Com tantos tipos de software de contabilidade disponíveis, é perfeitamente natural sentir-se um pouco confuso. Talvez precise de um programa mais adequado às operações padrão de uma pequena empresa ou, quem sabe, de um programa ideal para empresas com grandes planos de crescimento.
Após anos a testar software em todo o tipo de setores, aprendi que a melhor escolha não depende apenas das funcionalidades — trata-se de encontrar algo que seja adequado ao seu nível de conforto, aos seus objetivos e à forma como gosta de gerir a sua empresa.
Eis o que precisa de saber para ultrapassar o discurso de marketing & escolher a ferramenta adequada às suas competências técnicas, aos seus objetivos empresariais e aos seus métodos de operação preferidos.
Compreender o software de contabilidade
O software de contabilidade refere-se a qualquer tipo de ferramenta que possa ser utilizada para acompanhar as atividades financeiras de uma empresa e gerir os seus livros contabilísticos.
As funcionalidades concretas podem variar, mas, geralmente, estes programas:
- São concebidos especificamente para funções de contabilidade empresarial
- Oferecem opções básicas de razão geral, contas a receber e gestão de contas a pagar
- Podem gerir aspetos como a gestão de inventário, a definição de preços, a faturação e as cobranças
- Oferecem opções para gerar modelos de relatórios financeiros
- Podem cumprir várias regras contabilísticas e regulamentações, como os GAAP e as IFRS
- Podem ajudar na preparação de impostos, por exemplo, compilando informações a declarar nos formulários fiscais
- Podem automatizar tarefas contabilísticas, como o processamento salarial e a faturação
Antes de comprar uma ferramenta, é importante saber o que é considerado software de contabilidade. Algumas empresas podem utilizar outras ferramentas de introdução de dados para fins contabilísticos, como o Microsoft Excel ou o Google Sheets.
Embora seja verdade que uma empresa recém-criada, ou uma empresa que tenha sempre operações limitadas, pode utilizar folhas de cálculo para acompanhar os fluxos de caixa, estes produtos não são tecnicamente considerados software de contabilidade.
Tipos de software de contabilidade
Nem todos os programas se concentram nas mesmas áreas. Antes de iniciar o processo de seleção, determine o tipo de software de contabilidade mais adequado à sua empresa, por exemplo:
Software de contabilidade geral
O software de contabilidade geral é a opção mais básica disponível e destina-se a abranger as necessidades da maioria das empresas comuns. Algumas dessas necessidades incluem:
- Acompanhamento de receitas e despesas, incluindo contas a receber e a pagar
- Opções básicas de elaboração de relatórios, incluindo demonstrações financeiras e ferramentas analíticas
- Gestão de tesouraria, incluindo saldos de contas bancárias, reconciliação bancária, fluxos de caixa, cartões de crédito e moedas
- Gestão de inventário e acompanhamento de preços
- Gestão de transações
- Verificadores de erros para garantir que os números estão equilibrados e corretos
O software de contabilidade geral está geralmente disponível em duas formas: baseado na nuvem e instalado localmente. Eis uma explicação de cada opção:
Verifique todos os requisitos
Se procura uma ferramenta simples e fiável para gerir as finanças do dia a dia, o software de contabilidade geral é um excelente ponto de partida. No entanto, estes programas são muitas vezes considerados soluções universais. Ao fazer a sua seleção, analise cuidadosamente os pontos fortes de cada programa, como o orçamento e a previsão financeira em comparação com a emissão de faturas e a faturação, para garantir que satisfaz as suas necessidades.
Software de contabilidade em linha/baseado na nuvem
O software de contabilidade online requer a aquisição de uma subscrição para ter acesso ao software; em nenhum momento passa a ser proprietário da ferramenta.
Mas, entre as muitas vantagens do software de contabilidade na nuvem, a flexibilidade destaca-se acima de tudo:
- Os colaboradores podem iniciar sessão em inúmeros dispositivos, a partir de qualquer localização
- O armazenamento pode ser expandido e podem ser adicionadas novas licenças conforme necessário, à medida que a empresa cresce
- Podem ser disponibilizadas novas funcionalidades em tempo real, à medida que o fornecedor as adiciona
Embora o investimento inicial seja muito inferior ao do software instalado localmente, o custo total ao longo do tempo será mais elevado, uma vez que também está a pagar pelas atualizações e pela manutenção do fornecedor da ferramenta.
Vantagens:
- Inicie sessão a partir de qualquer lugar.
- Partilhe dados online, de forma segura.
- Aceda a partir de qualquer dispositivo.
- Atualizações do software em tempo real.
Mais indicado para:
- A maioria das empresas — este é o tipo de software de contabilidade mais popular disponível
Exemplos:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Além dos exemplos acima, também reuni as minhas principais escolhas de software de contabilidade online para ajudar a dar uma ideia mais clara das opções disponíveis:
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Software de contabilidade instalado localmente
O software de contabilidade instalado localmente refere-se a ferramentas de contabilidade adquiridas antecipadamente, instaladas em servidores locais e mantidas pelo cliente.
Este tipo de software é menos comum atualmente, uma vez que a maioria das empresas prefere um serviço de software baseado na nuvem. No entanto, se estiver sujeito a restrições impostas pela regulamentação relativa a dados ou necessitar de uma personalização extensa, esta é uma boa opção.
Vantagens:
- Compra única
- Controlo total sobre os dados
- Grande capacidade de personalização
Mais indicado para:
- Grandes empresas com servidores dedicados ou empresas que operam em setores altamente regulamentados (como o médico ou os cuidados de saúde)
*Exemplos:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Todas estas ferramentas têm uma oferta instalada localmente além das suas ofertas mais populares baseadas na nuvem.
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Software de faturação e emissão de faturas
O software de faturação e emissão de faturas automatiza o processo de criação, envio e acompanhamento de faturas relativas a serviços prestados ou produtos vendidos. É considerado um tipo de software de contabilidade porque gere transações financeiras, simplifica o processo de contas a receber e integra-se com outros sistemas financeiros para manter registos exatos.
Mais específico do que a maioria dos softwares de contabilidade, é uma boa ferramenta para empresas que não precisam do conjunto completo de funcionalidades (ou que apenas precisam de apoio adicional na faturação).
Vantagens:
- Automatiza a criação de faturas e os lembretes de pagamento.
- Reduz os erros humanos na faturação.
- Permite acompanhar em tempo real o estado das faturas e os pagamentos.
Mais indicado para:
- Pequenas empresas que apenas precisam de funcionalidades específicas ou empresas de comércio eletrónico que necessitam de ajuda adicional nesta área.
A maioria dos programas de contabilidade disponibiliza funcionalidades de faturação e emissão de faturas; no entanto, estas são algumas das melhores soluções que encontrei, com um maior foco nestas funcionalidades:
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Programas de Contabilidade para Trabalhadores Independentes
Semelhantes aos programas de contabilidade gerais, mas destinados a particulares. Existem muitas vantagens dos programas de contabilidade para trabalhadores independentes, mas estes programas são frequentemente mais simples e, normalmente, não são particularmente adequados para o crescimento ou para uma empresa mais formalizada.
Devido à simplicidade envolvida, normalmente pode utilizar programas de contabilidade gratuitos ou programas de contabilidade para trabalhadores independentes.
Quando Pagar
A maioria dos programas de contabilidade para trabalhadores independentes disponibiliza períodos experimentais e planos gratuitos com funcionalidades contabilísticas básicas. Se decidir começar a contratar pessoas para trabalharem consigo e assumir novos tipos de trabalho, acabará por atingir um limite e terá de mudar para um novo programa ou atualizar para um plano pago.
Programas de Contabilidade para Organizações sem Fins Lucrativos
O setor da contabilidade de organizações sem fins lucrativos e entidades governamentais pode ser extremamente específico, pelo menos do ponto de vista dos processos contabilísticos.
De um modo geral, as organizações sem fins lucrativos (NPOs) utilizam um processo denominado contabilidade de fundos, que é bastante diferente de simplesmente manter um razão geral ou acompanhar o dinheiro numa conta. Por isso, os programas especificamente direcionados para organizações sem fins lucrativos são a melhor escolha.
A Consultoria é Fundamental
A curva de aprendizagem dos processos contabilísticos das organizações sem fins lucrativos pode ser muito mais acentuada do que a de uma empresa privada, pelo que é melhor que alguém da sua equipa tenha formação ou que recorra a um consultor externo.
Encontrar o programa de contabilidade adequado para organizações sem fins lucrativos pode ser complicado, mas apresentamos algumas opções de destaque para ajudar a começar:
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Programas de Contabilidade Empresarial
Os programas de contabilidade empresarial são uma solução abrangente concebida para gerir todas as operações financeiras de uma organização de grande dimensão. Integram vários processos empresariais, como contabilidade, finanças, aprovisionamento, gestão de projetos e recursos humanos, num único sistema.
Vantagens:
- Centralizam dados de vários departamentos.
- Adaptam as funcionalidades às necessidades específicas da empresa.
- Conseguem gerir um grande volume de transações.
- Disponibilizam análises e relatórios financeiros detalhados.
Mais adequados para:
- Adivinhou — grandes empresas. Quer operem num único país ou em todo o mundo, a maioria das empresas que utiliza este tipo de software tem várias localizações e/ou unidades empresariais.
Exemplos:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Software de faturação
O software de faturação destina-se a desempenhar uma única função: gerar, enviar e cobrar dinheiro de faturas.
Se um programa de contabilidade mais abrangente, com funcionalidades detalhadas de faturação, ultrapassar o seu orçamento ou as necessidades da sua empresa, um software de faturação especializado pode ser uma mais-valia.
Por outro lado, para quem tem necessidades de faturação baixas a moderadas, como acompanhar pagamentos online e ordens de compra, investir num programa autónomo em vez de utilizar aquilo que as funcionalidades básicas de contabilidade conseguem fazer é provavelmente um exagero.
Saber em que situação se encontra, a si e à sua empresa, é necessário para escolher a solução certa. Assim que perceber isso, volte a esta lista para iniciar a sua pesquisa.
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Software de contabilidade personalizado
O software de contabilidade personalizado é desenvolvido especificamente para responder aos requisitos únicos da sua empresa. Ao contrário das ferramentas comerciais com funcionalidades predefinidas, é desenvolvido ou altamente personalizado para se adaptar aos seus fluxos de trabalho, normas do setor e sistemas internos.
Este tipo de software é mais indicado para empresas com processos de contabilidade altamente especializados, requisitos únicos de conformidade ou sistemas antigos complexos que não se integram bem com as plataformas convencionais.
É provável que recorra a software de contabilidade personalizado quando:
- Já ultrapassou as suas ferramentas de contabilidade tradicionais e precisa de soluções mais avançadas e escaláveis.
- O seu setor tem normas específicas de conformidade, apresentação de relatórios ou tributação que não são suportadas pelo software de contabilidade geral.
- Pretende integrar estreitamente a contabilidade com ferramentas proprietárias, sistemas ERP ou lógica empresarial personalizada.
- Procura ter controlo total sobre as funções dos utilizadores, o armazenamento de dados e as automatizações dos fluxos de trabalho.
Antes de comprar
Antes de investir em software personalizado, faça uma análise exaustiva de custo-benefício. Embora ofereça uma flexibilidade incomparável, os custos de desenvolvimento e manutenção podem ser significativos — e precisará de recursos internos para o manter a longo prazo.
Benefícios do software de contabilidade
Para qualquer empresa com perspetivas de crescimento ou que simplesmente queira garantir que os registos financeiros estão completos, exatos e organizados, o melhor software de contabilidade é indispensável.
Através da utilização de software de contabilidade, pode:
- Gerir contas a pagar, contas a receber, tesouraria e acompanhamento de inventário com base nas necessidades do setor
- Gerar demonstrações financeiras tanto para a apresentação de relatórios financeiros como para a análise empresarial
- Evitar erros através da reconciliação
- Responder a necessidades empresariais específicas, como a contabilidade de fundos para ONG
- Poupar tempo através da automatização, por exemplo, gerando faturas ou organizando o processamento salarial
- Expandir as atividades empresariais de forma rápida e simples, com a opção de utilizar plataformas baseadas na nuvem
Além disso, os produtos de software especializados (como CRM de contabilidade e software ERP de contabilidade) podem concentrar-se em necessidades específicas essenciais que as empresas possam ter, como um processamento salarial robusto e a gestão de faturas, sem incluir soluções de contabilidade abrangentes nem o consequente aumento de preço — uma vantagem para qualquer empresa.
Principais funcionalidades do software de contabilidade
Nem todos os tipos de soluções de software de contabilidade são iguais, mas a maioria oferece as mesmas funções básicas — até certo ponto.
Eis tudo o que é provável encontrar:
- Gestão de Registos e Relatórios
- Análise Financeira
- Declaração Automatizada de Impostos
- Faturação e Emissão de Faturas
- Gestão de Folhas de Pagamento
Gestão de Registos e Relatórios
A gestão de registos e relatórios pode ser uma parte importante das operações de contabilidade e é bastante comum no software de contabilidade.
Qualquer boa opção de software garantirá uma manutenção de registos organizada e precisa, bem como a capacidade de gerar relatórios empresariais padrão, tais como extratos de faturas e balanços. No entanto, o grau de personalização dos relatórios pode variar de um software para outro.
Análise Financeira e Tomada de Decisões
A capacidade de utilizar dados financeiros para orientar a tomada de decisões é fundamental para gerir uma boa empresa. No entanto, o grau de disponibilidade das ferramentas analíticas pode variar.
Alguns programas facilitam a criação de painéis de previsão personalizados, o acompanhamento de problemas específicos e a criação de modelos de relatórios a pedido, enquanto outros não. Se esta for uma prioridade, analise as ofertas das ferramentas mais interessantes antes de comprar.
Declaração Automatizada de Impostos
Os impostos empresariais, sobretudo à medida que uma empresa cresce e se expande, podem estar longe de ser fáceis. Assim, o software de contabilidade que o possa ajudar constitui uma grande vantagem.
Dito isto, esta não é necessariamente uma funcionalidade comum nos produtos básicos, especialmente para empresas com requisitos fiscais complexos.
Embora muitos sistemas de contabilidade cubram a gestão fiscal, como a estimativa das responsabilidades fiscais ou o cálculo de impostos sobre elementos como a folha de pagamentos, os bens vendidos e o imposto sobre vendas, nem sempre incluem a entrega das declarações fiscais.
Se pretende um programa de contabilidade concebido para minimizar o tempo despendido e orientá-lo de A a Z durante a época fiscal, certifique-se de que este é um critério específico da sua pesquisa.
Faturação Eletrónica e Emissão de Faturas
A faturação e a emissão de faturas são geralmente componentes essenciais das operações; por isso, o software de contabilidade que consiga geri-las destaca-se.
Mesmo as empresas que apenas têm algumas faturas recorrentes para enviar podem conseguir poupar tempo e esforço com ferramentas que ajudem a organizar os fluxos de entrada e saída de dinheiro, bem como os recebimentos e compromissos financeiros previstos.
A maioria oferece ferramentas gerais nesta área — no mínimo, a geração de faturas para preparar o seu envio —, mas nem todas conseguem realizar o trabalho completo, como distribuir essas faturas e/ou acompanhar as cobranças. Neste caso, as soluções específicas de faturação e de software de contas a pagar são as melhores.
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Gestão de Folhas de Pagamento
O software de gestão de folhas de pagamento pode ser uma funcionalidade desejada por muitas empresas, porque o cálculo automático dos impostos e das retenções da folha de pagamentos e a geração de recibos de vencimento podem significar a eliminação de grande parte do trabalho manual.
Se alguma vez sonhou com um dia em que não tivesse de assinar cheques à mão nas manhãs de sexta-feira, esta pode ser uma excelente oportunidade para simplificar uma empresa.
Embora esta seja uma funcionalidade comum na maioria dos programas de contabilidade, muitos oferecem apenas suporte básico, como pagamentos nacionais e controlo de horas.
Se tiver funcionários noutros países ou com outras moedas, por exemplo, poderá precisar de software especificamente concebido para lidar com requisitos mais complexos de folhas de pagamento e impostos.
Como Escolher um Software de Contabilidade
Quer seja proprietário de uma padaria ou de uma empresa de comércio eletrónico em rápido crescimento, existe uma solução de contabilidade perfeita para simplificar as necessidades da sua empresa. Descobrir qual é a solução ideal é simples:
- Identifique os principais objetivos da sua empresa.
- Determine que funcionalidades essenciais são necessárias para atingir esses objetivos.
- Determine se são necessários serviços especializados ou um software mais geral.
- Avalie as opções disponíveis no mercado.
- Tome a sua decisão.
- Descubra as melhores formas de utilizar o software.
Fatores a Considerar
Se não tiver a certeza por onde começar, considere aquilo de que precisa nas seguintes dimensões:
- Dimensão e necessidades da empresa: adeque as funcionalidades do software à dimensão da sua empresa e aos seus requisitos contabilísticos específicos.
- Escalabilidade: certifique-se de que o software consegue acompanhar o crescimento da sua empresa.
- Integração: verifique a compatibilidade com os sistemas existentes (CRM, ERP, etc.).
- Facilidade de utilização: avalie a facilidade de utilização e a curva de aprendizagem.
- Custo: avalie o custo total, incluindo subscrições, implementação, licenças e manutenção. Algumas empresas enviam pedidos de proposta para software de contabilidade para recolher cotações antecipadamente.
- Segurança: certifique-se de que os dados estão protegidos e que são cumpridos os regulamentos aplicáveis.
- Suporte e formação: procure recursos disponíveis de apoio ao cliente e formação.
- Capacidade de personalização: considere se o software pode ser adaptado aos processos da sua empresa.
- Na nuvem vs. no local: tome a decisão com base nas suas necessidades de acessibilidade e na infraestrutura de TI.
Lembre-se de que vários fornecedores oferecem demonstrações de software de contabilidade para que possa experimentar o produto antes de o comprar. Desta forma, pode certificar-se de que está a selecionar a solução certa para a sua empresa.
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