Como automatizar relatórios de despesas em 6 passos

A aprovação de relatórios de despesas é uma tarefa fastidiosa e, garanto-lhe, os seus colaboradores não ficam propriamente entusiasmados por os criar. A automatização das despesas pode ajudá-lo, a si e aos seus colaboradores, a libertarem-se definitivamente deste ciclo repetitivo de elaboração e aprovação de relatórios.

O que é a automatização dos relatórios de despesas?

A automatização dos relatórios de despesas envolve a utilização de software de relatórios de despesas — ou, pelo menos, de bons relatórios normalizados — para o ajudar a acelerar ou a evitar tarefas recorrentes e fastidiosas, como a análise de relatórios e o processamento de reembolsos.

No entanto, as soluções modernas de gestão de despesas tratam de muito mais do que apenas o básico. Foram concebidas para automatizar e simplificar quase todas as partes do processo, incluindo o registo, o acompanhamento, a aprovação e o pagamento de despesas reembolsáveis.

Por que razão automatizar os relatórios de despesas?

Por que razão investir em toda esta tecnologia e reformular o seu processo de aprovação de despesas? Bem, está a deixar muito dinheiro por ganhar se não automatizar o fluxo de trabalho de aprovação de reembolsos. Vejamos por que razão deve automatizar os relatórios de despesas:

• Menos erros: A Global Business Travel Association afirma que 19% de todos os relatórios de despesas contêm erros. O relatório explica também que as empresas demoram, em média, 18 minutos por erro a corrigi-los. Trata-se de um desperdício enorme de tempo, energia e custos de mão de obra. Os benefícios do software de gestão de despesas incluem a redução dos erros, o que pode permitir-lhe poupar milhares de dólares, especialmente durante a época fiscal.
• Aprovações mais rápidas: Os gestores podem aprovar relatórios de despesas com um único clique, sem terem de lidar com folhas de cálculo morosas e pouco práticas. Também não precisa de segregar funções para a aprovação, uma vez que todos os registos estão disponíveis, incluindo os recibos e o nome da pessoa que aprovou o relatório de despesas.
• Maior eficiência: A automatização simplifica e acelera todo o processo, desde a submissão de um relatório até à sua aprovação. Elimina várias tarefas manuais, como introduzir dados no relatório, verificar se todas as despesas são reembolsáveis de acordo com a política de despesas e efetuar os reembolsos.
• Processos mais favoráveis aos colaboradores: Copiar dados de um recibo para um relatório de trabalho não contribui propriamente para a satisfação profissional. A delegação de tarefas rotineiras no software liberta tempo dos colaboradores, que o podem dedicar à estratégia ou à inovação, sendo que ambas podem contribuir para a satisfação profissional.
• Melhor visibilidade sobre as despesas: A falta de visibilidade é um problema comum — os responsáveis não sabem o que foi gasto até ao final do mês. Como Adriana Carpenter, CFO da Emburse, afirmou à PYMNTS:

As empresas estão a ter dificuldades em obter visibilidade sobre as despesas efetuadas pelos seus colaboradores. … Entre 20 e 40% das despesas são efetuadas pelo colaborador, através de transações que não passam por um processo centralizado

A visibilidade em tempo real sobre os padrões de despesas ajuda os CFO e a equipa financeira a tomar decisões atempadas e baseadas em dados. Os sistemas de automatização da gestão de despesas oferecem uma visão em tempo real. À medida que os colaboradores submetem despesas, a funcionalidade de análise do software consolida estes dados para criar gráficos e relatórios esclarecedores.

Como automatizar os relatórios de despesas: um guia passo a passo

A automatização dos relatórios de despesas dos colaboradores é bastante simples. O mais importante neste caso é o software de relatórios de despesas que utiliza, por isso, escolha com cuidado.

Depois de ter o sistema implementado, eis os passos seguintes:

1. Configurar o software de automatização de despesas

A configuração envolve adaptar o software aos seus fluxos de trabalho de aprovação. Esta é também a fase em que introduz as regras e os limites mencionados na sua política de despesas. 

Depois de tudo configurado, atribua permissões aos membros relevantes da equipa com base nas respetivas funções.

2. O colaborador regista a despesa

Sempre que um colaborador paga uma despesa do próprio bolso, regista-a no software. Em seguida, esta informação é obtida diretamente da sua conta de despesas.

É preferível utilizar uma solução compatível com dispositivos móveis, para que os colaboradores possam registar despesas em qualquer lugar. A maioria das soluções de software permite que os colaboradores carreguem uma fotografia do recibo ao registar uma despesa, eliminando a necessidade de introduzir manualmente os dados.

3. A política de despesas é consultada (automatizada)

O melhor software de automatização de despesas verifica automaticamente as despesas face à política de despesas, analisando regras e limites, como as categorias de despesas elegíveis para reembolso e os limites de gastos. 

Dependendo da estrutura do departamento de contabilidade, receberá notificações em tempo real — tal como o seu responsável pelo controlo financeiro ou outro membro da sua equipa — sempre que os relatórios de despesas concluírem esta fase.

4. Aprovar o reembolso

Depois de receber uma notificação, a pessoa responsável por este sistema analisa os relatórios de despesas, compara os detalhes com o recibo e aprova-os com um clique. Alguns sistemas nem sequer exigem que faça isto se a despesa estiver abaixo dos seus limites de revisão, automatizando ainda mais o processo.

Os funcionários recebem o dinheiro e todos os reembolsos são automaticamente registados no sistema de contabilidade da empresa.

5. É criado um registo de auditoria (automatizado)

Os sistemas automatizados de gestão de despesas mantêm um registo de auditoria abrangente de cada despesa efetuada pelos seus funcionários. 

O sistema mantém uma cópia digital de todos os documentos relevantes, incluindo recibos e relatórios de despesas, facilitando bastante as auditorias internas para todas as pessoas envolvidas.

6. Consultar análises e relatórios

As melhores soluções de software disponibilizam análises e relatórios integrados. Pode consultar informações como o montante gasto pelos funcionários e as variações face aos valores orçamentados. 

Estes dados também servem de base para prever as despesas da empresa para o período seguinte.

Encontre a ferramenta certa para automatizar os relatórios de despesas

Reparou que todo o processo automatizado depende do seu software de automatização de despesas? 

É por isso que é importante selecionar um software que suporte o seu fluxo de trabalho e disponibilize as funcionalidades de que a sua empresa necessita. Eis o que deve procurar:

Funcionalidades específicas

Procure funcionalidades como fluxos de trabalho de aprovação configuráveis, verificações de conformidade com as políticas e análises e relatórios.

Estas funcionalidades poupam bastante tempo e minimizam os erros no processo. Por exemplo, o reconhecimento ótico de carateres (OCR) ajuda a extrair informações dos recibos e preenche-os automaticamente nos relatórios. Poupa tempo e minimiza os erros de introdução acidental.

Fácil de configurar

Algumas ferramentas são excessivamente complexas. Embora ofereçam muitas funcionalidades, a relação custo-benefício pode tornar-se desfavorável se o software demorar meses a configurar e exigir um funcionário dedicado à sua gestão. 

Procure um software fácil de configurar e que disponibilize as funcionalidades de que necessita.

Acesso móvel

Os seus funcionários podem ter muitas tarefas em mãos. Podem esquecer-se de registar despesas ou perder recibos enquanto estão em deslocação.

As aplicações móveis facilitam o registo de despesas — sempre que um funcionário efetua um pagamento, pode tirar uma fotografia do recibo com o telemóvel e carregá-la para a aplicação.

Opções de personalização

O seu software de automatização de relatórios de despesas deve permitir-lhe personalizar categorias, etiquetas e outras definições de acordo com as necessidades específicas da sua empresa. 

A aplicação também deve permitir-lhe definir permissões de utilizador detalhadas, para que possa controlar quem pode consultar, modificar e aprovar despesas.

Apoio ao cliente

Com que rapidez recebe ajuda quando precisa dela? Leia as avaliações do fornecedor antes de subscrever o serviço, para garantir que a equipa de apoio dispõe da combinação adequada de recursos e responde prontamente.

Integrações

O software de automatização de despesas integra-se com o seu sistema ERP ou com outras ferramentas que utiliza regularmente, como o Slack?

A integração permite a troca de informações entre aplicações, o que facilita a automatização. Por exemplo, num sistema integrado, quando o departamento financeiro aprova uma despesa para reembolso, o sistema de gestão de despesas transmite essa informação ao software de contabilidade. O software de contabilidade utiliza estes dados de despesas para atualizar as demonstrações financeiras (demonstração de resultados, balanço e fluxo de caixa) e as contas relevantes do razão.

Aspetos a considerar antes de implementar a automatização dos relatórios de despesas

Antes de se comprometer com um fornecedor de serviços de software, reflita sobre os desafios que poderá enfrentar ao longo do processo. Isto dá-lhe mais controlo sobre a implementação e minimiza os atrasos. Eis alguns aspetos comuns que deve considerar:

1. As necessidades da sua empresa

Pode encontrar o software mais sofisticado da Internet. Mas será que a sua empresa precisa de um sistema sofisticado? Se tem uma empresa SaaS em crescimento, uma solução fácil de utilizar, com todas as funcionalidades essenciais, poderá fazer mais sentido.

Deve também considerar o volume e a complexidade das despesas, o número de utilizadores e as integrações prontas a utilizar incluídas no software.

2. Orçamento e retorno do investimento

Os sistemas automatizados podem ter um preço elevado, e há mais do que apenas o preço de aquisição a considerar. Também precisa de ter em conta os custos de formação, implementação e manutenção.

Estes custos cabem no seu orçamento atual? Se couberem, faça uma análise rápida de custo-benefício. Por exemplo, se for uma pequena empresa que processa apenas alguns relatórios de despesas, o custo de um sistema avançado poderá ultrapassar em muito os seus benefícios.

3. Adoção e formação dos colaboradores

60% dos colaboradores sentem frustração com software novo, de acordo com um inquérito da Gartner. Se os colaboradores estiverem habituados a um processo baseado em papel, a transição para uma solução digital pode parecer avassaladora.

Este problema é menos significativo se a sua solução for relativamente fácil de utilizar. No entanto, no caso de sistemas complexos, terá de disponibilizar sessões de formação completas, documentação clara e apoio contínuo para facilitar a transição e incentivar a adoção.

4. Gestão da mudança e comunicação

Implementar um novo fluxo de aprovação de despesas é uma mudança significativa. Acelerar a implementação e alterar radicalmente o processo de elaboração de relatórios de despesas pode perturbar as operações.

Por exemplo, os colaboradores podem cometer erros ao utilizar o software, ou o software pode não funcionar corretamente quando integrado com o seu sistema de contabilidade. Planear estes desafios antes da implementação permite poupar bastante tempo e dinheiro.

E quanto aos cartões virtuais?

Precisa realmente de relatórios de despesas num mundo com cartões virtuais? É certo que os cartões virtuais são uma excelente forma de evitar o incómodo de processar relatórios de despesas, mas apenas 38% das empresas dos EUA e do Canadá utilizam cartões virtuais. 

Mesmo com um cartão virtual, haverá situações em que os colaboradores poderão ter de criar um relatório de despesas, e terá de os aprovar.

Por exemplo, um fornecedor pode não aceitar determinadas formas de pagamento ou aceitar apenas dinheiro. Talvez um colaborador não tenha acesso a um cartão virtual, ou o pagamento falhe quando utiliza o cartão. De modo geral, são excelentes quando funcionam… simplesmente não funcionam sempre.

Diga adeus à gestão manual de despesas

Não gosta de gerir recibos em papel, introdução manual de dados e extratos de cartões de crédito? Utilize software de gestão automatizada de despesas e diga adeus aos processos manuais. A implementação da automatização das despesas implica um custo inicial, mas pode traduzir-se em poupanças muito superiores ao preço, desde que escolha a ferramenta certa.

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