Os custos das contas a pagar podem acumular-se rapidamente. As empresas modernas utilizam software de automatização das contas a pagar para minimizar os custos de funcionamento do departamento de contas a pagar.
O software de automatização das contas a pagar utiliza tecnologias como a inteligência artificial (AI), o processamento inteligente de documentos e o processamento de linguagem natural. Estas tecnologias ajudam a processar faturas, a tomar decisões baseadas em dados e a extrair e introduzir dados das faturas no seu sistema de contabilidade.
Neste guia, explico o significado da automatização das contas a pagar e como esta pode simplificar o fluxo de trabalho das contas a pagar.
O que é a automatização das contas a pagar?
A automatização das contas a pagar (AP) é o processo de utilizar software para automatizar tarefas repetitivas. Estes sistemas utilizam tecnologias modernas, como a automatização robótica de processos (RPA), o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e a AI para automatizar processos.
Por exemplo, as soluções de AP podem associar automaticamente as faturas às ordens de compra. Em alternativa, pode configurar o sistema para encaminhar automaticamente as faturas para um membro da equipa com base no seu processo de aprovação.
Soluções de AP locais vs. baseadas na nuvem
As soluções de contas a pagar podem ser locais ou baseadas na nuvem. O software de AP local funciona geralmente na infraestrutura de hardware de uma empresa, enquanto as soluções baseadas na nuvem podem ser acedidas a partir de qualquer lugar, a qualquer momento.
Embora as soluções baseadas na nuvem apresentem o seu próprio conjunto de riscos (ou seja, potenciais violações de dados e períodos de indisponibilidade do software), as vantagens da fácil personalização, da colaboração entre equipas e da maior visibilidade compensam frequentemente esses riscos.
A automatização de AP ajuda realmente assim tanto?
A automatização de AP pode poupar-lhe uma quantia significativa de dinheiro. De acordo com um relatório da IOFM, o custo médio do processamento de faturas com base no volume é:
| Volume de faturas | Custo médio de processamento de uma fatura com automatização | Custo médio de processamento de uma fatura sem automatização | Diferença de custo por fatura resultante da automatização |
|---|---|---|---|
| Volume de faturasMenos de 20,000 | Custo médio de processamento de uma fatura com automatização$12.98 | Custo médio de processamento de uma fatura sem automatização$15.97 | Diferença de custo por fatura resultante da automatização$2.99 |
| Volume de faturas20,000–100,000 | Custo médio de processamento de uma fatura com automatização$4.24 | Custo médio de processamento de uma fatura sem automatização$6.10 | Diferença de custo por fatura resultante da automatização$1.86 |
| Volume de faturasMais de 100,000 | Custo médio de processamento de uma fatura com automatização$3.18 | Custo médio de processamento de uma fatura sem automatização$3.62 | Diferença de custo por fatura resultante da automatização$0.44 |
Independentemente do volume de faturas, a automatização de AP, de faturas e de despesas pode poupar-lhe milhares de dólares em todas as suas faturas. Para além de reduzir os custos de processamento de faturas, os sistemas de automatização de AP poupam bastante tempo e recursos ao departamento de AP, permitindo-lhe concentrar-se em tarefas que exigem um toque humano.
Como funciona a automatização das contas a pagar
O processo de automatização de AP começa quando recebe uma fatura. Uma solução de automatização de ponta a ponta pode extrair informações adicionais da fatura, executar o fluxo de trabalho completo de AP e processar o pagamento.
Qualquer sistema de automatização de AP tem três componentes:
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Organização de faturas e recibos
Um sistema de automatização de AP organiza faturas provenientes de vários locais, incluindo as faturas na sua caixa de entrada, as faturas recebidas através de um portal de fornecedores e as faturas que lhe são enviadas em papel. O sistema converte as faturas em papel em faturas eletrónicas.
Os CFO que procuram ajudar o departamento de AP a poupar tempo através da automatização de tarefas manuais podem confiar no software de automatização de AP, uma vez que o departamento de AP já não terá de separar e organizar faturas.
Aprovação, pagamento e correspondência de faturas
Depois de o software de automatização de AP extrair as informações das faturas e as introduzir no sistema, os membros relevantes da equipa de AP têm de aprovar a fatura.
O sistema encaminha automaticamente a fatura para o membro certo da equipa. Esse membro tem de verificar a exatidão da fatura e a sua conformidade com os termos contratuais. Em alguns sistemas, pode automatizar o processo de correspondência contratual para que este trabalho seja feito por si.
O sistema envia as faturas aprovadas para o seu software de contabilidade ou sistema ERP para pagamento.
Depois de o pagamento ser efetuado, o sistema de AP associa as faturas ao montante e aos beneficiários mencionados no extrato bancário.
Manutenção de registos e auditoria
Todas as faturas e pagamentos são adicionados a uma base de dados, para que possa consultá-los quando necessário no futuro. Além disso, executar todo o fluxo de trabalho de contas a pagar através de um único sistema ajuda a criar um registo de auditoria. Pode acompanhar uma fatura ou um pagamento específico sempre que necessário durante uma auditoria, sem grandes complicações.
Software de automatização de contas a pagar vs. automatização autónoma
Pode utilizar uma solução de automatização de contas a pagar ou optar por uma abordagem autónoma. Se não tiver conhecimentos técnicos, é mais fácil utilizar software. A abordagem autónoma requer alguns conhecimentos técnicos, mesmo quando utiliza uma ferramenta sem código.
Conselho do autor
Tenha em mente que qualquer uma das opções irá provavelmente exigir o apoio das partes interessadas, pelo que terá provavelmente de convencer as partes interessadas da razão pela qual está a optar pela automatização de contas a pagar e de como esta irá beneficiar a empresa em geral.
A opção mais fácil: software de automatização de contas a pagar
As soluções de software de automatização de contas a pagar têm um custo. Mas escolha a solução certa e irá mais do que compensar esse custo sob a forma de tempo poupado e processos mais rápidos e eficientes.
Eis como o software de automatização de contas a pagar executa o processo de contas a pagar:
- Digitalizar os dados das faturas: O software de automatização de contas a pagar utiliza OCR para ler e converter faturas em dados digitais. Em alternativa, pode permitir que os fornecedores submetam diretamente uma fatura eletrónica.
- Correspondência de faturas: O sistema compara os dados das faturas com as ordens de compra e os comprovativos de entrega correspondentes. A correspondência automatizada garante que todas as faturas estão corretas e de acordo com os termos do contrato.
- Encaminhar a fatura para aprovação: O sistema encaminha a fatura para o membro da equipa ou departamento relevante com base em regras pré-configuradas. Também pode configurar alertas ou lembretes para garantir uma aprovação atempada.
- Pagamento: Assim que uma fatura é marcada como aprovada, o sistema de automatização de contas a pagar executa o pagamento ou agenda-o com base nos termos do contrato. Isto garante que está a utilizar o período de crédito disponível e a otimizar o fluxo de caixa. Em alternativa, o sistema pode executar pagamentos em tempo real quando está disponível um desconto por pagamento antecipado. O sistema também transmite as informações relevantes para o seu sistema de contabilidade, que, por sua vez, atualiza o seu balanço.
- Reconciliação: Depois de os pagamentos serem efetuados, o sistema faz corresponder os pagamentos aos valores do extrato bancário para garantir que o montante e os beneficiários estão corretos.
- Relatórios: Uma das melhores vantagens de utilizar um sistema de automatização de contas a pagar são os relatórios informativos. O sistema utiliza os dados recolhidos durante a execução dos processos de contas a pagar para gerar relatórios detalhados. Estes relatórios incluem informações sobre onde a sua empresa está a gastar dinheiro e ajudam a identificar oportunidades para minimizar custos.
O software de automatização de ponta a ponta elimina a necessidade de faturas em papel. Trata dos processos manuais, para que o seu departamento de contas a pagar se possa concentrar em tarefas mais estratégicas.
A opção mais económica: automatização autónoma de contas a pagar
Automatizar os processos de contas a pagar por si próprio irá permitir-lhe poupar dinheiro, mas pode ser bastante demorado.
A forma mais fácil de automatizar o seu fluxo de trabalho de contas a pagar é utilizar uma ferramenta de automatização sem código, como o Zapier. Por exemplo, pode configurar o Zapier para extrair informações das suas faturas. Lembre-se de que existem vários desafios associados à utilização de uma ferramenta de automatização sem código. Em primeiro lugar, esta precisa de se integrar com outras soluções de software que utiliza para faturação, introdução de dados e pagamentos.
Se a ferramenta de automatização não se integrar com uma das soluções, não poderá criar um fluxo de trabalho de automatização de ponta a ponta. O processo exato para configurar autonomamente a automatização de contas a pagar depende das ferramentas que utiliza. Se não tiver a certeza por onde começar, o Zapier é a sua melhor opção.
No entanto, é preferível investir numa solução completa de automatização de contas a pagar se quiser começar diretamente a automatizar fluxos de trabalho e poder obter apoio quando algo não funcionar.
Benefícios da automatização de contas a pagar
Além de simplificar o fluxo de trabalho do departamento de contas a pagar, a automatização de contas a pagar oferece benefícios em várias áreas da empresa. Eis os benefícios mais significativos da automatização de contas a pagar:
Poupança de custos
A automatização de contas a pagar permite poupar dinheiro de várias formas. Por exemplo, os sistemas de automatização integram-se com aplicações empresariais, eliminando a necessidade de transferir informações manualmente.
Um dos principais benefícios do software de contas a pagar é ajudar a evitar erros, poupando-lhe tempo na sua correção posteriormente.
Uma vez que a automatização de contas a pagar permite processar faturas e efetuar pagamentos mais rapidamente, ajuda-o a tirar partido dos descontos por pagamento antecipado.
Obter descontos por pagamento antecipado pode ser bastante difícil sem automatização — de acordo com o IOFM, a maioria das empresas aproveita menos de 21% das ofertas de desconto por pagamento antecipado, e 12% das empresas não obtêm qualquer desconto por pagamento antecipado.
Maior eficiência e precisão
Os processos eficientes ajudam a reduzir o custo dos processos de AP, aceleram os ciclos de aprovação, permitem que os recursos sejam alocados a tarefas que acrescentam mais valor, como a análise dos padrões de despesas, e melhoram a produtividade dos colaboradores.
O software de automatização de AP também melhora a precisão, porque não está sujeito ao risco de erro humano a que a sua equipa está exposta. Quando automatiza os processos de contas a pagar, minimiza a probabilidade de erro humano, o que é benéfico antes da época fiscal.
A precisão é fundamental porque ajuda a manter a conformidade, a criar confiança junto dos fornecedores e das partes interessadas e a gerar relatórios precisos que lhe permitem tomar decisões financeiras sólidas.
Colaboração entre equipas
As equipas envolvidas na captura e aprovação de faturas têm acesso em tempo real a todas as faturas e ficheiros, ajudando a simplificar os fluxos de trabalho. Isto permite que as equipas colaborem nas faturas sem o incómodo de encontrar o documento, confirmar os detalhes por e-mail ou telefone e lidar com imprecisões.
Todas as equipas — AP, finanças e contabilidade — podem consultar os mesmos dados, independentemente do local onde se encontrem. Isto permite que as equipas resolvam as discrepâncias mais rapidamente.
Por exemplo, quando um fornecedor telefona relativamente a uma discrepância num pagamento, a equipa de AP pode falar com a contabilidade e consultar a transação no sistema, sem ter de procurar manualmente a transação no extrato bancário. Graças ao acesso centralizado aos dados de AP, podem resolver em conjunto a questão do fornecedor de forma mais eficiente.
Maior satisfação dos fornecedores
Os sistemas de automatização de AP também oferecem benefícios externos à sua empresa. Pagar consistentemente aos fornecedores dentro do prazo cria uma boa relação, tornando a sua empresa num parceiro de negócios preferencial. Esta relação pode ser uma vantagem quando precisar de uma entrega urgente ou de um favor numa situação complicada.
Tomada de decisões baseada em dados
Os dados são o combustível do crescimento da sua empresa, porque ajudam-no a tomar decisões informadas.
Na verdade, os 40% das organizações que tomam decisões baseadas em dados estão no topo do seu setor, em comparação com as que tomam decisões com base na intuição.
As soluções de automatização de AP consolidam, em tempo real, as informações de todas as transações. Utilizam estas informações para criar gráficos interativos e relatórios detalhados.
Estes gráficos e relatórios proporcionam às equipas financeiras a transparência, os conhecimentos e a capacidade de acompanhar as métricas necessárias para tomar decisões estratégicas.
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Prevenção de fraude
A prevenção de fraude é um desafio significativo.
Eis a razão: de acordo com o Inquérito Global sobre Criminalidade Económica e Fraude da PwC de 2022, mais de metade das grandes empresas sofre algum tipo de fraude relacionada com faturas todos os anos.
Para ter uma perspetiva do custo que isto pode representar para uma empresa: de acordo com o Relatório do Censo dos Profissionais Financeiros de 2022, que inquiriu 2.750 profissionais seniores de finanças, o custo anual médio estimado da fraude relacionada com faturas é de $280,000 por empresa de média dimensão.
As soluções de automatização baseadas em IA podem identificar inconsistências nas transações, reduzindo a possibilidade de estas fraudes serem bem-sucedidas. O sistema monitoriza todas as transações e, quando deteta uma anomalia, notifica o membro relevante da equipa.
Os melhores sistemas dispõem de funcionalidades de segurança integradas e de responsabilização que facilitam a deteção de fraudes e a identificação da pessoa responsável. A prevenção de fraudes é fundamental para garantir a conformidade e proteger os seus ativos.
Implementar software de automatização de AP
Em geral, o software de automatização de AP é a chave para reduzir o custo da automatização dos processos de AP. Eis algumas dicas rápidas de implementação para começar:
- Determine os seus requisitos: Quais são os objetivos da sua empresa e de que forma a automação de AP irá ajudar? Encontre a resposta a esta pergunta antes de começar a procurar.
- Forme a sua equipa: Tal como acontece com qualquer implementação de software, terá de reunir uma equipa principal, desde as partes interessadas até às equipas de TI, aprovisionamento, contabilidade e outras. Durante este processo, determine quem fará parte da sua equipa de implementação.
- Faça a sua pesquisa: Quando estiver pronto para começar a criar ou a procurar uma solução, é importante pesquisar potenciais fornecedores que correspondam aos seus critérios. Não tenha receio de solicitar demonstrações, caso sejam disponibilizadas, e inscreva-se em períodos de teste gratuitos para conhecer verdadeiramente a solução.
Depois de ter tudo preparado, se ainda não tiver a certeza de como começar, reuni alguns dos meus principais fornecedores de software de AP para dar início ao processo.
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Coloque o AP no piloto automático
As equipas de AP já têm muito trabalho. Em vez de as obrigar a dedicar tempo à introdução manual de dados e à conversão de faturas físicas de fornecedores em faturas eletrónicas, permita-lhes trabalhar em tarefas estratégicas, como analisar os fluxos de caixa e os padrões de despesa.
Utilize software de automação de AP para automatizar a aprovação de faturas, o processamento de pagamentos e outras tarefas manuais no seu fluxo de trabalho. Se o fizer, poderá reduzir os custos gerais de AP, capacitar a sua equipa de AP para fazer mais e tomar decisões mais inteligentes com base em dados reais.
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