A implementação de um ERP é fundamental se a sua organização pretende corrigir inconsistências nos dados que estão a afetar as operações comerciais, a baixa produtividade e os elevados custos laborais resultantes do planeamento manual de recursos, ou a fraca visibilidade dos dados que resulta numa gestão lenta da mudança
Apesar de todos os seus potenciais benefícios, as implementações de ERP podem ser um pesadelo se não antecipar e mitigar problemas potenciais, como interrupções nos processos, derrapagens orçamentais e erros cometidos tanto pelos utilizadores como pelo software.
Minimize os orçamentos ultrapassados e o tempo de inatividade do sistema aplicando as seguintes boas práticas de implementação de ERP:
1. Defina claramente os requisitos principais e os KPIs
Antes de fazer qualquer outra coisa, defina os requisitos do seu software ERP e os KPIs alinhados com os objetivos da empresa. Isto garantirá que dá prioridade às tarefas certas e que pode tomar rapidamente decisões orientadas para os objetivos. Também garante que não ignora necessidades empresariais críticas nem falha prazos de execução.
Considere a Kambukka, um fabricante líder de recipientes para alimentos e bebidas. No passado, a equipa da marca tinha dificuldades em ajustar manualmente as quantidades em stock e em criar faturas para cada venda. Por isso, procurou um ERP para automatizar esses processos.
Com objetivos claramente definidos, a Kambukka escolheu facilmente a solução mais adequada (Microsoft Dynamics 365) para as suas necessidades — poupando tempo, eliminando erros humanos e ajudando os colaboradores a concentrarem-se novamente nas vendas.
Não sabe por onde começar? Aqui está um guia rápido para definir os seus requisitos e KPIs de implementação de ERP:
- Peça às partes interessadas relevantes que enumerem, discutam e alinhem os principais objetivos da adoção de um sistema ERP.
- Dê prioridade aos objetivos definidos, agrupando-os nas seguintes categorias:
- Essencial: Funcionalidades fundamentais para as operações da sua empresa.
- Desejável: Funcionalidades que aumentam a utilidade do novo software.
- Não é uma necessidade imediata: Funcionalidades de que não necessita imediatamente, mas que serão úteis à medida que a sua empresa crescer.
- Bom ter: Funcionalidades não essenciais que podem simplificar os seus processos empresariais.
- Documente tudo e certifique-se de que todas as partes interessadas têm uma cópia para consultar durante e após a implementação.
Conclua este passo antes de escolher um sistema ERP, para poder selecionar uma solução que melhor se adapte às necessidades da sua organização e evitar a perda de tempo resultante da mudança de sistemas mais tarde.
2. Desenvolva um plano sólido de implementação de ERP
Tal como um bom mapa, um plano sólido de implementação de ERP comunica uma direção clara à equipa e garante que todos os membros avançam na mesma direção. Esta clareza reduz as probabilidades de falha, uma vez que existe um entendimento comum sobre quem tem de fazer o quê, quando e porquê.
As estratégias de ERP mais eficazes incluem estes três passos fundamentais: escolher o software certo, nomear um gestor de projeto e os membros da equipa, e realizar testes de ERP.
A) Escolha um software ERP adequado
Com a definição dos objetivos concluída, é altura de encontrar a melhor solução ERP para a sua organização. Claro que poderia simplesmente escolher uma ferramenta conhecida e dar o assunto por encerrado, mas não o recomendaria.
Em vez disso, faça uma lista restrita e avalie diferentes soluções de software ERP com base em fatores como os respetivos casos de utilização, principais funcionalidades, integrações, qualidade do apoio ao cliente, escalabilidade e muito mais. Em seguida, escolha uma plataforma que se integre perfeitamente nos seus planos de projeto.
Estes são os principais sistemas ERP com que nos deparámos, para começar a sua lista restrita:
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Por exemplo, quando o ex-contabilista e fundador da Accurise, Rob Howard, começou à procura de um ERP financeiro moderno, considerou dois fatores principais:
- Funcionalidades: Queria uma única plataforma para despesas, consolidação, aprovações de gestão documental e relatórios em tempo real.
- Experiência do cliente: Procurava um fornecedor que oferecesse uma experiência de integração superior e apoio personalizado.
Depois de considerar várias opções, incluindo a Xero (uma das soluções de contabilidade mais populares), Rob escolheu a Xledger devido ao excelente serviço de apoio ao cliente proporcionado pela solução unificada.
B) Nomear um gestor de projeto e uma equipa interna de implementação
A realidade da implementação de ERP varia consoante o tipo, o setor e a dimensão da empresa. As pequenas empresas podem optar por metodologias de implementação de ERP que demorem seis meses ou menos, enquanto as grandes empresas podem ainda estar a desenvolver ou a implementar o seu sistema ao fim de um ou dois anos.
É por isso que precisa de um plano sólido de gestão de projetos de ERP, único para a sua empresa — este orienta-o durante todo o período de implementação. Este plano deve incluir um gestor de projeto dedicado e uma equipa de implementação para garantir rapidez, organização e otimização dos recursos.
As suas responsabilidades incluirão:
- Alinhar o seu sistema ERP com as necessidades da empresa
- Definir o âmbito do projeto e mantê-lo no rumo certo
- Garantir que os principais líderes, executivos e outras partes interessadas participam na tomada de decisões
- Supervisionar e executar os aspetos funcionais da implementação do ERP, como configurar o sistema ERP, gerir questões de segurança e privacidade e adaptar os processos empresariais para se adequarem às capacidades do sistema ERP
C) Realizar testes exaustivos ao ERP
Implementações de ERP estáveis e duradouras exigem testes rigorosos de resistência e funcionalidade.
Verifique se todas as funcionalidades e módulos do seu sistema ERP estão isentos de erros e são aplicáveis a vários cenários da vida real — mesmo sob pressão. Reforce também a confiança dos utilizadores finais no software e confirme que este satisfaz as suas necessidades, envolvendo-os no processo de testes.
Os testes essenciais que pode realizar no seu sistema ERP antes da implementação incluem:
- Testes funcionais de todas as funcionalidades.
- Testes de desempenho para avaliar a velocidade, a flexibilidade e a estabilidade.
- Testes de segurança para identificar e corrigir vulnerabilidades.
- Testes de regressão após alterações e atualizações.
- Testes exploratórios para encontrar defeitos ocultos e casos extremos.
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3. Obter o apoio da administração
Uma implementação de ERP bem-sucedida depende sobretudo da administração de topo — que pode ser você ou a pessoa a quem está a apresentar a proposta. No entanto, convencer os executivos a aprovar conjuntamente e autorizar os recursos necessários para uma implementação de ERP é apenas o primeiro passo.
O verdadeiro apoio da administração é necessário para uma implementação bem-sucedida e pode ser entendido como uma medida do seu empenho em supervisionar e participar no projeto.
Veja o caso da Midwest Wheel, por exemplo. A empresa de distribuição de peças para camiões tinha claramente o apoio da administração para implementar a ferramenta de ERP, a Infor, porque esta estava configurada para notificar a administração sobre:
- Ações específicas dos colaboradores que poderiam indicar a necessidade de formação corretiva.
- Novos clientes e encomendas, garantindo que os padrões de preços permanecem consistentes.
Se as pessoas da sua gestão e da direção de topo compreenderem claramente os benefícios entre os seus processos empresariais atuais e o estado futuro mais produtivo desses processos — bem como o retorno do investimento do projeto de ERP — terão maior probabilidade de o ajudar a obter o tempo e o pessoal de que necessita para justificar o projeto.
Obtenha o apoio da gestão de que necessita para uma implementação eficaz do ERP, seguindo estes passos:
- Saliente os benefícios a longo e a curto prazo do software ERP para a sua organização, quer se trate de poupanças de custos, aumento das receitas ou maior produtividade dos colaboradores.
- Realize reuniões regulares com as partes interessadas fundamentais para as manter informadas e envolvidas.
- Crie um comité de direção, com representantes de diferentes departamentos, para orientar o projeto.
- Garanta uma comunicação constante entre os executivos e os responsáveis pelos departamentos sobre as metodologias de implementação do ERP, os processos em mudança e os benefícios específicos.
- Divida o projeto em partes; se demorar demasiado tempo até os benefícios serem visíveis, isso pode levar os executivos da direção de topo, que precisam de apresentar resultados com maior frequência, a retirar o seu apoio.
- Automatize os relatórios e as notificações de atividades importantes, para que a sua equipa de gestão tenha visibilidade sobre as operações diárias.
4. Defina um orçamento e um calendário realistas
Cada etapa do processo de implementação do ERP implica os seus próprios requisitos de custos e tempo, pelo que é necessário planear adequadamente. Manter uma perspetiva realista sobre aquilo que a sua equipa pode investir permite definir expectativas adequadas e garantir que não fica sem recursos a meio da implementação, comprometendo todo o projeto.
No caso da Nestlé, foi definido um calendário e um orçamento para implementar o sistema ERP escolhido, SAP, com a ajuda da equipa de serviços e suporte da empresa.
O resultado? Uma implementação concluída dentro do prazo e do orçamento e sem interrupções — apesar da dimensão e da complexidade do projeto.
É provável que ocorram atrasos
Certifique-se de que o seu calendário contempla todas as fases do seu plano de implementação, incluindo uma margem para possíveis atrasos.
Quanto ao orçamento da implementação do ERP, este deve incluir o custo de configuração do sistema, bem como:
- Custos de atualização do hardware
- Custos de consultoria
- Custos de formação
- Um fundo de contingência para acontecimentos inesperados
5. Prepare-se para a migração de dados
É aqui que as coisas se tornam um pouco complicadas. A migração de dados envolve transferir todos os dados relevantes da empresa e dos utilizadores para a ferramenta ERP, para que possam ser acedidos automaticamente por diferentes unidades e departamentos.
Se for realizada incorretamente, esta tarefa conduz a erros e inconsistências nos dados. Dependendo da quantidade de dados que tem dispersos por sistemas, ferramentas e equipas, também pode tornar-se muito complicada e morosa.
Por isso, é melhor preparar-se e iniciar o processo de migração o quanto antes.
O software ERP adequado substituirá facilmente os seus sistemas atuais ou integrará facilmente com eles, além de permitir uma migração de dados atempada e precisa.
[Utilize] a migração como uma oportunidade para eliminar dados históricos obsoletos.
Eis um guia rápido, passo a passo, para a migração de dados:
- Audite os dados do seu sistema atual para garantir que são compatíveis com o novo sistema. Caso contrário, avalie, prepare e converta todos os dados existentes para um formato compatível.
- Identifique e categorize os tipos de dados que precisam de ser migrados.
- Limpe e valide os dados para garantir a sua exatidão e consistência.
- Ignore registos duplicados, informações desatualizadas e inconsistências.
- Estabeleça normas de dados para o seu sistema ERP (por exemplo, a forma como os nomes dos clientes devem ser formatados).
- Envolva consultores de ERP e especialistas no assunto para validar o processo de dados.
- Teste o processo e corrija quaisquer lacunas.
- Desenvolva um plano de cópia de segurança para o caso de perda de dados ou de ocorrência de erros.
- Planeie uma governação contínua dos dados para manter a qualidade mesmo após o processo de implementação.
6. Forme os colaboradores sobre as operações de ERP
Antes de implementar oficialmente o seu novo sistema ERP, forme os colaboradores (os utilizadores finais) sobre a forma como este os pode ajudar a desempenhar as suas funções, simplificar processos e atingir os seus objetivos. Esta formação incentivará a aceitação por parte dos utilizadores e permitirá obter um ROI mais rapidamente.
Se a sua plataforma e o seu plano de ERP incluírem um gestor de conta ou uma equipa de implementação dedicada, recorra a eles — já passaram por esta situação muitas vezes e podem ajudar.
Formar o formador
Não sabe que estratégias de formação de utilizadores funcionarão para os diferentes estilos de aprendizagem e funções na sua organização? Considere implementar programas de “formação de formadores”, nos quais alguns colaboradores recebem inicialmente formação sua ou do seu parceiro de software e, posteriormente, são certificados para formar outros colaboradores.
Esta prática pode criar vários especialistas internos em ERP.
7. Garanta o suporte e a manutenção contínuos
É (quase) impossível para os utilizadores dominarem um novo sistema ERP imediatamente após o seu lançamento. Assim, depois de o software ERP entrar em funcionamento, é muito provável que os utilizadores façam perguntas e peçam ajuda quando se depararem com algum problema.
Quando as pessoas começam a utilizar o sistema, é muito provável que se deparem com problemas e comecem a fazer perguntas. É aconselhável preparar-se, disponibilizando vários recursos.
Por conseguinte, a sua equipa de implementação deve dar prioridade à disponibilização de soluções para quaisquer problemas que surjam com a maior rapidez possível, para evitar que os mesmos problemas ocorram com outros colaboradores.
8. Realize uma avaliação pós-implementação
A implementação do ERP não termina após o lançamento. Na verdade, é aqui que começa o verdadeiro trabalho. Um suporte pós-implementação adequado limita a frustração dos utilizadores (e as probabilidades de o seu sistema falhar antes de lhe proporcionar o ROI esperado).
Ter um fornecedor de ERP prestável é uma enorme vantagem neste contexto.
Por exemplo, quando a empresa de contabilidade subcontratada, a Accurise, adotou o Xledger, o fornecedor criou um programa de formação de 2 meses para a ajudar a compreender a ferramenta. Além disso, os consultores da Xledger continuaram a prestar-lhe apoio muito depois da entrada em funcionamento.
A conclusão? Após um lançamento bem-sucedido do ERP:
- Continue a avaliar o seu sistema ERP com base nos requisitos essenciais, nas métricas e nos KPI que definiu no início do projeto.
- Recolha regularmente feedback dos utilizadores e utilize-o para impulsionar melhorias.
- Realize verificações periódicas do estado do sistema.
- Crie um sistema claro para estabelecer prioridades e resolver problemas novos ou recorrentes.
Erros comuns na implementação de ERP
Cada empresa é única em muitos aspetos… mas alguns problemas parecem afetar todas da mesma forma. Eis alguns dos erros mais comuns na implementação:
Subestimar os desafios
Subestimar os desafios técnicos e o seu impacto nos processos empresariais pode conduzir a prazos e orçamentos irrealistas, bem como à atribuição de recursos insuficientes ao projeto.
Gestão de projetos ineficaz
Se tiver:
- Má coordenação entre diferentes equipas
- Falta de marcos claros e de responsabilização
- Gestão de riscos inadequada
- Incapacidade de gerir o aumento descontrolado do âmbito
Verá a implementação desviar-se do rumo. Resolva estes aspetos antes de começar e acompanhe a sua evolução. Qualquer aumento da incerteza pode fazê-lo sair do caminho.
Falta de apoio
A falta de apoio sólido e visível por parte das principais partes interessadas pode fazer com que os projetos de ERP percam dinamismo ou enfrentem resistência por parte da gestão intermédia.
Encontre um ou mais defensores entre os membros da sua direção e envolva-os na comunicação do projeto.
Afetação insuficiente de recursos
Se subestimar o que é necessário para concluir o projeto, isso resultará numa equipa de projeto com pessoal insuficiente, numa formação inadequada ou em atalhos relativamente a aspetos cruciais, como a migração de dados ou os testes do ERP.
Compreender o que é necessário — e comunicá-lo de forma clara — proporciona-lhe as melhores hipóteses de sucesso.
Personalização excessiva
Embora a personalização do ERP seja útil para algumas empresas, seja prudente neste aspeto.
A personalização aumenta os custos, complica as atualizações e os esforços de manutenção e prolonga os tempos de implementação — certifique-se de que precisa de algo antes de o implementar.
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Processos empresariais ineficientes
Se não otimizar os seus processos empresariais antes ou durante a implementação do ERP, ficará com processos automatizados ineficientes, o que o obrigará a voltar ao ponto de partida.
Apresentar o projeto de forma exagerada
Não subestime, mas também não exagere. Prometer prazos demasiado otimistas e benefícios irrealistas pode conseguir a aprovação da implementação, mas causará desilusão e perda de apoio antes de esta estar concluída.
Ignorar os testes
Acelerar ou ignorar as fases de testes pode resultar em problemas significativos após a entrada em funcionamento. Simplesmente, não o faça. Dedique tempo a testar o seu sistema e tome medidas com base nos resultados desses testes.
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Uma implementação de ERP bem-sucedida é um processo complexo que requer um planeamento cuidadoso, uma execução rigorosa e uma gestão eficaz da mudança.
Embora os desafios sejam inevitáveis, seguir estas boas práticas pode ajudá-lo a lidar com as complexidades do processo de implementação do ERP e a minimizar o tempo de inatividade.
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