A automatização dos relatórios financeiros é como ter um super-herói financeiro na sua equipa. Permite-lhe automatizar aqueles relatórios financeiros demorados, para que se possa concentrar nas coisas divertidas, como utilizar os conhecimentos obtidos para fazer crescer o seu negócio.
Neste artigo, explicarei o significado da automatização dos relatórios financeiros, as suas vantagens e como pode integrar com sucesso um super-herói do mundo real na sua empresa.
O que é a automatização dos relatórios financeiros?
A automatização dos relatórios financeiros é a utilização de tecnologia para simplificar a análise financeira, através da automatização de tarefas como a introdução de dados, a validação de dados, a geração de relatórios e a verificação do cumprimento das normas.
Não elimina completamente as folhas de cálculo — pelo menos, ainda não — mas a automatização destas tarefas reduz os custos, melhora a eficiência e maximiza a produtividade.
O melhor software de automatização dos relatórios financeiros
A nossa equipa analisou as opções disponíveis no mercado e classificou-as de acordo com a forma como facilitam a sua vida. Estas são as nossas principais escolhas:
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Que tarefas de elaboração de relatórios financeiros podem ser automatizadas?
Pode automatizar tarefas comuns de elaboração de relatórios financeiros, tais como:
- Preparação das demonstrações financeiras: Inclui demonstrações financeiras trimestrais e anuais, demonstrações de resultados, demonstrações de fluxos de caixa, balanços, etc.
- Consolidação de dados: Pode compilar, combinar e armazenar automaticamente dados provenientes de diferentes fontes num único local.
- Relatórios regulamentares: Pode automatizar a recolha e a submissão de dados financeiros às autoridades reguladoras, como o Serviço de Receita Interna (IRS).
- Relatórios de gestão: Pode gerar relatórios financeiros que a gestão pode utilizar para orientar a tomada de decisões estratégicas e monitorizar os KPI em tempo real.
- Reconciliações bancárias: Pode fazer corresponder automaticamente transações de várias contas bancárias aos registos contabilísticos.
- Orçamentação e previsão: Pode fornecer informações úteis para a preparação dos seus orçamentos e prever receitas com base em dados históricos e em tempo real, o que é excelente quando chega a época fiscal.
- Conversão de moedas: Permite às empresas com operações internacionais reconciliar todas as suas transações num único tipo de moeda (normalmente, a moeda local).
As 5 principais vantagens da automatização dos relatórios financeiros
Vamos analisar mais detalhadamente; estas são as 5 principais vantagens de investir em software de automatização financeira:
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1. Melhor integridade dos dados
Em 2017, a Gartner comunicou que a fraca qualidade dos dados custava às empresas cerca de $15 milhões por ano. Esta situação conduz a análises de dados imprecisas, a uma má tomada de decisões e a problemas de migração de dados. Infelizmente para nós, o erro humano é a principal causa de dados imprecisos.
A automatização dos relatórios financeiros consolida automaticamente dados provenientes de várias fontes de dados, verificando inconsistências em tempo real e eliminando o erro humano da equação.
2. Tomada de decisões mais rápida
A automatização dos relatórios financeiros ajuda a acelerar os seus fluxos de trabalho de tomada de decisões e, facto curioso, as organizações com processos eficazes de tomada de decisões têm uma probabilidade duas vezes maior de obter melhores resultados financeiros. Pode:
- Gerar relatórios financeiros e balanços, deixando mais tempo aos especialistas financeiros para análise e previsão.
- Dar-lhe acesso aos dados em tempo real.
- Identificar tendências e padrões.
3. Redução das despesas operacionais
75% das organizações gastam $1 na criação de relatórios financeiros por cada $1,000 de receita. Por isso, se a sua empresa obtiver $1,000,000 de receita, estará a gastar $1,000 apenas em relatórios — um montante significativo para pequenas empresas. Este valor inclui o custo do pessoal, das despesas gerais e do software utilizado para criar estes relatórios.
A automatização da geração de relatórios financeiros permite às empresas reduzir significativamente os custos dos relatórios através de:
- Realocação dos colaboradores para tarefas importantes geradoras de receita.
- Agilização da geração de relatórios, criando processos de elaboração de relatórios mais eficientes.
Estas pequenas medidas podem acabar por permitir-lhe poupar bastante nos custos operacionais, especialmente se gerar regularmente relatórios financeiros e relatórios de despesas.
4. Transparência entre departamentos
A maioria das empresas tem várias áreas de negócio e departamentos — cada um realiza transações independentes alinhadas com a sua função. Para obter uma visão completa da saúde financeira da sua empresa, terá de reunir regularmente todas estas informações num único local.
A automatização facilita a agregação dos dados num único local, proporcionando-lhe uma visão holística da saúde financeira da sua empresa e do contributo de cada departamento. Desta forma, os gestores têm acesso a informações precisas, ajudando-os a tomar decisões empresariais fundamentadas (e a vangloriar-se de serem os melhores).
5. Registos de auditoria
O IRS tem regulamentos rigorosos relativamente à manutenção de dados financeiros. O incumprimento destes regulamentos pode resultar em multas avultadas e consequências legais e, ironicamente, em auditorias à empresa. A automatização dos relatórios financeiros cria registos de auditoria claros, facilitando o rastreio das transações.
Os auditores podem facilmente recuar e encontrar transações específicas para esclarecer discrepâncias. Também organiza os seus documentos financeiros caso precise de provar que a sua empresa cumpre os requisitos regulamentares.
Como funciona a automatização dos relatórios financeiros
Agora que analisámos por que razão deve investir na automatização financeira, vamos compreender como ocorre a magia:
1. Escolher o software
O melhor software de relatórios financeiros deve disponibilizar relatórios básicos, como balanços, demonstrações de resultados e demonstrações de fluxos de caixa, entre outros. Além disso, também deve disponibilizar relatórios específicos do setor e da empresa, alinhados com o seu negócio.
Por exemplo, as empresas de comércio eletrónico devem estar cientes dos custos relacionados com o seu site, inventário e aquisição de clientes, enquanto os agentes imobiliários avaliam as taxas de corretagem, as comissões e os preços médios das casas.
Para encontrar o software de automatização financeira adequado aos objetivos e ao orçamento da sua empresa, comece por:
- Identificar os principais relatórios necessários (bem como quaisquer outros requisitos específicos do setor).
- Utilizar essas informações para definir os seus critérios de seleção, como os formatos de relatório necessários, o orçamento, a segurança dos dados, as opções de visualização e as capacidades de apoio ao cliente.
- Criar uma lista de candidatos e, em seguida, inscrever-se numa demonstração ou avaliação do produto para ver o software em ação.
2. Instalar o software
Sei que estou a ser o Capitão Óbvio aqui. Mas vale a pena mencionar: 70% dos projetos de software falham devido a um mau planeamento durante a implementação. Ter um plano de implementação definido garante que o projeto é concluído dentro do orçamento, minimizando os erros e atrasos durante a instalação.
O fornecedor do software normalmente disponibiliza documentação detalhada sobre como instalar e utilizar o software de automatização financeira, mas também pode fornecer uma estimativa das necessidades de alocação de recursos e dos prazos (além de um representante do apoio ao cliente para ajudar).
3. Realizar um teste-piloto
Antes de mudar completamente para o novo sistema, execute-o em paralelo com os seus sistemas e processos atuais. Isto ajudá-lo-á a identificar quaisquer problemas potenciais sem perturbar as operações regulares. Terá de recolher dados a dois níveis:
- Técnico: pode recolher informações sobre o desempenho do sistema para garantir a exatidão dos dados, compreender os requisitos de carga do servidor e calcular os custos de largura de banda.
- Operacional: pode recolher opiniões dos seus colaboradores sobre o impacto do software na eficiência operacional, na produtividade e na qualidade dos conhecimentos obtidos.
Utilize os dados e as opiniões recolhidos durante o teste-piloto para otimizar as suas operações de relato financeiro e não tenha receio de alterar o que for necessário para se adaptar ao novo sistema — lembre-se de que algumas mudanças são positivas.
Melhores práticas para implementar a automatização dos relatórios financeiros
Eis alguns aspetos a ter em conta para tirar o máximo partido do seu sistema de relato financeiro:
Envolver as principais partes interessadas
Isto inclui todas as pessoas que beneficiam do software. Pode dividi-las em três grupos:
- Equipa de implementação do projeto: inclui a sua equipa de TI, os fornecedores de software e quaisquer outros técnicos envolvidos na implementação do software.
- Equipa de gestão: inclui os seus CEO, CFO, membros do conselho de administração e gestores, que podem esclarecê-lo sobre a necessidade de automatização dos relatórios financeiros da empresa.
- Utilizadores finais: inclui as pessoas que utilizam o software diariamente, como a sua equipa financeira, os colaboradores, etc.
Utilizar informação financeira de alta qualidade
O seu software de automatização financeira necessita de dados de alta qualidade para fornecer relatórios exatos e fiáveis. É aconselhável auditar os seus dados antes de implementar o software. Desta forma, pode garantir uma qualidade de dados consistente durante a migração e o relato.
Introduzir o software no momento certo
A melhor altura para introduzir a automatização dos relatórios financeiros é no início do ano financeiro. Desta forma, pode migrar todos os seus dados históricos para o novo sistema. Se começar a utilizar o software a meio do ano financeiro, arrisca-se a obter informações imprecisas, a enfrentar problemas de migração de dados e a sofrer períodos de inatividade do sistema.
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Verificar as integrações nativas
Certifique-se de que o software se integra perfeitamente com as suas ferramentas financeiras existentes (ou seja, software de contabilidade, sistema POS, ERP, etc.). Desta forma, pode garantir uma transferência de dados contínua entre sistemas e departamentos.
Author's Tip
Algumas ferramentas de contabilidade oferecem automatização nativa dos relatórios financeiros. Não deixe de verificar esta possibilidade ou de perguntar ao seu fornecedor sobre o assunto.
Formar os seus colaboradores
As sessões de formação ensinam os seus colaboradores a utilizar o software de relato financeiro automatizado. Isto tornará a mudança menos intimidante, garantindo simultaneamente que a produtividade e a satisfação dos colaboradores não diminuem. Durante a formação, aborde todos os aspetos essenciais (incluindo a segurança e a conformidade dos dados).
Author's Tip
A melhor forma de transmitir informação aos seus colaboradores é através de tutoriais. Desta forma, os colaboradores podem concluir a formação no seu próprio tempo.
Subscreva para obter mais informações sobre sistemas financeiros
Os relatórios financeiros automatizados são um superpoder que ajuda toda a empresa. As equipas financeiras podem gerar relatórios exatos e fiáveis em poucos minutos, enquanto a gestão pode tomar decisões mais rapidamente com dados de melhor qualidade.
Se já utiliza a automação de relatórios financeiros, talvez queira explorar como o processamento de linguagem natural pode levar os seus relatórios para o nível seguinte.
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