A folha de salários já foi processada, alguém está a dizer que as horas estavam erradas, os custos de mão de obra continuam a não corresponder ao projeto e algumas equipas voltaram a entregar os seus registos de horas com atraso.
O que funcionava com folhas de cálculo, registos de horas em papel e processos de processamento salarial dispersos começa a ser mais difícil de gerir quando estão envolvidas mais equipas, projetos e locais de trabalho.
Neste guia, vamos explicar como implementar o Intuit QuickBooks Workforce para a construção e o processamento salarial de serviços no terreno, para que o processamento salarial, o acompanhamento da força de trabalho e o cálculo dos custos dos trabalhos fiquem mais organizados e sejam mais fáceis de gerir no dia a dia.
Porque é que o processamento salarial na construção e nos serviços no terreno se torna difícil de gerir
O processamento salarial na construção e nos serviços no terreno torna-se rapidamente difícil de gerir à medida que as equipas, os locais de trabalho e os projetos crescem.
Tem de lidar com trabalhadores que recebem diferentes taxas salariais em diferentes trabalhos, trabalhadores subcontratados 1099, requisitos de processamento salarial certificado, classificações de seguro de acidentes de trabalho, horas extraordinárias e equipas distribuídas por vários locais.
O que começa como folhas de cálculo, registos de horas em papel ou ferramentas desligadas pode acabar por se transformar em atrasos no processamento salarial, acompanhamento impreciso dos custos de mão de obra, riscos de conformidade e derrapagens nos custos dos projetos. Mesmo pequenos erros no processamento salarial das operações de construção e serviços no terreno podem criar problemas operacionais e financeiros maiores mais tarde.
Como o QuickBooks Workforce ajuda as empresas de construção e de serviços no terreno a gerir o processamento salarial
O QuickBooks Workforce ajuda as empresas de construção e de serviços no terreno a integrar o processamento salarial, o registo de horas, o cálculo dos custos dos trabalhos e a gestão dos trabalhadores num fluxo de trabalho mais interligado.
Processamento salarial e registo de horas
O QuickBooks Time ajuda as empresas a registar as horas dos trabalhadores, os trabalhos, os horários e a localização GPS num único local. Para as equipas de construção e de serviços no terreno, isto ajuda a reduzir a recolha manual de horas e fornece às equipas responsáveis pelo processamento salarial registos de horas mais precisos antes de o processamento salarial ser efetuado.
Cálculo dos custos dos trabalhos e rentabilidade dos projetos
O QuickBooks ajuda as empresas a acompanhar a mão de obra, o tempo, os materiais e as despesas por projeto, facilitando a identificação dos trabalhos rentáveis e dos casos em que os custos podem estar a ultrapassar o orçamento. Isto é especialmente útil para as empresas de construção que precisam de uma melhor visibilidade sobre os custos de mão de obra ao nível do projeto.
Visibilidade e responsabilização das equipas no terreno
O QuickBooks Time permite o acompanhamento por GPS e a delimitação geográfica, ajudando as empresas a ver quem tem o ponto registado, onde está a trabalhar e a que local de trabalho correspondem as suas horas. Isto é útil para as equipas que trabalham em vários locais, especialmente quando um registo preciso das horas afeta o processamento salarial, a faturação e o cálculo dos custos dos trabalhos.
Como implementar o QuickBooks Workforce para o processamento salarial na construção e nos serviços no terreno
Implementar o QuickBooks Workforce significa configurar corretamente o processamento salarial, o acompanhamento da força de trabalho, o cálculo dos custos dos trabalhos e a integração dos trabalhadores, para que o processamento salarial se mantenha organizado à medida que a sua empresa cresce.
Passo 1: Defina a estrutura do processamento salarial e o enquadramento dos custos dos trabalhos
Antes de configurar o QuickBooks Workforce, documente a forma como a sua empresa gere o processamento salarial entre trabalhadores, equipas e projetos.
Isto inclui identificar as regras relativas a horas extraordinárias, salários prevalecentes, taxas sindicais, ajudas de custo diárias, reembolsos de quilometragem, pagamentos a subcontratados e classificações do seguro de acidentes de trabalho.
As empresas devem também definir atempadamente os códigos dos projetos e os códigos dos custos de mão de obra, uma vez que estes constituem a base do acompanhamento da força de trabalho e do cálculo dos custos dos trabalhos.
Passo 2: Escolha o plano QuickBooks Workforce adequado
O QuickBooks Workforce está disponível através de vários planos agrupados de processamento salarial e contabilidade, incluindo Workforce Payroll e Simple Start, Workforce Payroll e Essentials, e Workforce Premium e Plus.
À medida que a complexidade do processamento salarial aumenta, muitas empresas de construção e de serviços no terreno optam por planos que incluem o registo de horas faturáveis, o acompanhamento de projetos e da rentabilidade, o registo móvel de horas, ferramentas de gestão de equipas e funcionalidades de apoio aos recursos humanos.
As empresas que gerem várias equipas, projetos, subcontratados ou locais de trabalho podem também beneficiar de planos com funcionalidades avançadas de elaboração de relatórios, gestão da força de trabalho e acompanhamento de projetos integradas no ecossistema QuickBooks.
Passo 3: Configurar o processamento salarial, os impostos e os dados dos trabalhadores
Após a configuração, as empresas podem configurar os calendários de processamento salarial, o depósito direto, os dados fiscais, as classificações dos trabalhadores e os locais de trabalho.
As empresas de construção e de serviços no terreno precisam frequentemente de configurar vários locais de trabalho e impostos estaduais sobre os salários, especialmente quando as equipas trabalham em diferentes cidades ou estados.
O QuickBooks Workforce também permite vários valores de remuneração por trabalhador, possibilitando às empresas atribuir diferentes valores horários consoante o projeto, o tipo de trabalho ou os requisitos sindicais. Os empreiteiros e subempreiteiros também podem ser adicionados separadamente para a gestão de trabalhadores 1099.
Passo 4: Configurar o QuickBooks Time para o registo de horas no terreno
O QuickBooks Time ajuda as empresas de construção e de serviços no terreno a gerir as horas dos trabalhadores, a presença nos locais de trabalho, os horários e os registos de entrada através de dispositivos móveis, diretamente na aplicação Workforce.
As empresas podem criar locais de trabalho com delimitação geográfica para que os trabalhadores recebam automaticamente indicações para registar a entrada e a saída quando chegam ao local de um projeto.
Definições adicionais de acompanhamento da força de trabalho, como a confirmação por GPS, fotografias, assinaturas e o acompanhamento por códigos de projeto, também podem ajudar a melhorar a precisão do processamento salarial e a documentação do processamento salarial certificado.
Passo 5: Configurar o apuramento de custos dos trabalhos e o acompanhamento do trabalho
Uma das partes mais importantes da implementação do QuickBooks Workforce para o processamento salarial na construção é ligar o acompanhamento do trabalho ao apuramento de custos dos trabalhos no QuickBooks Online.
Quando as horas dos trabalhadores são atribuídas a trabalhos ou códigos de custos específicos, os custos do trabalho podem ser acompanhados nos relatórios ao nível do projeto, ajudando as empresas a monitorizar a rentabilidade dos projetos, as despesas com mão de obra e os custos da força de trabalho em tempo real, em vez de dependerem de folhas de cálculo manuais.
Passo 6: Ativar a IA para o processamento salarial e a automatização da força de trabalho
As empresas que utilizam os planos Elite também podem configurar funcionalidades de IA para o processamento salarial, de modo a ajudar a automatizar a recolha de horas e as revisões do processamento salarial.
A IA para o processamento salarial pode enviar lembretes aos trabalhadores por SMS ou através de notificações da aplicação, sinalizar atividade salarial invulgar e identificar anomalias, como horas extraordinárias inesperadas ou horas em falta, antes de o processamento salarial ser aprovado.
Isto pode ajudar os administradores do processamento salarial a detetar problemas mais cedo durante a revisão do processamento salarial.
Passo 7: Convidar os trabalhadores e realizar a integração na força de trabalho
Depois de configurar o processamento salarial e o acompanhamento da força de trabalho, os trabalhadores podem ser convidados a utilizar a aplicação QuickBooks Workforce através de e-mail.
Os trabalhadores podem então registar as entradas e saídas, enviar folhas de horas, consultar recibos de vencimento, gerir informações fiscais e responder a notificações do processamento salarial diretamente a partir da aplicação.
Muitas empresas também realizam sessões breves de integração com as equipas no terreno para uniformizar os procedimentos de registo de entrada, a seleção de códigos de projeto e a utilização da aplicação móvel antes da entrada em funcionamento.
Passo 8: Testar o processamento salarial antes da entrada completa em funcionamento
Antes de transferirem totalmente as operações de processamento salarial, muitas empresas de construção e de serviços no terreno executam o processamento salarial em paralelo com o sistema anterior durante um ou dois ciclos de pagamento.
Isto permite às equipas de processamento salarial comparar os salários, as retenções fiscais, os cálculos das horas extraordinárias e o salário líquido entre os dois sistemas, de modo a identificar precocemente problemas de configuração ou discrepâncias no processamento salarial.
A maioria dos problemas iniciais do processamento salarial resulta normalmente de saldos de abertura, valores de remuneração ou definições de configuração da força de trabalho incorretos.
Passo 9: Monitorizar o processamento salarial, os relatórios e a conformidade após o lançamento
Após a implementação, as empresas devem continuar a rever regularmente os relatórios de processamento salarial, as afetações de mão de obra, as declarações fiscais e as classificações dos trabalhadores.
As operações de processamento salarial na construção e nos serviços no terreno podem tornar-se mais complexas à medida que as equipas, os projetos e os locais de trabalho aumentam, pelo que o acompanhamento contínuo ajuda as empresas a manter a precisão do processamento salarial, a conformidade e a visibilidade do trabalho ao nível do projeto ao longo do tempo.
As empresas que tratam de processamento salarial certificado também devem ter em atenção que o QuickBooks Workforce não gera nativamente os formulários WH-347 e pode exigir integrações de terceiros para os fluxos de trabalho de elaboração de relatórios de processamento salarial certificado.
Como é o sucesso após implementar o QuickBooks Payroll em empresas de construção e de serviços no terreno
Depois de implementar completamente as ferramentas QuickBooks Payroll e Workforce nas suas operações, o processamento salarial deverá começar a parecer menos reativo e mais fácil de gerir.
Antes da implementação
❌ Recolha de folhas de horas através de formulários em papel, chamadas, mensagens de texto ou folhas de cálculo
❌ Cálculos e declarações manuais dos impostos sobre os salários
❌ Visibilidade limitada dos custos de mão de obra por projeto
❌ Ferramentas separadas para processamento salarial, registo de horas e contabilidade
❌ Erros no processamento salarial detetados apenas depois de este ser concluído
Após a implementação
✅ Registo das horas dos colaboradores e processamento salarial ligados num só sistema
✅ Declarações automatizadas dos impostos federais e estaduais sobre os salários
✅ Monitorização em tempo real dos custos de mão de obra associados aos projetos
✅ Processamento salarial, acompanhamento da força de trabalho e contabilidade sincronizados
✅ Ferramentas de revisão do processamento salarial que ajudam a detetar problemas antes do processamento
Com o tempo, isto pode ajudar a reduzir os erros no processamento salarial, melhorar a visibilidade da mão de obra nos vários projetos e facilitar a gestão das operações salariais à medida que as suas equipas e o volume de trabalho continuam a crescer.
Considerações finais
Depois de configurar o QuickBooks Workforce e de implementar completamente os seus fluxos de trabalho de processamento salarial, acompanhamento da força de trabalho e cálculo de custos dos trabalhos, a gestão do processamento salarial da construção e dos serviços no terreno deverá começar a parecer mais centralizada e mais fácil de manter no dia a dia.
À medida que as suas equipas, projetos e necessidades de elaboração de relatórios continuam a crescer, também pode explorar ferramentas adicionais de gestão da força de trabalho, processamento salarial e gestão de projetos em QuickBooks Workforce e QuickBooks Construction Payroll para simplificar ainda mais as suas operações.
Se ainda estiver a explorar ferramentas de processamento salarial e gestão da força de trabalho, recomendo que consulte a aplicação QuickBooks Workforce. Boa sorte com a sua implementação e com os seus próximos projetos.
