A forma como implementa o software de planeamento de recursos empresariais (ERP) faz toda a diferença na sua eficácia para os seus processos financeiros. Ao abordar as empresas que implementaram um ERP com sucesso, irá reparar em alguns padrões.
O sucesso de várias empresas da lista foi impulsionado pela presença de uma equipa forte de líderes, que participou ativamente na implementação e trabalhou com base num plano de implementação realista. Pode aproveitar ideias dos seus planos de ação para garantir que a implementação do ERP da sua empresa decorre sem problemas.
Porque são importantes as implementações de ERP
Os sistemas ERP são fantásticos, mas as implementações podem falhar. Quando isso acontece, custam à empresa tempo, energia e uma quantia considerável de dinheiro.
A Mission Produce é um fornecedor global de abacates que vende abacates maduros durante todo o ano. Em 2022, a Mission Produce enfrentou desafios significativos para cumprir a sua missão de entregar fruta deliciosa (sim, os abacates são fruta). A razão? Uma implementação de ERP falhada.
Esta situação custou à empresa a sua reputação e 3.8 milhões de dólares, pagos a um consultor para resolver os problemas do sistema ERP.
1. Fulton & Roark
A Fulton & Roark costumava depender de folhas de cálculo para controlar o inventário e do Sage Live para a contabilidade. Os cofundadores Kevin Keller e Allen Shafer perceberam que estes sistemas não conseguiam acompanhar o crescimento das vendas de dois dígitos ano após ano — eu sei, um ótimo problema para se ter.
Eis a razão: as folhas de cálculo não tinham capacidade para contabilizar a alteração dos custos de inventário, enquanto o Sage não dispunha de fluxos de trabalho para registar o custo das mercadorias vendidas (COGS). Isto resultava numa grande quantidade de introdução manual de dados e numa menor confiança na exatidão dos dados.
Para resolver esta situação, os cofundadores decidiram centralizar os dados e os fluxos de trabalho com o NetSuite ERP. Apenas três semanas após a implementação, os cofundadores observaram melhorias significativas nas seguintes áreas:
- Escrituração: Conseguiram detetar mais rapidamente erros de introdução de dados relacionados com o inventário.
- Contabilidade: A empresa conseguiu gerir as tarefas contabilísticas sem depender de contabilistas externos.
- Controlo de custos: A empresa conseguiu aumentar as vendas em aproximadamente 50% ano após ano sem aumentar o número de funcionários.
- Finanças: Os cofundadores passaram a ter maior visibilidade sobre as margens e o inventário.
Razões do sucesso
O empenho da administração na implementação do projeto de ERP foi fundamental no caso da Fulton & Roark. Além disso, a iniciativa dos cofundadores e a sua participação ativa na implementação do ERP incentivaram a adesão dos funcionários, contribuindo para o sucesso do projeto.
2. N&N Moving Supplies
A N&N Moving Supplies é uma grossista familiar de equipamentos e artigos para mudanças. Em menos de uma década, a empresa passou de uma localização na Geórgia para várias localizações em todos os EUA (e quadruplicou o número de funcionários).
Enquanto pequena empresa, a N&N utilizava o QuickBooks e um prestador externo de serviços de processamento salarial para gerir os registos de horas e os salários. O QuickBooks não conseguia acompanhar as necessidades em rápida evolução da N&N, pelo que os cofundadores recorreram ao NetSuite ERP e a uma solução de registo de ponto disponibilizada pela NOVATime, um parceiro da NetSuite, para gerir os seus processos contabilísticos e salariais.
A N&N conseguiu reduzir em 84% o tempo de processamento salarial após implementar o ERP. A empresa também conseguiu reconciliar as contas mais rapidamente e controlar os custos de mão de obra com maior facilidade em todas as suas localizações.
Razões do sucesso
A integração com um parceiro externo foi essencial para adaptar o conjunto de funcionalidades do ERP às necessidades da N&N. Além disso, garantir a adesão dos funcionários através de formação e do seu envolvimento ativo no processo de escolha e implementação da solução ERP foram fatores fundamentais na história de sucesso da N&N.
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3. Cadbury
A Cadbury, uma empresa multinacional britânica de produtos de confeitaria atualmente detida pela Mondelez International, enfrentava várias preocupações que justificavam a implementação de um ERP. Os seus principais desafios estavam relacionados com os requisitos de produção e distribuição durante uma fase de elevado crescimento.
Os problemas da Cadbury resultaram naquilo a que a SAP chama “uma das maiores implementações globais de ERP”. A implementação do ERP ajudou a Cadbury a uniformizar os processos em 16 locais e a consolidar 13 operações de produção dentro da empresa.
Por fim, uma implementação bem-sucedida do ERP ajudou a Cadbury a reduzir os custos operacionais e a melhorar a eficiência da produção em toda a sua cadeia de abastecimento — ou seja, o projeto foi bem-sucedido.
Razões do sucesso
O sucesso do ERP da Cadbury fez parte de um projeto de transformação de TI com a duração de cinco anos. O processo de implementação nem sempre é simples, mas se estiver determinado e aberto a fazer várias alterações de rumo, terá mais probabilidades de ser bem-sucedido, tal como aconteceu com a Cadbury.
4. Nestlé
A Nestlé é a maior empresa mundial de alimentos e bebidas. Em 1997, a empresa suíça decidiu iniciar um projeto de implementação de ERP denominado BEST (Excelência Empresarial através da Tecnologia de Sistemas), com conclusão prevista para 2003. No entanto, o percurso de implementação da Nestlé incluiu vários desafios.
A SAP foi o ERP escolhido pela Nestlé. O próprio CEO da Nestlé juntou-se a executivos de várias áreas, incluindo finanças e distribuição, para formar uma equipa de partes interessadas responsável pela implementação da SAP. A equipa tinha a certeza de uma coisa: a implementação reorganizaria os processos empresariais e provocaria uma alteração na forma como a Nestlé operava.
No entanto, a equipa de partes interessadas não conseguiu fazer com que os funcionários se sentissem envolvidos nem comunicar de que forma esta mudança os afetaria, o que gerou ressentimento entre os funcionários. Ao fim de três anos, o projeto foi suspenso e a rotatividade dos funcionários atingiu 77%.
A Nestlé decidiu reiniciar o processo e, desta vez, garantiu o envolvimento dos responsáveis das divisões e que todos os funcionários estavam plenamente cientes das alterações esperadas. Desta vez, as coisas correram bem. Em 2002, a Nestlé tinha poupado $325 milhões em custos operacionais.
Razões do sucesso
A Nestlé cometeu erros inicialmente, mas conseguiu reconhecer e resolver o problema em vez de abandonar completamente o processo de implementação (como algumas empresas fazem).
Um exemplo perfeito de como a adesão dos funcionários é fundamental para uma implementação bem-sucedida de ERP.
5. ABC Compounding
A ABC Compounding fabrica produtos líquidos e em aerossol para vários setores. Ao contrário das outras empresas incluídas nesta lista, a ABC Compounding já tinha uma solução de ERP (ProcessPro) que não dispunha de funcionalidades essenciais, como planeamento, calendarização e MRP (planeamento das necessidades de materiais).
Felizmente para a ABC, a sua diretora de tecnologias de informação, Myra Huger, tinha utilizado o Sage ERP X3 na sua empresa anterior e conhecia o extenso conjunto de funcionalidades do ERP. A empresa estabeleceu uma parceria com um parceiro empresarial local da Sage para ajudar na implementação.
Graças ao seu parceiro experiente, a empresa conseguiu fazer rapidamente a transição para o Sage ERP e cumprir o seu exigente calendário de implementação.
Razões do sucesso
A experiência da Myra com o Sage, juntamente com a presença de um parceiro de implementação experiente, foram fatores fundamentais para o sucesso da implementação na ABC Compounding.
Ter um especialista na sua equipa — interno ou externo — que possa orientar o processo e dar formação aos seus funcionários contribui significativamente para uma implementação bem-sucedida de ERP.
6. Hormel Foods
A Hormel Foods fabrica, processa e distribui globalmente vários produtos alimentares e de carne. A empresa não atualizava os seus sistemas há anos e dependia de várias ferramentas que não comunicavam bem entre si. De facto, a atualização anterior do ERP tinha ocorrido há mais de 15 anos, quando a Hormel decidiu modernizar e uniformizar os seus sistemas antigos.
A KPMG foi contratada para apoiar os esforços da Hormel no sentido de uniformizar os seus processos e melhorar a qualidade dos dados através da implementação do Oracle Cloud ERP. Após a implementação, a Hormel dispunha de um sistema unificado que ajudou a uniformizar os processos empresariais e os dados, a simplificar a tomada de decisões e a obter uma visão consolidada dos dados em todas as áreas de negócio.
Razões do sucesso
O responsável adjunto pelo controlo da empresa, Eldom Quan, atribui o sucesso da implementação ao trabalho de equipa dos funcionários da Hormel Foods e à experiência da KPMG; as duas equipas estavam tão integradas que, segundo Eldom, seria impossível identificar quem pertencia à Hormel e quem pertencia à KPMG enquanto trabalhavam em conjunto.
É evidente que a adesão dos funcionários e o trabalho de equipa são vitais para a implementação bem-sucedida de software ERP.
7. Cisco Systems
As equipas de produção e finanças da Cisco utilizavam software Oracle desatualizado no trabalho diário; embora fosse suficiente para realizar as tarefas, as equipas de TI, operações e direção executiva da empresa começavam a sentir a necessidade de modernizar a arquitetura da empresa.
Os custos de suporte da Cisco estavam a aumentar constantemente e o software legado tornava a integração de melhorias de funcionalidades e de outro software morosa e difícil. No entanto, o desejo de mudança trouxe consigo um grande desafio — a necessidade de a empresa ter acesso ininterrupto aos dados corporativos.
Com a ajuda dos executivos (e de um planeamento meticuloso), a Cisco estava prestes a colocar o seu novo sistema em funcionamento durante um fim de semana prolongado em 2003, um dia inteiro antes do inicialmente previsto.
Razões do sucesso
A Cisco acredita que o seu sucesso foi impulsionado pelo “apoio inabalável e envolvimento ativo dos executivos, bem como pelo compromisso de toda a empresa em ter sucesso neste projeto de modernização de grande escala”.
A equipa de implementação seguiu todas as partes do plano e realizou ensaios com toda a equipa para minimizar os riscos e evitar surpresas.
Boas práticas para a implementação de ERP
Quando analisei estas implementações, encontrei alguns temas comuns:
Defina objetivos claros
Defina objetivos específicos e mensuráveis que espera que o seu sistema ERP alcance. Precisa de um ERP para simplificar a gestão de inventário, melhorar a exatidão dos dados ou prestar um melhor serviço ao cliente? Assim que souber qual é o seu objetivo, defina uma métrica para acompanhar o progresso.
Por exemplo, o seu objetivo pode ser reduzir o tempo de processamento de encomendas em 30% no prazo de seis meses após a implementação do ERP. Definir estes detalhes (juntamente com as principais partes interessadas) antes de iniciar a implementação ajuda-o a avançar, com intenção, na direção certa.
Obtenha o apoio da direção e dos colaboradores
O apoio verdadeiro da direção é fundamental, porque a implementação de um ERP exige um investimento significativo de tempo, dinheiro e recursos — aspetos sob o controlo dos executivos.
Se quiser obter o apoio da direção:
- Apresente os benefícios e o ROI esperado da implementação do ERP
- Partilhe a sua estratégia de mitigação de riscos
- Demonstre de que forma a implementação do ERP está alinhada com os objetivos estratégicos da empresa
Naturalmente, em muitos casos, um projeto de implementação é conduzido de cima para baixo — nesse caso, a direção deve envolver os colaboradores em todas as fases da implementação, desde o planeamento até à execução.
Lembre-se: o apoio dos colaboradores é igualmente fundamental, caso contrário poderá assistir ao ressentimento e à saída de colaboradores, como aconteceu no caso da Nestlé.
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Escolha o sistema ERP e o fornecedor adequados
As coisas podem correr mal quando implementa uma solução ERP que não corresponde às suas expectativas, mesmo que tenha acertado em tudo o resto. Antes de escolher um fornecedor de ERP, avalie a sua experiência no setor, o roteiro do produto, a escalabilidade e os serviços de suporte. Em seguida, faça uma análise de adequação e lacunas, identificando as lacunas nos seus processos atuais e as funcionalidades do sistema ERP que podem colmatá-las.
Ao selecionar um ERP, calcule o custo total de propriedade. Inclua o preço de compra inicial, o custo de implementação, os custos recorrentes, como a manutenção, e os custos ocultos, como a gestão da mudança e o potencial tempo de inatividade durante a implementação.
Peça referências de clientes ao fornecedor. Histórias de implementações recentes e bem-sucedidas no seu setor podem dar-lhe, a si e à sua equipa, grande confiança na viabilidade do produto para a sua empresa.
Se ainda não tem um sistema, comece aqui a sua pesquisa de fornecedores. Estes são os melhores sistemas ERP atualmente disponíveis no mercado:
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Desenvolva um plano de implementação realista
Cada empresa é diferente e implementa um ERP nas suas próprias circunstâncias únicas. A Nestlé demorou anos a concluir a implementação, enquanto a Cisco a implementou ao longo de um único fim de semana. Certifique-se de que desenvolve o seu plano de implementação com base nas suas circunstâncias específicas.
Considere começar com um teste-piloto num segmento pequeno ou com módulos específicos. Faça ajustes com base no feedback à medida que avança com a implementação mais abrangente.
Há várias coisas a ter em conta ao criar um plano de implementação, tais como:
- Definir marcos de implementação
- Identificar e minimizar riscos
- Comunicar o plano aos colaboradores e às partes interessadas
- Formação
- Preparação para o lançamento
Envolva os membros da equipa que trabalham diretamente nos processos que o ERP irá alterar. Isto ajuda-o a desenvolver um plano de implementação realista, que seja ambicioso e prático.
Monitorizar e Avaliar
Os sistemas e os processos também podem deixar de funcionar após a implementação. Monitorize as métricas técnicas e qualitativas após a implementação para acompanhar o desempenho do sistema, a adoção pelos utilizadores, a eficiência dos processos e os resultados financeiros. Recolha feedback dos utilizadores sobre a sua experiência com o sistema ERP para identificar áreas que poderia melhorar ou procure ajuda junto do fornecedor.
Além disso, monitorize a introdução de novas funcionalidades e capacidades no seu ERP e disponibilize oportunidades regulares de formação quando estas forem implementadas, para ajudar os seus colaboradores a utilizar plenamente a plataforma ERP.
Não é lixo eletrónico
Normalmente, os fornecedores notificam os utilizadores finais sobre novas funcionalidades e atualizações importantes por e-mail, por isso, certifique-se de que continua subscrito e adiciona os respetivos endereços à lista de remetentes autorizados.
A Agilidade é Fundamental para o Sucesso
É muito provável que a sua jornada de implementação seja diferente da de outras empresas. Irá enfrentar desafios únicos, alguns dos quais podem não estar presentes em nenhum manual de implementação, por isso, esteja preparado para ser ágil durante o processo de implementação. Esta agilidade irá ajudá-lo a fazer alterações rápidas ao plano de implementação com base na evolução das circunstâncias e a aumentar as probabilidades de sucesso a seu favor.
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