Key Takeaways
Aceitar a mudança: Nós, seres humanos, somos imperfeitos e tendemos a manter situações que não funcionam durante mais tempo do que deveríamos. Reconheça a necessidade de mudança e aproveite os benefícios da atualização.
Planear com antecedência: Prepare a transição definindo objetivos, estabelecendo um calendário e garantindo a compatibilidade dos dados para uma mudança mais simples para um novo software de contabilidade.
Procurar apoio: Contacte o apoio ao cliente, participe em sessões de formação e envolva os membros da equipa para facilitar o processo de mudança de software de contabilidade.
Testar o terreno: Experimente o novo software de contabilidade antes de assumir um compromisso definitivo, para garantir que responde às necessidades da sua empresa e se adequa às suas operações financeiras, assegurando um desempenho ideal.
Abraçar o crescimento: Aproveite a oportunidade para evoluir e simplificar os processos, mudando para um software de contabilidade baseado na nuvem, com maior eficiência e escalabilidade nas operações da sua empresa.
Tentar mudar o seu software de contabilidade pode, por vezes, parecer-se com tentar sair de uma relação complicada. Talvez não esteja a funcionar para si, talvez já tenha ultrapassado as suas capacidades ou talvez precise de atualizar para um software de contabilidade na nuvem. Mas dar o salto para algo novo parece simplesmente tão… difícil.
Bem, estou aqui para lhe mostrar exatamente como mudar de pacote de software de contabilidade de uma forma que torne o processo tão simples quanto possível.
Antes de mudar: o trabalho de preparação
Já sabe que precisa de fazer uma mudança. Mas antes de avançar para o primeiro fornecedor de software novo que aparece nos resultados da pesquisa, precisa de preparar o terreno para a transição.
Eis o trabalho de preparação que precisa de fazer para realizar a mudança sem problemas:
1. Identifique os seus problemas
Há uma razão para estar a pesquisar como mudar para um novo sistema de contabilidade. Talvez alguns aspetos do seu sistema atual não estejam a funcionar como deveriam, talvez existam funcionalidades de que precisa mas que não estão disponíveis, o apoio seja insuficiente ou existam qualquer número de outras razões.
O primeiro passo fundamental é identificar e quantificar estes problemas com o máximo de detalhe possível. Não faça uma lista vaga; seja objetivo e específico.
Mau exemplo: Capacidades de elaboração de relatórios insuficientes
Bom exemplo: Não é possível criar um relatório personalizado que gere automaticamente as principais métricas de KPI para os relatórios trimestrais destinados à administração
Também vale a pena pesquisar novas funcionalidades que estejam a tornar-se mais comuns e que talvez ainda não tenha utilizado, como ferramentas de automatização que podem ajudar a simplificar os processos de contas a pagar e contas a receber. Algumas estão disponíveis online, enquanto outras são instaladas localmente.
2. Discuta com as partes interessadas
Mudar o software de contabilidade não afeta apenas a equipa financeira. É provável que existam várias partes interessadas na empresa que irão sentir algumas alterações como resultado da mudança, sendo importante recolher os seus contributos.
Podem ser utilizadores de outros departamentos que gerem os dados introduzidos no software de contabilidade atual, líderes seniores que interpretam os relatórios gerados pelo software ou equipas de FP&A que utilizam os dados contabilísticos como base para formularem as suas previsões.
Depois de identificar quem são estes utilizadores, discuta com eles a possível mudança e procure obter contributos sobre o que gostariam de ver numa nova solução de software.
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3. Pesquise alternativas
Com uma lista detalhada de todos os problemas que precisa de resolver e das pessoas que precisa de manter satisfeitas, está na altura de começar a pesquisar alternativas. Existem muitos guias sobre o melhor software de contabilidade disponível online, que será quase certamente o ponto de partida da sua pesquisa.
Opções a considerar
A nossa equipa avaliou as opções disponíveis no mercado e estas destacaram-se como as melhores ferramentas de contabilidade:
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- 8. Reckon One
Mas não tem de ficar por aí.
Uma das melhores fontes de informação são os utilizadores atuais. Podem ser antigos colegas, contactos do LinkedIn ou membros de grupos do Slack do setor dos quais faça parte. É muito provável que existam outras pessoas que tenham enfrentado os mesmos problemas.
Descubra o que fizeram e veja se o software de contabilidade que selecionaram poderá ser adequado para si.
4. Verifique as capacidades de integração
Depois de reduzir a lista a um grupo restrito de concorrentes, verifique as capacidades de integração com o restante da sua infraestrutura tecnológica existente. Isto não só lhe dará as melhores hipóteses de sucesso com o novo software a longo prazo, como também tornará o processo de migração de dados muito mais simples.
Idealmente, deve evitar ter de transferir tudo através de ficheiros CSV, uma vez que isso tornará mais difícil acompanhar o progresso e aumentará o risco de erro humano.
Certifique-se de que verifica não só a forma como a integração funciona para dados novos, mas também a forma como os diferentes fornecedores de software de contabilidade lidam com os dados históricos.
5. Planeie o seu cronograma
Agora que decidiu qual é o novo software de contabilidade empresarial para o qual vai mudar, precisa de criar um cronograma detalhado para a transição. Este deverá apresentar as várias etapas envolvidas no processo (mais informações abaixo) e o tempo aproximado que cada etapa demorará.
Este será um bom momento para voltar a contactar as partes interessadas identificadas anteriormente, para que estejam a par da mudança e possam começar a fazer os preparativos necessários.
Defina uma data-limite
Definir uma data-limite específica para a mudança manterá o projeto no rumo certo e garantirá que todos estão alinhados. Uma data de mudança vaga conduzirá inevitavelmente ao adiamento contínuo da implementação, provocando entretanto confusão e ineficiência constantes.
Todos os sistemas estão prontos: mudar de software
Chegou o momento de fazer a mudança.
A ideia principal é evitar potenciais problemas antes que surjam. Não espere que a situação se complique. Em vez disso, adote uma abordagem metódica e bem ponderada para a transição, de modo a garantir que o processo decorre sem problemas e que todos se mantêm informados.
1. Selecione os dados para a migração
O primeiro passo para concluir a transição consiste em selecionar os dados que pretende migrar. A resposta predefinida poderá ser transferir absolutamente tudo o que está armazenado na sua base de dados atual, o que é aceitável se todos os dados forem utilizáveis e estiverem em conformidade com os regulamentos relativos a dados.
No entanto, mudar de software de contabilidade constitui uma boa oportunidade para rever as suas práticas de tratamento de dados.
- Existem dados que está a armazenar e de que não precisa?
- Existem categorias de dados de baixa qualidade que devam ser removidas?
Tenha em consideração os requisitos regulamentares relativos ao armazenamento de dados, para garantir que não elimina informações que é legalmente obrigado a conservar.
2. Transfira e teste os seus dados
Com o seu conjunto de dados atual organizado e normalizado para o novo software, chegou o momento de efetuar a transferência. O seu novo fornecedor deverá conseguir ajudar neste processo, que será diferente consoante o sistema novo e o antigo que estiver a utilizar.
Em alguns casos, poderá ser possível ligar diretamente as fontes de dados através de APIs; caso contrário, é provável que tenha de exportar os dados para uma folha de cálculo do Excel e, em seguida, importar os dados para o novo sistema.
Após a conclusão da transferência, é realmente importante executar relatórios de teste para verificar se a transferência foi concluída corretamente. Por exemplo, poderá querer selecionar algumas tarefas importantes, executá-las no software antigo e, em seguida, executá-las novamente no novo sistema, para confirmar que os resultados correspondem ao esperado.
3. Forme os utilizadores no novo software
Agora que sabe que o sistema está a funcionar corretamente, pode começar a implementação. Deverá existir um processo de formação abrangente que permita à sua equipa familiarizar-se com o novo software.
Não tente apressar esta etapa. Deve disponibilizar tempo suficiente para que todos se sintam confortáveis com o novo sistema antes de esperar que o utilizem em contexto real. Dedicar tempo adicional no início poupará muitas dores de cabeça no futuro.
Parte deste processo de formação deve incluir o acesso contínuo a uma equipa de apoio ao cliente, seja internamente ou através do próprio fornecedor. Isto garante que os utilizadores podem continuar a solicitar apoio depois de concluírem a formação inicial.
4. Execute ambos os sistemas em paralelo
Por último, não se apresse a desligar o sistema atual. É certo que surgirão alguns problemas iniciais ao mudar de software de contabilidade, pelo que manter o software antigo ativo pode garantir a existência de uma solução de reserva.
Durante todo o processo de mudança, certifique-se de que tira partido da relação com o seu novo fornecedor para tornar a transição tão simples quanto possível. É do interesse do fornecedor que tudo corra bem e, embora possa fazer este tipo de mudança apenas uma vez, ele passa por este processo regularmente.
Deve definir uma data-limite para o software antigo. Quando finalmente encerrar o serviço antigo, certifique-se de que cria uma cópia de segurança arquivada das personalizações dessa ferramenta, caso algum dia precise de voltar a utilizá-la.
Erros comuns na migração de software de contabilidade
É claro que a melhor aprendizagem vem de cometer erros, mas, idealmente, pode simplesmente aprender com os erros de outra pessoa. Reuni alguns dos erros mais comuns na migração de software de contabilidade, com base no contributo de especialistas da área.
Pagar Mais do que o Necessário
Com tecnologias como as APIs, não há necessariamente necessidade de pagar o preço máximo por uma solução de software que tenha todas as funcionalidades disponíveis de forma nativa.
Um grande número de softwares de contabilidade tem agora APIs e aplicações de suporte que, por vezes, as empresas não consideram ao avaliar um novo fornecedor.
Isto pode fazer com que as empresas paguem demasiado por software com “todas as funcionalidades possíveis,” uma vez que elaboram uma lista enorme de requisitos, quando algumas destas funcionalidades podem ser melhor asseguradas por um fornecedor especializado externo ao software de contabilidade principal.
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Falta de Continuidade nos Princípios Contabilísticos
Do ponto de vista contabilístico, não se trata apenas de transferir os dados corretos, mas também de garantir a continuidade da forma como esses dados são categorizados no novo sistema.
Analise cuidadosamente o seu plano de contas e os princípios contabilísticos antes de migrar, para evitar erros de princípio que possam distorcer os seus relatórios financeiros.
Ao mudar de software de contabilidade, um erro crítico consiste em não mapear corretamente os seus dados para os alinhar com a estrutura do novo sistema. Os erros de princípio ocorrem quando as transações são classificadas ou tratadas incorretamente ao abrigo dos \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/accounting/gaap/\u0022\u003eGAAP\u003c/a\u003e. Por exemplo, classificar incorretamente despesas, aplicar de forma inadequada as regras de reconhecimento de rédito ou declarar incorretamente acréscimos. Estes erros técnicos podem acumular-se e distorcer \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/accounting/preparing-financial-statements/\u0022\u003eas suas demonstrações financeiras\u003c/a\u003e.
Para evitar esta situação, analise cuidadosamente as \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/accounting/features-of-accounting-software/\u0022\u003efuncionalidades\u003c/a\u003e do novo software e consulte o seu contabilista para garantir que a configuração reproduz os seus registos atuais. Investir antecipadamente num planeamento e numa execução adequados evita problemas mais tarde em matéria de conformidade e de tomada de decisões com base em números incorretos.
Escolher um Parceiro de Implementação Apenas pelo Preço
Para empresas de maior dimensão, é prática comum recorrer a um especialista externo para ajudar a implementar uma nova solução de contabilidade. Se a sua empresa for suficientemente grande para justificar esta opção, os especialistas alertam para a necessidade de ter cuidado na escolha do parceiro.
As empresas que escolhem o parceiro mais barato têm uma experiência de implementação insatisfatória e acabam por gastar mais dinheiro a corrigir os problemas da primeira implementação ou nunca chegam a utilizar o novo software.
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