ERP vs. Software de Contabilidade: Orientar o Crescimento da Empresa

O dilema entre ERP e software de contabilidade resume-se a uma disputa entre o orçamento e a funcionalidade. Os sistemas ERP oferecem capacidades abrangentes por um preço mais elevado, enquanto o software de contabilidade custa menos, mas disponibiliza apenas funcionalidades específicas de contabilidade e finanças.

Muitas empresas começam por escolher um sistema de contabilidade e, posteriormente, fazem a transição para um ERP à medida que o crescimento acelera.

Eis uma análise aprofundada do funcionamento destes dois sistemas essenciais, para ajudar a determinar qual é o mais adequado para a sua empresa.

O que é o software ERP?

O software ERP ajuda a gerir tarefas empresariais quotidianas, como a contabilidade, a gestão de inventário, a gestão das relações com os clientes e a gestão de projetos.

Pense no software ERP como uma supercola que une diferentes departamentos e funções empresariais — vendas, aprovisionamento, RH — num sistema centralizado. Não é uma poção mágica que resolve todos os problemas empresariais de um dia para o outro, mas oferece uma visão geral dos recursos da empresa para que possa planear e otimizar.

As melhores soluções de software ERP também oferecem módulos adicionais para expandir as capacidades. Por exemplo, a Sage disponibiliza o módulo Sage Intacct SaaS Intelligence, que oferece visibilidade sobre métricas como o custo de aquisição de clientes (CAC), o custo de retenção de clientes (CRC), o índice de conversão de numerário, a taxa de consumo líquido e muito mais.

O que é o software de contabilidade?

O software de contabilidade ajuda em tudo o que está relacionado com dinheiro, incluindo a gestão do fluxo de caixa, o acompanhamento da rentabilidade e a preparação de demonstrações financeiras.

A maioria dos sistemas ERP possui funcionalidades de contabilidade capazes de fazer tudo o que uma solução de software de contabilidade consegue fazer. No entanto, se for uma pequena empresa SaaS sem inventário ou uma equipa grande, o software de contabilidade pode ser uma solução de baixo custo para registar e comunicar transações financeiras.

As principais soluções de contabilidade podem fazer muito mais do que gerar automaticamente a demonstração dos fluxos de caixa, a demonstração de resultados e o balanço. Por exemplo, podem ajudar a cumprir as regras corretas de reconhecimento de receitas, controlar despesas e acompanhar os saldos de contas a pagar e de contas a receber.

ERP versus software de contabilidade: uma visão geral

Funcionalidades principais do software ERP

O software ERP é como um canivete suíço para as operações empresariais. É uma solução completa que reúne dados de vários departamentos num único painel. Eis como o software ERP pode ajudar:

• Dados centralizados: O ERP centraliza os dados de vários departamentos, para que todos tenham acesso às mesmas informações atualizadas.
• Automatização: O ERP pode automatizar a faturação, os relatórios, a gestão de inventário e vários outros aspetos da empresa. Isto reduz os erros manuais e melhora a eficiência.
• Relatórios em tempo real: Os sistemas ERP utilizam os dados recolhidos para gerar relatórios esclarecedores. Os dados e relatórios em tempo real que incluem KPIs sobre os níveis de inventário, a situação financeira e as tendências de vendas ajudam a tomar decisões fundamentadas.
• Gestão financeira: Os ERP incluem módulos de contabilidade integrados que ajudam a criar orçamentos, controlar despesas, processar salários e preparar demonstrações financeiras.
• Gestão da cadeia de abastecimento: Pode monitorizar toda a cadeia de abastecimento, desde o aprovisionamento até à distribuição, utilizando um ERP. Este simplifica a gestão do inventário, dos fornecedores e das entregas.

Funcionalidades principais do software de contabilidade

O software de contabilidade oferece apenas funções relevantes para os departamentos de contabilidade e finanças. As funcionalidades principais da maioria dos tipos de software de contabilidade incluem:

• Registo contabilístico: O software de contabilidade regista transações como vendas, compras, recibos e pagamentos. Regista lançamentos contabilísticos para cada transação de acordo com a contabilidade de dupla entrada.
• Faturação: Pode configurar o software de contabilidade para gerar faturas recorrentes. Isto significa que pode configurar a faturação automatizada para subscrições.
• Acompanhamento de despesas: O software de contabilidade permite registar e categorizar despesas. Isto permite monitorizar os gastos e mantê-los sob controlo. O acompanhamento de despesas também é essencial para simplificar as aprovações de reembolsos de despesas.
• Reconciliações: Precisa de reconciliar extratos bancários? Deixe que o software de contabilidade trate disso. O software de contabilidade pode comparar as transações com a atividade bancária para encontrar discrepâncias.
• Processamento salarial: Pode automatizar o cálculo de salários, os depósitos diretos e o cálculo de impostos com software de contabilidade.
• Relato financeiro: O relato financeiro é importante tanto para a conformidade como para a tomada de decisões. O software de contabilidade gera automaticamente a demonstração de resultados, o balanço e a demonstração dos fluxos de caixa à medida que regista as transações financeiras.

Qual é o papel do software de contabilidade no relato financeiro?

As soluções avançadas de software de contabilidade podem automatizar uma grande parte do processo de relato financeiro. Eis alguns exemplos de tarefas de relato financeiro realizadas pelo software de contabilidade:

• Organização de dados: O software de contabilidade compila e organiza dados financeiros provenientes de vendas, despesas e outras transações.
• Demonstrações financeiras: O software de contabilidade preenche automaticamente as demonstrações financeiras com os dados recolhidos. Isto permite acompanhar aspetos como a rentabilidade, a estrutura de capital e a posição de caixa em tempo real.
• Relatórios personalizados: Pode personalizar os relatórios com base nas necessidades da sua empresa, da gestão, dos investidores ou dos organismos reguladores.
• Análise comparativa: Permite comparar dados financeiros entre períodos, para que possa identificar tendências, padrões e anomalias.

Vantagens do software ERP

As soluções ERP oferecem uma multiplicidade de vantagens. Permitem manter um repositório central de informações relacionadas com as operações da empresa e facilitam o trabalho da sua equipa ao automatizarem muitas das tarefas banais e repetitivas. Vejamos mais de perto as vantagens do software ERP.

• Informações baseadas em dados: Os sistemas ERP recolhem grandes quantidades de dados de várias áreas operacionais. Se o seu sistema ERP tiver ferramentas integradas de inteligência empresarial e análise de dados, pode fornecer informações acionáveis sobre áreas fundamentais, como o comportamento dos clientes.
• Eficiência de custos: O ERP ajuda a otimizar a utilização dos recursos e a automatizar tarefas, o que contribui para minimizar os custos operacionais e laborais e melhora a produtividade.
• Dados consolidados: As empresas SaaS geram grandes volumes de dados que estão frequentemente dispersos por vários departamentos. Isto cria silos de dados que dificultam uma tomada de decisões inteligente. Os sistemas ERP consolidam os dados de todos os departamentos, permitindo-lhe tomar decisões baseadas em dados.
• Escalabilidade: Os sistemas ERP utilizam estruturas modulares que lhes permitem acomodar mais transações, utilizadores e dados à medida que a sua empresa cresce.
• Conformidade e segurança: Não pode armazenar dados de clientes em folhas de cálculo — tem de cumprir os regulamentos de proteção de dados, como o GDPR e o HIPAA, consoante o seu setor.
• Operações integradas: Pode migrar dados de e para sistemas ERP sem esforço manual. Quando utiliza uma folha de cálculo, passa bastante tempo simplesmente a copiar e colar dados entre sistemas.

Vantagens do software de contabilidade

O software de contabilidade é como um feiticeiro financeiro que trabalha ao longo do dia para manter as finanças da sua empresa em boas condições. Eis como:

• Reconhecimento preciso das receitas: Seguir manualmente a ASC 606 pode consumir muito tempo. O software de contabilidade ajuda a cumprir as normas de reconhecimento de receitas de SaaS e reconhece automaticamente as receitas ao longo dos períodos de subscrição.
• Acompanhamento das despesas: As despesas podem acumular-se rapidamente se não as monitorizar. O software de contabilidade ajuda a acompanhar todos os tipos de despesas, desde os custos dos servidores até aos almoços da equipa, para que se mantenha dentro do orçamento.
• Relatórios financeiros: O software de contabilidade gera demonstrações financeiras, bem como outros relatórios financeiros, tais como relatórios de antiguidade, análises de rentabilidade e relatórios de previsão.
• Declarações fiscais mais fáceis: A época fiscal pode deixá-lo confuso se não estiver bem preparado. O software de contabilidade garante que tem toda a informação ao seu alcance. Ajuda a calcular os impostos e garante que tem os formulários fiscais necessários prontos para enviar quando o Tio Sam bater à porta.

Existem outras vantagens do software de contabilidade, mas estas são algumas das principais.

Escolher a solução certa para a sua empresa

A escolha entre um ERP e um software de contabilidade resume-se aos seguintes fatores:

Complexidade da empresa

Se está a gerir uma empresa emergente, ficará melhor servido com um software de contabilidade dedicado. Os sistemas ERP são mais caros e complexos e incluem muitas funcionalidades de que uma empresa emergente provavelmente não necessitará.

Por exemplo, muitos ERPs têm módulos para gestão de produção complexa, gestão de inventário, gestão de equipas numerosas e análises financeiras abrangentes.

Mas, à medida que cresce e as suas necessidades operacionais se tornam mais diversificadas — como a introdução de modelos de subscrição complexos e a gestão de múltiplos fluxos de receitas — a abordagem integrada de um sistema ERP torna-se muito mais valiosa.

Âmbito das funcionalidades

Poderá perfeitamente passar sem um sistema ERP se não tiver uma equipa grande ou processos complexos. Isto deve-se ao facto de não necessitar da maioria das funcionalidades de ERP que ajudam em áreas como a gestão da cadeia de abastecimento, os recursos humanos e o apoio ao cumprimento das normas. Em alternativa, poderá optar por utilizar software de contabilidade e CRM.

Não existem regras rígidas neste caso — construa uma pilha tecnológica que funcione para si.

Requisitos de dados e relatórios

Os sistemas ERP disponibilizam normalmente funcionalidades abrangentes de relatórios e análises. Se precisar de partilhar relatórios frequentemente com as partes interessadas, quiser utilizar análises preditivas para gerir recursos ou quiser criar painéis personalizados para a tomada de decisões orientada por dados, vale a pena investir num ERP.

Orçamento

Os custos iniciais de implementação de sistemas ERP e de formação da sua equipa para os utilizar são consideravelmente superiores aos do software de contabilidade.

As empresas emergentes nem sempre precisam de um ERP ou têm orçamento para tal. As soluções ERP baseadas na nuvem são mais baratas do que as alternativas instaladas localmente, mas continuam a custar mais do que o software de contabilidade.

De acordo com a investigação, o custo de ter um sistema ERP para empresas de média dimensão (receitas inferiores a $1 billion) é aproximadamente de 3% a 5% das receitas anuais, enquanto para as grandes empresas (receitas superiores a $1 billion) é de 2% a 3%.

Se tiver dificuldades financeiras ou não dispuser do tempo ou da mão de obra necessários para preparar a sua empresa para um ERP, considere adiar o investimento num ERP e utilizar software de contabilidade para gerir a vertente financeira da sua empresa.

Invista com visão de futuro

Pense no futuro. Se prevê que a sua empresa cresça rapidamente ou espera aumentar significativamente a sua equipa no próximo ano, investir num sistema ERP faz mais sentido.

Por outro lado, o software de contabilidade é ideal para empresas que ainda se encontram na fase de prova de conceito ou que estão a lançar as bases para o crescimento.

Lembre-se: a escolha entre ERP e software de contabilidade depende da situação atual da sua empresa e, mais importante ainda, de onde espera que esteja amanhã.

Preparado para potenciar as suas capacidades enquanto líder financeiro? Subscreva o nosso boletim informativo para receber conselhos, guias e informações especializadas de líderes financeiros que estão a moldar o setor tecnológico.