As empresas SaaS têm de cumprir a ASC 606. Esta norma contabilística estabeleceu um precedente orientador muito claro para o reconhecimento de receitas SaaS.
Por exemplo, as empresas SaaS normalmente cobram antecipadamente as taxas de subscrição, pelo que surge a questão: quando deve esta taxa de subscrição ser reconhecida como receita na demonstração de resultados?
Neste guia, abordo vários conceitos relacionados com o reconhecimento de receitas SaaS, incluindo receitas diferidas e o reconhecimento de receitas relativo a atualizações, reduções e cancelamentos de planos. Se é CFO de uma empresa SaaS ou faz parte da equipa de contabilidade de uma empresa SaaS, este guia é para si.
O princípio do reconhecimento de receitas em SaaS
O reconhecimento de receitas é um conceito contabilístico que determina quando uma empresa pode registar vendas como receitas na sua demonstração de resultados.
Reconhecer corretamente as receitas é essencial, porque o MRR e o ARR, que dependem da forma como reconhece as receitas, são métricas fundamentais da contabilidade SaaS. Os investidores e outras partes interessadas importantes procuram normalmente maximizar o MRR e o ARR; contudo, só pode aumentar estas métricas através do reconhecimento de receitas; os pagamentos antecipados por serviços ainda não prestados não podem ser adicionados ao MRR ou ao ARR.
O conceito de reconhecimento de receitas tem origem na contabilidade pelo regime do acréscimo. Se utilizar a contabilidade de caixa, reconhece as receitas sempre que recebe dinheiro; contudo, a contabilidade pelo regime do acréscimo exige que as receitas sejam reconhecidas quando presta os serviços pelos quais o cliente pagou (ou irá pagar).
Suponha que hoje é o último dia do período contabilístico. Poucos minutos antes do fim do dia, um cliente paga 500 $ pela subscrição anual do seu produto para o próximo ano. Deve adicionar os 500 $ à sua receita bruta na demonstração de resultados do ano atual?
Não.
A norma de reconhecimento de receitas (ASC 606) estabelece que uma empresa só pode reconhecer receitas depois de estas serem obtidas. Apesar de o cliente ter pago o valor da subscrição, ainda não prestou o serviço. Só pode reconhecer as receitas depois de o cliente utilizar o seu produto.
Se não cumprir as suas obrigações de desempenho, terá de reembolsar os clientes num montante proporcional, o que poderá conduzir a problemas de fluxo de caixa.
Porque precisa de reconhecer as receitas corretamente
As receitas são reconhecidas de acordo com o enquadramento e as orientações previstos na ASC 606.
O FASB (Conselho de Normas de Contabilidade Financeira) e o Conselho de Normas Internacionais de Contabilidade (IASB) desenvolveram conjuntamente a ASC 606 (Receitas provenientes de contratos com clientes) para dar resposta aos requisitos de reconhecimento de receitas das IFRS (Normas Internacionais de Relato Financeiro) e dos US GAAP (Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites).
Elaborar demonstrações financeiras em conformidade com a ASC 606 (ou com a IFRS 15) é fundamental para garantir a conformidade. O processo de cinco etapas descrito na ASC 606 ajuda a garantir que cumpre as orientações relativas ao reconhecimento de receitas.
Reconhecimento de receitas: o processo de 5 etapas
As empresas SaaS são empresas baseadas em subscrições. O modelo de negócio SaaS envolve receber pagamentos numa base mensal, trimestral ou anual, quer baseada na utilização, quer baseada numa subscrição.
Para efeitos deste guia, analisarei planos de receitas baseados em subscrições. Quando a sua empresa presta serviços ao longo do período de subscrição, poderá ter de reconhecer as receitas numa base proporcional, dependendo da frequência com que o cliente efetua os pagamentos.
A ASC 606 define um processo de reconhecimento de receitas em cinco etapas. É um processo independente do setor que ajuda todas as empresas, SaaS ou não, a determinar quando devem reconhecer as receitas.
Eis as cinco etapas do processo:
Etapa 1: identificar o contrato
Que condições devem ser cumpridas ao estabelecer um contrato com um cliente antes de lhe conceder acesso ao seu SaaS? As receitas só são reconhecidas relativamente a contratos válidos com clientes, pelo que é importante identificar os contratos em que o cliente aceitou os termos e condições da sua empresa. O contrato pode ser escrito, verbal ou implícito, de acordo com a sua política.
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Etapa 2: esclarecer as obrigações
O contrato cria obrigações de desempenho para a sua empresa. Quando bens ou serviços são combinados com os principais bens ou serviços que a sua empresa oferece, devem ser contabilizados separadamente. Só pode reconhecer as receitas depois de cumprir as suas obrigações.
Passo 3: Calcular o valor da transação
O valor da transação é o rendimento de subscrição que espera receber de um cliente por disponibilizar o seu SaaS. Por exemplo, se o preço do seu produto for $500 por ano, o valor da transação para todas as transações de compra de subscrições anuais será de $500.
Passo 4: Atribuir valores às transações
A atribuição de um valor à transação envolve definir os critérios para distribuir o preço da transação pelas obrigações de desempenho. Por exemplo, se tiver cumprido 50% das suas obrigações, pode reconhecer 50% do rendimento na sua contabilidade, independentemente de o cliente ter pago antecipadamente ou vir a pagar mais tarde.
Passo 5: Reconhecer o seu rendimento
O rendimento pode ser reconhecido quando a entidade que cobra, ou seja, a sua empresa, satisfaz uma obrigação de desempenho. Suponha que a sua obrigação de desempenho inclui dar aos seus clientes acesso ao seu produto durante 12 meses (por $500). Pode reconhecer $41.67 no final de cada mês, ou $125 por trimestre, no seu software de contabilidade.
Conceitos de reconhecimento de rendimento
Antes de avançar, é importante compreender três termos fundamentais:
- Rendimento diferido: O rendimento diferido (ou rendimento não auferido) é o montante que faturou, mas que ainda não reconheceu como rendimento porque não prestou o serviço. O rendimento diferido aparece como um passivo no seu balanço, porque a sua empresa é responsável por reembolsar o dinheiro aos clientes se não conseguir prestar o serviço.
- Rendimento não faturado: O rendimento não faturado é um rendimento reconhecido que ainda não foi faturado. Poderá ter rendimento não faturado na sua contabilidade quando um cliente estiver a utilizar o seu SaaS, mas as etapas de faturação previstas no contrato apenas permitirem a faturação numa data posterior (como no final do trimestre ou do ano). O rendimento não faturado faz parte das contas a receber no balanço.
- Contratos celebrados: Os contratos celebrados incluem o valor dos contratos com um cliente para um período específico. Representam o compromisso do cliente de lhe pagar em troca do seu SaaS. Os contratos celebrados indicam o crescimento futuro do rendimento, o que ajuda a estimar a rentabilidade futura e os fluxos de caixa.
Problemas comuns no reconhecimento de rendimento de SaaS
O reconhecimento de rendimento é simples quando se trata de subscrições anuais. Mas o que acontece quando os clientes cancelam a subscrição a meio do período ou fazem uma atualização ou redução do plano? Como reconhece o rendimento quando o seu SaaS é agrupado com funcionalidades personalizadas, taxas de suporte ou serviços de consultoria?
A ASC 606 fornece orientações sobre como contabilizar estas situações. Em seguida, incluí alguns dos cenários mais comuns que poderá encontrar ao reconhecer o rendimento de SaaS, utilizando o seguinte exemplo:
Suponha que cria uma fatura de $6,000 para a XYZ Ltd. em janeiro. Eis como seria o plano de reconhecimento do rendimento:
- Final do T1: $1,500
- Final do T2: $1,500
- Final do T3: $1,500
- Final do T4: $1,500
Reconhecimento de rendimento após uma atualização do plano
A XYZ Ltd. faz uma atualização para um plano de nível superior, que custa $9,000 por ano, no final do T1. No final do T1, terá reconhecido $1,500 de rendimento.
Quando o cliente fizer a atualização, terá de emitir uma nota de crédito no valor de $4,500:
$4,500 = $6,000 (montante da fatura de janeiro) - $1,500 (rendimento reconhecido)
A nota de crédito regulariza a conta do cliente. Depois de emitir uma fatura proporcional no final do T1, o seu rendimento diferido será de $6,750:
$6,750 = [taxa de subscrição de $9,000 ÷ 12 meses] x 9 meses
A partir do trimestre seguinte, reconheceria $750 por trimestre.
Reconhecimento de rendimento após uma redução do plano
A XYZ Ltd. mudou para um plano que custa $3,000 por ano no final do T1. Uma vez que terá reconhecido $1,500 de rendimento, terá de emitir uma nota de crédito no valor de $4,500 para regularizar a conta do cliente:
$4,500 = $6,000 (montante da fatura) - $1,500 (rendimento reconhecido)
Depois de emitir uma fatura proporcional, o seu rendimento diferido será de $2,250:
$2,250 = [taxa de subscrição de $3,000 ÷ 12 meses] x 9 meses
A partir do trimestre seguinte, reconheceria $250 por trimestre.
Reconhecimento de rendimento em caso de cancelamento
O reconhecimento de rendimento em caso de cancelamento depende dos termos do seu contrato. Eis as duas possibilidades:
- Reembolsos proporcionais: Se a sua política for reembolsar um montante proporcional, pode simplesmente creditar o montante na conta do cliente. Ainda assim, terá de reconhecer o rédito obtido antes da data de cancelamento.
- Sem reembolsos: Se tiver uma política de não reembolso, pode reconhecer o rédito diferido na data do cancelamento. Não precisa de creditar a conta do cliente, uma vez que, neste caso, não há qualquer reembolso.
Reconhecimento do rédito no caso de serviços agrupados
Os serviços agrupados criam obrigações de desempenho distintas, pelo que deve separar o rédito destes serviços do rédito do seu SaaS. Só pode reconhecer o rédito proveniente de serviços agrupados, como serviços profissionais ou de implementação, depois de prestar o serviço, mesmo que o cliente já esteja a utilizar o seu SaaS.
Suponha que oferece serviços de implementação como parte de uma oferta agrupada. O cliente pagou antecipadamente por este serviço. No entanto, só pode reconhecer este rédito depois de o cliente utilizar o seu serviço de implementação. Neste caso, é bastante claro: basta reconhecer o rédito quando o serviço estiver concluído.
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Reconhecimento do rédito relativo a complementos
O rédito relativo a complementos é reconhecido quando é faturado. Suponha que a XYZ Ltd. pretende incluir o complemento de desenvolvimento personalizado, com um custo de $150, relativo aos meses de abril e maio.
Uma vez que a XYZ Ltd. pretende utilizar o complemento de desenvolvimento personalizado em abril e maio, é nesses meses que deve reconhecer o rédito, ou seja, $150 em abril e $150 em maio.
Reconhecimento do rédito relativo a dívidas incobráveis
Quando um cliente se recusa a efetuar o pagamento depois de utilizar o seu serviço, deve registar esse montante incobrável como uma dívida incobrável, de acordo com os GAAP.
Por exemplo, suponha que a XYZ Ltd. tem $500 de rédito não faturado. Antes de emitir uma fatura, a XYZ Ltd. entra em falência, pelo que já não consegue pagar o montante devido. Teria de registar os $500 em dívida na conta da empresa como uma dívida incobrável. Este é um exemplo de um abatimento total.
Se a XYZ Ltd. concordar em pagar $250, só teria de abater $250. Isto é designado por abatimento parcial.
Em qualquer dos casos, a incapacidade de um cliente para pagar afeta as suas vendas contratadas e, pelo mesmo motivo, o seu rédito futuro e o rendimento líquido.
Fim da história
E é tudo! Graças à ASC 606, o reconhecimento do rédito relativo a SaaS e a outros serviços tecnológicos tornou-se relativamente simples.
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