O processamento salarial é amanhã e metade da equipa ainda não submeteu as respetivas horas. Há alguns registos de horas que parecem incorretos, alguém se esqueceu de registar as horas extraordinárias e, agora, a preparação do processamento salarial está a transformar-se noutra corrida de última hora, em vez de ser um processo de revisão rápido.
A IA de processamento salarial do Intuit QuickBooks Workforce foi concebida para ajudar a automatizar grande parte desse trabalho manual de preparação do processamento salarial, recolhendo as horas dos funcionários, identificando problemas antes de o processamento salarial ser executado e preparando rascunhos do processamento salarial para revisão.
Neste guia, explicamos como funciona, que funcionalidades oferece e como configurá-la no QuickBooks Workforce.
O que é a IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce?
A IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce é um assistente de processamento salarial baseado em inteligência artificial que ajuda as empresas a recolher as horas dos funcionários, identificar problemas no processamento salarial e preparar o processamento salarial antes do dia de pagamento.
Em vez de contactar manualmente os funcionários para obter os registos de horas e rever as submissões uma a uma, a IA ajuda a automatizar grande parte do fluxo de trabalho anterior ao processamento salarial. Funciona em conjunto com o QuickBooks Workforce, o QuickBooks Time e o QuickBooks Online para manter as horas dos funcionários, os cálculos salariais e os registos contabilísticos ligados num único sistema.
Como funciona
A IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce ajuda a automatizar o trabalho manual que normalmente ocorre antes de o processamento salarial ser efetuado.
- A IA de processamento salarial contacta os funcionários através de SMS ou da aplicação QuickBooks Workforce para recolher as horas trabalhadas, as horas extraordinárias e as informações salariais relativas ao período de pagamento.
- A IA analisa os dados salariais submetidos em busca de atividade invulgar, incluindo registos de horas em falta, horas extraordinárias inesperadas e submissões de horas inconsistentes.
- Depois de as informações salariais serem validadas, a IA prepara um rascunho do processamento salarial utilizando os dados submetidos pelos funcionários e as definições salariais.
- Os administradores do processamento salarial recebem uma notificação para rever os problemas sinalizados, verificar os detalhes salariais e aprovar o processamento salarial antes da submissão.
Este fluxo de trabalho ajuda a reduzir o trabalho manual de preparação do processamento salarial, mantendo os administradores no controlo antes de o processamento salarial ser finalizado.
Principais aspetos da IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce
A IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce foi concebida para reduzir o trabalho manual que normalmente ocorre antes de o processamento salarial ser executado. Algumas funcionalidades que a ajudam a destacar-se incluem:
Recolha proativa de registos de horas por SMS
A IA de processamento salarial pode contactar automaticamente os funcionários através de SMS ou da aplicação QuickBooks Workforce para recolher horas trabalhadas, horas extraordinárias, gorjetas e informações salariais, de acordo com o calendário configurado.
Deteção de anomalias antes da execução do processamento salarial
A IA analisa as informações salariais submetidas em busca de atividade invulgar, incluindo registos de horas em falta, horas extraordinárias inesperadas ou submissões de horas que diferem dos padrões salariais habituais, antes de o processamento salarial ser efetuado.
Atualizações para os administradores por SMS
Os administradores do processamento salarial podem receber resumos salariais, atualizações sobre o estado do processamento salarial e notificações relativas a problemas salariais sinalizados por SMS durante o processo de preparação do processamento salarial.
Integração com o QuickBooks Time e o QuickBooks Online
Os dados relativos ao tempo dos funcionários podem ser sincronizados diretamente com o processamento salarial através da integração com o QuickBooks Time, enquanto as informações salariais são transferidas para o QuickBooks Online para sincronização contabilística.
Automatização do fluxo de trabalho salarial com IA
Segundo a Intuit, as automatizações do Workforce baseadas em IA foram concebidas para ajudar as empresas a reduzir o trabalho administrativo repetitivo relacionado com o processamento salarial e os recursos humanos ao longo do processo de preparação do processamento salarial.
Como se compara a IA de processamento salarial do QuickBooks com o software tradicional de processamento salarial?
O software tradicional de processamento salarial normalmente começa a funcionar depois de os dados salariais já terem sido recolhidos.
Isto significa que os administradores do processamento salarial continuam a ter de contactar manualmente os funcionários para obter os registos de horas, rever as horas, corrigir os registos em falta e verificar novamente as informações salariais antes de efetuarem o processamento salarial.
A IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce adota uma abordagem mais prática antes de o processamento salarial sequer começar. Em vez de depender inteiramente de acompanhamentos manuais, a IA ajuda a recolher as horas dos funcionários, identificar submissões invulgares, acompanhar discrepâncias e preparar um rascunho do processamento salarial para revisão.
Em termos simples, o software tradicional de processamento salarial ajuda principalmente as empresas a processar os salários, enquanto a Payroll AI do QuickBooks Workforce foi concebida para ajudar também a simplificar o trabalho que antecede o processamento salarial.
Como configurar a Payroll AI do QuickBooks Workforce
Eis como configurar a Payroll AI do QuickBooks Workforce e configurar o seu fluxo de recolha de dados para o processamento salarial.
Passo 1: Criar um plano da Payroll AI
Dentro do QuickBooks Workforce, aceda a Feed, selecione Payroll AI e inicie a configuração. O sistema analisa o seu histórico de processamento salarial, os dados dos colaboradores e a configuração da empresa para gerar um plano de processamento salarial proposto.
Passo 2: Rever e personalizar o seu plano
Reveja o plano de processamento salarial proposto e personalize a forma como a Payroll AI interage com os colaboradores e os administradores de salários. Durante a configuração, pode:
- rever os colaboradores inscritos
- adicionar informações em falta sobre os colaboradores
- escolher quando os colaboradores recebem os pedidos relativos ao processamento salarial
- pré-visualizar as mensagens para os colaboradores
- selecionar atualizações por SMS ou através da aplicação QuickBooks Workforce
Passo 3: Solicitar o consentimento dos colaboradores
Assim que a configuração estiver concluída, os colaboradores recebem um pedido de consentimento antes de a IA começar a recolher automaticamente as informações relativas ao processamento salarial.
Passo 4: Recolher e rever as informações relativas ao processamento salarial
Depois de os colaboradores darem o seu consentimento, a Payroll AI começa a recolher as informações relativas ao processamento salarial com base no seu calendário configurado. Se necessário, os colaboradores também podem corrigir as horas submetidas antes da data-limite do processamento salarial.
Passo 5: Rever e aprovar o processamento salarial
Assim que as informações relativas ao processamento salarial forem recolhidas, a IA prepara um rascunho do processamento salarial para revisão antes de este ser enviado para aprovação.
Quem pode beneficiar da Payroll AI do QuickBooks Workforce?
Empresas de construção e empreiteiros
As equipas de construção trabalham frequentemente em vários locais de obra, com horários variáveis e um número de horas irregular. A Payroll AI ajuda a simplificar a recolha de folhas de horas, sinalizar submissões invulgares e reduzir os acompanhamentos manuais relativos ao processamento salarial antes do dia de pagamento.
Empresas de serviços no terreno (HVAC, jardinagem, limpeza e entregas)
Os colaboradores que trabalham no terreno deslocam-se constantemente entre trabalhos e podem esquecer-se de submeter as horas atempadamente. A recolha de dados para o processamento salarial através de SMS e o suporte da aplicação móvel facilitam a recolha das informações sem depender do acesso a um computador.
Restaurantes e empresas de comércio a retalho com colaboradores pagos à hora
Os restaurantes e as empresas de comércio a retalho lidam frequentemente com alterações de turnos, horas extraordinárias e uma elevada rotatividade de colaboradores. A Payroll AI ajuda a simplificar a preparação do processamento salarial ao identificar folhas de horas em falta, submissões de horas invulgares e discrepâncias salariais antes de o processamento ser executado.
Equipas de RH em PME em crescimento
À medida que as empresas crescem, a administração salarial torna-se mais demorada. A Payroll AI ajuda a reduzir o trabalho repetitivo de preparação do processamento salarial ao automatizar a recolha das horas dos colaboradores, a validação salarial e a preparação do rascunho do processamento salarial.
Empresários individuais que tratam do processamento salarial
Para os empresários que gerem pessoalmente o processamento salarial, a Payroll AI ajuda a reduzir o tempo gasto a solicitar as horas dos colaboradores, rever as submissões e preparar manualmente o processamento salarial em cada período de pagamento.
Empresas com atividade em vários estados
As empresas com colaboradores a trabalhar em vários estados lidam frequentemente com fluxos de trabalho salariais e requisitos fiscais mais complexos. A Payroll AI ajuda a centralizar a recolha e a validação dos dados relativos ao processamento salarial antes de este ser processado.
Empresas que gerem tanto funcionários como contratantes
O QuickBooks Workforce é compatível com funcionários W-2 e contratantes 1099 no mesmo fluxo de trabalho da folha de pagamentos. A IA da folha de pagamentos ajuda as empresas a recolher informações salariais através dos mesmos canais de comunicação, mantendo a preparação da folha de pagamentos mais organizada num único sistema.
Conclusão
A IA da folha de pagamentos do QuickBooks Workforce foi concebida para ajudar as empresas a reduzir o trabalho manual necessário antes dos processamentos da folha de pagamentos, reunindo a recolha de informações salariais, a preparação da folha de pagamentos e a comunicação com os funcionários num único fluxo de trabalho.
Se quiser explorar melhor a plataforma, pode consultar mais detalhadamente a aplicação QuickBooks Workforce no respetivo website.
Boa sorte com os seus futuros processamentos da folha de pagamentos e com a configuração do fluxo de trabalho.
Perguntas frequentes
A IA da folha de pagamentos pode processar a folha automaticamente sem a minha aprovação?
Não. A IA da folha de pagamentos pode recolher as horas dos funcionários, identificar problemas e preparar um rascunho da folha de pagamentos, mas a folha continua a exigir aprovação humana antes do envio.
O que acontece se um funcionário não responder ao pedido de folha de horas da IA da folha de pagamentos?
A IA da folha de pagamentos assinala os envios em falta para que os administradores da folha de pagamentos os possam rever antes de esta ser processada. As empresas também podem configurar a forma como as horas em falta dos funcionários devem ser tratadas.
A IA da folha de pagamentos também funciona para a folha de pagamentos de contratantes (1099)?
Sim. O QuickBooks Workforce é compatível com funcionários W-2 e contratantes 1099, incluindo a recolha de informações salariais através de SMS ou da aplicação Workforce.
Como é que a IA da folha de pagamentos interage com as deduções relativas à compensação por acidentes de trabalho e aos benefícios?
A IA da folha de pagamentos centra-se na recolha e preparação da folha de pagamentos, enquanto as deduções relativas a benefícios e as definições de compensação por acidentes de trabalho são geridas separadamente nos perfis de folha de pagamentos dos funcionários.
Os dados de localização dos funcionários são armazenados quando a IA da folha de pagamentos utiliza GPS?
O rastreio por GPS através do QuickBooks Time só funciona enquanto os funcionários têm o registo de entrada ativo. Assim que os funcionários terminam o registo de saída, o rastreio da localização é interrompido.
