As contas a pagar podem não parecer empolgantes. Mas transformar de forma económica processos demorados e tediosos de contas a pagar e melhorar a visibilidade de ponta a ponta? Isso parece um bónus bastante empolgante à sua espera à porta.
Eis como e quando automatizar as contas a pagar, com dicas de automatização e lições aprendidas no terreno.
O que é a automatização de faturas?
A automatização de faturas é um processo que utiliza tecnologias como a inteligência artificial (AI) e a aprendizagem automática (ML) para simplificar e automatizar tarefas manuais de contas a pagar.
As ferramentas de processamento de faturas capturam, processam, digitalizam e gerem faturas eletronicamente, reduzindo a necessidade de introdução manual de dados e de processos baseados em papel.
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Como funciona o processamento automatizado de faturas?
O processamento automatizado de faturas requer alguns elementos essenciais para funcionar sem problemas. Eis uma breve explicação de como funciona geralmente a automatização de contas a pagar:
- Captura de faturas: O processamento automatizado de faturas captura as faturas eletronicamente através da digitalização de faturas em papel ou da receção de faturas diretamente dos fornecedores, por e-mail ou através de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).
- Extração de dados: O software de automatização utiliza depois tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para extrair dados relevantes, como o número da fatura, a data, os dados do fornecedor e as informações dos itens.
- Correspondência de faturas: O sistema compara e faz corresponder os dados das faturas com as ordens de compra e os recibos de entrega correspondentes. A correspondência automatizada garante que todas as faturas estão corretas e em conformidade com os termos do contrato. Este é também um dos muitos benefícios do software de ordens de compra.
- Validação e verificação: O software valida os dados extraídos com base em regras predefinidas e verifica a existência de discrepâncias, informações em falta e potenciais erros.
- Fluxo de trabalho de aprovação: As faturas são encaminhadas para aprovação com base em fluxos de trabalho predefinidos, permitindo que os aprovadores revejam a fatura eletronicamente, adicionem comentários ou notas, se necessário, e aprovem ou rejeitem rapidamente a fatura.
- Integração com outros módulos ou software de contabilidade: Após a aprovação, os dados da fatura são automaticamente transferidos para o sistema de contabilidade da empresa para processamento adicional. Isto garante uma transição simples do processamento de faturas para o processamento de pagamentos.
- Relatórios e análises: O processamento automatizado de faturas utiliza análises para fornecer informações valiosas que ajudam a sua empresa a acompanhar o estado das faturas, monitorizar os ciclos de pagamento e identificar estrangulamentos ou ineficiências.
Vejamos agora o processo de automatização do processamento das suas faturas de contas a pagar.
8 passos para configurar o processamento automatizado de faturas
1. Avalie o seu processo atual de contas a pagar
Antes de implementar o processamento automatizado de faturas, deve avaliar os seus processos de contas a pagar e identificar os pontos problemáticos, os estrangulamentos e as áreas em que a automatização pode trazer maiores benefícios.
Isto ajudá-lo-á a escolher o software adequado e a definir objetivos realistas para a implementação.
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2. Pesquise e selecione o software
Existem no mercado inúmeras soluções de software de automatização de faturas, e surgirão mais todos os anos.
Encontrar o melhor software de automatização de contas a pagar implica pesquisar e comparar opções com base nos requisitos da sua empresa, no orçamento e na escalabilidade. Procure funcionalidades como capacidades de OCR, automatização de fluxos de trabalho, opções de integração e capacidades de elaboração de relatórios.
Avaliámos os principais softwares de automatização de contas a pagar, comparando estes fatores:
Estas são as ferramentas que se destacaram entre as que avaliámos:
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3. Personalize o software
Muitas soluções de automatização de AP oferecem funcionalidades semelhantes e personalizáveis para se adaptarem às necessidades da sua empresa.
Com base no seu processo atual de contas a pagar, configure os fluxos de trabalho, as regras de validação e as hierarquias de aprovação. Configure o software para garantir uma integração perfeita com os seus módulos de contabilidade e outros sistemas ou aplicações.
4. Prepare os seus dados
Antes de migrar para o novo sistema, certifique-se de que os seus dados atuais das faturas estão limpos e corretos. Remova informações duplicadas ou desatualizadas e organize os seus dados num formato normalizado. Isto tornará a transição mais simples e minimizará os problemas relacionados com os dados.
5. Forme a sua equipa
A implementação do processamento automatizado de faturas requer formação adequada e gestão da mudança. Forme a sua equipa de AP e os restantes utilizadores sobre a utilização do novo software. Familiarize-os com os fluxos de trabalho atualizados e esclareça quaisquer preocupações ou dúvidas que possam ter.
6. Realize testes-piloto
Antes de implementar totalmente o sistema, realize testes-piloto com algumas faturas para identificar possíveis problemas ou áreas de melhoria antes de concluir a implementação.
O feedback dos testes-piloto deve ser utilizado para aperfeiçoar o sistema e efetuar os ajustes necessários.
7. Implemente gradualmente
Considere levar a abordagem testada no projeto-piloto um passo mais longe, optando por uma implementação gradual em vez de fazer tudo de uma só vez.
Comece com um subconjunto de fornecedores ou tipos de faturas e expanda gradualmente até abranger todo o processo de contas a pagar. Isto minimizará as perturbações e permitirá um melhor acompanhamento e resolução de problemas.
8. Monitorize e otimize
Depois de implementar o sistema, deve monitorizar continuamente o seu desempenho e recolher o feedback dos utilizadores. Utilize as capacidades de elaboração de relatórios e análise do software para identificar áreas de otimização e melhoria dos processos.
Reveja e atualize regularmente os fluxos de trabalho, as regras e as configurações para se adaptar à evolução das necessidades da empresa.
Fazer bem > fazer depressa
Participei em muitos projetos de automatização da contabilidade — alguns correram bem e outros… nem por isso. Abrandar no início para adotar uma abordagem ponderada pode poupar às equipas imenso tempo mais tarde, evitando reversões e retrabalho.
O que é necessário fazer depois de automatizar o processamento de faturas?
A automatização do processamento de faturas é apenas o primeiro passo para um processo de contas a pagar mais eficiente. Para tirar pleno partido dos benefícios da automatização, é necessário realizar algumas tarefas adicionais:
- Integração de fornecedores: Tem de integrar os seus fornecedores no novo processo e informá-los sobre as alterações.
- Forneça orientações sobre como enviar faturas eletronicamente.
- Responda a quaisquer perguntas ou preocupações que possam ter.
- Colabore com eles — se levantarem preocupações, leve-as a sério.
- Segurança e conformidade: A automatização implica a necessidade de medidas de segurança reforçada e conformidade.
- Garanta que o seu sistema automatizado de processamento de faturas cumpre os regulamentos do setor e os requisitos de proteção de dados.
- Implemente protocolos de segurança robustos para proteger informações financeiras sensíveis e impedir o acesso não autorizado.
- Integração com outros sistemas: O processamento de faturas é apenas uma parte do ecossistema financeiro mais amplo. Para maximizar a eficiência, terá de integrar o seu sistema automatizado de processamento de faturas com outros sistemas relevantes, como os de aprovisionamento, gestão de inventário e processamento de pagamentos, para permitir um fluxo de dados contínuo e eliminar a introdução manual de dados entre diferentes sistemas.
- Melhoria contínua: A automatização não é um esforço pontual. Exige monitorização, avaliação e melhoria contínuas.
- Analise regularmente as métricas de desempenho e identifique estrangulamentos ou ineficiências.
- Atribua a um membro da sua equipa tecnológica a responsabilidade pela automatização e melhoria dos processos, para que tenha sempre alguém a quem recorrer.
- Faça os ajustes necessários para otimizar o processo.
- Incentive o feedback dos utilizadores e implemente as sugestões.
Quando configurar a automatização de faturas
Saber qual é o momento certo para implementar a automatização de AP na sua empresa é fundamental. Eis alguns indicadores que sugerem que chegou o momento:
- Grande volume de faturas: O processamento manual pode consumir muito tempo se a sua empresa processar regularmente um grande volume de faturas. Automatizar o processo pode reduzir significativamente o tempo de processamento e libertar os seus recursos para tarefas que acrescentam mais valor.
- Erros ou discrepâncias frequentes: Se encontrar frequentemente erros humanos ou discrepâncias no processamento manual de faturas, a solução é simples: elimine (a maior parte) do elemento humano. As capacidades de validação e verificação dos sistemas automatizados garantem a precisão e a conformidade, minimizando os erros que podem originar potenciais riscos financeiros.
- Falta de visibilidade e de relatórios: O processamento manual de faturas reduz frequentemente a visibilidade e a capacidade de elaborar relatórios atempados. A automatização do acompanhamento de despesas e do estado das faturas facilita a identificação de estrangulamentos ou a análise dos ciclos de pagamento. Os sistemas automatizados fornecem informações e análises em tempo real, permitindo uma melhor gestão financeira e tomada de decisões.
- Obstáculos ao crescimento e à escalabilidade: O processamento manual de pagamentos torna-se cada vez menos eficiente, dificultando a expansão da sua empresa. Os sistemas automatizados foram concebidos para processar um volume crescente de faturas sem comprometer a precisão ou a rapidez. Também se podem adaptar às necessidades empresariais em mudança e acomodar novos fornecedores ou tipos de faturas.
Se alguma destas situações lhe parece familiar, é provável que precise de automatizar as faturas.
Que empresas devem configurar a automatização de faturas?
A automatização de faturas não se limita a empresas de uma determinada dimensão. Eis como as pequenas empresas e as grandes organizações com estruturas contabilísticas complexas podem beneficiar da implementação da automatização de faturas:
- Pequenas empresas: Se a sua pequena empresa tiver recursos limitados e depender fortemente de processos manuais, implementar a automatização de faturas está ao seu alcance e é frequentemente ainda mais acessível do que os seus processos atuais. Muitos fornecedores oferecem automatização de AP através de um modelo baseado na nuvem de Software como Serviço (SaaS), poupando tempo e capital inicial à sua pequena empresa.
- Empresas de média dimensão: As empresas de média dimensão enfrentam desafios semelhantes aos das pequenas empresas, mas numa escala maior. Processam um maior volume de faturas de fornecedores e têm fluxos de trabalho e hierarquias de aprovação mais complexos. Se esta descrição se aplica à sua empresa, automatizar o processamento de faturas pode melhorar significativamente a eficiência, reduzir custos e melhorar o fluxo de caixa e a gestão financeira.
- Grandes empresas: Se trabalha num departamento de contas a pagar de uma grande empresa e recebe um grande volume de faturas, o processamento manual pode parecer quase impossível de gerir de forma eficiente. O processamento automatizado de faturas proporciona a escalabilidade e a flexibilidade necessárias para garantir consistência, precisão e conformidade em vários departamentos e locais.
Independentemente da dimensão da sua empresa, a automatização de faturas pode trazer benefícios significativos ao seu processo de contas a pagar.
Por exemplo, um relatório de referência sobre a eficiência das contas a pagar elaborado pelo Institute of Finance and Management (IOFM) mostra que a automatização reduz significativamente o custo médio do processamento de faturas, independentemente do volume.
6 benefícios da faturação automatizada
Acredite em quem já trabalhou nas contas a pagar e supervisionou equipas: o processamento automatizado de faturas reduz a carga de trabalho de todos através de uma vasta gama de benefícios empresariais. Eis apenas seis vantagens importantes:
- Mais tempo e redução de custos: Com a automatização das contas a pagar, o esforço e o tempo de processamento são reduzidos, e o processo de aprovação é simplificado de forma geral, libertando tempo para tarefas de maior importância.
- Maior precisão e conformidade: Os sistemas automatizados utilizam a validação e a verificação de dados para garantir a precisão e a conformidade com as políticas da empresa e os regulamentos do setor, reduzindo o risco de erros financeiros e penalizações.
- Ciclos de aprovação e pagamento mais rápidos: A automatização elimina a necessidade de documentação física e do encaminhamento manual de faturas, acelerando o processo de aprovação e garantindo pagamentos atempados aos fornecedores.
- Maior visibilidade e capacidade de elaboração de relatórios: A análise de dados e a visibilidade em tempo real do estado das faturas, dos ciclos de pagamento e do desempenho dos fornecedores permitem uma melhor gestão financeira, previsão e tomada de decisões.
- Melhor colaboração com os fornecedores: A faturação eletrónica melhora a colaboração com os fornecedores ao proporcionar um processo normalizado e simplificado para a submissão, aprovação e pagamento de faturas. Isto reduz o tempo e o esforço necessários para a resolução de litígios e reforça as relações com os fornecedores.
- Escalabilidade e adaptabilidade: Os sistemas automatizados de processamento de faturas ajudam a acompanhar um volume crescente de faturas e a adaptar-se à evolução das necessidades empresariais. Também ajudam a acomodar diferentes tipos de faturas, fluxos de trabalho e hierarquias de aprovação, garantindo consistência e eficiência à medida que a sua empresa inicia a transformação digital e a expansão.
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Desvantagens da implementação do processamento de faturas
Está bem, admito: o processamento automatizado de faturas também pode apresentar alguns desafios potenciais. Eis alguns dos mais comuns:
- Resistência à mudança: Ao introduzir a automatização, pode contar com alguma resistência por parte dos colaboradores que preferem manter o estado atual e não apreciam o trabalho necessário para melhorar os processos empresariais.
Não consigo dizer-lhe quantas vezes vi isto acontecer no local de trabalho, especialmente na contabilidade. Uma gestão eficaz da mudança e uma formação adequada são cruciais para responder a esta resistência e garantir uma transição tranquila.
- Problemas de integração: A integração do sistema automatizado de processamento de faturas com sistemas de contas a pagar de referência (ou ERP) pode ser complexa e, por vezes, estar sujeita a falhas. É necessária uma planificação cuidadosa, coordenação e apoio informático para garantir um fluxo de dados uniforme e a compatibilidade entre os sistemas.
- Fraca adoção por parte dos fornecedores: Conseguir que os fornecedores adiram ao novo processo de faturação eletrónica pode ser difícil. Alguns fornecedores podem ser tão resistentes à mudança como os colaboradores. É essencial comunicar as vantagens aos fornecedores e prestar apoio e orientação durante a transição.
Melhores práticas de automatização de faturas
Tenha paciência comigo por mais uma lista numerada. Afinal, é nesta que pode aprender com os meus erros. Preste atenção a estas áreas e terá uma transição muito mais tranquila para o novo sistema:
- Definir objetivos claros: Defina claramente os objetivos e metas que pretende alcançar com o processamento automatizado de faturas. Isto ajudá-lo-á a manter o foco e a medir o sucesso da implementação.
- Envolver as principais partes interessadas: Envolva as principais partes interessadas de diferentes departamentos, incluindo finanças, TI e aprovisionamento, no processo de tomada de decisão e implementação. Este envolvimento garantirá o apoio e a colaboração necessários em toda a organização.
- Uniformizar os formatos das faturas: Incentive os fornecedores a enviarem faturas em formatos uniformizados para facilitar a extração automatizada de dados, fornecendo orientações claras e dando apoio àqueles que parecem não estar a compreender o processo.
- Rever e atualizar regularmente os fluxos de trabalho: Para se adaptar às necessidades empresariais em constante mudança, reveja e atualize regularmente os fluxos de trabalho, as regras empresariais e as configurações do seu sistema de processamento automatizado de faturas. Estas revisões contribuirão para a otimização e eficiência contínuas.
- Promover formação e apoio contínuos: Disponibilize formação e apoio contínuos à sua equipa de contas a pagar para garantir que se sente confortável e confiante ao utilizar o novo sistema. Não se esqueça de responder a quaisquer perguntas ou preocupações que possam ter e incentive o feedback para promover melhorias.
- Monitorizar as métricas de desempenho: Monitorize regularmente métricas de desempenho como o tempo de processamento, as taxas de erro e os ciclos de aprovação. Estas métricas podem ser utilizadas posteriormente para identificar outras áreas de melhoria, como a gestão do fluxo de caixa.
Independentemente da dimensão, do nicho ou da estrutura da sua empresa, a automação de AP pode transformar todas as suas tarefas manuais morosas e melhorar a visibilidade geral de AP a baixo custo. A chave para tirar partido dos seus benefícios consiste em aprender com quem já o fez e, em seguida, adaptá-la à sua própria empresa.
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