Implementar um novo sistema ERP é uma decisão importante que acarreta um custo muito elevado. Enquanto CFO, espera-se que justifique esse investimento perante o conselho de administração — não apenas em termos de custos, mas também da perturbação que irá causar no trabalho. Felizmente, calcular o ROI do seu investimento em ERP não é tão difícil como pode parecer à primeira vista.
Neste guia, vou explicar-lhe os passos práticos para medir o ROI do ERP e, em seguida, mostrar-lhe como interpretar os números para que possa demonstrar, com confiança, o valor do investimento à sua equipa de liderança.
O que é o ROI do ERP?
O ROI do ERP é o retorno financeiro de um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP), ponderado em função dos seus custos. É calculado como uma percentagem do investimento original na solução ERP.
Contudo, num sistema ERP, o ROI é mais do que simples lucros diretos. Trata-se da forma como o sistema melhora os fluxos de trabalho, a precisão dos dados e a agilidade geral da empresa.
Alguns benefícios são fáceis de medir, como a redução dos custos de inventário. Outros, como uma melhor motivação dos colaboradores ou um aumento da satisfação dos clientes, são mais difíceis de quantificar. Conhecer este valor pode ser útil pelos seguintes motivos:
- Avaliar o impacto do sistema ERP na sua organização.
- Criar uma justificação empresarial sólida para o seu CEO, conselho de administração ou outros intervenientes.
- Melhorar a sua estratégia de ERP ao longo do tempo para obter um valor superior.
- Satisfazer as necessidades atuais e preparar a sua empresa para o crescimento futuro.
O ERP é como o sistema nervoso central das operações de uma empresa. Sem um planeamento, uma execução e um apoio contínuo adequados, os projetos de ERP podem falhar, conduzindo a um enorme desperdício de recursos.
O que fazer para se preparar para a análise do ROI do ERP
Os sistemas ERP são investimentos a longo prazo. Antes mesmo de adquirir um ERP, existem duas funções essenciais nas quais os CFO devem aprofundar-se:
- Estratégia de ERP
- Análise do ROI do ERP
Os cálculos do ROI ajudam a justificar o seu investimento em ERP depois de este estar operacional. Sem uma análise detalhada, poderá ignorar fatores que afetam o sucesso do seu investimento. Além disso, será muito mais difícil obter a aprovação do conselho de administração para essas despesas no próximo orçamento.
Ao concluir uma análise do ROI do ERP, é melhor planear para um período de, pelo menos, cinco anos. Certifique-se de que analisa cada um destes pontos essenciais:
Analisar e comparar custos
Muitas soluções de contabilidade ERP modernas custam mais inicialmente, mas isso não significa que sejam mais caras. Muitas vezes, é como comprar um carro novo em vez de continuar a investir cada vez mais na manutenção de um modelo antigo todos os anos.
Por isso, não pode simplesmente imputar todo o investimento às despesas. Tem de comparar aquilo que gasta atualmente nos sistemas existentes com o que irá gastar no novo ERP, tanto inicialmente como ao longo do tempo. Ao analisar estes custos, certifique-se de que considera:
- Taxas de licenciamento, custos de subscrição e quaisquer complementos de que possa necessitar.
- Atualizações de servidores, melhorias da rede, novas estações de trabalho e outras infraestruturas necessárias para suportar o sistema.
- Honorários iniciais de consultoria, migração de dados, personalização e integração com outros sistemas.
- Programas de formação dos colaboradores, recursos de aprendizagem e ajustes de produtividade durante o período de aprendizagem.
- Suporte informático, atualizações do sistema e taxas de manutenção anuais.
- Medidas de segurança, taxas de alojamento na nuvem e melhorias da rede.
- Trabalho suplementar dos colaboradores durante a implementação, perdas temporárias de produtividade e potenciais perturbações na atividade.
Lembre-se de incluir na sua análise tanto os custos pontuais como os recorrentes. No caso dos sistemas existentes, não se esqueça de contabilizar o custo das atualizações que teria de efetuar se decidisse não implementar um novo ERP.
Recolher todas as estimativas necessárias
Tem de ser extremamente rigoroso ao recolher estimativas para o seu projeto de implementação de ERP. Números incompletos conduzem a decisões incompletas e, com investimentos desta dimensão, não pode dar-se ao luxo de fazer suposições.
Ao reunir esses números, certifique-se de que analisa:
- Retornos previstos: Tenha em mente que nem todos os benefícios se irão materializar de um dia para o outro. Os sistemas ERP são um investimento a longo prazo, o que significa que muitos dos benefícios se baseiam em previsões futuras.
- Custos do novo sistema: Vá além da proposta comercial. A implementação custa normalmente 1-3x o preço do software, dependendo da complexidade.
- Benefícios quantificáveis: Concentre-se nas áreas onde pode medir melhorias, como uma redução de 60% nos desperdícios através de um melhor acompanhamento do inventário, tempos de produção 1,5x mais rápidos ou uma redução de 22% nos custos operacionais.
- Migração de dados: Este aspeto é frequentemente muito subestimado. A limpeza, transformação e transferência dos seus dados pode consumir até 30% do orçamento da implementação.
- Suporte pós-implementação: Reserve um orçamento para pelo menos 6-12 meses de custos de suporte, período em que as dúvidas e os problemas atingirão o seu pico.
É importante ser positivo, mas realista nas suas estimativas. Se é uma empresa baseada em produtos, poderá estar a considerar uma redução substancial do inventário. Faça o trabalho de casa para compreender primeiro o seu setor. Algumas empresas poderão ver os benefícios concretizarem-se mais cedo do que outras.
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Considere o impacto no negócio
Os sistemas ERP não são apenas software; são uma ferramenta de transformação empresarial. Antes de avançar para os cálculos do ROI, precisa de compreender exatamente como irão reformular as suas operações.
- Comece por mapear os seus atuais pontos problemáticos. Pergunte a si próprio: "O que me faz bater diariamente com a cabeça contra a parede?" Essas frustrações são verdadeiras minas de ouro para a melhoria. Pode tratar-se da introdução duplicada de dados ou da falta de informação em tempo real.
- Seja realista quanto aos prazos. Nunca ouvi falar de uma implementação de ERP que tenha proporcionado todos os seus benefícios no primeiro mês — ou mesmo no primeiro trimestre. Em vez disso, a maioria das empresas obtém retornos mínimos nos meses 1-3, retornos moderados nos meses 4-12 e, depois, os resultados verdadeiramente significativos começam no segundo ano.
- Em vez de dizer "Precisamos de melhores relatórios", defina que decisões esses relatórios irão melhorar. Dessa forma, pode identificar as suas verdadeiras prioridades e ignorar melhorias de fachada que não oferecem qualquer valor empresarial.
- Não subestime o fator humano. O seu novo e sofisticado sistema não vale nada se as pessoas resistirem a utilizá-lo.
A maioria dos sistemas ERP falha frequentemente porque os utilizadores criam soluções alternativas em vez de se adaptarem aos novos processos. Certifique-se de que investe em recursos adequados de integração e reserve um orçamento para a gestão da mudança.
Diferentes tipos de ERP e o seu impacto no ROI
Os sistemas ERP estão disponíveis com muitas opções de implementação. Cada tipo de sistema ERP tem funcionalidades únicas que podem afetar o seu retorno do investimento.
| Tipo de ERP | Descrição | Potencial de ROI | Fatores impulsionadores do ROI | Riscos para o ROI |
|---|---|---|---|---|
| Tipo de ERPERP local | DescriçãoFunciona nos seus próprios servidores, com controlo total sobre os dados e a personalização. | Potencial de ROIROI elevado a longo prazo se for utilizado durante muitos anos. | Fatores impulsionadores do ROIA propriedade reduz os custos a longo prazo; controlo total. | Riscos para o ROITempo lento até obter valor; manutenção contínua. |
| Tipo de ERPERP baseado na nuvem | DescriçãoÉ alojado pelo fornecedor e acedido online através de uma subscrição. | Potencial de ROIROI rápido graças à implementação rápida e ao baixo custo inicial. | Fatores impulsionadores do ROIPagamento conforme a utilização; escalável; o fornecedor trata das atualizações. | Riscos para o ROIAs taxas acumulam-se; controlo limitado sobre a infraestrutura. |
| Tipo de ERPERP híbrido | DescriçãoCombina soluções locais e na nuvem para maior flexibilidade. | Potencial de ROIROI equilibrado resultante da combinação de custos e controlo. | Fatores impulsionadores do ROIAs cargas de trabalho críticas permanecem localmente; as restantes ficam na nuvem. | Riscos para o ROIAtrasos na integração; maior carga de gestão. |
| Tipo de ERPERP de dois níveis | DescriçãoNível 1 para a sede; nível 2 para subsidiárias/funções. | Potencial de ROIROI direcionado para crescimento ou mudança. | Fatores impulsionadores do ROIMais barato para unidades de menor dimensão; evita o investimento excessivo. | Riscos para o ROIIneficiências entre níveis; risco de integração. |
O tipo de ERP que escolher tem um impacto significativo no cálculo e no prazo do seu ROI. Por exemplo, a Nucleus Research afirma que a nuvem proporciona um ROI 42% superior ao das soluções ERP locais. No entanto, embora o investimento inicial seja inferior, as soluções baseadas na nuvem custam frequentemente mais a longo prazo do que o custo único dos sistemas locais (este é um dos principais benefícios dos ERP locais).
A fórmula do ROI do ERP
Existe uma fórmula padrão que a maioria das empresas utiliza para determinar a taxa de retorno de qualquer tipo de investimento:
Normalmente, pode simplesmente utilizar a mesma fórmula para calcular o ROI do seu sistema ERP. Por exemplo, se um fabricante investir $350,000 num sistema ERP e obtiver $665,000 em valor ao longo do tempo, o seu ROI seria:
($665,000 - $350,000) / $350,000 × 100 = 90%.
Mas há uma questão.
Ao calcular o ROI, tem de considerar o Custo Total de Propriedade (TCO), que inclui tanto as despesas iniciais como as despesas contínuas. Nos sistemas instalados localmente, o TCO é composto pelos custos com pessoal de TI, licenciamento de software, aquisição de equipamento, serviços de implementação, custos de formação, taxas de manutenção e atualizações da infraestrutura. Pode simplesmente registá-los como despesas de capital no seu balanço.
Mas, no caso dos sistemas ERP baseados na nuvem, as coisas tornam-se mais complicadas. Em vez de grandes despesas de capital iniciais, terá taxas de subscrição (mensais ou anuais), que são tratadas como despesas operacionais. Assim, o TCO passará a incluir as taxas de subscrição durante toda a vida útil do sistema. No entanto, evitará investimentos em equipamento e reduzirá as necessidades de pessoal.
É por isso que os sistemas ERP na nuvem apresentam um ROI mais rápido do que os sistemas instalados localmente — o investimento inicial é menor, pelo que os benefícios começam a acumular-se mais cedo. Embora o modelo de subscrição distribua os custos ao longo do tempo, a despesa total ao longo de vários anos poderá acabar por exceder o custo único de um sistema instalado localmente.
Dito isto, a maioria das empresas não considera mais do que 5 anos de taxas de subscrição ao calcular o ROI.
Como Utilizar a Fórmula do ROI de um ERP
Se seguiu os passos de preparação que discutimos, já está a meio caminho! Analisou os custos, reuniu estimativas e ponderou os impactos no negócio. Agora é altura de introduzir esses números na fórmula para verificar se o seu sistema ERP valeu a pena.
1. Determinar o Valor Total do Investimento
O valor total representa os benefícios que a sua empresa obtém com o sistema ERP. Isto inclui tanto benefícios tangíveis, como a redução de custos e o aumento das receitas, como benefícios intangíveis mensuráveis.
Comece por identificar as áreas onde o ERP irá criar valor. Para as empresas de produção, os benefícios do software ERP para produção incluem a redução do inventário, uma maior produtividade, custos laborais mais baixos e o aumento das vendas. Para as empresas de serviços, concentre-se em melhores taxas de utilização, ciclos de faturação mais rápidos e uma maior retenção de clientes.
Em seguida, atribua valores em dólares a estes benefícios durante o seu período de análise, que normalmente é de 3 a 5 anos. Seja cauteloso com as suas estimativas — prometer demasiado pode prejudicar a sua posição quando analisar os resultados mais tarde.
Por exemplo, considere a Horizon Manufacturing. Este fabricante de componentes industriais de média dimensão tem receitas anuais de $25 milhões. Após uma análise cuidadosa, identificou os seguintes benefícios anuais do sistema ERP proposto:
- Redução do inventário: $175,000/ano
- Melhoria da produtividade: $120,000/ano
- Redução do trabalho suplementar: $85,000/ano
- Aumento das vendas graças a um melhor serviço ao cliente: $200,000/ano
- Redução dos erros de expedição: $45,000/ano
Para a Horizon, o benefício anual total ascende a $625,000. Ao longo de um período de 5 anos, isso representa um valor total de $3,125,000.
2. Calcular o Custo Total do Investimento
O custo total do investimento é composto por todas as despesas relacionadas com a aquisição, implementação e operação do seu sistema ERP. Isto inclui tanto os custos únicos como os custos recorrentes durante o período de análise.
Certifique-se de que inclui:
- Custos únicos de licenciamento
- Taxas de subscrição
- Aquisição de equipamento
- Taxas de implementação
- Migração de dados
- Formação e suporte aos colaboradores
- Manutenção contínua
Continuando com o nosso exemplo da Horizon Manufacturing, apresentamos de seguida a discriminação dos seus custos:
| Categoria de custo | Montante |
| Licenciamento de software (baseado na nuvem) | $350,000 |
| Serviços de implementação | $175,000 |
| Migração de dados | $45,000 |
| Formação dos colaboradores | $65,000 |
| Custos da equipa interna do projeto | $120,000 |
| Perda temporária de produtividade | $90,000 |
| Custo Total do Investimento | $845,000 |
3. Aplicar a Fórmula
Agora que determinou o valor total e o custo total do investimento, pode aplicar a fórmula apresentada anteriormente:
Assim, para a Horizon Manufacturing:
ROI = ($3,125,000 - $845,000) / $845,000 × 100% ROI = $2,280,000 / $845,000 × 100% ROI = 2.70 × 100% ROI = 270%
Por cada dólar que a Horizon investe no seu sistema ERP, pode esperar obter $2.70 de volta nos próximos 5 anos. Este é um argumento empresarial convincente para avançar com a implementação.
Exemplos de ROI de ERP
Vamos analisar todo o processo de cálculo do ROI de ERP, desta vez para uma empresa diferente chamada Coastal Logistics.
A Coastal é uma empresa de distribuição com $40 milhões de receitas anuais. Pretende substituir os seus sistemas antigos por um novo ERP baseado na nuvem. Eis como faria o cálculo do ROI.
Primeiro, enumera todos os custos relacionados com o novo sistema ERP:
| Categoria de custo | Ano 1 | Ano 2 | Ano 3 | Ano 4 | Ano 5 | Total |
| Subscrição de software | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $600,000 |
| Serviços de implementação | $250,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $250,000 |
| Migração de dados | $75,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $75,000 |
| Formação | $85,000 | $15,000 | $15,000 | $15,000 | $15,000 | $145,000 |
| Recursos internos | $100,000 | $25,000 | $25,000 | $25,000 | $25,000 | $200,000 |
| Perda temporária de produtividade | $150,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $150,000 |
| Custos totais | $780,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $1,420,000 |
De seguida, tenta atribuir valores concretos aos benefícios esperados:
| Categoria de benefício | Ano 1 | Ano 2 | Ano 3 | Ano 4 | Ano 5 | Total |
| Redução do inventário | $100,000 | $200,000 | $250,000 | $250,000 | $250,000 | $1,050,000 |
| Poupança nos custos laborais | $75,000 | $150,000 | $150,000 | $150,000 | $150,000 | $675,000 |
| Maior precisão das encomendas | $50,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $450,000 |
| Redução dos custos de expedição | $25,000 | $75,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $400,000 |
| Aumento das vendas | $0 | $200,000 | $300,000 | $400,000 | $500,000 | $1,400,000 |
| Benefícios totais | $250,000 | $725,000 | $900,000 | $1,000,000 | $1,100,000 | $3,975,000 |
Por fim, calcula o ROI anual e acumulado:
| Cálculo do ROI | Ano 1 | Ano 2 | Ano 3 | Ano 4 | Ano 5 |
| Custos anuais | $780,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 |
| Benefícios anuais | $250,000 | $725,000 | $900,000 | $1,000,000 | $1,100,000 |
| Benefício líquido anual | -$530,000 | $565,000 | $740,000 | $840,000 | $940,000 |
| Benefício líquido acumulado | -$530,000 | $35,000 | $775,000 | $1,615,000 | $2,555,000 |
| ROI acumulado | -68% | 4% | 71% | 147% | 180% |
Poderá reparar que o ROI do Ano 1 é, na verdade, um valor negativo. Esta é uma apresentação comum nos cálculos do ROI de ERP. No caso de implementações de grande escala, muitas vezes não se observam retornos até uma fase avançada do segundo ou terceiro ano.
Dicas para aumentar o ROI com sucesso
Preocupado por não obter ROI suficiente para justificar a despesa com o ERP? Eis cinco estratégias comprovadas para aumentar o ROI do seu ERP.
- Defina objetivos realistas para a implementação do seu ERP. A maioria dos sistemas não proporciona todo o seu valor de imediato. Na verdade, muitas organizações obtêm melhores retornos entre o segundo e o quinto ano.
- Verifique sempre o desempenho do seu sistema ERP em relação aos objetivos da sua empresa. As auditorias regulares ajudam a identificar formas de melhorar.
- Concentre-se numa formação completa para todos os utilizadores. Mesmo o melhor sistema ERP não proporcionará retorno do investimento se a sua equipa não souber utilizá-lo.
- Garanta que o seu sistema ERP está alinhado com os seus objetivos mais amplos. Defina objetivos SMART que liguem as funcionalidades do ERP à sua visão estratégica.
- Utilize métodos sólidos de gestão de dados para garantir a precisão e a consistência. Limpe os dados antes da migração. Estabeleça políticas de governação e realize verificações regulares da qualidade.
Principais benefícios dos investimentos em ERP
A implementação de um sistema ERP oferece muitos benefícios, desde as suas operações diárias até aos resultados financeiros da empresa:
- Melhor gestão dos equipamentos: Os sistemas ERP monitorizam e programam a manutenção dos seus equipamentos. Isto ajuda a prolongar a sua vida útil e reduz os períodos de inatividade inesperados.
- Recursos simplificados: As soluções ERP integram dados de diferentes departamentos para eliminar redundâncias e otimizar a utilização dos recursos.
- Precisão dos registos: Os sistemas ERP proporcionam uma única fonte de informação fidedigna para todos os dados da empresa. Pode reduzir os erros resultantes da introdução manual e todos podem trabalhar com informações precisas em tempo real.
- Processos normalizados: Os ERP aplicam e automatizam fluxos de trabalho e procedimentos consistentes em toda a organização. Isto reduz a variabilidade e promove as melhores práticas em todas as operações.
- Redução do custo dos materiais: Os sistemas ERP melhoram a gestão do inventário e a previsão da procura. Isto ajuda a reduzir compras desnecessárias e a obter melhores condições junto dos fornecedores através de uma aquisição mais inteligente.
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Encontrar o melhor sistema ERP
Embora muitos dos principais fornecedores ofereçam sistemas ERP "tudo-em-um", estes podem não ser adequados para necessidades especializadas ou setores de nicho. Se estiver disposto a fazer alguma pesquisa, tenha estas sugestões em mente enquanto procura uma solução adequada.
Em primeiro lugar, identifique os requisitos do seu setor e os processos da sua empresa. Cada setor tem desafios específicos que exigem funcionalidades especializadas. Depois, tenha em conta a dimensão da sua empresa e os seus planos de crescimento. O sistema deve crescer com a sua empresa sem se tornar demasiado dispendioso.
Verifique o grau de facilidade de utilização de cada sistema. As interfaces complexas podem prejudicar a adoção. Além disso, analise a integração com os outros programas que pretende manter. Não ignore a reputação do fornecedor nem a qualidade do suporte.
Os fornecedores de ERP têm vendedores altamente especializados. É aconselhável contratar uma pessoa independente para prestar assistência durante o processo de definição do âmbito, seleção e implementação. Essa pessoa pode ajudá-lo a desenvolver um plano de implementação que garanta a inclusão de todos os elementos críticos.
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Recursos adicionais sobre ERP
Desde a seleção até à implementação e muito mais, os ERP podem ser uma fonte de dificuldades. Representam uma grande mudança para a sua empresa e, se forem implementados incorretamente, podem ter efeitos duradouros na mesma.
Por isso, é melhor manter-se atualizado sobre quaisquer alterações no setor, desenvolver os seus conhecimentos e continuar a melhorar as suas competências em ERP. Procura recursos adicionais? Eis alguns dos meus favoritos para começar:
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