conseguir que os clientes paguem atempadamente pode ser um desafio e exige frequentemente uma abordagem estruturada e consistente. Uma gestão eficaz das cobranças envolve mais do que o envio de lembretes; requer uma estratégia clara. Um processo em quatro etapas pode fazer uma diferença significativa:
- Confirmar a receção da fatura: Garantir que o cliente recebeu a fatura e compreende as condições de pagamento.
- Identificar e resolver litígios antecipadamente: Determinar rapidamente se existem problemas ou litígios relacionados com a fatura que possam atrasar o pagamento.
- Definir uma data de pagamento: Colaborar com o cliente para acordar uma data de pagamento realista.
- Acompanhamento consistente: Contactar regularmente o cliente até que o pagamento seja efetuado.
A automatização destas etapas pode ajudar as equipas de AR a manter a consistência e a eficácia nas cobranças, reduzindo o tempo dedicado a acompanhamentos manuais e permitindo-lhes concentrar-se em tarefas de maior valor.
3. Perda de tempo em tarefas sem valor acrescentado
Os processos manuais de AR envolvem frequentemente tarefas entediantes e repetitivas, como migrar dados entre folhas de cálculo ou enviar manualmente e-mails aos clientes para solicitar pagamentos. Estas tarefas consomem tempo e recursos valiosos, desde os salários dos colaboradores aos custos de armazenamento na nuvem, e podem resultar numa má experiência para o cliente. Imagine ligar para uma empresa e ter de esperar imenso tempo enquanto procuram a sua fatura e os dados de pagamento — é frustrante para todos os envolvidos.
Os sistemas automatizados de AR podem aliviar esta carga ao tratarem de tarefas repetitivas, como a gestão de contas a receber, as cobranças e o processamento de faturas. Embora exista um custo inicial para implementar estes sistemas e formar os colaboradores, os benefícios a longo prazo da automatização das AR — como a redução de erros, a melhoria da eficiência e uma melhor experiência para o cliente — superam largamente estes investimentos.
4. Falta de escalabilidade
À medida que a sua empresa cresce, aumenta também o volume de faturas e pagamentos. Com processos manuais de AR, este crescimento exige pessoal adicional, aumentando os custos e limitando a escalabilidade. Em contrapartida, um sistema automatizado de AR adapta-se perfeitamente ao crescimento da sua empresa, gerindo volumes de trabalho maiores sem necessidade de contratar mais pessoal. Tarefas como a faturação, as cobranças, a reconciliação e os relatórios são automatizadas, libertando a sua equipa para se concentrar em atividades estratégicas e que acrescentam valor.
Superar os desafios das AR com a automatização
Os desafios das AR, desde garantir a precisão até gerir eficazmente as cobranças, podem parecer assustadores. No entanto, com as estratégias e ferramentas certas, estes desafios tornam-se oportunidades de crescimento. A automatização dos seus processos de AR não só reduz os erros e poupa tempo, como também permite à sua empresa crescer de forma eficiente e melhorar os seus resultados financeiros.
Ao adotar a automatização, a sua equipa de AR pode transferir o foco das tarefas rotineiras para atividades mais estratégicas, promovendo uma melhor saúde financeira e relações mais fortes com os clientes.
Por que motivo os líderes do setor estão a adotar a automatização das AR
O software de automatização de AR protege as suas receitas e, por conseguinte, os seus resultados — mas, acima de tudo, pode poupar esforço manual e ajudar a preservar a boa vontade nas relações profissionais.
Por exemplo, o facto de um cliente não ver um aviso de pagamento falhado do cartão de crédito devido a uma caixa de entrada cheia de faturas de seguimento traduz-se diretamente em perda de receita. E sejamos realistas: não vai querer desperdiçar o seu tempo a cobrar pequenas contas, quando os seus esforços seriam muito mais bem empregues noutro lugar.
As empresas que apresentam um saldo elevado de contas a receber também incorrem em custos de manutenção mais altos. O custo de manutenção das contas a receber corresponde ao custo de oportunidade de não dispor do dinheiro que já ganhou, bem como ao custo de gerir as contas a receber.
Utilizar a automatização de AR para gerar faturas automaticamente, enviar lembretes de pagamento aos clientes, recolher informações de pagamento para efetuar cobranças automáticas através dos dados guardados e simplificar o processo de cobrança pode traduzir-se em poupanças de custos significativas e numa redução das dívidas incobráveis. Além disso, desta forma, pode concentrar os seus esforços nos verdadeiros casos problemáticos.
Benefícios da automatização das contas a receber
Já mencionei muitas razões, mas vamos deixar-nos de rodeios. Estes são os maiores benefícios da implementação de sistemas automatizados de AR:
Rapidez, eficiência e conveniência
A automatização de AR melhora a rapidez, a eficiência e a precisão, uma vez que o sistema pode gerar faturas automaticamente e enviá-las aos clientes.
As faturas automatizadas podem acelerar especialmente o processo de faturação das empresas que faturam com base noutros fatores, como o consumo. Um sistema de AR automatizado pode calcular o consumo mais rapidamente e com maior precisão.
A geração e o envio automáticos de faturas garantem que estas chegam mais rapidamente aos seus clientes. Isto ajuda a reduzir o DSO e faz com que se destaque, uma vez que o seu conselho de administração e o CEO verão mais capital circulante no balanço.
Não se trata apenas da sua conveniência
A automatização de AR também traz vantagens para os seus clientes. Disponibilizar contas a receber não só amplia as opções de pagamento para que os clientes possam pagar em prestações, como também lhes permite utilizar os seus métodos preferidos, como o cartão de crédito e as transferências bancárias ACH.
Embora exijam um pouco mais de esforço na configuração, uma vez que requerem alguns dados bancários, as transferências ACH também permitem poupar mais nas suas transações, uma vez que os prestadores de serviços de pagamento normalmente cobram menos por este tipo de transação.
Depois de configurarem os dados através de ACH ou cartão de crédito, podem simplesmente deixar tudo preparado e esquecer-se do assunto, sem terem de introduzir manualmente os dados do cartão de crédito ou do ACH para cada pagamento de uma prestação — por outras palavras... pagamentos a entrar, atempadamente e de forma automática. Parece um sonho, não é?
Reduz o risco de erro humano
Os erros de faturação podem ser constrangedores. Dito isto, a faturação é um processo repetitivo, propenso a erros como gralhas, duplicações e omissões.
Os sistemas de AR minimizam o risco de erro humano porque extraem informações de bases de dados para preencher as faturas com os detalhes dos produtos e dos preços. O sistema também faz corresponder automaticamente as faturas às ordens de compra.
Estas funcionalidades ajudam a evitar interações constrangedoras com os clientes.
Previsão do fluxo de caixa
A gestão do fluxo de caixa é uma das principais prioridades dos CFO, especialmente em empresas SaaS em fase inicial e de elevado crescimento.
Os sistemas de automatização de AR aceleram o processo da fatura ao recebimento. Pagamentos mais rápidos traduzem-se em mais dinheiro disponível. Também ajudam os CFO a prever os fluxos de caixa, permitindo-lhes manter níveis ideais de capital circulante e conseguir uma melhor gestão do crédito.
Por exemplo, de acordo com o EXIM Bank dos EUA, os clientes da África do Sul, do México e da Austrália pagam, em média, com 26 dias de atraso, enquanto os clientes dos EUA pagam as faturas, em média, com sete dias de atraso. Por isso, deverá prestar mais atenção a estes clientes para otimizar o fluxo de caixa. O seu software de automatização de AR pode ajudar a acompanhar o fluxo de caixa e os pagamentos dos clientes por país.
Poderá analisar os padrões de cobrança e identificar antecipadamente uma insuficiência de caixa, para que possa tomar medidas para a evitar.
Relatórios e painéis informativos
Os sistemas de AR geram relatórios e disponibilizam painéis que resumem informações essenciais sobre as suas contas a receber. Com base nas suas preferências, os relatórios e os painéis podem resumir detalhes críticos sobre o processo da fatura ao recebimento.
Por exemplo, o painel pode ajudar a acompanhar relatórios de antiguidade, a rotação das contas a receber e o DSO. Os relatórios podem incluir informações mais extensas sobre os padrões de cobrança, as razões para os pagamentos em atraso e as taxas de erro.
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Maior segurança e conformidade
A segurança é fundamental ao lidar com dados confidenciais de clientes e ao processar pagamentos. As faturas em papel e os e-mails estão vulneráveis a falhas de segurança e fraude. Ainda mais no caso de equipas distribuídas.
Também deve armazenar os dados para futuras auditorias e para cumprir os regulamentos locais, como os relativos ao imposto sobre vendas e à faturação eletrónica. Além disso, o seu estado poderá ter regulamentos específicos sobre dados que deve cumprir.
A automatização das contas a receber garante que os dados dos clientes e outros dados são encriptados de ponta a ponta quando são transmitidos a outro membro da equipa. Além disso, os sistemas de automatização das contas a receber utilizam um processo normalizado no qual os dados são arquivados e armazenados em segurança para futuras auditorias.
Implementar uma solução de automatização das contas a receber
Apresentamos abaixo algumas perguntas que deve fazer sobre as necessidades da sua equipa, além de algumas dicas para ajudar a começar.
Melhores práticas e dicas práticas
- Avalie as suas necessidades: Identifique os pontos problemáticos do seu processo atual de contas a receber para determinar as funcionalidades de que mais precisa nas ferramentas de automatização.
- Escolha o software adequado: Avalie as soluções de automatização das contas a receber com base nas capacidades de integração, escalabilidade e facilidade de utilização.
- Garanta a precisão dos dados: Limpe os dados dos clientes e certifique-se de que todos os registos estão atualizados antes da implementação.
- Forme a sua equipa: Dê formação completa aos colaboradores para garantir uma adoção tranquila e reduzir a resistência.
- Monitorize e otimize: Analise regularmente as métricas de AR para identificar áreas de melhoria e otimizar os processos em conformidade.
- Recorra à IA e à aprendizagem automática: Utilize a IA para análises preditivas e uma avaliação melhorada do risco de crédito. Por exemplo, a IA pode ajudar a detetar anomalias nos seus processos de AR com base em dados históricos, para que não tenha de monitorizar constantemente a existência de fraude.
- Alternativas às ferramentas de automatização: Se ainda não estiver preparado para investir numa ferramenta de automatização completa e estiver disposto a dedicar algum tempo à configuração de fluxos de trabalho, pode automatizar as contas a receber utilizando ferramentas de automatização sem código, como o Zapier. No entanto, as integrações podem ser um problema — o Zapier poderá não se integrar com todas as ferramentas da sua empresa, o que significa que não poderá automatizar alguns processos. Se não tiver uma equipa técnica forte ou não quiser que a sua equipa técnica dedique tempo à configuração de fluxos de trabalho no Zapier, um sistema de automatização das contas a receber será a melhor opção.
A implementação destas melhores práticas ajudará a sua equipa a maximizar os benefícios da automatização das contas a receber, melhorar o fluxo de caixa e reduzir os erros, garantindo simultaneamente uma transição tão tranquila quanto possível.
Capacite a sua equipa & configure as contas a receber automatizadas
Reduza os custos, aumente as receitas efetivamente realizadas e trate automaticamente de tarefas rotineiras, como a faturação e o envio de lembretes de pagamento, implementando hoje a automatização das contas a receber.
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