Ter uma lista de verificação para o fecho do mês ajudou-me muito mais do que eu esperava. O processo de fecho do mês garante que dispõe de resultados financeiros atempados e precisos, ajuda a identificar áreas de melhoria nas despesas da empresa e mantém todos focados no que é importante para o negócio.
Neste artigo, abordei o processo de fecho de A a Z e apresentei-lhe a lista de verificação para o fecho do mês que utilizo atualmente como modelo, para que a possa aplicar à sua própria empresa.
A sua lista de verificação gratuita para o fecho do mês
Primeiro: eis a lista de verificação, pronta para descarregar e utilizar.
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Mais adiante neste artigo, explicarei os meus pressupostos e as necessidades específicas da minha empresa, por isso continue a ler se quiser poder personalizar este modelo para que se adapte perfeitamente ao seu negócio.
A importância do fecho do mês
O processo de fecho do mês tem uma importância inesperada. Permite-lhe afastar-se das suas atividades diárias e avaliar o impacto do último mês na sua empresa, ajudando-o a:
- Estabelecer as bases para o planeamento financeiro futuro
- Identificar discrepâncias financeiras o mais rapidamente possível
- Reduzir futuros problemas operacionais e jurídicos
A análise da situação reduz drasticamente a probabilidade de erros e imprecisões nos relatórios financeiros.
Um fecho do mês rigoroso cria uma narrativa através de números, saldos e demonstrações financeiras, constituindo a base para decisões estratégicas de negócio. Introduz uma análise planeada do seu sistema contabilístico, dando-lhe uma excelente oportunidade para avaliar o desempenho global.
Independentemente do que sente em relação à contabilidade, espero que, quando terminar de ler este artigo, reconheça o valor de um processo sólido de fecho do mês.
Preparação para o fecho do mês
O sucesso no fecho do mês começa antes do final do período contabilístico. Requer previsão, planeamento e a ativação dos mecanismos adequados para um processo de fecho tranquilo, preciso e eficiente.
Eis o que precisa de fazer:
1. Defina objetivos claros
Objetivos e políticas claros orientam o processo de fecho do mês, garantindo que cada ação está alinhada com os objetivos financeiros da empresa.
Os objetivos podem variar entre "garantir a precisão dos relatórios da demonstração de resultados" e "simplificar o processo de fecho mensal".
Ter objetivos bem definidos simplifica o processo e proporciona uma referência para medir o desempenho do seu departamento de contabilidade.
Pense no que é importante
Quer obter, o mais rapidamente possível, um retrato das contas do balanço para os investidores? Ou é mais importante para a sua equipa ter um razão geral organizado?
Tenha clareza sobre o que é importante para a sua empresa e, em seguida, canalize os esforços da sua equipa na direção certa para o concretizar.
2. Identifique as principais métricas
Identificar as principais métricas a monitorizar durante o fecho do mês é a melhor forma de melhorar o fluxo de trabalho. Estas métricas podem incluir:
- Precisão financeira
- Eficiência do processo
- Taxa de conformidade
- Tempo necessário para concluir os procedimentos de fecho
- Número de reconciliações de contas que é necessário realizar
- Montante médio de caixa pequena nas suas contas bancárias em cada fecho
As métricas principais avaliam a eficácia e a precisão do processo de fecho mensal, garantindo que você e a sua equipa o melhoram continuamente.
3. Estabeleça um calendário
O tempo é fundamental para o fecho mensal. Elaborar um calendário claro e realista para cada tarefa é crucial, uma vez que orienta o processo e garante a sua conclusão atempada.
Por exemplo, estabeleço um calendário para concluir o meu fecho mensal 10 dias úteis antes do fim do mês.
Outras empresas podem precisar de concluir mais (ou menos!) processos, dependendo das suas funções e contas. Por exemplo, se você:
- Mantiver inventário, provavelmente fará lançamentos mensais de inventário para garantir valores corretos.
- Tiver um processo de gestão de pagamentos mais desenvolvido, gerirá as contas a pagar (isto é, pagamos as faturas no prazo de 30 dias).
- Para oferecer pagamentos de férias não gozadas, crie um ajuste mensal da sua provisão de férias.
- Pagar salários quinzenalmente, precisará de um ajuste adicional dos acréscimos da folha salarial em cada fim de mês.
Execução do processo de fecho mensal
Está na hora de concretizar as tarefas.
Eis a lista de verificação do fecho mensal que utilizo; descarregue-a e adapte-a à sua empresa.
Fecho das contas
- Documentar todos os lançamentos de cartões de crédito (CC) dos EUA
- Documentar todos os lançamentos de CC do Canadá
- Documentar todos os lançamentos de CC em moedas alternativas
- Documentar todos os lançamentos de caixa dos EUA
- Documentar todos os lançamentos de caixa em CAD
Lançamentos de fim do mês
- Pagar a prestação mensal de impostos
- Atualizar o ficheiro de ativos fixos
- Ajustar o lançamento mensal de ativos fixos
- Atualizar o ficheiro de despesas pré-pagas
- Ajustar o lançamento do ficheiro de despesas pré-pagas
- Atualizar o ficheiro de acréscimos mensais
- Ajustar o lançamento de acréscimos mensais
- Contabilizar quaisquer pagamentos não monetários a terceiros relacionados com o mês corrente (por exemplo, contas a pagar, serviços adquiridos mas não faturados, etc.)
- Ajustar os lançamentos mensais da folha salarial às categorias de custos e divisões
- Reverter o acréscimo de bónus (se aplicável)
- Introduzir o ajuste mensal do acréscimo de bónus
Relatórios
- Financiar a conta EOR
- Aprovar o pagamento EOR
- Atualizar o documento de fluxo de caixa
- Reconciliar os fornecedores de pagamentos externos, por exemplo, PayPal, Wise, Bill.com, etc.
- Reconciliar o caixa em USD
- Reconciliar o caixa em CAD
- Reconciliar os CC em USD
- Reconciliar os CC em CAD
- Reconciliar os CC em moedas alternativas
- Introduzir a informação financeira no Documento de Relatórios Internos (incluindo resultados mensais, orçamento face aos valores reais e quaisquer outras informações relevantes para as partes interessadas).
- Ajustar o Documento de Relatórios Internos (conforme necessário)
Comunicações
- Comunicar relativamente às tarefas necessárias dos outros departamentos
- Enviar o e-mail com os resultados do fluxo de caixa às partes interessadas relevantes
- Enviar o e-mail com os resultados financeiros às partes interessadas relevantes
- Contas financeiras de [mês atual] encerradas
Considerações sobre as melhores práticas
Tenho algumas notas sobre a lista de verificação do encerramento mensal apresentada acima.
Antes de mais, trabalho numa empresa de comunicação social e tecnologia sediada no Canadá, a BWZ, com operações globais. Poderá querer ajustá-la para que as suas contas tenham como base os EUA.
Recomendaria acrescentar algumas outras melhores práticas a esta lista:
- Atribua datas de vencimento a cada item da lista para sistematizar o processo e concluir o encerramento atempadamente. Inicialmente, estas datas poderão ajudá-lo a memorizar a ordem das tarefas e a acompanhar o progresso.
- À medida que a sua equipa cresce e os processos se tornam mais complexos, atribua tarefas a mais membros da equipa. As datas de vencimento evitam estrangulamentos e mantêm a consistência dos relatórios.
- Atribua um responsável a cada tarefa. Em vez de se limitar a escrever o nome da pessoa, recomendo criar a sua lista de verificação num software de gestão de tarefas para obter uma resposta em tempo real.
O que incluir adicionalmente
É provável que existam outros elementos que precise de incluir e que eu não tenha mencionado, tais como:
- Valores de depreciação dos ativos fixos,
- Reconciliações de contas,
- Lançamentos contabilísticos,
- Alterações no inventário físico,
- Consolidação das contas da empresa-mãe e das subsidiárias,
- Ajustamentos cambiais,
- E quaisquer outros procedimentos contabilísticos que tenha.
Lembre-se de que isto é para si; não hesite em detalhar as suas tarefas de acordo com as necessidades da sua empresa.
Comentários sobre as alterações
Embora esteja incluído na lista em termos de espírito, mas não de forma explícita, está o comentário sobre as alterações.
Todos os meses, incluo comentários sobre as contas com alterações significativas de mês para mês ou diferenças materiais entre o orçamento e os valores reais (e respetiva justificação). Isto é feito tanto para os relatórios de fluxo de caixa como para os relatórios de resultados financeiros.
Nota importante sobre a comunicação
É fundamental adaptar a sua lista de verificação à sua própria empresa, dependendo do que é mais importante para si.
Por exemplo, se for financiado por capital de risco e ainda não for rentável, a sua taxa de consumo de caixa torna-se uma métrica crítica que os seus investidores acompanham. Terá de incluir uma análise do consumo de caixa do mês atual em relação ao orçamento, uma previsão do seu consumo de caixa e uma análise de sensibilidade dessa previsão, entre outros elementos.
Documentação dos processos
Numa empresa de maior dimensão, poderá querer documentar cada um dos processos de encerramento mensal, como a repartição entre prestadores de serviços e processamento salarial.
Sou eu que faço estes cálculos e tarefas, mas uma empresa de maior dimensão poderá querer manter um livro de cálculo completamente separado com este registo ou considerar serviços de contabilidade no estrangeiro para tarefas especializadas.
Separação de funções
As empresas de maior dimensão poderão incluir provas da intervenção de um preparador e de um revisor. Esta separação de funções é bastante comum em empresas maiores; dentro de cerca de um ano, é provável que transfira os processos de encerramento mensal para outro membro da equipa, assumindo a função de revisor para permitir mais controlos e confiança num trabalho sem erros.
Precisão nos relatórios
O objetivo é, obviamente, obter uma precisão de 100% nos relatórios financeiros; no entanto, concentre-se no que é material para a sua empresa.
Se goza de boa saúde financeira e encontra pequenas discrepâncias, como uma diferença de 30 $ numa conta, não vai refazer todo o seu modelo para a encontrar. Embora o objetivo seja uma precisão total, concentre-se em obter uma visão clara para as partes interessadas importantes e em comunicar atempadamente.
Primeiro os factos; depois as opiniões
O seu trabalho não é prever o futuro nem manipular os números para manter as pessoas satisfeitas; o seu trabalho é informar sobre factos e tendências sem dourar a pílula.
Garanta que a informação é factual, atempada e desprovida de uma visão cor-de-rosa.
É mais valioso quando fornece aos responsáveis pela tomada de decisões informações precisas e relevantes para tomarem as melhores decisões para a empresa.
Conformidade e normas
É imperativo cumprir as normas contabilísticas e os requisitos regulamentares. A conformidade respeita a lei e os princípios de integridade e transparência financeiras.
Quer se trate dos US GAAP, das IFRS, das ASPE ou de qualquer norma contabilística local utilizada pela sua empresa, o cumprimento garante um relato financeiro transparente e comparável consistente.
Utilização da tecnologia
A utilização da tecnologia certa pode simplificar o processo de fecho mensal.
Quer se trate de ferramentas para contas a receber ou automatização de contas a pagar, ou de software de contabilidade que garanta a conformidade e a precisão do relato, a tecnologia desempenha um papel fundamental.
Trata-se de encontrar as ferramentas certas para a sua empresa, de modo a simplificar a sua vida sem sacrificar a qualidade. É o marcador da sua empresa; tem de garantir que os pontos estão corretos.
Se ainda está a analisar software de contabilidade, deixe-me ajudar. Estas são as melhores soluções de contabilidade atualmente disponíveis no mercado, de acordo com a nossa equipa de analistas de tecnologia:
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Análise dos resultados
Depois do fecho mensal, é altura de refletir e analisar.
Os dados financeiros das suas demonstrações contam uma história composta pelos seguintes elementos:
Informações financeiras
O fecho mensal é mais do que uma tarefa rotineira; pode ser uma mina de ouro de informações financeiras.
Trata-se de analisar os números, compreender as tendências e identificar padrões. As informações financeiras provenientes do fecho mensal ajudam a avaliar a saúde financeira, o fluxo de caixa, a rentabilidade e a solvência da sua empresa.
Estas informações não servem apenas para compreender o presente; servem também para prever o futuro, quer introduza ou não estes números num modelo de previsão.
Ajudam na elaboração de orçamentos, no planeamento financeiro e nas previsões, permitindo à sua empresa tomar decisões financeiras informadas. Além disso, estes números fornecem uma referência para medir o desempenho financeiro futuro da sua empresa.
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Indicadores de desempenho
Os principais indicadores de desempenho, como o ciclo de conversão de caixa, a eficiência do fundo de maneio e a eficiência da gestão de custos, oferecem uma avaliação clara e objetiva do desempenho da sua empresa. Preste especial atenção a estes indicadores enquanto fecha os livros todos os meses.
Os indicadores de desempenho ajudam a identificar áreas de melhoria. Evidenciam estrangulamentos, ineficiências e áreas a aperfeiçoar.
Para se destacar como diretor financeiro estratégico e criar valor para a gestão de topo, deve medir o desempenho em relação a referências, compreender as lacunas e procurar uma melhoria contínua.
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Melhoria contínua
O setor financeiro muda rapidamente e o processo de fecho mensal também deve mudar. A melhoria contínua não é uma tarefa pontual; é uma cultura, um compromisso com a excelência, a eficiência e a eficácia no processo de fecho mensal.
Avaliação do processo
Utilize a lista de verificação que forneci como ponto de partida, adicionando e substituindo tarefas à medida que identifica o que é mais importante para o crescimento da sua organização.
Há sempre espaço para melhorar. A sua tarefa é afastar-se, avaliar o processo de uma perspetiva abrangente e compreender o panorama geral.
A avaliação do processo e dos resultados do fecho ajudará a compreender a eficácia dos processos existentes, a exatidão dos relatórios financeiros e a eficiência tecnológica. Isto proporcionará conhecimentos práticos para simplificar o processo, melhorar a exatidão e aumentar a eficiência.
Adoção de novas tecnologias
Não hesite em experimentar coisas novas neste processo. A adoção de novas tecnologias pode aumentar a eficiência, a exatidão e a conformidade. Quer se trate de ferramentas de automatização da contabilidade para uma cobrança mais rápida dos pagamentos ou de ferramentas de gestão do desempenho empresarial para monitorização e análise em tempo real, a adoção de novas tecnologias pode mudar completamente o jogo.
As novas tecnologias podem reduzir o tempo e o esforço necessários para o fecho mensal, permitindo-lhe, a si e à equipa financeira, concentrarem-se em tarefas mais estratégicas e de maior valor acrescentado.
Por uma questão de segurança, verifique o trabalho concluído pelas suas novas ferramentas.
É hora de fechar os livros
Dominar o processo de fecho mensal é uma jornada contínua de diligência, análise e melhoria. Está a acompanhar o progresso e a definir objetivos sobre o que melhorar a seguir, ajudando a sua empresa a melhorar todos os meses.
Um fecho mensal bem-sucedido depende de preparação, execução e análise. Trata-se de estabelecer os alicerces certos, garantir um processo simples e aprender com a experiência para melhorar os resultados futuros.
O que se segue? A grande revisão: o fecho anual.
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