5 Melhores Sistemas de Gestão de Pagamentos + Guia de Compra

A gestão de pagamentos é o processo de organizar, simplificar e otimizar a forma como a sua empresa gere o fluxo de caixa, os pagamentos e as operações financeiras. Ao utilizar um sistema moderno de gestão de pagamentos, pode reduzir custos, melhorar a eficiência e preparar a sua empresa para crescer.

Neste artigo, vou mostrar-lhe exatamente como escolher uma solução de gestão de pagamentos que se adapte às necessidades específicas da sua empresa e o ajude a manter-se à frente dos desafios financeiros.

Visão geral do sistema de gestão de pagamentos

Um sistema de gestão de pagamentos (PMS) é uma plataforma que gere as transações monetárias de uma empresa, incluindo despesas, desembolsos de fundos e outras questões relacionadas com a gestão de tesouraria. Pense nele como um centro que não se limita a pagar faturas, mas que também ajuda a gerir todo o ciclo de vida dos pagamentos, desde a iniciação até à reconciliação, tornando-o uma ferramenta indispensável para empresas de todas as dimensões.

Um PMS é normalmente baseado na nuvem e permite-lhe otimizar os seus processos de pagamento – gerir faturas, acompanhar pedidos e aprovações, obter informações através de relatórios e automatizar pagamentos. Um bom PMS ajudá-lo-á a aumentar a segurança dos pagamentos e a melhorar a visibilidade e o controlo dos pagamentos na sua empresa.

Funcionalidades padrão de um sistema de gestão de pagamentos

Ao escolher um sistema de gestão de pagamentos, é essencial considerar as funcionalidades que melhor se adequam às necessidades da sua empresa. Algumas funcionalidades importantes a procurar incluem:

Gestão de faturas

Um bom PMS deve assegurar a gestão de faturas, permitindo-lhe criar, editar, enviar e acompanhar facilmente as faturas dos clientes. Isto ajudará a acompanhar todas as transações financeiras relacionadas com as vendas, garantindo que existe um registo de todos os pagamentos devidos e recebidos.

Processamento de pagamentos

Sem um processamento de pagamentos eficiente, as empresas podem sofrer atrasos na receção de pagamentos ou deparar-se com problemas relacionados com transações recusadas. O sistema de gestão de pagamentos ideal deve suportar vários métodos de pagamento, como cartões de crédito, transferências bancárias e carteiras digitais. Uma vantagem significativa é poder processar várias moedas e integrar-se com gateways de pagamento populares (esta é também uma vantagem fundamental das aplicações de pagamentos móveis). 

Nem todos os serviços de pagamento proporcionam transações de débito simples e eficientes. Encontre um sistema que não só processe os débitos de forma eficiente, mas que também ofereça informações sobre a sua posição de liquidez, garantindo que mantém sempre um fluxo de caixa saudável. O ACH também é essencial para débitos e créditos diretos entre bancos. Certifique-se de que o sistema que está a considerar suporta transações ACH tanto para operações de contas a pagar como de contas a receber. Para além das transações simples, um sistema ideal também deve ajudar no processo de aprovisionamento, disponibilizando ferramentas que tornam as compras e o processamento de pagamentos simples e eficientes.

Compare elementos equivalentes

Se quiser garantir que o sistema tem tudo o que deve, compare-o diretamente com as ferramentas de contas a receber e de \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/tools/best-accounts-payable-software/\u0022\u003econtas a pagar\u003c/a\u003e. Isto também o ajudará a determinar o seu sistema ideal.

Registo e acompanhamento de faturas e transações

Vai querer um sistema que registe todas as suas faturas, transações, recibos e pagamentos num único local, para facilitar o acompanhamento e a elaboração de relatórios.  Procure um PMS que lhe proporcione uma visão clara da sua saúde financeira e ofereça atualizações em tempo real sobre o estado dos pagamentos, sincronização automática com contas bancárias e categorização das despesas. Deve também facilitar a pesquisa e a recuperação de transações anteriores, com filtros por data, cliente, montante, entre outros.

Geração de recibos

Os recibos servem como prova das transações, funcionando como documentação para efeitos fiscais das empresas e como prova de compra para os clientes. Procure uma plataforma que gere e envie automaticamente recibos profissionais aos seus clientes após o pagamento. São vantajosas as opções para personalizar modelos de recibo, adicionar a identidade visual da marca e enviar através de vários canais (por exemplo, e-mail e SMS). Esta funcionalidade específica poupar-lhe-á muito tempo e esforço, proporcionando simultaneamente uma experiência melhorada ao cliente.

Relatórios

As ferramentas de elaboração de relatórios e análise são indispensáveis – vai querer obter informações sobre o seu fluxo de caixa, receitas, faturas pendentes e comissões de transação. A funcionalidade de relatórios deve disponibilizar vários relatórios pré-configurados, como demonstrações de resultados, resumos de vendas e discriminação de despesas, bem como a possibilidade adicional de personalizar relatórios, definir intervalos de datas e visualizar dados através de gráficos ou diagramas.

Considerações sobre a compra de um sistema de gestão de pagamentos

Não deve depender exclusivamente destas funcionalidades padrão, devendo também considerar alguns fatores importantes ao avaliar os sistemas, incluindo:

Necessidades da empresa

Primeiro, deve determinar quais são os requisitos indispensáveis, pois isso acaba por determinar a solução de software certa para si. Por exemplo, deve pensar nos tipos de pagamentos que pretende processar, no volume de pagamentos e na possibilidade de este aumentar significativamente nos próximos anos. Alguns sistemas estão mais bem equipados para processar grandes volumes, enquanto outros são mais adequados para pequenas empresas com volumes reduzidos. Fazer uma previsão do crescimento do volume de pagamentos permite-lhe escolher um sistema que possa acompanhar as suas necessidades.

Custo

O custo destes sistemas pode variar bastante, dependendo das funcionalidades e do nível de suporte oferecido. Alguns sistemas cobram uma taxa de subscrição mensal com base no número de transações que processa. Outros têm planos de preços escalonados com base nas funcionalidades e na capacidade. Alguns fornecedores oferecem serviços básicos totalmente gratuitos para começar. Pense nas suas necessidades atuais e futuras para determinar qual o nível mais adequado para si. Se for uma startup pequena, uma opção gratuita ou de baixo custo pode ser suficiente a curto prazo. À medida que cresce, pode sempre atualizar para um plano mais completo.

As taxas de transação também são comuns e normalmente correspondem a uma percentagem do valor total do pagamento, acrescida de uma tarifa fixa por transação. Compare as taxas dos diferentes fornecedores para garantir que são razoáveis e competitivas. Alguns podem isentar ou reduzir as taxas para organizações sem fins lucrativos ou para o processamento de grandes volumes de pagamentos.

Segurança e conformidade

A segurança robusta é essencial. Procure um sistema com encriptação forte, autenticação multifator e controlos de acesso baseados em funções. A encriptação codifica os seus dados para que apenas as partes autorizadas os possam ler. A autenticação multifator acrescenta uma camada adicional de segurança ao início de sessão, enviando frequentemente um código para o seu telemóvel ou e-mail. Os controlos baseados em funções limitam o acesso dos funcionários apenas aos dados e às funções de que necessitam para desempenhar as suas funções.

 Para garantir a conformidade, escolha um sistema que cumpra normas como a PCI DSS no tratamento de dados de cartões de crédito e a HIPAA se lidar com informações de saúde. Estas certificações demonstram que o sistema cumpre regras rigorosas de segurança e privacidade. 

Cobertura global de pagamentos

Para as empresas que operam internacionalmente, é indispensável um sistema que suporte métodos de pagamento e moedas globais. Escolha um fornecedor com experiência no tratamento de pagamentos transfronteiriços e que ofereça ligação a redes de pagamento em todo o mundo. Deve suportar os principais tipos de pagamento de cada região, como a SEPA na Europa, os Faster Payments no Reino Unido e as marcas de cartões locais na região da APAC.

Integração e compatibilidade

Também deve procurar um PMS que funcione perfeitamente com outras ferramentas empresariais, como o seu software de contabilidade, CRM, ERP, plataforma de comércio eletrónico e tudo o que seja essencial às suas operações. Caso contrário, acabará com um conjunto desarticulado de fluxos de trabalho e mais problemas do que quaisquer poupanças de custos poderiam compensar. Procure opções que sincronizem facilmente os dados entre sistemas para evitar a introdução manual de dados e garantir a manutenção de registos exatos. Alguns sistemas oferecem integrações pré-configuradas com plataformas importantes como o QuickBooks, o NetSuite e o Shopify. Para outras ferramentas, o acesso à API pode permitir-lhe criar uma integração personalizada.

Serviço de apoio ao cliente

Não ignore o nível de suporte oferecido por cada fornecedor. Procure um fornecedor com um historial comprovado de serviço de apoio ao cliente de elevada qualidade, que o ajude a implementar, gerir e otimizar o seu sistema de gestão de pagamentos. As opções podem incluir suporte por telefone, e-mail e chat, bem como acesso a recursos educativos. Um suporte sólido garantirá que tira o máximo partido do seu investimento.

Redundância e disponibilidade

Para muitas empresas tecnológicas, os pagamentos são críticos para a operação. Procure um sistema com redundância integrada, balanceamento de carga e comutação automática para garantir uma elevada disponibilidade. Deve oferecer uma disponibilidade mínima de 99.9%, para manter os seus pagamentos em funcionamento 24/7/365. A existência de vários centros de dados em diferentes regiões geográficas é ideal para assegurar a redundância.

Períodos de teste

Alguns fornecedores oferecem períodos de teste durante um número definido de dias, enquanto outros disponibilizam acesso a um ambiente de testes com dados fictícios, para que possa experimentar à vontade. A ideia é testar a ferramenta para antecipar a forma como o sistema lidará com os fluxos de trabalho e casos de utilização específicos da sua empresa. Tenha cuidado: pequenos incómodos durante um período de teste podem transformar-se em enormes problemas depois de se comprometer com um sistema. Certifique-se de que está a fazer uma compra que vale a pena e que é adequada para a sua empresa.

Avaliações dos clientes

Ao avaliar sistemas de gestão de pagamentos, não aceite apenas a palavra da empresa; verifique o que os outros têm a dizer. Veja o que os clientes atuais realmente pensam sobre o sistema e o serviço. Procure elogios ou reclamações consistentes nas avaliações. Se um sistema receber avaliações predominantemente negativas, mencionando um mau serviço de apoio ao cliente, interfaces pouco intuitivas ou a ausência de funcionalidades essenciais, isso é um grande sinal de alerta. Por outro lado, muitas avaliações de quatro e cinco estrelas que mencionem um processo de configuração simples, um apoio útil e ferramentas que facilitem o trabalho dos utilizadores são bons indícios de que encontrou uma opção vencedora.

Os 5 melhores softwares de gestão de pagamentos

Se procura uma opção fiável, eis 5 PMS populares que me chamaram a atenção:

Stripe

Fundada em 2011, a Stripe é como o miúdo fixe do bairro, conhecida pelas suas funcionalidades premium de processamento de pagamentos. Esta solução de pagamentos virtuais aceita mais de 135 moedas de todo o mundo, integra-se perfeitamente com plataformas de comércio eletrónico como Drupal, WooCommerce e Magento, oferece capacidades abrangentes de elaboração de relatórios e ferramentas de gestão de subscrições, e é conhecida pelos seus preços transparentes. 

Não cobra mensalidades, uma vez que todos os custos são aplicados por transação. Para vendas online, cobra 2.9% + 30 cêntimos por transação e 2.7% + 5 cêntimos por transação para o processamento presencial de cartões. É aplicada uma taxa adicional de 1% a transações internacionais e à conversão de moeda.

Braintree

A Braintree, uma subsidiária da PayPal, é uma solução de processamento de pagamentos tecnologicamente avançada que conquistou uma sólida reputação no setor. Eis algumas funcionalidades relevantes:

• Os custos por transação são de 2.59% + 49 cêntimos por transação
• O software beneficia da extensa infraestrutura da PayPal
• Permite pagamentos em mais de 130 moedas
• Integra-se com a PayPal e a Venmo
• Facilita transações globais e verificações de fraude

A Braintree é ideal para quem aprecia um processador de pagamentos simples e tem preferência pelos recursos da PayPal.

FreshBooks

A FreshBooks é um software de contabilidade destinado principalmente a trabalhadores independentes, empresários em nome individual e pequenas empresas. O seu objetivo é ajudar na organização, na gestão de pagamentos e no envio de faturas. Pode ser considerada uma solução de processamento de pagamentos concebida para pequenas empresas, com planos de baixo custo disponíveis. Os preços variam entre $8.50/mês e $27.50/mês, sendo que cada plano oferece um período experimental gratuito de 30 dias.

Square

A Square é uma solução reconhecida de processamento de pagamentos e de ponto de venda (POS) que serve empresas diversas, desde empresas emergentes recentes a grandes empresas com várias lojas. É particularmente apelativa para pequenas empresas e empresas emergentes devido ao seu sistema de taxas acessível, que se adapta a rendimentos flutuantes. Os utilizadores pagam apenas uma pequena percentagem e uma taxa fixa por transação. 

Para transações presenciais com cartão, incluindo cartões-presente pré-pagos, cartões de crédito principais e carteiras móveis como a Apple Pay, a Square aplica uma taxa de 2.6% + 10 cêntimos. Se um cartão for introduzido manualmente ou utilizado virtualmente, a taxa é de 3.5% + 15 cêntimos por transação. Para compras online e outras transações digitais, a taxa é de 2.9% + 30 cêntimos.

Tipalti

A Tipalti é uma solução de automatização de contas a pagar baseada na nuvem que simplifica os processos de faturação de fornecedores. É ideal para empresas em crescimento com necessidades extensas de processamento de faturas, especialmente as que trabalham com fornecedores internacionais. Algumas das principais funcionalidades incluem:

• A taxa da plataforma começa nos $149 mensais
• Permite pagamentos em 196 países, com 120 opções de moeda.
• Adequada para empresas com numerosos fornecedores locais e internacionais
• Integra-se com softwares de contabilidade populares, como QuickBooks, Sage e Xero

Algumas dicas finais

O receio de escolher mal e ficar preso a um contrato de vários anos com um parceiro menos adequado é real. Como lidar com isso?

Confie no seu instinto

Embora as especificações, a segurança e o custo sejam importantes, não subestime o valor de uma boa parceria. Se a equipa de um dos fornecedores lhe transmitiu uma boa impressão e pareceu genuinamente interessada no seu sucesso, isso diz muito. A compatibilidade entre pessoas e culturas é importante.

Pense a Longo Prazo

Uma interface nova e apelativa perderá o seu encanto, mas a flexibilidade, a escalabilidade e o apoio ao cliente são para sempre. Certifique-se de que qualquer sistema que esteja a considerar pode acompanhar o crescimento da sua empresa e disponibilizar as integrações de que irá precisar no futuro. Não vai querer ultrapassar as capacidades de uma solução dentro de um ano e ter de passar novamente por todo este processo.

Não Se Deixe Influenciar Apenas pelo Preço

Uma proposta demasiado baixa não vale muito se a solução não conseguir realmente satisfazer as suas necessidades. E um preço mais elevado nem sempre significa melhor qualidade. Analise o custo total de propriedade ao longo da duração do contrato, incluindo taxas adicionais de apoio, transações e complementos. O custo inicial mais baixo pode acabar por lhe custar mais a longo prazo.

Leia as Letras Pequenas

Eu sei, os contratos são tão emocionantes como ver a tinta a secar. Mas precisa de compreender todos os termos, condições e compromissos antes de assinar. Certifique-se de que não existem taxas ocultas ou cláusulas restritivas que não estejam alinhadas com os seus objetivos. Se algo parecer estranho, pergunte. O seu representante comercial deverá estar disposto a esclarecer qualquer jargão jurídico confuso.

Por fim, quando os representantes comerciais começarem a usar palavras da moda como "sem atritos", "potenciado" ou "orientado pela tecnologia"... ignore-os por um momento. Mantenha o foco no que realmente importa para a sua empresa e para os seus clientes.

E é isto. Um guia rápido sobre como filtrar a enorme quantidade de sistemas de gestão de pagamentos existentes e encontrar um que seja adaptado às suas necessidades.

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