Outro funcionário acabou de enviar um e-mail a pedir um recibo de vencimento, outra pessoa precisa do seu W-2 para efeitos fiscais e, agora, os RH estão novamente a vasculhar os registos de salários para reenviar documentos manualmente.
À medida que as equipas crescem, tratar dos pedidos de documentos salariais um a um torna-se rapidamente repetitivo e demorado. O Intuit QuickBooks Workforce ajuda a simplificar este processo, proporcionando aos funcionários acesso seguro aos seus próprios recibos de vencimento, W-2 e informações salariais através de um portal de autosserviço.
Este guia explica como configurar o acesso dos funcionários no QuickBooks Workforce, para que a sua equipa possa aceder autonomamente aos documentos salariais, com menos trocas manuais de mensagens.
Os funcionários podem aceder aos recibos de vencimento e aos formulários fiscais no QuickBooks Workforce?
Sim. Os funcionários podem aceder aos seus recibos de vencimento e formulários fiscais, incluindo os W-2, através do QuickBooks Workforce, depois de receberem um convite e concluírem a configuração da respetiva conta Workforce.
Depois, os funcionários podem consultar os documentos salariais tanto através do portal Web do Workforce como da aplicação móvel.
Como convidar funcionários para o QuickBooks Workforce para consultarem os seus recibos de vencimento e formulários fiscais (W-2)
Eis como pode convidar funcionários para o Workforce e configurar o acesso dos funcionários no QuickBooks Payroll.
Passo 1: Confirme se as informações do funcionário estão completas
Antes de enviar convites para o Workforce, confirme se o perfil de cada funcionário contém:
- Nome e apelido
- Endereço de e-mail
- Data de contratação
- Informações do perfil salarial
Os endereços de e-mail dos funcionários têm de estar corretos, uma vez que os convites para o Workforce são enviados por e-mail.
Passo 2: Processe os salários antes de convidar os funcionários
Os funcionários só podem consultar recibos de vencimento e informações salariais que já tenham sido processados através do QuickBooks Payroll. Processar primeiro os salários garante que os funcionários possam aceder imediatamente aos registos salariais depois de configurarem o Workforce.
Passo 3: Envie os convites para o Workforce
Aceda a Salários → Funcionários e, em seguida, selecione o funcionário que pretende convidar. No perfil do funcionário, selecione Convidar para o Workforce para enviar o e-mail de convite.
Os funcionários receberão instruções para criarem uma conta Intuit ou iniciarem sessão na sua conta, de modo a poderem aceder ao Workforce e consultar os seus recibos de vencimento, W-2 e documentos salariais online. Se precisar de convidar vários funcionários ao mesmo tempo, o QuickBooks também permite enviar convites em lote.
Passo 4: Configure as permissões de autosserviço dos funcionários
Aceda a Definições → Definições de salários → Definições do Workforce para gerir as funcionalidades de autosserviço a que os funcionários podem aceder no Workforce.
Os administradores podem permitir que os funcionários consultem recibos de vencimento, W-2 e informações salariais acumuladas no ano, bem como decidir se os funcionários podem atualizar autonomamente os dados de depósito direto, as informações de retenção na fonte do W-4 e os dados de contacto pessoais.
Passo 5: Ative o acesso digital aos W-2
Os funcionários que pretendam receber os W-2 em formato digital têm de autorizar a entrega eletrónica durante a configuração da conta Workforce.
Depois de ativada esta opção, os funcionários podem aceder a:
- W-2
- Formulários W-2c
- Documentos fiscais
através do portal Workforce durante a época fiscal.
Os funcionários que não optarem pela entrega eletrónica continuarão a receber os formulários W-2 em papel por correio.
Passo 6: Ajude os funcionários a concluir a configuração do Workforce
Os funcionários receberão um convite por e-mail com instruções para:
- Criar uma conta Intuit ou iniciar sessão na respetiva conta
- Aceder ao Workforce através da Web ou da aplicação móvel
- Consultar recibos de vencimento e W-2
Os funcionários que já tenham contas Intuit devem utilizar o endereço de e-mail correto associado ao respetivo convite para o Workforce.
Passo 7: Reenviar convites quando necessário
Se um funcionário não receber ou aceitar o convite, os administradores podem reenviar o convite do Workforce diretamente a partir da secção de gestão de funcionários no QuickBooks Payroll.
Também pode atualizar o endereço de e-mail do funcionário antes de reenviar o convite, se necessário.
Passo 8: Rever o estado de acesso dos funcionários
Depois de os convites serem enviados, acompanhe o estado dos convites e do acesso dos funcionários através de Folha de pagamentos → Funcionários. Isto permite aos administradores confirmar quais os funcionários que aceitaram os respetivos convites e identificar os funcionários que ainda possam necessitar de assistência adicional.
Aspetos a ter em conta quando os funcionários acedem aos recibos de vencimento e aos W-2 no QuickBooks Workforce
Eis alguns problemas comuns de configuração, boas práticas e expetativas a ter em conta quando os funcionários acedem aos recibos de vencimento e aos W-2 através do QuickBooks Workforce.
Problemas comuns de configuração
Os funcionários podem não receber convites do Workforce se o endereço de e-mail registado estiver incorreto ou desatualizado. Alguns funcionários também podem iniciar sessão acidentalmente com uma conta Intuit diferente da associada ao respetivo convite do Workforce.
Boas práticas
Processe a folha de pagamentos antes de enviar os convites do Workforce, para que os funcionários possam aceder imediatamente aos recibos de vencimento após a configuração. Também é útil lembrar os funcionários de optarem pela entrega dos W-2 sem papel durante a configuração da conta.
Como é o sucesso
Depois de o Workforce estar totalmente configurado, os funcionários devem conseguir aceder por si próprios aos recibos de vencimento e aos W-2, sem terem de contactar repetidamente os administradores de RH ou da folha de pagamentos para obter documentos salariais.
Considerações finais
A configuração do acesso dos funcionários aos recibos de vencimento e aos W-2 no QuickBooks Workforce pode ajudar a reduzir os pedidos repetitivos relacionados com a folha de pagamentos, facilitando simultaneamente o acesso dos funcionários aos documentos salariais ao longo do ano.
Se quiser que os funcionários acedam aos documentos salariais em dispositivos móveis, também pode explorar a aplicação QuickBooks Workforce. Para obter recursos adicionais sobre folhas de pagamentos e gestão empresarial, consulte QuickBooks e o restante centro de recursos empresariais. Boa sorte com a configuração do Workforce e a implementação da folha de pagamentos para os funcionários.
