“Gestão dos gastos” e “gestão de despesas” — estes dois termos são frequentemente utilizados indistintamente no mundo empresarial. Embora, enquanto conceitos, tenham semelhanças, é importante compreender que são ideias diferentes, com as suas próprias especificidades operacionais. Vamos explorar a essência de cada termo, explicar as diferenças entre gestão dos gastos e gestão de despesas e apresentar exemplos de ferramentas SaaS que ajudam a facilitar cada processo.
Diferenças entre custos, gastos e despesas
É importante começar com alguma confusão. Estou a brincar (mais ou menos).
Já vi diferentes artigos de blogues afirmarem que existe uma diferença fundamental entre os termos custo, gasto e despesa… mas não concordo. Custos = Gastos = Despesas.
É altura de fazer uma ressalva. Existem casos em que estes termos são utilizados de forma diferente. A gestão de despesas refere-se frequentemente, de forma específica, a despesas reembolsáveis e contas. Os contabilistas tendem a chamar “despesas” a tudo o que é “gasto” (ou seja, os custos associados à atividade empresarial); no entanto, sempre que se fala de gestão de despesas, “despesa” refere-se provavelmente ao processo de aprovação, acompanhamento e reembolso das despesas incorridas por cada funcionário.
Definição da gestão dos gastos
A gestão dos gastos refere-se à estratégia e às iniciativas abrangentes utilizadas pelas organizações para controlar e otimizar os seus gastos ao longo de todo o ciclo de aprovisionamento. Isto inclui tudo, desde a identificação de uma necessidade até à sua satisfação através da pesquisa de fornecedores, aquisição, receção e pagamento.
Uma ferramenta como a Coupa, uma plataforma de gestão dos gastos baseada na nuvem, fornece uma solução integrada que abrange o aprovisionamento, a faturação e a gestão de despesas, oferecendo visibilidade total sobre todas as categorias de gastos empresariais. Esta visão clara permite às empresas compreender os seus padrões de despesa, identificar ineficiências e definir estratégias de melhoria. As empresas que utilizam a gestão dos gastos beneficiam de uma visibilidade mais abrangente dos orçamentos e de fluxos de trabalho de aprovação para controlar os gastos “descontrolados” e impor análises mais rigorosas.
Setores como a indústria transformadora, o retalho e a logística, que gerem processos de aprovisionamento extensos, implementam frequentemente estratégias rigorosas de gestão dos gastos. Estes setores, devido aos seus gastos substanciais e diversificados, podem beneficiar significativamente dos ganhos de eficiência e das reduções de custos proporcionados por uma gestão dos gastos abrangente.
Compreender a gestão de despesas
A gestão de despesas, um componente da gestão dos gastos, centra-se no controlo e reembolso das despesas empresariais incorridas pelos funcionários. Esta categoria pode incluir custos operacionais como viagens, entretenimento e material de escritório que os funcionários suportam no exercício das suas funções.
Uma solução SaaS para gestão de despesas, como a Expensify ou a Concur, proporciona um processo simplificado para acompanhar, comunicar e reembolsar estas despesas. Com o acompanhamento automatizado dos recibos, verificações de conformidade com as políticas e processos rápidos de reembolso, estas ferramentas simplificam e aceleram a gestão de despesas.
A gestão de despesas é um aspeto essencial para setores com um elevado grau de despesas iniciadas pelos funcionários, como empresas de consultoria, vendas e serviços profissionais. Estes setores exigem um acompanhamento meticuloso das despesas individuais para garantir uma faturação exata aos clientes e o reembolso dos funcionários.
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Formas de fazer a gestão de despesas
Já falei um pouco sobre software, mas há mais do que uma forma de fazer a gestão de despesas (embora recomende não fazer mal aos animais e utilizar simplesmente software). Eis as formas mais comuns de os profissionais fazerem a gestão de despesas.
Caneta & papel
A gestão tradicional de despesas envolve guardar e organizar fisicamente os recibos, registar as despesas num livro de contabilidade ou caderno e somar manualmente os custos. Embora esta abordagem seja simples, pode consumir muito tempo e estar sujeita a erros humanos. Além disso, pode ser difícil acompanhar e organizar recibos em papel, especialmente para empresas maiores com despesas mais significativas.
Folhas de cálculo
Como evolução da caneta e do papel, muitas empresas utilizam o Excel ou o Google Sheets para a gestão de despesas. Normalmente, isto envolve introduzir cada despesa numa folha de cálculo dedicada, muitas vezes categorizada por tipo, data ou projeto. As folhas de cálculo podem calcular automaticamente os totais e fornecer uma análise básica dos dados. No entanto, este método continua a exigir a introdução manual de dados e a complexidade pode aumentar com o volume de transações. As folhas de cálculo também não permitem facilmente armazenar recibos nem integrar outros sistemas financeiros, o que pode conduzir a processos fragmentados e ineficientes.
Programas informáticos
O software de gestão de despesas traz este processo moroso para o século XXI, automatizando muitas tarefas manuais e proporcionando visibilidade em tempo real sobre as despesas. O principal benefício do software de gestão de despesas é permitir aos utilizadores capturar e carregar facilmente recibos em formato digital, categorizar despesas e submeter relatórios para aprovação, tudo dentro da plataforma.
O software pode integrar-se com outros sistemas financeiros para permitir uma transferência de dados contínua, reduzindo o risco de erros. Além disso, estas soluções incluem frequentemente funcionalidades de análise, fornecendo informações valiosas sobre os padrões de gastos, que ajudam na elaboração do orçamento e na tomada de decisões estratégicas.
O software de gestão de despesas é o método mais eficiente e eficaz, sobretudo para organizações maiores ou para aquelas com despesas significativas incorridas pelos colaboradores. Opções especializadas, como o software de gestão de despesas para organizações sem fins lucrativos e o software para o setor da saúde, também podem responder às necessidades específicas de cada setor em matéria de relatórios e conformidade.
Também faz com que os líderes seniores processem efetivamente as suas despesas da forma correta!
Funcionalidades Mais Úteis do Software de Gestão de Gastos
Deve ser considerada qualquer ferramenta que ajude a controlar os gastos da empresa, a garantir relatórios de despesas exatos e a melhorar a estrutura de preços; no entanto, existem várias funcionalidades que o software de gestão de gastos deve oferecer para o ajudar a alcançar estes objetivos. Historicamente, estas têm sido as mais úteis para mim.
Automação de Contas a Pagar (AP)
A automação desempenha um papel importante tanto na gestão de gastos como na gestão de despesas. Simplifica o processo de aprovação e pagamento de faturas, reduzindo o trabalho manual e minimizando os erros. No contexto da gestão de gastos, a automação de contas a pagar — uma funcionalidade integrada em muitos dos melhores softwares de contas a pagar — proporciona uma visão integrada de todas as despesas da empresa, permitindo às organizações analisar os padrões de gastos e identificar oportunidades de redução de custos.
No que diz respeito à gestão de despesas, a automação de contas a pagar garante um tratamento eficiente das despesas dos colaboradores, desde as auditorias aos cartões de crédito da empresa e a submissão de recibos até ao reembolso, promovendo a transparência e o cumprimento das políticas. Ferramentas como a AvidXchange e a Bill.com disponibilizam automação de contas a pagar, aumentando a eficiência, reduzindo o risco de fraude e proporcionando uma visão mais clara da situação financeira da empresa.
Ao adotarem a automação de contas a pagar, as empresas podem alcançar uma camada adicional de controlo e otimização, melhorando ainda mais as suas práticas de gestão de gastos e de despesas.
Atualizações em Tempo Real
As atualizações em tempo real sobre despesas e gastos são cruciais para as empresas por vários motivos.
- Melhoria da Tomada de Decisões: Ter acesso a dados em tempo real garante que a gestão pode tomar decisões atempadas e informadas, com base nas informações mais exatas e atualizadas. Isto permite às empresas adaptarem-se rapidamente às mudanças e alocarem os recursos de forma otimizada.
- Melhoria da Gestão do Fluxo de Caixa: A visibilidade em tempo real das despesas e dos padrões de gastos ajuda a prever e a gerir o fluxo de caixa de forma mais eficaz. Desta forma, as empresas podem planear despesas futuras, evitar faltas de liquidez e garantir a estabilidade financeira.
- Controlo de Custos: As atualizações imediatas permitem às empresas identificar e resolver prontamente problemas de gastos excessivos. A deteção precoce de desvios orçamentais pode ajudar a evitar que pequenos problemas se transformem em problemas financeiros significativos.
- Maior Transparência: Esta visibilidade pode melhorar a conformidade, reduzir a fraude e incentivar a responsabilidade e a prestação de contas relativamente aos gastos.
Reembolsos Mais Rápidos: No que diz respeito às despesas dos colaboradores, as atualizações em tempo real garantem que os reembolsos podem ser processados rapidamente, aumentando a satisfação dos colaboradores.
Capacidades de Orçamentação
O software de gestão de gastos desempenha um papel fundamental na orçamentação, conferindo estrutura, automação, controlos e análises mais aprofundadas ao processo de gestão dos gastos da empresa e do fluxo de caixa. Eis como:
- Previsão: Com acesso a dados históricos de despesas, o software de gestão de gastos pode ajudar a prever tendências de despesas futuras. Esta abordagem baseada em dados permite um planeamento orçamental mais preciso e eficaz.
- Processos automatizados: As ferramentas de gestão de gastos podem automatizar vários elementos da gestão orçamental, incluindo fluxos de trabalho de aprovação de despesas e o acompanhamento das despesas face ao orçamento. Isto pode poupar bastante tempo e reduzir a possibilidade de erro humano.
- Relatórios e análise: Estas plataformas incluem frequentemente funcionalidades de relatórios e análise, que podem fornecer informações sobre os padrões de despesas, identificar oportunidades de redução de custos e apoiar a tomada de decisões estratégicas relacionadas com o orçamento.
- Conformidade: Ao definir limites de despesas preestabelecidos no software com base no orçamento, as empresas podem assegurar a conformidade com as políticas e evitar despesas excessivas.
Integração: O software de gestão de gastos pode ser frequentemente integrado com outros sistemas financeiros, como software de contabilidade ou ERP, assegurando um fluxo de dados contínuo e uma gestão orçamental mais coerente.
Ao melhorar a visibilidade, permitir o acompanhamento em tempo real, automatizar processos e fornecer informações valiosas, o software de gestão de gastos pode melhorar significativamente a eficácia do planeamento orçamental e contribuir para uma melhor gestão financeira em geral.
Integrações adequadas
A integração do software de gestão de gastos com sistemas de contabilidade proporciona inúmeros benefícios, revelando-se essencial para uma gestão financeira eficiente.
- Maior precisão: A introdução manual de dados entre sistemas pode estar sujeita a erros humanos e inconsistências. A integração entre os sistemas de gestão de gastos e de contabilidade ajuda a automatizar a transferência de dados, eliminando erros de introdução e aumentando a precisão dos dados.
- Eficiência de tempo e custos: A introdução manual de dados consome tempo e requer recursos consideráveis. Ao automatizar este processo, as empresas podem poupar tempo valioso e reduzir os custos operacionais.
- Atualizações em tempo real: As integrações são fundamentais para assegurar que quaisquer alterações efetuadas no sistema de gestão de gastos sejam automaticamente refletidas no sistema de contabilidade, fornecendo dados financeiros atualizados e precisos e reduzindo investigações e resolução de problemas dispendiosas.
- Processos simplificados: A transferência automatizada de dados entre sistemas simplifica as operações financeiras, aumentando a produtividade e a eficiência. Por exemplo, os detalhes das compras podem ser automaticamente preenchidos no sistema de contabilidade, permitindo um processamento e pagamento mais rápidos das faturas.
- Maior visibilidade e controlo: A integração permite às equipas financeiras obter uma visão holística das despesas da organização no contexto de dados financeiros mais abrangentes. Esta visão completa ajuda a melhorar o planeamento financeiro, a elaboração do orçamento e o controlo.
- Auditoria e conformidade: Um fluxo contínuo de dados entre os sistemas de gestão de gastos e de contabilidade assegura um registo de auditoria completo e preciso. Simplifica o processo de auditoria, apoia a conformidade e ajuda a detetar anomalias ou atividades fraudulentas.
Em suma, a integração do software de gestão de gastos com os sistemas de contabilidade é uma medida estratégica que pode melhorar significativamente as operações financeiras de uma organização, conduzindo a uma melhor tomada de decisões, poupança de custos e eficiência empresarial geral.
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A divergência entre a gestão de gastos e a gestão de despesas
A principal distinção entre a gestão de gastos e a gestão de despesas reside no seu âmbito. A gestão de despesas é um processo tático centrado no acompanhamento, validação e reembolso das despesas dos colaboradores. Em contrapartida, a gestão de gastos oferece uma visão estratégica e macroscópica da despesa total da organização, incorporando, entre outras, as despesas dos colaboradores.
Por exemplo, uma empresa de gestão de viagens pode utilizar uma ferramenta de gestão de despesas como a Expensify para acompanhar os custos de viagem dos seus colaboradores, enquanto utiliza simultaneamente uma ferramenta de gestão de gastos como a Coupa para obter uma visão geral de todas as despesas da empresa, incluindo campanhas de marketing, contratos com fornecedores e investimentos em infraestruturas informáticas. Esta perspetiva holística é fundamental para identificar oportunidades mais abrangentes de redução de custos e promover melhorias nos processos.
Diferenças numa perspetiva abrangente
Embora a gestão de gastos e a gestão de despesas partilhem elementos comuns, não são idênticas. Compreender as suas funções e aplicações específicas é fundamental para as organizações que pretendem gerir os seus custos de forma eficaz.
A gestão de gastos proporciona uma visão panorâmica de todas as despesas da organização (incluindo o acompanhamento de despesas), promovendo reduções de custos e ganhos de eficiência em todos os processos de aquisição.
Em contrapartida, a gestão de despesas concentra-se nos custos incorridos pelos colaboradores para assegurar a conformidade com as políticas, evitar fraudes e simplificar os reembolsos. Por outras palavras, as soluções de gestão de gastos tendem a estar mais centradas no controlo de custos e podem ser consideradas soluções proativas de gestão de tesouraria.
Um conceito algo estranho para muitas empresas SaaS financiadas por capital de risco que procuram crescer a todo o custo, a Gestão de Despesas é frequentemente negligenciada nas startups em fase inicial. O momento decisivo para implementar controlos de despesas costuma surgir quando um responsável financeiro irritado descobre uma fatura vencida de um evento de marketing ocorrido há meses, ou quando um responsável comercial excessivamente entusiasta lança como despesas uma viagem de vendas, completa com jantares de bife e lagosta para um cliente, sem aprovação prévia.
A culpa nem sempre é do Marketing e das Vendas, mas quase sempre é.
Com a proliferação de conjuntos de ferramentas SaaS a tornar-se um desafio para as equipas financeiras e de TI acompanharem, a primeira incursão em processos mais rigorosos passa frequentemente pelo acompanhamento das subscrições.
No atual contexto económico, as empresas têm de gerir habilmente ambas as áreas para reforçar os seus resultados financeiros. Tirar partido das ferramentas SaaS certas pode ajudar as organizações a alcançar este objetivo, proporcionando uma estratégia eficaz para a gestão de custos e a criação de valor.
A Forma Rápida de Melhorar as Margens
Em vez de esperar até que aquele executivo irritado o confronte por ter deixado passar algo, ou pior ainda, ter de ser esse executivo irritado, deve antecipar-se, perceber o que lhe está a escapar e impressionar o seu conselho de administração e o CEO.
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