O que é um relatório de despesas? Um guia completo

Um relatório de despesas inclui uma lista de itens pagos pelos seus colaboradores em seu nome. É um documento simples que enumera as despesas de um colaborador, mas o processo de aprovação pode ser moroso e dispendioso.

Um processo simplificado de elaboração de relatórios de despesas pode permitir-lhe poupar bastante dinheiro (e também algumas dores de cabeça). Eis os princípios básicos de um relatório de despesas e algumas das minhas sugestões para gerir relatórios de despesas em grande escala.

Os princípios básicos de um relatório de despesas

Elaborar relatórios de despesas não é complexo — trata-se de uma lista de despesas.

A parte difícil consiste em monitorizar as violações da política de reembolso, verificar e aprovar despesas em grande escala e acelerar o processamento dos relatórios de despesas.

Antes de abordarmos estas questões, vamos rapidamente esclarecer os princípios básicos.

O que é um relatório de despesas?

Um relatório de despesas é um resumo das despesas reembolsáveis incorridas pelos seus colaboradores e imputadas às suas contas de despesas.

O dinheiro gasto pelos colaboradores numa refeição durante uma viagem de negócios, em combustível ao conduzirem o carro da empresa ou em material de escritório aparece num relatório de despesas.

Naturalmente, a sua política de reembolso de despesas determina quais são as despesas reembolsáveis.

As equipas financeiras pedem aos colaboradores relatórios de despesas para:

• Acompanhar despesas: Os relatórios de despesas facilitam o acompanhamento das despesas, especialmente se tiver acesso a software de acompanhamento de despesas que utilize OCR (reconhecimento ótico de carateres). O OCR pode analisar relatórios de despesas e introduzir estes dados no seu sistema contabilístico, poupando-lhe imenso tempo.
• Reembolsar despesas aprovadas: Determine se todas as despesas incluídas são reembolsáveis de acordo com a sua política. Ainda assim, é necessário verificar se existem violações.
• Controlo financeiro: Os sistemas de elaboração de relatórios de despesas com análises integradas podem ajudar a analisar os padrões de despesas e a sinalizar anomalias. Se um colaborador tiver gasto dinheiro em jantares luxuosos durante uma viagem de negócios, vai querer descobrir isso mais cedo e não mais tarde.

Componentes de um relatório de despesas

Eis o que um relatório de despesas típico inclui:

• Data: A data da despesa.
• Descrição da despesa: Descrição daquilo em que o dinheiro foi gasto.
• Categoria da despesa: As categorias de despesas podem incluir viagens, refeições, combustível, entre outras. Calcule um subtotal específico para cada categoria e um total geral para todas as despesas.
• Fornecedor: O nome do fornecedor. Esta secção é ainda mais importante se a política da sua empresa exigir compras a fornecedores específicos.
• Montante: O montante da despesa.
• Cliente ou projeto: O cliente ou projeto para o qual a despesa foi incorrida.
• Documentos comprovativos: Recibo, fatura ou extrato de cartão de crédito que valide a despesa.
• Notas: Qualquer informação adicional deve ser inserida aqui.

Ao processar relatórios de despesas, preste atenção às regras de dedutibilidade do IRS.

Por exemplo, a Secção 1.274-5(c)(2)(iii)(B) estabelece que o IRS só considera a prova documental adequada quando esta inclui informações sobre o montante, a data, o local e a descrição da despesa.

Por isso, ao utilizar um recibo de hotel para pedir uma dedução fiscal, este deve incluir o nome, a localização, a data e os montantes separados de encargos como alojamento, refeições ou quaisquer outros.

Importância no setor tecnológico

Os relatórios de despesas não dizem respeito apenas a reembolsos. São uma janela para o comportamento de despesas da sua empresa que o ajuda a tomar decisões baseadas em dados — quer estejam integrados num software de contabilidade, quer estejam numa folha de cálculo do Excel.

Vamos analisar um pouco mais profundamente de que forma os relatórios de despesas oferecem valor para além do seu objetivo principal.

Papel no acompanhamento financeiro

Os relatórios de despesas indicam quanto os seus colaboradores gastam, onde gastam e qual das suas categorias de despesas precisa de maior controlo. 

Pode utilizar os dados dos relatórios de despesas como informação de entrada em tempo real para a elaboração do orçamento e a categorização de despesas, de modo a tomar decisões mais inteligentes.

Elaboração do orçamento

A elaboração do orçamento envolve a projeção de despesas para períodos futuros. Se a sua equipa de software gastou $10,000 durante a viagem ao evento anual SaaStr, poderia orçamentar $15,000 para o ano seguinte (partindo do princípio de que a sua equipa irá crescer um pouco e de que a inflação fará subir os preços).

Se gastaram apenas $7,000, mas tinha orçamentado $10,000, poderia redirecionar parte desses fundos para outro fim.

Os dados dos relatórios de despesas também ajudam a identificar desvios. Se tivesse um orçamento de $10,000 para a equipa de vendas e esta incorresse numa despesa de $16,000, haveria um desvio desfavorável de $6,000 que valeria a pena investigar.

Categorização de despesas

Em que gastam mais os colaboradores durante as viagens de negócios? Quanto são as contas de telemóvel da equipa de vendas e seria mais barato mudar para um software VoIP?

Estas informações só estão disponíveis quando dispõe de uma discriminação das despesas dos colaboradores por categoria.

Os colaboradores podem selecionar categorias ao criar um relatório de despesas, e o software de elaboração de relatórios de despesas pode criar automaticamente uma vista que apresenta as despesas categorizadas.

Mesmo que seja proprietário de uma pequena empresa, o software tem valor. Pode automatizar o processo para que possa utilizar os seus recursos humanos (ou seja, tempo e energia) noutras tarefas mais importantes, sem alavancagem operacional adicional.

Relatórios em tempo real

Os relatórios em tempo real oferecem valor à sua equipa de várias formas, especialmente quando é uma startup em fase inicial ou uma pequena empresa com pouco dinheiro disponível. Eis alguns exemplos de como os relatórios em tempo real ajudam:

• Maior visibilidade financeira: Os relatórios em tempo real fornecem informações imediatas sobre os padrões de despesas. Permitem-lhe monitorizar o montante que cada departamento está a gastar e onde.
• Controlo do orçamento: Pode monitorizar os limites de despesa. Se um colaborador estiver prestes a atingir o seu limite de despesas para uma categoria específica, pode tomar medidas proativas para o ajudar a manter-se dentro do orçamento.
• Otimização do fluxo de caixa: Se os gastos excessivos parecerem inevitáveis, os relatórios em tempo real garantirão que dispõe de tempo suficiente para obter mais dinheiro antes de este se esgotar.
• Gestão eficiente das despesas: Os relatórios em tempo real ajudam a minimizar os erros e a acelerar os reembolsos, reduzindo o tempo entre a ocorrência e o registo de uma despesa.

O guia do CFO para uma elaboração eficaz de relatórios de despesas

Um procedimento normalizado simplifica o fluxo de trabalho dos seus relatórios de despesas. Para tornar o fluxo de trabalho dos relatórios de despesas mais eficaz, precisa de normalizar três elementos: submissão, revisão e pagamento.

Dentro destes três elementos, existem vários outros fatores a considerar. Por exemplo, pode facilitar as submissões investindo num software de acompanhamento de despesas. No entanto, continua a precisar de rever os relatórios para garantir que cumprem a sua política de despesas antes de poder aprovar os reembolsos.

Vejamos como pode configurar um fluxo de trabalho eficaz para os relatórios de despesas. 

Como configurar um fluxo de trabalho para os relatórios de despesas

Eis um processo de quatro passos para configurar um fluxo de trabalho para os relatórios de despesas:

Passo 1: Comunicar a política de despesas

Comunicar a sua política de despesas pode facilitar todas as partes do seu fluxo de trabalho.

Aborde todas as potenciais questões que os seus colaboradores possam ter relativamente a despesas reembolsáveis, fornecedores aprovados, limites de despesa, método de pagamento e outros aspetos relevantes da sua política.

Depois de ter redigido um processo claro e o ter atualizado para responder às questões colocadas pelos colaboradores, deve guardá-lo num local acessível e orientar os novos colaboradores para que o consultem. Se surgirem mais questões no futuro, basta atualizar o documento da sua política para lhes dar resposta.

Quando todos conhecerem claramente a política, verificará menos erros e infrações nos relatórios de despesas, o que, por sua vez, lhe permitirá rever os relatórios de despesas mais rapidamente.

Passo 2: Criar um modelo de relatório de despesas

Os modelos facilitam o pedido de reembolso por parte dos funcionários.

Não tem necessariamente de criar um modelo manualmente. Muitas soluções de software de gestão de despesas incluem modelos integrados e pode encontrar mais modelos online. Os funcionários só precisam de preencher os dados e clicar no botão de envio.

Quando um funcionário envia um relatório, o software notifica a pessoa responsável pela sua revisão.

Em alternativa, pode criar manualmente um modelo utilizando o Microsoft Excel. Adicione colunas para todos os dados que pretende incluir nos relatórios de despesas — data, hora, montante, categoria, entre outros.

Algumas soluções de gestão de despesas têm a vantagem de eliminar completamente a necessidade de criar relatórios. Na verdade, é essa a abordagem adotada pelas grandes empresas na gestão de despesas.

Mark Hawkins, Diretor de Operações da Puma, explica num estudo de caso da Zoho que aprecia o facto de o Zoho Expense conseguir digitalizar recibos e preencher automaticamente os relatórios de despesas.

“O facto de a aplicação móvel conseguir digitalizar um recibo, recolher os dados relevantes e preencher todos ou a maioria dos campos necessários é uma enorme poupança de tempo.”

Passo 3: Determine a hierarquia e a sequência de aprovação

Defina níveis de aprovação com base no montante e nos tipos de despesas.

É aceitável que o supervisor direto aprove despesas de pequeno montante. No entanto, as despesas de maior valor devem ser encaminhadas ao responsável pelo departamento ou à direção para aprovação.

Aqui, é necessário definir dois aspetos específicos:

• Despesas que exigem aprovação separada: Defina os critérios aplicáveis às despesas que o supervisor direto não pode aprovar. Pode exigir aprovações especiais para despesas que excedam determinado montante, pertençam a uma categoria específica ou sejam pagas a um novo fornecedor.
• Sequência de aprovação: Se o supervisor direto não puder aprovar uma despesa, quem deverá envolver na revisão? Determine os aprovadores com base na hierarquia da organização e atribua a si próprio a autoridade final.

Passo 4: Automatize os reembolsos

Os reembolsos manuais podem consumir muito tempo.

Também são pouco práticos se processar milhares de faturas por mês — consegue imaginar-se a calcular os montantes dos reembolsos e a procurar violações da política em mil faturas? Provavelmente, não.

Configure o software de gestão de despesas para desembolsar automaticamente os pagamentos assim que estes sejam aprovados. Se utilizar um sistema de automatização de contas a pagar, verifique se o pode integrar com a solução de gestão de despesas. Poupará tempo e os seus funcionários apreciarão a rapidez dos pagamentos.

Melhores práticas para a aprovação de despesas

Implementar um fluxo de trabalho automatizado para relatórios de despesas é apenas metade do trabalho. Seguir estas melhores práticas é fundamental para o sucesso do seu fluxo de trabalho:

• Política de despesas clara: Certifique-se de que a sua política de despesas é abrangente e clara. Especifique quais as despesas reembolsáveis, qual o limite de gastos para cada categoria de despesa, o(s) documento(s) necessário(s) como comprovativo, o processo de aprovação e o prazo entre o envio e a aprovação.
• Envio e aprovação atempados: Incentive os funcionários a enviarem prontamente os relatórios de despesas depois de efetuarem as despesas. Do mesmo modo, a sua equipa deve rever e aprovar as despesas e reembolsar os funcionários o mais rapidamente possível.
• Documentação: Exija documentação de suporte para todas as despesas. Devem existir controlos para autenticar a validade dos documentos.
• Software compatível com dispositivos móveis: Utilize aplicações móveis de acompanhamento de despesas para permitir que os funcionários adicionem despesas a um relatório de despesas enquanto estão em movimento. Com a maioria dos softwares, os funcionários podem até enviar relatórios através da aplicação móvel e obter a sua aprovação em poucos minutos.
• Separação de funções: Separe as funções de aprovação e auditoria dos relatórios de despesas entre dois funcionários. Trata-se de um controlo interno crucial que ajuda a prevenir fraudes.

Sugestões avançadas para empresas em crescimento

À medida que a sua empresa cresce e contrata mais pessoas, processará mais relatórios de despesas. Gerir e aprovar relatórios de despesas em grande escala pode rapidamente tornar-se uma tarefa avassaladora para o departamento financeiro.

Se está numa situação semelhante ou a caminho de ficar, tenho algumas dicas para si.

Automatize os relatórios de despesas

É fácil, não é? Basta deixar o software tratar dos relatórios de despesas.

Soluções como a SAP Concur proporcionam-lhe mais controlo e visibilidade sobre as despesas, ao mesmo tempo que simplificam o seu fluxo de trabalho—pode impor e alterar políticas de despesas, capturar automaticamente a documentação e integrá-la com o seu sistema de contabilidade.

Naturalmente, existem muitas opções à escolha, como a Pleo, a Expensify e a Fyle.

A IA tornou a gestão de relatórios de despesas muito menos demorada. Os sistemas de IA podem categorizar automaticamente as despesas e assinalar violações.

No entanto, ainda precisa de auditar periodicamente os relatórios de despesas aprovados automaticamente, por motivos de diligência.

A fraude é um problema grave. Já ouvi falar de funcionários que reclamaram as despesas mais absurdas—a minha favorita é a estátua de uma galinha com um chapéu alto. Até o Jim Harrick falsificou recibos nos seus relatórios de despesas.

A boa notícia: o software de IA consegue detetar anomalias nos relatórios de despesas.

Vejamos o exemplo da Yokoy. Esta ferramenta baseada em IA automatiza quase todas as partes do seu fluxo de trabalho de gestão de despesas e ajuda a prevenir fraudes, permitindo-lhe definir limites de despesas individuais, associar pagamentos com cartão a despesas para encontrar duplicados e detetar violações da política de despesas em tempo real.

Os sistemas automatizados oferecem um excelente aumento de produtividade, mas há alguns aspetos a ter em conta:

• A supervisão humana é importante. Os sistemas automatizados não são 100% eficazes na deteção de anomalias e, por isso, é necessário rever manualmente alguns elementos. Procure encontrar um equilíbrio entre a automatização e a supervisão humana—agende revisões periódicas para garantir que os funcionários não incluem despesas não relacionadas com a atividade profissional nos seus relatórios de despesas.
• Soluções complexas não são uma solução. As soluções de software com uma interface complexa têm pouca adesão. Os seus funcionários não só estarão relutantes em utilizar estas soluções, como também terá de pagar um preço elevado por elas. Isto sem mencionar a possibilidade de os funcionários cometerem erros ao utilizarem a solução incorretamente.
• A integração com sistemas antigos é complicada. As soluções modernas podem ou não integrar-se com sistemas antigos, o que pode dar origem a silos de dados. Se o seu software de gestão de despesas não se integrar com o seu software de contabilidade, terá de migrar manualmente os dados das despesas para o seu sistema de contabilidade. E isso seria mesmo uma chatice.

Utilize a análise de dados

O software de gestão de despesas com IA também gera relatórios úteis em tempo real para o ajudar a tomar decisões mais informadas, que pode analisar para identificar estrangulamentos e oportunidades de melhoria.

Eis algumas técnicas de análise que pode utilizar para obter informações a partir dos dados dos relatórios de despesas:

• Modelação preditiva: É um modelo que utiliza dados históricos para prever despesas futuras através de algoritmos de aprendizagem automática e análise de regressão. Por exemplo, um modelo preditivo pode prever os custos de viagens futuras utilizando dados sobre a duração da viagem, o local, o meio de transporte, o tipo de evento e as despesas anteriores.
• Deteção de anomalias: A deteção de anomalias consiste em identificar valores atípicos nos padrões de despesas. Modelos estatísticos ou algoritmos de aprendizagem automática, como a agrupação ou as florestas de isolamento, ajudam a criar detetores de anomalias que analisam os relatórios à medida que são recebidos. Quando qualquer ponto de dados do relatório ultrapassa os limiares e parâmetros do modelo, a sua equipa é alertada.
• Planeamento de cenários: É exatamente o que parece—o planeamento de cenários envolve simular cenários de despesas prováveis para avaliar o seu impacto no orçamento e no resultado final. Por exemplo, se estiver a considerar estabelecer uma parceria com uma cadeia hoteleira para reduzir as despesas de alojamento, poderá executar uma simulação utilizando os dados dos preços com desconto do hotel nos destinos que visita com maior frequência.

Finalizar o relatório

Simplificar o seu fluxo de trabalho dos relatórios de despesas é extremamente útil — ajuda os colaboradores a receber rapidamente o seu dinheiro e poupa bastante tempo à sua equipa. Além disso, os relatórios de despesas são uma fonte valiosa de informação. A análise mensal dos relatórios de despesas pode ajudá-lo a identificar os fatores que impulsionam os custos e as oportunidades para reduzir as saídas de dinheiro.

Quer obter mais informações deste tipo? Subscreva o nosso boletim informativo semanal criado para profissionais financeiros do setor tecnológico para receber estas informações diretamente na sua caixa de entrada.