Escolher o software de planeamento de recursos empresariais (ERP) certo é uma decisão estratégica que exige um planeamento cuidadoso. Os sistemas ERP ajudam a poupar tempo, aumentar a precisão, garantir a conformidade e melhorar o retorno do investimento. No entanto, escolher a ferramenta errada pode resultar em desperdício de recursos, mais ineficiências e problemas de conformidade desnecessários.
Se está à procura de um novo sistema ERP, este guia é para si. Foi concebido a pensar nos CFOs e nos líderes financeiros que procuram compreender melhor o processo de seleção de um ERP. Nele, apresentarei dicas importantes para o ajudar a tomar decisões informadas e alinhadas com as necessidades da sua equipa.
9 aspetos a considerar ao escolher um software ERP
Antes de começar a desenvolver uma estratégia ou um plano de implementação de ERP, precisa primeiro de encontrar o seu fornecedor. Eis alguns aspetos a considerar ao avaliar diferentes fornecedores:
1. Flexibilidade dos planos
A flexibilidade dos planos permite-lhe ajustar a sua solução ERP à medida que a sua empresa evolui. No entanto, pode gerar custos adicionais se não tiver cuidado. Procure fornecedores que ofereçam condições claras e simples para alterar os planos sem penalizações.
Certifique-se de perguntar se disponibilizam atualizações temporárias durante as épocas de maior procura, para evitar custos inesperados. Analise os termos do contrato e fale com utilizadores atuais sobre as suas experiências com alterações aos planos, para obter mais informações.
2. Acesso aos dados e relatórios
O acesso aos dados e os relatórios determinam até que ponto consegue acompanhar e analisar as métricas da sua empresa. Procure soluções ERP com ferramentas de elaboração de relatórios personalizáveis ou opções de visualização. Se a sua empresa precisar de uma acessibilidade aos dados mais avançada, considere procurar sistemas de BI para ERP.
Durante a demonstração, teste todas as funcionalidades de elaboração de relatórios disponíveis e pergunte como se integram com as fontes de dados existentes, para garantir que nada se perde durante a implementação.
3. Integração com o seu conjunto tecnológico
A maioria dos softwares ERP oferece uma variedade de integrações para funcionar sem problemas com os seus sistemas existentes. No entanto, nem todos os ERP se integram com todas as soluções de software.
Ao pesquisar fornecedores, verifique se o ERP é compatível com APIs ou integrações pré-construídas com o seu conjunto tecnológico atual. Isto inclui software de contabilidade, ferramentas de gestão de relações com clientes (CRM) e outras soluções.
4. Integração inicial e suporte
A integração inicial e o suporte contínuo são essenciais para uma transição tranquila para um novo software — para si e para a sua equipa. Idealmente, deverá escolher um fornecedor que ofereça formação avançada e um suporte ágil.
Assim, certifique-se de que pergunta sobre o processo de integração inicial e os canais de suporte disponíveis. Considere também contactar referências adicionais para avaliar a qualidade do serviço de apoio ao cliente do ponto de vista da experiência do utilizador.
5. Permissões baseadas em funções
As permissões baseadas em funções controlam quem pode aceder a quê dentro do sistema ERP. Isto é importante para manter a segurança e a conformidade, especialmente se trabalhar em setores mais regulamentados, como os cuidados de saúde ou a cibersegurança.
Certifique-se sempre de que o software lhe permite definir níveis de acesso detalhados para diferentes funções. A melhor forma de testar esta funcionalidade é solicitar uma demonstração das definições de permissões durante o período de avaliação. Desta forma, poderá ver o acesso às permissões em ação.
6. Conformidade específica do setor
O cumprimento dos regulamentos do setor é inegociável, independentemente da sua área de atividade. Escolha um ERP que cumpra as normas de conformidade do seu setor, quer se trate da HIPAA, dos GAAP ou das IFRS.
Depois, pergunte aos fornecedores como lidam com as atualizações relativas à conformidade e que certificações possuem. Verifique esta informação confirmando se têm clientes no seu setor e como respondem às alterações regulamentares.
7. Opções de personalização
A personalização permite adaptar o ERP aos seus processos específicos. No entanto, embora seja vantajoso ter um sistema flexível que se adapta às suas necessidades, a personalização pode rapidamente gerar custos adicionais.
Procure software que ofereça fluxos de trabalho e interfaces de utilizador configuráveis. Durante a avaliação, peça exemplos de personalizações implementadas por outros clientes e verifique se módulos ou alterações adicionais têm impacto no custo total.
8. Funcionalidades de automatização
As funcionalidades de automatização podem poupar tempo ao reduzir as tarefas manuais, conduzindo a operações mais simplificadas e a uma maior eficiência.
Procure soluções de software empresarial com capacidades avançadas de automatização, como fluxos de trabalho e alertas automatizados. Durante o período de avaliação, configure um processo automatizado simples para verificar como funciona.
9. Suporte móvel ou para várias localizações
O suporte móvel e para várias localizações é essencial se a sua equipa trabalhar remotamente ou em diferentes instalações. Para isso, considere soluções que ofereçam acesso móvel fiável e facilitem a colaboração.
Verifique a existência de funcionalidades como uma aplicação móvel e analise a forma como esta gere a sincronização de dados entre localizações. Durante uma demonstração, teste a funcionalidade para garantir que é fácil de utilizar e eficaz.
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Como escolher software ERP: um método em 5 passos
A escolha do fornecedor de ERP adequado exige uma estratégia clara. É importante alinhar o software com os objetivos e as necessidades operacionais da sua empresa. Caso contrário, poderá enfrentar substituições dispendiosas e erros no futuro.
Eis como pode evitar esses problemas e encontrar a solução certa logo à primeira:
Passo 1: Identifique as suas necessidades
Não pode escolher uma solução ERP sem saber qual será o impacto na sua equipa e noutras áreas funcionais. Antes de iniciar a pesquisa, é necessário recolher os requisitos. Eis os passos a seguir:
Recolha contributos das partes interessadas
Envolva as principais partes interessadas, como os recursos humanos, as finanças e as TI, para obter uma visão abrangente das necessidades dos diferentes departamentos. Por exemplo, as TI podem exigir uma melhor gestão de projetos, enquanto a área financeira pode precisar de relatórios mais claros.
Considere realizar reuniões ou workshops para discutir as melhorias pretendidas e o que significa alcançar o sucesso para essas pessoas. Esta colaboração ajuda a garantir que a solução corresponde às expectativas de todos.
Listar e dar prioridade aos pontos problemáticos
Depois de falar com a sua equipa, crie uma lista dos pontos problemáticos e bloqueios partilhados que afetam a produtividade, como o processamento lento de pagamentos ou o aumento do volume de dados. Dê-lhes prioridade com base no impacto e na frequência, concentrando-se nos que mais dificultam as operações diárias.
Alinhar com as políticas internas
Para além do feedback, também é importante garantir que os seus requisitos de ERP estão alinhados com as políticas e os objetivos regulamentares da sua empresa. Verifique sempre antecipadamente as preferências dos fornecedores e os protocolos de segurança para garantir que cumprem as normas de conformidade.
É igualmente fundamental confirmar que o seu sistema ERP consegue adaptar-se a quaisquer alterações regulamentares. Este alinhamento evita conflitos futuros e garante um processo de integração mais simples.
Distinguir as funcionalidades indispensáveis
Depois de obter todas as informações necessárias, terá de reduzir as opções. Comece por distinguir entre funcionalidades essenciais e aquelas que seria bom ter.
As funcionalidades essenciais podem incluir o acesso a dados em tempo real ou a integração com ferramentas existentes. Por outro lado, as funcionalidades desejáveis podem incluir portais de autosserviço e painéis ou modelos personalizáveis.
Considere quais as funcionalidades que resolvem diretamente os principais desafios da sua equipa e parta daí.
Faça estas perguntas:
- Que reclamações ou bloqueios surgem com mais frequência?
- Que necessidades não estão atualmente a ser satisfeitas?
- Que funcionalidades resolveriam os 3 principais pontos problemáticos?
- Que ROI espera obter deste investimento?
- De que forma o software está alinhado com os nossos protocolos de segurança?
Passo 2: Pesquisar fornecedores de software ERP
Em seguida, pesquise e compare os principais fornecedores de software ERP para encontrar a melhor solução que satisfaça as necessidades da sua equipa e da sua empresa. Veja como reduzir as suas opções:
Realizar análises de alto nível dos fornecedores
Comece por consultar sites de avaliações, classificações e estudos de caso para obter uma visão geral das opções de ERP disponíveis. Isto ajuda-o a identificar rapidamente potenciais fornecedores e a compreender a sua reputação no mercado.
Procure padrões nas avaliações, como pontos fortes ou fracos comuns, para orientar o seu processo de tomada de decisão.
Comparar com base nas necessidades da empresa
Avalie as ferramentas com base em fatores como a dimensão da empresa e as capacidades de integração. Durante este passo, também é importante decidir o tipo de implementação do seu projeto ERP: baseado na nuvem, local, híbrido ou em dois níveis. Considere de que forma cada opção suporta a sua atual arquitetura tecnológica e os seus objetivos de escalabilidade.
Identificar os principais fatores diferenciadores
A partir daí, concentre-se em aspetos únicos, como o apoio à implementação ou a experiência do utilizador. Determine quais os fornecedores que oferecem flexibilidade para casos de utilização específicos que a sua empresa possa encontrar. Isto ajuda-o a encontrar a opção mais adequada às suas necessidades empresariais específicas.
Registar as suas conclusões
Mantenha sempre um registo detalhado da sua pesquisa para poder comparar facilmente os fornecedores mais tarde. Registe pontos essenciais, como preços, funcionalidades e limitações. Esta documentação servirá como uma referência valiosa ao tomar a sua decisão final.
Faça estas perguntas:
- O que faz melhor cada ferramenta?
- É adequada à dimensão da sua equipa, ao seu orçamento e à sua arquitetura tecnológica?
- Que apoio e documentação estão disponíveis?
- Como gere o fornecedor as atualizações e a manutenção?
- Existem custos ou taxas ocultos?
Os principais softwares ERP a considerar
Esta é a minha lista das melhores opções de software ERP disponíveis, para ajudar a iniciar a sua pesquisa:
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Passo 3: Crie uma lista restrita de softwares ERP e entre em contacto
Nesta fase, deverá saber que tipo de solução ERP pretende e de que funcionalidades necessita. Agora, é altura de iniciar conversas com potenciais parceiros:
Crie uma lista restrita de fornecedores
Selecione 2-4 fornecedores com base na sua pesquisa anterior. Concentre-se nos que correspondem às suas necessidades e têm uma reputação sólida, como a Oracle NetSuite ou a Sage. Esta lista gerível permite uma análise mais aprofundada sem sobrecarregar a sua equipa.
Envie um RFI ou RFP
Considere enviar um Pedido de Informação (RFI) ou um RFP de software ERP para recolher informações mais detalhadas. Isto ajuda-o a compreender as ofertas de cada fornecedor e a forma como se alinham com os seus requisitos. Utilize este passo para esclarecer quaisquer dúvidas e obter uma visão detalhada das respetivas capacidades.
Marque demonstrações e faça perguntas
Agende demonstrações com os fornecedores da sua lista restrita e prepare perguntas específicas. Pergunte sobre as principais funcionalidades, o suporte e os requisitos de conformidade importantes para os seus processos empresariais. Certifique-se também de perguntar sobre demonstrações e períodos de teste, para poder ver o software em ação e avaliar a experiência do utilizador.
Utilize critérios de avaliação consistentes
Durante o processo de pontuação, certifique-se de que aplica os mesmos critérios de avaliação a todos os fornecedores. Isto garante uma comparação justa e ajuda-o a tomar uma decisão informada. Considere fatores como a funcionalidade, o suporte e o custo para orientar a sua avaliação.
Faça estas perguntas:
- Pode explicar-me um caso real de um cliente semelhante à nossa empresa?
- Que recursos de suporte ou integração disponibilizam?
- Que funcionalidades exigem uma atualização?
- Como tratam a migração de dados?
- Qual é o vosso prazo habitual de implementação?
Passo 4: Crie o caso de negócio
O processo de implementação de um ERP não é barato. Por isso, terá de transformar a pesquisa realizada pela sua equipa e sobre os fornecedores num caso de negócio convincente, de modo a aumentar o apoio da liderança. Eis como:
Resuma os problemas e os resultados esperados
Comece por definir claramente os problemas atuais e os resultados esperados da implementação do software ERP. Mostre como o software resolve questões específicas, como imprecisões nos dados ou fluxos de trabalho ineficientes. Utilize marcadores para destacar os principais benefícios do software ERP e as melhorias que a sua equipa pode esperar.
Apresente estimativas de custos e prazos
Recolha estimativas básicas de custos e prazos de implementação nas conversas com os fornecedores e, em seguida, apresente estas informações de forma concisa, para fornecer uma visão financeira clara.
Consulte recursos sobre preços de software ERP para obter informações detalhadas sobre os custos de implementação. Certifique-se de incluir potenciais custos ocultos e a forma como se enquadram no seu orçamento.
Articule o ROI e os riscos
Explique o retorno do investimento, o custo total de propriedade, os ganhos de eficiência e os riscos financeiros ou operacionais caso não tome medidas. Utilize exemplos do mundo real para ilustrar possíveis poupanças de custos ou aumentos de produtividade.
Certifique-se também de destacar as desvantagens de manter o status quo, como oportunidades perdidas ou ineficiências contínuas.
Faça estas perguntas:
- Que problema empresarial irá isto resolver?
- Quais são os riscos de não fazer nada?
- Quais são as vantagens financeiras e operacionais?
- Como irá este investimento alinhar-se com os nossos objetivos estratégicos?
- Que métricas iremos utilizar para medir o sucesso?
Passo 5: Implemente o seu software ERP e integre os seus utilizadores
Para garantir um processo de integração simples após a seleção do seu software ERP, terá de seguir estes passos:
Comunique o plano de implementação
Comunique claramente o plano de implementação a todos os utilizadores para definir expectativas e prazos. Utilize reuniões ou e-mails para indicar as datas importantes, as responsabilidades e o que cada membro da equipa precisa de fazer. Esta transparência ajuda a evitar confusões e garante que todos estão alinhados.
Designe responsáveis internos
Designe responsáveis internos e pontos de contacto para a implementação do ERP. Estas pessoas irão coordenar-se com o fornecedor e gerir as questões internas. Certifique-se de que têm autoridade e recursos para resolver problemas e manter o projeto no caminho certo.
Garanta a formação e a adoção
Garanta que as suas equipas concluem a formação e adotam a ferramenta de forma consistente. Agende sessões de formação e acompanhe os utilizadores para monitorizar o progresso. Disponibilize recursos, como manuais ou acesso aos materiais de formação do fornecedor, para apoiar a aprendizagem.
Crie ciclos de feedback
Estabeleça ciclos de feedback durante a implementação para recolher contributos dos utilizadores e resolver rapidamente as preocupações. Utilize os recursos do fornecedor para resolução de problemas e suporte, e realize reuniões regulares de acompanhamento para o ajudar a identificar obstáculos à adoção e a melhorar a satisfação dos utilizadores antes da implementação.
Faça estas perguntas:
- Qual é o plano de gestão da mudança?
- Quem é responsável pela implementação?
- Como irá acompanhar o sucesso inicial?
- Que recursos de formação estão disponíveis?
- Como será recolhido e utilizado o feedback?
O que se segue:
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