A automatização fiscal permite simplificar os cálculos, os relatórios e o cumprimento das obrigações fiscais, utilizando software para tratar processos manuais morosos por si. Neste artigo, ficará a saber como funciona a automatização fiscal, porque lhe permite poupar tempo e como o ajuda a evitar erros dispendiosos, tornando a época fiscal muito menos stressante.
O que é a automatização fiscal?
A automatização fiscal é o processo de utilizar software para simplificar e automatizar a preparação, a entrega e a gestão dos impostos da sua empresa — declarações de imposto sobre o rendimento, imposto sobre vendas, impostos locais, faturação do GST ou outros impostos indiretos.
O software de automatização fiscal ajuda a automatizar tarefas repetitivas, como a introdução de dados, os cálculos e as verificações de conformidade, permitindo-lhe poupar tempo, reduzir o risco de erros e melhorar os seus processos para aumentar a eficiência.
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Porque está a automatização fiscal a tornar-se tão popular?
Por duas razões principais: megatendências e desafios fiscais.
As empresas têm beneficiado de sistemas ERP pequenos e grandes com automatização dos processos fiscais para responder às megatendências que a PwC identificou como “o futuro da fiscalidade”:
- Apesar das diferenças entre jurisdições, a evolução fiscal está a tornar-se global
- Aumento da complexidade das leis e regulamentações fiscais
- As leis e regulamentações fiscais estão continuamente a tornar-se mais complexas
As empresas que avançam com a automatização dos processos fiscais estão mais preparadas para responder aos cinco principais desafios que 60% das empresas inquiridas esperam que se tornem multidimensionais nos próximos anos, conforme referido no inquérito da PwC sobre o futuro da função fiscal.
- Alterações regulamentares
- Encargo do cumprimento das obrigações
- Implementação de novas tecnologias
- Restrições de recursos
- Programas de redução de custos
Mas estes não são os únicos desafios. O inquérito revelou também que 48% dos inquiridos salientaram a sua incapacidade de aceder e utilizar rapidamente dados fiscais para uma tomada de decisões eficaz.
A boa notícia é que os líderes fiscais têm utilizado tecnologias como a IA e a análise de dados para reformular as suas funções fiscais, colmatando a lacuna entre a sua atividade e estes benefícios.
Benefícios da automatização fiscal
Eis alguns dos principais benefícios que obtém ao utilizar a TAS:
1. Poupança de tempo
Um dos principais benefícios da automatização fiscal é a quantidade significativa de tempo que permite poupar às empresas. A automatização de tarefas repetitivas, como a introdução de dados e os cálculos, permite que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas, conduzindo a um aumento da produtividade e da eficiência.
2. Poupança de custos
A mão de obra manual custa dinheiro — muito mais dinheiro do que implementar a TAS a longo prazo. Mais de 50% dos executivos estão a investir em avanços da TAS, como a Inteligência Artificial Generativa (GenAI) e a Aprendizagem Automática (ML), para aliviar a pressão sobre os resultados, em vez de reduzirem diretamente os custos.
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3. Redução de erros
Os processos fiscais manuais estão sujeitos a erros humanos, que podem ter consequências graves para as empresas. A automatização fiscal ajuda a minimizar estes erros, eliminando a introdução manual de dados e garantindo a exatidão dos cálculos, o que conduz a declarações fiscais mais fiáveis.
4. Conformidade
Manter a conformidade com as leis e regulamentações fiscais é importante para empresas de todas as dimensões, mas sejamos realistas — é difícil.
O software de automatização fiscal foi concebido para se manter atualizado relativamente às leis fiscais, ajudando-o a evitar penalizações e auditorias devido ao incumprimento, sem exigir que passe o seu tempo a analisar os avisos das autoridades.
Quem está envolvido no processo de automatização fiscal?
A automatização fiscal envolve várias partes interessadas, dependendo da dimensão e da complexidade da sua empresa. Eis as partes mais comuns.
Diretores financeiros
Os CFOs desempenham um papel importante na liderança, orientação, definição de políticas e gestão da governação geral da função financeira da sua empresa. É provável que sejam os patrocinadores do projeto de implementação do TAS.
Profissionais de administração fiscal
Os profissionais de fiscalidade — quer pertençam a departamentos fiscais internos, quer sejam especialistas fiscais externos — são responsáveis por garantir o cumprimento das leis e regulamentações fiscais. Aproximadamente 80% das administrações fiscais afirmam utilizar ou planear implementar técnicas que permitem a análise de dados sem intervenção humana, e 95% afirmam utilizar ferramentas de ciência de dados e analíticas para orientar o seu trabalho de conformidade.
Equipas financeiras
As equipas financeiras são responsáveis por concretizar todos os aspetos financeiros da automatização fiscal, como a análise de custos e a orçamentação.
Departamentos de TI
Estes especialistas em tecnologia são cruciais para implementar software de automatização fiscal, integrá-lo com os sistemas existentes e garantir a segurança dos dados.
Como começar a automatização fiscal
Suponhamos, então, que está convencido do TAS. E agora? Eis um processo rápido em cinco etapas para pôr a automatização fiscal em funcionamento.
1. Avalie o seu processo fiscal atual
Antes de implementar um sistema de automatização fiscal, é importante avaliar os seus processos fiscais atuais para identificar as áreas que podem (e devem) ser automatizadas. Procure tarefas repetitivas, pontos de introdução manual de dados e requisitos de conformidade que possam ser simplificados através da automatização. Utilize a gestão documental para listar cada etapa, onde, quando e por que motivo a automatização é essencial.
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Sugiro que desenvolva uma lista de verificação contabilística de fim do mês para garantir que registou todas as tarefas relacionadas com impostos.
2. Envie um RFP aos fornecedores de TAS e avalie as soluções
Assim que souber o que precisa de automatizar, terá de saber onde procurar o TAS adequado. É importante enviar um pedido de proposta (RFP) aos potenciais fornecedores. Certifique-se de estruturar corretamente o seu RFP e de incluir todas as informações necessárias, para que os fornecedores possam apresentar as melhores respostas e estas possam ser comparadas e avaliadas de forma justa.
3. Escolha a solução de automatização fiscal adequada
Ao selecionar o software de automatização fiscal adequado, é crucial considerar fatores como os seguintes:
- Dimensão da sua empresa
- Requisitos específicos do setor
- Funcionalidade
- Suporte
- Integração
- Eficiência de custos
- Experiência e reputação do fornecedor
- Necessidades e calendário de implementação
- Personalização
- Escalabilidade
4. Integre a automatização fiscal com os sistemas existentes
A integração perfeita com diferentes sistemas contabilísticos e outras ferramentas essenciais garante que todos os seus dados são exatos, elimina erros de transferência manual de dados e proporciona uma visão completa dos seus dados financeiros. Se quiser maximizar os benefícios da automatização fiscal, deve integrar o software com os sistemas existentes, tais como o seu:
- Sistema de gestão de projetos
- Sistemas externos de conformidade e comunicação de informação fiscal
- Sistemas de análise de dados e inteligência empresarial
- Fornecedores de segurança
- Software de comunicação e colaboração
- Sistema contabilístico existente ou planeado
Author's Tip
Se não tiver a certeza do que deve procurar, eis uma lista das funcionalidades do software de contabilidade que todas as empresas devem procurar.
5. Forme os seus utilizadores
Assim que a sua tecnologia fiscal estiver implementada, integrar todos os utilizadores e desenvolver materiais de formação básica e avançada em contabilidade também é fundamental para responder às necessidades dos utilizadores gerais e avançados. Isto é especialmente importante se quiser que estes forneçam as informações corretas e cumpram requisitos complexos de elaboração de relatórios e conformidade.
O que é medido é gerido
Não se esqueça de medir o desempenho do seu TAS. Este aspeto é frequentemente negligenciado em pequenas empresas com recursos e processos limitados. Os KPI, como o número de horas de trabalho necessárias para entregar as declarações fiscais, são utilizados para fazer uma avaliação quantitativa deste desempenho.
3 desafios comuns da adoção da automatização fiscal
Estes são os desafios mais prováveis que encontrará ao adotar um sistema de automatização fiscal e o que pode fazer para os ultrapassar.
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1. Falta de recursos
A implementação da automatização fiscal exige recursos adicionais em termos de tempo, orçamento e conhecimento especializado. Quando o seu orçamento é limitado e as equipas já estão sobrecarregadas, a implementação de um TSA pode parecer impossível, levando à manutenção de processos manuais que nunca são automatizados.
Para ultrapassar as limitações de recursos, considere subcontratar os aspetos essenciais da implementação da automatização fiscal a consultores externos. Não se esqueça de avaliar cuidadosamente o custo da subcontratação em comparação com o investimento na formação do pessoal interno para melhorar as suas competências e conhecimentos.
2. Resistência à mudança
Mesmo com recursos suficientes, a resistência à mudança existe — e é muito mais comum do que poderia pensar. Isto é especialmente verdade quando as partes interessadas se habituaram aos processos manuais. A resistência à mudança torna-se contagiosa, deixando as outras partes interessadas assustadas e frustradas e dificultando o progresso.
Para ultrapassar este desafio, fale antecipadamente com as partes interessadas e explique-lhes de que forma a mudança as beneficia, para aliviar os seus receios. Disponibilize formação e apoio abrangentes aos funcionários, salientando como a automatização lhes poupa tempo ao reduzir os erros e libertar tempo para trabalharem em tarefas de nível superior.
3. Problemas de integração de dados
A integração do software de automatização fiscal com os sistemas existentes pode ser complexa. Inicialmente, pode criar mais trabalho devido a problemas de integração de dados.
Para resolver os problemas de integração, terá de trabalhar em estreita colaboração com o seu departamento de TI e o fornecedor de software para testar uma pequena implementação e realizar testes exaustivos, acompanhando os dados desde os pontos de início até aos pontos finais, de modo a garantir uma transferência de dados contínua, a precisão dos dados e a compatibilidade do sistema.
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