Preparar-se para um ERP: a sua lista de verificação antes da implementação

Parabéns por ter decidido simplificar as operações da sua empresa com um sistema de planeamento de recursos empresariais — esse é um ótimo primeiro passo. Agora, é altura de garantir que a sua empresa está preparada para um ERP. 

Eis o que precisa de saber para se preparar para a implementação de um sistema ERP, incluindo uma lista de verificação para validar o seu grau de preparação.

O que significa estar preparado para um ERP?

Quando está “preparado para um ERP”, significa que está totalmente preparado para instalar e utilizar um sistema ERP na sua organização. Mais especificamente, estar preparado para um ERP significa que concluiu uma avaliação de preparação para ERP e determinou que está pronto para a implementação do sistema. 

Uma avaliação de preparação para ERP analisa o estado atual da sua empresa, ajudando-o a identificar as alterações que precisa de fazer antes de implementar um sistema ERP. Uma avaliação de preparação analisa:

• Os desafios que a sua empresa enfrenta
• Se um sistema ERP ajudará a resolver esses desafios
• Se a sua empresa está preparada para implementar um sistema ERP; caso contrário, o que precisa de alterar para se preparar

Os sistemas ERP são excelentes para aumentar a eficiência de uma organização, mas precisa de garantir que a sua empresa tem as capacidades humanas, financeiras e tecnológicas adequadas para acomodar este novo sistema ERP.

Como disse, de forma célebre, o inventor do telefone, “Antes de tudo, a preparação é a chave do sucesso”.

Reforçar a equipa

Se não tiver recursos humanos suficientes para concluir estes passos, a resposta não é ignorá-los. Em vez disso, deverá contratar um parceiro de implementação ou, se ainda estiver na fase anterior à seleção do sistema, um arquiteto de ERP.

Porque é importante estar preparado para um ERP?

Existem vários benefícios associados à realização de uma avaliação de preparação para ERP. Na verdade, a preparação para ERP deve ser o primeiro passo da sua estratégia de ERP se quiser concluir o processo sem desperdiçar tempo, energia e — talvez mais importante — dinheiro.

Quando dá prioridade a uma avaliação de preparação para ERP, elimina os desafios que 75% das empresas não preparadas enfrentam, ao esclarecer os seguintes pontos:

1. Os desafios que espera resolver com um sistema ERP
2. Quais os sistemas que ficarão desatualizados
3. Se dispõe de uma infraestrutura tecnológica adequada
4. As funções e responsabilidades dos colaboradores
5. O custo total e o ROI esperado
6. As potenciais causas de resistência

Mais importante ainda, uma avaliação de preparação ajuda-o a determinar o que precisa de alterar para estar preparado para um ERP antes de desperdiçar dinheiro valioso a avançar sem rumo na implementação do ERP.

Lista de verificação da preparação para ERP

Está na altura de passar das palavras aos atos — percorra esta lista de verificação para determinar se está preparado para implementar o sistema ou se será melhor fazer uma pausa.

Eis o aspeto geral da lista de verificação:

1. Desafios atuais da empresa
2. Metas e objetivos da implementação
3. Recursos organizacionais
4. Preparação da equipa
5. Preparação para a migração de dados
6. Avaliar se deve envolver um consultor de ERP

1. Compreenda os desafios atuais que a sua empresa enfrenta

Antes de mais, precisa de perceber se está a tentar resolver os problemas certos ao implementar uma solução ERP. Tal como os carros desportivos (normalmente) não resolvem crises de meia-idade, os sistemas ERP não são soluções milagrosas.

Alguns dos problemas mais comuns que os sistemas ERP podem ajudar a resolver incluem:

• Má gestão financeira
• Falta de dados adequados para a tomada de decisões
• Demasiado trabalho manual
• Movimentação deficiente de materiais na sua cadeia de abastecimento
• Má coordenação entre os vários departamentos
• Incapacidade de expandir as suas operações empresariais
• Funcionalidade deficiente dos sistemas existentes

• Relatórios em tempo real com atrasos
• Gestão inconsistente das relações com os clientes

2. Defina os seus objetivos e metas

Se quiser que a sua estratégia de implementação de ERP seja bem-sucedida, precisa de definir claramente os objetivos e as metas da sua empresa. 

Se dedicou tempo a compreender verdadeiramente os desafios que a sua empresa poderia resolver com um sistema ERP — tal como o passo 1 lhe pedia — então a sua parte já está concluída.

Mas a questão é a seguinte: este passo não pode ser realizado isoladamente. Todos os decisores relevantes precisam de participar na definição dos objetivos e das metas do seu sistema ERP, para minimizar o tempo despendido a discutir e a alterar coisas mais adiante.

Para simplificar o processo, peça às partes interessadas relevantes que preencham o seguinte questionário:

Depois de todos terem concluído o seu trabalho, reúnam-se novamente e discutam os objetivos. Quando todos estiverem alinhados, poderá determinar o tipo de sistema ERP mais adequado para si e avançar para o passo seguinte.

3. Considere o seu orçamento e os seus recursos

Considere se dispõe de recursos adequados para apoiar este projeto de ERP.

Por exemplo, se tiver apenas 1 ou 2 membros na sua equipa de implementação, poderão não cumprir os prazos devido à falta de tempo, o que exigirá a atribuição de mais membros à equipa.

E, naturalmente, precisa de considerar os recursos financeiros necessários para que isto funcione. Se não tiver a certeza de que dispõe — ou se não tiver capacidade para comprometer — dinheiro suficiente para levar o projeto até ao fim, a sua implementação estará condenada ao fracasso.

4. Compreenda a preparação da sua equipa

Nesta fase, a liderança já deverá estar a apoiar o projeto, pelo que a sua função consiste em garantir que todas as outras equipas e os potenciais operadores estão preparados para esta nova tecnologia.

Isto não significa que tenha de perguntar individualmente a cada funcionário se está entusiasmado por receber um novo sistema (consegue imaginar se esse fosse realmente o meu conselho?). 

Significa que precisa de considerar as pessoas e os processos que seriam afetados pela implementação e a melhor forma de se adaptarem a estas mudanças.

Por exemplo:

1. Se utilizar prestadores de serviços independentes em muitos dos seus processos, deve considerar os documentos/vídeos de formação que terá de criar para os preparar, bem como quem irá criar esses recursos.
2. Se tiver muitos funcionários a atuar como utilizadores finais do seu sistema ERP, considere organizar um workshop de formação formal para os preparar.

5. Prepare-se para a migração de dados

Antes de instalar um ERP, prepare-se para migrar os dados de vários sistemas para o novo sistema. 

Deve atribuir a alguém da sua equipa de implementação do ERP a responsabilidade pela função de migração de dados e pedir-lhe que entre em contacto com os responsáveis pelos seus sistemas atuais… pois esta tarefa pode ser complicada.

Para evitar atrasos por parte dos fornecedores, peça à pessoa responsável que faça os preparativos necessários com antecedência e obtenha previamente o compromisso dos fornecedores.

Para garantir o sucesso do processo de migração de dados, compreenda o seguinte:

• Como irá migrar os dados — mais complicado do que parece, este passo requer uma análise cuidadosa.
• Os potenciais riscos que a sua empresa poderá enfrentar devido à migração de dados, bem como a forma de minimizar a probabilidade de ocorrerem e de responder caso aconteçam.

6. Determine a necessidade de um consultor de ERP

Se não puder dispensar os recursos humanos necessários para levar a implementação até ao fim da forma correta, procure assistência profissional junto de um consultor de ERP. 

Um consultor de ERP é um profissional com vastos conhecimentos sobre sistemas ERP e está bem preparado para tratar da maioria destes processos morosos em seu nome.

Sou o tipo de pessoa que prefere fazer tudo sozinho até ao fim, mas até eu consideraria pedir a um especialista para assumir esta tarefa, tendo em conta quanto dinheiro (e potencial para dores de cabeça) está em jogo.

Problemas a resolver antes da implementação de um ERP

Há coisas que parecem universais — o medo de deixar o forno ligado, a alegria de nos apaixonarmos e o facto de as empresas parecerem ter mesmo muita dificuldade em implementar sistemas ERP.

Estes são 5 dos problemas mais comuns enfrentados na implementação de um ERP que, felizmente para si, caro leitor, são praticamente todos abordados pela lista de verificação acima.

1. Selecionar o fornecedor de ERP adequado

Antes de avançar com a implementação de um sistema ERP, tem de escolher um fornecedor fiável. No entanto, como o setor dos ERP é muito competitivo, a maioria dos responsáveis pelas empresas tem dificuldade em selecionar o fornecedor adequado.

Pode resolver este desafio trabalhando com um consultor de ERP e pedindo a sua opinião, ouuuu encontrando uma lista dos melhores sistemas ERP do mercado, comparando as respetivas vantagens com os seus objetivos e falando com um consultor de software.

Prático, não é?

2. Orçamentação inadequada

Segundo a ERP Focus, o custo médio da implementação de um sistema ERP é de $7200. No entanto, tal como acontece com qualquer outra coisa, este valor pode variar consoante a dimensão da sua organização.

A maioria das empresas não consegue implementar totalmente os sistemas ERP depois de iniciar o processo de implementação. A razão mais comum? Um orçamento mal elaborado. 

1. Consulte a lista de verificação de preparação
2. Peça propostas aos fornecedores
3. Certifique-se de que analisou cada etapa do processo, e 
4. Reserve uma margem para despesas imprevistas

3. Má gestão do projeto

Ao implementar um ERP, tem de realizar o projeto em várias fases. Estas fases incluem:

• Descoberta e planeamento
• Conceção
• Desenvolvimento
• Migração de dados
• Testes
• Atualizações pós-lançamento

Para concluir com êxito as atividades necessárias em cada fase, precisa de uma equipa de implementação forte e competente — idealmente, com pelo menos um bom gestor de projetos entre os seus membros.

4. Fraco envolvimento dos funcionários no projeto

Um erro fundamental cometido pela maioria dos proprietários de empresas é não atualizar nem envolver os funcionários durante a implementação do ERP.

Mais especificamente, informe os funcionários relevantes sobre as funcionalidades e as vantagens do novo sistema ERP durante o processo de pré-implementação e, em seguida, ajude-os na transição e adaptação ao novo sistema.

5. Pensar que a implementação se faz de uma vez por todas

Pensava que bastava configurar o sistema e depois ficaria preparado para toda a vida? Por muito que desejasse que fosse assim, a vida não é assim tão simples.

Tal como acontece com qualquer sistema, vai querer mantê-lo. Quando se trata de um sistema desta dimensão, precisará de alguém que assuma realmente a responsabilidade pela tarefa.

Designe um responsável pelo produto para o seu sistema ERP, ajude-o depois a colaborar com a sua equipa de projeto e planeie auditorias periódicas para corrigir problemas e integrar novos módulos à medida que a sua empresa se desenvolve.

Afinal, se não planear… estará a planear o fracasso.

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