À medida que a sua startup tecnológica cresce, começará a questionar-se sobre quando é altura de começar a aperfeiçoar o seu negócio, para além de simplesmente o fazer crescer. Reduzir as despesas nos locais certos e aumentar as receitas onde isso é mais viável: estas e outras questões são respondidas pela equipa de planeamento e análise financeira (FP&A) da sua empresa.
Implementar esta função pode ser intimidante. Como saber quem contratar primeiro? Deverá “sugerir” cordialmente ao seu contabilista que trate do trabalho? O que pode ser automatizado? E quando é que faz realmente sentido reforçar a sua equipa de FP&A?
Vou responder a todas estas perguntas e a muitas mais, para lhe fornecer as informações de que precisa para aumentar a sua eficiência nesta função empresarial indispensável, mas fácil de executar incorretamente.
Criar uma estratégia de FP&A
Antes sequer de pensar em tomar decisões de contratação, é fundamental definir uma estratégia eficaz. Encare este processo tendo em conta as necessidades de toda a sua organização, e não apenas da sua função financeira, e considere os seguintes pontos:
- Porque está a considerar criar uma função de FP&A? Tem necessidades específicas de orçamentação ou previsão, ou espera obter melhorias gerais na eficiência?
- Que tipo de apoio precisam as partes interessadas da sua organização? Como podem o marketing, as operações de pessoas e outras unidades de negócio tirar partido de análises financeiras e apoio à tomada de decisões internos?
- Pode disponibilizar o orçamento e a atenção necessários para pôr uma equipa de FP&A a funcionar corretamente? Como descreverei mais adiante, precisará das pessoas, dos processos e da tecnologia certos para que a FP&A faça a sua magia; estes elementos normalmente não são baratos.
Benefícios de uma equipa de FP&A apoiada por tecnologia
De acordo com um inquérito recente realizado pela Associação de Profissionais Financeiros, 78% dos inquiridos afirmaram que planeiam melhorar as suas competências tecnológicas e de dados nos próximos 12 meses.
As empresas reconhecem o valor desta função porque é responsável por funções importantes, como a previsão e a modelação de diferentes estratégias para a sua empresa, sem sobrecarregar os restantes membros da equipa financeira.
Os benefícios incluem:
- Um grupo interno de reflexão para abordar decisões empresariais relevantes, em vez de absorver horas de profissionais financeiros com diferentes conjuntos de competências, como o seu contabilista
- Unificar dados em tempo real de toda a organização, dando a cada função da sua empresa um parceiro de negócio analítico que a ajude nas suas próprias decisões
- Manter um acompanhamento contínuo dos objetivos face ao desempenho, libertando a direção sénior para questões estratégicas de nível superior e para definir esses objetivos em primeiro lugar
- Abordar considerações importantes de capital e o planeamento de cenários, como a necessidade de obter mais financiamento
- Contar com pessoas que compreendem software de análise estatística e outras ferramentas mais complexas
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Desafios atuais da FP&A
Apesar da sua utilidade, as equipas de FP&A enfrentam vários desafios devido à rápida evolução das forças de mercado, tecnológicas e globais.
Ambiguidade dos objetivos
Para muitas empresas, o sucesso significa mais do que simplesmente aumentar as receitas, o fluxo de caixa ou a rentabilidade. Atualmente, as empresas precisam de atingir uma infinidade de objetivos, como obter lucro enquanto procuram incessantemente o crescimento e atingem as métricas ESG (Ambiente, Sustentabilidade e Governação). Sobretudo se a sua empresa tiver recorrido a investidores, pode acabar por sentir que está a fazer malabarismos com facas apenas para conseguir acompanhar o ritmo.
Isto pode dificultar a concentração das equipas de FP&A nos seus objetivos fundamentais. Como resposta, considere priorizar os esforços da sua equipa de FP&A em função dos objetivos mais importantes do momento:
- Tem problemas com o produto? Direcione conscientemente os esforços para essa área.
- Está perante uma decisão importante entre algumas campanhas de marketing? Oriente os esforços nessa direção.
Fontes de dados inadequadas
A eficácia da sua equipa de FP&A dependerá exclusivamente dos dados financeiros e de outras informações em que se baseia. Para que possa partilhar informações sobre vendas, marketing, produto e previsões, terá de garantir que dispõe de visibilidade completa sobre cada uma destas áreas. Mesmo quando tem fontes de dados com que trabalhar, os dados estão limpos e são coerentes?
Este é o obstáculo que impede as empresas de criarem a sua equipa de FP&A demasiado cedo. Até a sua casa estar verdadeiramente em ordem, a FP&A não conseguirá gerar informações relevantes para salvar a sua vida (e a da sua empresa). Deve esperar para implementar esta equipa até ter estabelecido o regime de dados adequado e as ferramentas de recolha necessárias para fornecer um fluxo constante de dados diretamente ao seu departamento de FP&A.
Necessidade de boas ferramentas
À medida que a FP&A se torna mais centrada nos dados, também depende cada vez mais da existência das ferramentas tecnológicas adequadas. Atualmente, estamos muito para além do simples Excel. Isto pode criar um ciclo de feedback desafiante entre as suas equipas financeira e de TI, uma vez que o processo de identificar e integrar os parceiros tecnológicos certos pode tornar-se moroso. Significa também que os seus profissionais de FP&A precisam de ter competências adequadas nas tecnologias certas.
Dedicar tempo à formação dos colaboradores nas ferramentas que utiliza pode parecer uma atividade de um centro de custos, mas compensará muitas vezes no futuro.
Os componentes essenciais
O sucesso da sua equipa depende da ligação entre pessoas, processos e tecnologia.
Pessoas
Quer se trate de uma pessoa ou de uma equipa, colaboradores com as competências e a experiência certas podem determinar o sucesso ou o fracasso da sua função de FP&A. Alguns percursos profissionais são mais adequados a funções de FP&A em empresas tecnológicas em fase de arranque do que outros.
Excelentes competências de modelização financeira são necessárias, mas insuficientes para esta função. Se está apenas a começar a constituir a sua equipa de finanças, poderá querer encontrar alguém cujo conjunto de competências abranja várias áreas. Neste caso, contratar alguém com uma combinação de experiência num departamento financeiro e em angariação de fundos poderá ser benéfico.
Os perfis-alvo dos colaboradores de FP&A devem incluir profissionais experientes de outras equipas de FP&A e profissionais em início de carreira com um percurso académico sólido, com um historial de experiência financeira no mundo das empresas tecnológicas em fase de arranque. Independentemente do perfil que escolher, é evidente que a FP&A é uma função apoiada pela tecnologia. Candidatos com experiência na utilização ou até na criação de ferramentas tecnológicas serão de grande ajuda a longo prazo.
Não sinta que precisa de aumentar a sua equipa demasiado depressa. É preferível contratar uma pessoa excelente e trabalhar com ela para estabelecer os processos e a tecnologia adequados do que avançar demasiado cedo com uma equipa totalmente nova.
Processos
Dotar estes membros da equipa de processos bem planeados é o que distingue o sucesso do fracasso da FP&A.
Lembre-se de que FP&A significa Planeamento e Análise Financeira. Esta função não é normalmente responsável pela definição dos objetivos gerais da organização, pelo que é importante fornecer o contexto e os KPIs (Indicadores-chave de desempenho) adequados para a sua equipa de FP&A trabalhar.
Para além da definição adequada de objetivos, também é importante estabelecer e atualizar periodicamente a forma como a sua função de FP&A efetivamente funciona. Existem processos desatualizados que desperdiçam tempo ou criam trabalho duplicado? Analise periodicamente — e ouça o feedback dos membros da sua equipa de FP&A sobre — cada passo dos seus processos recorrentes de FP&A, para manter as suas ferramentas afiadas e a sua equipa empenhada no trabalho que realmente importa.
Tecnologia
Para além de ter as pessoas certas nos lugares certos, equipar estes colaboradores com as plataformas tecnológicas adequadas pode dar-lhes a capacidade de tirar partido de todos os dados da sua empresa e tomar decisões estratégicas mais fundamentadas. Estas plataformas são frequentemente baseadas na nuvem e podem utilizar IA e aprendizagem automática para aumentar as capacidades da sua equipa.
Para obter alguma inspiração direta, consulte os nossos artigos sobre as 19 melhores ferramentas de relatórios financeiros e as principais ferramentas de gestão do desempenho empresarial a considerar.
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Ligar os seus componentes
Coordenar estes três componentes é tão importante como selecionar os certos. Quero dedicar um momento a salientar que a forma como estrutura a sua equipa de FP&A também dependerá, em certa medida, da sua própria função. Os CFOs normalmente não são as primeiras contratações em empresas tecnológicas em fase de arranque, pelo que, se ocupa esse cargo, é provável que esteja numa empresa com uma base de talento razoavelmente desenvolvida. Neste caso, poderá já ter experiência na criação de equipas internas. Se um processo ou procedimento já estiver a funcionar, não há necessidade de reinventar a roda para o seu grupo de FP&A.
Por outro lado, se é fundador ou cofundador de uma empresa tecnológica mais pequena em fase de arranque, certifique-se de que está preparado para abordar efetivamente cada um destes três elementos essenciais. Sem a tecnologia e os dados adequados, a sua equipa de FP&A não conseguirá começar a trabalhar e, sem os processos apropriados, não conseguirá funcionar de forma eficiente.
Certifique-se de que está a configurar esta função com a mentalidade certa, orientada para o futuro, curiosidade e ênfase no trabalho conjunto com as restantes equipas da sua empresa. Além disso, assegure-se de que a sua equipa de FP&A não fica atolada em tarefas difíceis de executar ou em trabalho rotineiro interminável. Analise periodicamente as tarefas de baixo esforço que podem ser automatizadas ou removidas da sua carga de trabalho e avalie se as suas pessoas, os seus processos e a sua tecnologia estão a trabalhar em conjunto ou em oposição uns aos outros.
Perguntas frequentes
Eis algumas das perguntas mais comuns que os CFO de startups têm sobre FP&A
Qual é a diferença entre um líder de FP&A e um CFO?
Permita-me abordar esta questão desde já, caso esteja a perguntar-se o que distingue a FP&A do CFO, uma vez que ambos estão envolvidos no planeamento financeiro. A função do seu líder de FP&A será mais específica do que a do seu CFO.
Enquanto o líder de Planeamento e Análise Financeira de uma organização será responsável por liderar as previsões, o planeamento tático e esforços relacionados, como a elaboração do orçamento, o CFO será normalmente também responsável por operações diárias, como a contabilidade e a tesouraria. O CFO será um decisor, mais envolvido no planeamento estratégico a longo prazo do que a FP&A, que estará ocupada a recolher dados e informações de toda a organização para melhorar a tomada de decisões.
A FP&A apoia e capacita o CFO, mas é apenas uma parte de um quadro mais amplo.
Como melhorar uma equipa de FP&A existente
Se já criou uma equipa de FP&A, mas está a procurar formas de melhorar a sua eficácia, considere formas específicas de aperfeiçoar as suas pessoas, os seus processos e a sua tecnologia.
- As competências e a experiência dos membros da sua equipa correspondem ao perfil dos desafios que a sua organização enfrenta ou é possível desenvolver essas competências?
- Existem novas formas de fazer as coisas, provenientes de outras equipas ou talvez de outras empresas, que poderiam melhorar o seu desempenho financeiro?
- Existem plataformas tecnológicas mais recentes que poderiam ampliar ainda mais as capacidades das suas pessoas ou dotá-las de capacidades totalmente novas? Talvez este fosse, por si só, um bom projeto para a sua equipa de FP&A realizar.
Quanto automatizar
Outra pergunta comum é saber que parte da sua função de FP&A pode automatizar. A resposta é totalmente insatisfatória, embora provavelmente não inesperada: “depende”. Como explicou o autor do CFO Club Christian Martinez noutro artigo, existem três passos para avaliar oportunidades de automatização:
- Mapeie os seus processos financeiros
- Quantifique o impacto financeiro da automatização, com o apoio das equipas tecnológicas da sua empresa. Considere métricas como o tempo poupado em cada processo, o número de colaboradores afetados e os impactos na rentabilidade e na avaliação
- Desenvolva uma matriz de impacto versus esforço que lhe permita identificar oportunidades de automatização de elevado impacto e baixo esforço
Este processo de três passos, explicado com mais detalhe no artigo completo, dar-lhe-á uma ideia de quanto a automatização pode ajudar.
Quando contratar
Sabe, portanto, que quer criar uma equipa de FP&A. Quando chega finalmente o momento?
A resposta tem dois elementos. Primeiro, quando estará em condições de obter valor da FP&A? Se a sua própria organização ainda não estiver suficientemente desenvolvida para ter uma multiplicidade de projetos de análise financeira com impacto e questões relacionadas com prioridades orçamentais, acrescentar a função de FP&A poderá não trazer grandes benefícios.
Em segundo lugar, a sua equipa de FP&A deve acompanhar o desenvolvimento das funções de que depende. Em particular, sem uma equipa de contabilidade bem desenvolvida e sistematizada e as capacidades de recolha de dados necessárias para acompanhar o desempenho em todos os departamentos da sua organização, a sua pessoa de FP&A não terá muito com que trabalhar.
Prever um futuro rentável
Criar uma equipa de FP&A totalmente funcional é um processo que exige um planeamento cuidadoso e antecipado, mas pode ser a chave para desbloquear uma eficiência muito maior em toda a sua organização. Gostaria muito de conhecer a sua experiência na criação de uma função de FP&A, ou até de uma equipa financeira completa.
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