Escolher o software de contabilidade certo pode ser um desafio. No geral, é uma decisão estratégica que pode impulsionar o sucesso da sua equipa.
Com a solução ideal, pode aumentar o ROI, garantir a precisão e manter a conformidade. Mas, se escolher mal, arrisca-se a enfrentar ineficiências e erros que prejudicam a produtividade e a saúde financeira da sua empresa.
Se está à procura de software de contabilidade, mas não sabe bem por onde começar, este guia é para si. Foi concebido para CFOs e líderes financeiros que procuram selecionar software alinhado com os seus objetivos e capaz de ultrapassar desafios. Veja como pode fazê-lo.
9 aspetos a considerar ao escolher software de contabilidade
Ao procurar novo software de contabilidade, é importante começar por avaliar cada opção, concentrando-se nos principais fatores que estão alinhados com as necessidades e os objetivos da sua empresa. Considere estes aspetos para garantir que escolhe a ferramenta certa para a sua equipa:
1. Flexibilidade do plano
A flexibilidade do plano permite-lhe ajustar a subscrição do software à medida que a sua empresa cresce ou muda. Isto é vantajoso para empresas de todas as dimensões, mas especialmente para empresas emergentes, proprietários de pequenas empresas e trabalhadores independentes (saiba mais sobre os benefícios do software de contabilidade para trabalhadores independentes aqui).
O melhor software de contabilidade permite-lhe aumentar ou reduzir facilmente o plano sem penalizações no fluxo de caixa. Além disso, não se esqueça de perguntar aos fornecedores quais são as condições contratuais e como lidam com alterações à sua subscrição.
2. Acesso aos dados e relatórios
O acesso aos dados e os relatórios são essenciais para tomar decisões informadas. Enquanto CFO, precisa de um sistema de contabilidade que forneça dados em tempo real e relatórios personalizáveis para o reporte financeiro.
Verifique se o software permite exportar dados em vários formatos. Além disso, certifique-se de perguntar se suporta painéis e que funcionalidades de elaboração de relatórios estão disponíveis. Isto não só facilitará as tarefas de FP&A, como também a contabilidade normal e a gestão de projetos.
3. Integração com a sua infraestrutura tecnológica
A integração com a infraestrutura tecnológica existente garante operações sem interrupções. O seu software de contabilidade deve ligar-se a outras ferramentas, como sistemas de CRM, contas a pagar e a receber ou soluções de processamento salarial. Isto poupa tempo e reduz os erros.
Verifique sempre se o software dispõe de APIs ou integrações pré-construídas. Se estiver a testar o software através de uma demonstração, verifique como poderia ligá-lo às ferramentas que já utiliza, para evitar complicações mais tarde.
4. Integração inicial e suporte
A integração inicial e o apoio ao cliente podem determinar o sucesso ou o fracasso da sua experiência com um novo software. Quando um fornecedor oferece uma boa assistência na integração inicial, ajuda a sua equipa a familiarizar-se rapidamente com o sistema.
Procure fornecedores que disponibilizem recursos de formação e suporte ágil, e informe-se sobre os respetivos horários e canais de suporte através da página de contacto.
5. Permissões baseadas em funções
As permissões baseadas em funções controlam quem pode aceder a quê dentro da solução de software. Isto é importante para manter a segurança e a privacidade, especialmente no que diz respeito a dados financeiros e contas bancárias pessoais.
Certifique-se de que o software permite atribuir funções e definir permissões facilmente. Ao falar com um representante, pergunte quão granulares são estes controlos e como podem ser alterados para melhor se adequarem às necessidades da sua empresa.
6. Conformidade específica do setor
A conformidade específica do setor garante que o seu software cumpre as normas legais e regulamentares. Isto é essencial para evitar multas e manter a confiança. Verifique se o software suporta as normas de conformidade relevantes para o seu setor, especialmente se trabalhar em áreas mais regulamentadas, como os cuidados de saúde ou as finanças.
7. Opções de personalização
As opções de personalização permitem adaptar o software às necessidades da sua empresa. Isto pode melhorar a eficiência e a satisfação dos utilizadores. Por exemplo, se trabalhar no comércio a retalho, poderá precisar de um software de contabilidade que também ofereça gestão e acompanhamento de inventário.
Procure software que lhe permita personalizar campos, fluxos de trabalho e interfaces. Tenha em conta que a personalização pode implicar custos adicionais. Pergunte sempre antecipadamente sobre as opções de personalização e os custos por número de utilizadores durante a consulta inicial com um fornecedor.
8. Funcionalidades de automatização
As funcionalidades de automatização podem poupar tempo à sua equipa ao reduzirem as tarefas contabilísticas manuais. Procure software que automatize processos repetitivos, como a faturação, o acompanhamento de despesas ou a introdução manual de dados. Isto permite que a sua equipa se concentre em tarefas mais estratégicas para ajudar a melhorar as operações da empresa.
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9. Suporte móvel ou para várias localizações
O suporte móvel ou para várias localizações é importante se a sua equipa trabalhar remotamente ou em diferentes instalações. Certifique-se de que o software tem uma aplicação móvel ou uma ligação à Internet que funcione bem em vários dispositivos, para ajudar a manter a sua equipa ligada e produtiva.
Além disso, considere analisar as limitações e as funcionalidades de acessibilidade ao testar a solução de contabilidade escolhida.
Como escolher um software de contabilidade: um modelo de 5 passos
Escolher o software de contabilidade empresarial adequado envolve mais do que comparar funcionalidades contabilísticas básicas — também é necessário alinhar o software com os objetivos da empresa e as necessidades da equipa.
Siga este guia passo a passo ao escolher o seu próximo software de contabilidade, para encontrar a solução ideal que corresponda a todas as suas necessidades:
Passo 1: Identifique as suas necessidades
Não pode escolher uma solução sem saber o que precisa que ela faça. Quer se trate de preparar impostos, gerir informação financeira ou simplesmente facilitar a utilização, comece por definir os requisitos da sua equipa para orientar a procura de software de contabilidade:
Recolha de contributos das partes interessadas
Envolva desde cedo as principais partes interessadas, como as equipas financeira, de RH, de TI e a direção, uma vez que cada departamento terá perspetivas e necessidades contabilísticas diferentes.
Considere organizar reuniões ou enviar inquéritos para recolher os seus contributos, perguntando sobre os desafios atuais e as melhorias pretendidas. Desta forma, pode garantir que o software satisfaz as necessidades específicas de todos.
Listar e priorizar os pontos problemáticos
Em seguida, identifique quaisquer problemas de funcionalidade do seu sistema atual. Faça uma lista dos pontos problemáticos ou obstáculos que a sua equipa enfrenta, como a manutenção dos registos financeiros, o cumprimento das obrigações fiscais e o controlo do tempo. Depois, atribua-lhes prioridades com base no impacto que têm nas suas operações e nas finanças da empresa.
Concentre-se em encontrar uma solução que ajude a resolver primeiro os principais pontos problemáticos, de modo a melhorar a eficiência e a satisfação.
Alinhar com as políticas e os objetivos
É igualmente importante garantir que o software está alinhado com as suas políticas e objetivos internos. Tenha em consideração as preferências dos fornecedores, os protocolos de segurança e os requisitos regulamentares. Isto inclui garantir a segurança dos dados e o cumprimento das normas do setor nas suas demonstrações financeiras.
Distinguir entre funcionalidades indispensáveis e desejáveis
Ao analisar software de contabilidade, separe sempre as funcionalidades contabilísticas essenciais das opcionais.
As funcionalidades indispensáveis são aquelas que respondem aos seus principais pontos problemáticos e às necessidades de conformidade, enquanto as funcionalidades desejáveis acrescentam valor, mas não são essenciais. Isto ajuda-o a concentrar-se primeiro no software que satisfaz as necessidades fundamentais, evitando simultaneamente o alargamento descontrolado do âmbito.
Faça estas perguntas:
- Quais são as reclamações ou obstáculos que surgem com mais frequência?
- Que necessidades não estão a ser satisfeitas atualmente?
- Que funcionalidades resolveriam os seus 3 principais pontos problemáticos?
- Que ROI espera obter com este investimento?
- Até que ponto o software está alinhado com os nossos protocolos de segurança?
Passo 2: Pesquisar fornecedores de software de contabilidade
Depois de recolher as opiniões da equipa, deverá pesquisar e comparar fornecedores de software de contabilidade para encontrar a opção mais adequada às suas necessidades.
Tenha em mente que existem vários tipos de software de contabilidade. Eis como pode reduzir as suas opções e manter-se dentro do orçamento:
Realizar pesquisas sobre fornecedores
Comece por realizar pesquisas gerais utilizando sites de avaliações, classificações e estudos de caso. Estes recursos fornecem informações sobre a reputação dos fornecedores e as experiências dos utilizadores. Procure padrões nas avaliações para identificar elogios ou reclamações comuns e criar uma lista restrita de fornecedores que valha a pena analisar mais detalhadamente.
Comparar ferramentas
Compare as ferramentas com base nas necessidades da sua empresa, como a dimensão, a escalabilidade e as capacidades de integração. Também vale a pena considerar se precisa de uma solução para subcontratação ou se prefere um modelo interno, especialmente se estiver a procurar software de contabilidade para pequenas empresas (leia aqui sobre as vantagens do software de contabilidade para empresas em fase de arranque).
A partir daí, procure software compatível com a sua infraestrutura tecnológica existente e fácil de utilizar. Isto garante uma integração simples e uma perturbação mínima.
Identificar os principais elementos diferenciadores
Identifique os elementos que distinguem cada fornecedor. Concentre-se em aspetos como o apoio à implementação, a experiência do utilizador e a flexibilidade para casos de utilização específicos. Por exemplo, alguns fornecedores, como a QuickBooks Online e a FreshBooks, oferecem apoio personalizado ou funcionalidades únicas. Conhecer estes elementos diferenciadores ajuda-o a tomar uma decisão mais intuitiva e informada.
Documentar as conclusões
Documente as conclusões da sua pesquisa para facilitar a comparação. Crie uma folha de cálculo para acompanhar as funcionalidades, os preços e as vantagens e desvantagens de cada fornecedor. Com esta abordagem organizada, pode simplificar o processo de tomada de decisão. Também ajuda a apresentar as suas conclusões às partes interessadas.
Faça estas perguntas:
- O que faz melhor cada ferramenta?
- É adequada à dimensão da sua equipa, ao seu orçamento e à sua infraestrutura tecnológica?
- Que apoio e documentação estão disponíveis?
- Até que ponto o software é flexível para casos de utilização específicos?
- Quais são os elogios ou as reclamações mais comuns dos utilizadores?
Principais softwares de contabilidade a considerar
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Passo 3: Crie uma lista restrita de softwares de contabilidade e entre em contacto
Em seguida, deverá reduzir as opções de fornecedores e começar a conversar com potenciais parceiros. Eis como:
Selecionar os fornecedores
Selecione 2-4 fornecedores com base na sua pesquisa anterior. Concentre-se nos que melhor correspondem às suas necessidades e prioridades. Considere fatores como funcionalidades, preços e opiniões dos utilizadores durante o processo de avaliação. Isto ajudará a concentrar os seus esforços nas opções mais promissoras.
Enviar um RFI ou RFP
Envie um Pedido de Informação (RFI) ou um Pedido de Proposta (RFP) de software de contabilidade para recolher informações detalhadas. Este processo formal ajuda a compreender as ofertas e a abordagem de cada fornecedor, sendo especialmente útil para necessidades complexas ou equipas grandes. Utilize-o para esclarecer quaisquer dúvidas ou preocupações.
Agendar demonstrações
Agende demonstrações com os fornecedores de software de contabilidade que selecionou. Coloque perguntas específicas relacionadas com integrações, opções adicionais, segurança, entre outros aspetos. Pode também aproveitar esta oportunidade para ver o software em ação e avaliar a sua facilidade de utilização.
Prepare perguntas sobre funcionalidades ou cenários específicos relevantes para a sua equipa. Isto ajuda a avaliar até que ponto o software satisfaz as suas necessidades.
Utilizar critérios de avaliação consistentes
Aplique critérios de avaliação consistentes a todos os fornecedores. Crie uma lista de verificação ou uma grelha de avaliação para classificar cada opção com base em fatores essenciais, garantindo uma comparação justa. Tenha sempre presentes as prioridades da sua equipa ao longo deste processo.
Coloque estas perguntas:
- Pode explicar-me um caso real de um cliente semelhante ao nosso?
- Que recursos de suporte ou integração disponibilizam?
- Que funcionalidades exigem uma atualização?
- Como é que o vosso software gere a migração de dados?
- Qual é o prazo habitual de implementação?
Passo 4: Elabore o caso de negócio
Agora, é altura de transformar a sua pesquisa sobre os fornecedores num caso de negócio que a sua equipa de liderança compreenda e apoie:
Resumir os problemas
Resuma os problemas enfrentados pela sua equipa e os resultados que espera obter com o novo software. Saliente de que forma o software resolverá problemas específicos e melhorará as operações. Utilize listas com marcadores para enumerar os problemas e os benefícios esperados. Isto ajuda a demonstrar claramente o valor do investimento.
Apresentar estimativas de custos
Recolha e apresente estimativas básicas de custos e prazos de implementação. Utilize as propostas dos fornecedores e a sua pesquisa para fornecer valores exatos. Considere tanto os custos iniciais como as despesas contínuas e consulte os preços do software de contabilidade para obter uma visão mais detalhada. Em seguida, apresente estes dados de forma simples, por exemplo, numa tabela ou num gráfico, para facilitar a consulta.
Expor o ROI e os riscos
Exponha o ROI, os ganhos de eficiência e os riscos de não fazer nada, para reforçar claramente os seus argumentos. Explique de que forma o software poupará tempo, simplificará processos, reduzirá erros ou aumentará a produtividade.
Além disso, lembre-se de destacar os benefícios financeiros e operacionais, bem como as potenciais desvantagens de não implementar o software, como a continuidade das ineficiências ou os riscos de conformidade.
Faça estas perguntas:
- Que problema empresarial irá resolver?
- Quais são os riscos de não fazer nada?
- Quais são as vantagens financeiras e operacionais?
- Quando podemos esperar obter um ROI?
- Quais são os custos totais e os prazos estimados?
Passo 5: Implemente o seu software de contabilidade e integre os seus utilizadores
Assim que obtiver a aprovação, pode começar a planear um processo de integração simples. Eis algumas sugestões para ajudar a garantir o sucesso:
Comunicar o plano de implementação
Comunique claramente o plano de implementação a todos os utilizadores. Partilhe os prazos, os principais marcos e aquilo que cada membro da equipa tem de fazer através de e-mails, reuniões ou plataformas internas. Também é importante manter canais de comunicação abertos para garantir que todos compreendem o processo e as restantes expectativas.
Designar responsáveis internos
Designe responsáveis internos e pessoas de contacto para a implementação. Estas pessoas tratarão das questões e coordenarão os trabalhos com o fornecedor. Escolha pessoas familiarizadas com o software e capazes de resolver problemas, de modo a garantir uma transição mais simples e a fornecer apoio aos utilizadores.
Garantir a formação e a adoção
Garanta que a sua equipa conclui a formação e adota a ferramenta de forma consistente. Agende sessões de formação e disponibilize acesso a recursos como webinars ou guias.
Também deve incentivar reuniões regulares de acompanhamento para esclarecer dúvidas e monitorizar o progresso. Lembre-se de que a utilização consistente da ferramenta ajuda a aumentar a eficiência e a satisfação dos utilizadores finais.
Criar ciclos de feedback
Crie ciclos de feedback durante a implementação, incluindo recursos do fornecedor. A maioria dos novos softwares implica uma curva de aprendizagem. Incentive os utilizadores a partilhar as suas experiências e quaisquer problemas com que se deparem e, em seguida, utilize este feedback para fazer ajustes e melhorar o processo.
Além disso, colabore com o fornecedor para resolver problemas técnicos ou otimizar funcionalidades para casos de utilização mais adequados.
Faça estas perguntas:
- Qual é o plano de gestão da mudança?
- Quem é responsável pela implementação?
- Como irá acompanhar o sucesso inicial?
- Que recursos de formação estão disponíveis?
- Como irá recolher o feedback dos utilizadores?
O que se segue:
Se está a pesquisar software de contabilidade, contacte gratuitamente um consultor da SoftwareSelect para obter recomendações.
Preenche um formulário e tem uma breve conversa na qual são analisadas em detalhe as suas necessidades. Depois, receberá uma lista restrita de softwares para analisar. Também terá apoio durante todo o processo de compra, incluindo as negociações de preços.
