Gerir a liquidez é indispensável; se for feito de forma incorreta, a sobrevivência da sua empresa fica em risco. E, se esses problemas de iliquidez não forem controlados, poderá acabar em sérias dificuldades — especialmente num mercado onde é difícil encontrar capital de curto prazo.
Existem várias abordagens à gestão da liquidez. Neste guia, vou focar-me nas melhores práticas de contas a pagar — uma das áreas mais negligenciadas da gestão financeira.
Como medir a liquidez
Os rácios de liquidez são a forma mais rápida de obter informações sobre a liquidez da sua empresa. Eis alguns dos rácios de liquidez mais utilizados:
- Rácio de liquidez corrente: O rácio de liquidez corrente é o rácio de liquidez mais permissivo, pois mede a liquidez ao longo de um ano completo. Indica a proporção dos ativos correntes em relação aos passivos correntes. Embora o rácio de liquidez corrente ideal seja diferente para cada empresa, um rácio superior a um indica que dispõe de liquidez suficiente para cobrir os passivos correntes. Eis a fórmula:
Rácio de Liquidez Corrente = Ativos Correntes ÷ Passivos Correntes
- Rácio de liquidez reduzida: O rácio de liquidez reduzida é ligeiramente mais rigoroso do que o rácio de liquidez corrente, pois se concentra apenas nas contas a receber, nos investimentos de curto prazo e no dinheiro e equivalentes de caixa. Os inventários e outros ativos correntes são excluídos. A lógica é que converter inventário em dinheiro é mais difícil do que converter outros ativos correntes. A fórmula para calcular o rácio de liquidez reduzida é:
Rácio de Liquidez Reduzida = [Contas a Receber + Investimentos de Curto Prazo + Dinheiro e Equivalentes de Caixa] ÷ Passivos Correntes
- Rácio de caixa: O rácio de caixa é o mais conservador de todos os rácios de liquidez. Exclui todos os ativos correntes, exceto o dinheiro e os equivalentes de caixa. Pense nele como uma avaliação da liquidez durante uma emergência. Se tivesse de liquidar imediatamente todos os passivos correntes, teria dinheiro suficiente para o fazer? Eis a fórmula:
Have an account? Log In
Rácio de Caixa = Dinheiro e Equivalentes de Caixa ÷ Passivos Correntes
Estas métricas ajudam a estabelecer um ponto de partida e a acompanhar o progresso quando está a tentar melhorar a liquidez. Com esta base, vamos falar sobre as melhores práticas de contas a pagar que deve seguir para maximizar a liquidez.
10 melhores práticas de contas a pagar
Algumas destas práticas podem ser realizadas automaticamente; outras exigem algum diálogo e acompanhamento. De qualquer forma, ajudarão a melhorar a sua posição de caixa, tirando-o de uma situação de aperto.
1. Dê prioridade às faturas
Dê prioridade às faturas com base nos seguintes fatores:
- Custo de oportunidade (taxa de retorno de valores mobiliários negociáveis ou de outros equivalentes de caixa)
- Disponibilidade de descontos por pagamento antecipado
Pagar as faturas antes do prazo implica um custo de oportunidade. O dinheiro que pagou antecipadamente poderia ter sido investido em valores mobiliários negociáveis a uma determinada taxa de retorno.
Suponha que uma fatura no valor de $50,000 vence daqui a quatro meses. Um mês mais tarde, decide pagar a fatura. Se não pagar antecipadamente, pode aplicar o dinheiro em valores mobiliários negociáveis e gerar, por exemplo, um retorno de 4% durante três meses. Isto significa que perde $500 ao pagar antecipadamente, calculados da seguinte forma:
Dinheiro perdido = [Montante x Retorno (%) x (3 meses/12 meses)]
$500 = [$50,000 x 4% x 3 meses/12 meses]
Mas, antes de decidir pagar a fatura no dia do vencimento, procure oportunidades de desconto. Se o vendedor oferecer um desconto de 5% por pagamento antecipado, poupa $2,500 — isto não só melhora o seu fluxo de caixa, como também contribui para o seu resultado final.
Quando recebe centenas de faturas, a aprovação manual das faturas e a tomada de decisões tornam-se impraticáveis. É aqui que a automatização das contas a pagar pode ajudar — encontre uma excelente solução de software de automatização de contas a pagar para automatizar os seus processos de contas a pagar e de aprovação de faturas. Isto ajudá-lo-á a tomar decisões financeiramente inteligentes em grande escala.
As melhores ferramentas de automatização de contas a pagar
A nossa equipa analisou milhares de ferramentas de software financeiro — estas são as melhores para a automatização de contas a pagar:
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2. Simplifique o seu fluxo de trabalho de contas a pagar
Simplifique os seus processos para facilitar o acompanhamento das contas a pagar pelo departamento responsável e a definição de estratégias para minimizar a liquidez. Eis algumas formas de otimizar o processo de contas a pagar e ajudar a sua equipa de contas a pagar:
- Uniformize os seus fluxos de trabalho de contas a pagar.
- Identifique os estrangulamentos no processo e elimine-os.
- Automatize o seu processo de contas a pagar. Uma das vantagens do software de contas a pagar é o facto de este poder ajudar a automatizar a maioria das tarefas de contas a pagar, como o processamento de pagamentos, a aprovação automática de pagamentos abaixo de um determinado limite e a reconciliação dos pagamentos com as faturas.
- Não pague faturas incorretas. Envie-as de volta ao fornecedor.
- Processe as faturas atempadamente e carimbe-as. Conclua o processo de acordo com os acordos internos de nível de serviço.
- Pague as faturas na data de vencimento. Evite pagamentos em atraso, uma vez que estes colocam em risco as relações com os seus fornecedores e podem resultar em custos por atraso.
- Desenvolva canais e processos para a comunicação e gestão de exceções.
- Substitua as faturas em papel por um sistema de Intercâmbio Eletrónico de Dados (EDI) que permita aos fornecedores enviar faturas eletronicamente. As faturas baseadas em EDI são mais fáceis de acompanhar e podem ajudar a aprovar e registar pagamentos automaticamente.
3. Formalize o seu fluxo de trabalho de contas a pagar
A formalização do fluxo de trabalho de contas a pagar ajuda a garantir a eficiência, a precisão e a conformidade. Crie um fluxo de trabalho estruturado e documentado que inclua orientações para áreas específicas. Eis alguns exemplos do que deve incluir num fluxo de trabalho formalizado de contas a pagar.
- Configure o controlo de acesso: Restrinja o acesso aos dados de contas a pagar às pessoas que dele necessitam. O software de contas a pagar pode ajudar a autorizar os utilizadores a aceder aos dados com diferentes níveis de permissão, com base na sua função.
- Controlos internos: Implemente controlos internos para evitar fraudes e discrepâncias e realize auditorias regulares para garantir a eficácia desses controlos. Controlos internos robustos evitam fraudes e erros humanos, ajudando a poupar tempo. Por exemplo, a correspondência tripla de faturas é uma excelente forma de evitar fraudes e erros nas contas a pagar.
- KPIs: Defina KPIs para estabelecer a responsabilização. Os KPIs ajudam a equipa de contas a pagar a avaliar se as suas estratégias estão a funcionar. Ao tentar maximizar a liquidez, o acompanhamento dos rácios de liquidez ajuda a sua equipa de contas a pagar a avaliar a eficácia das suas estratégias.
4. Renegoceie as condições de pagamento
As condições de pagamento não são imutáveis. Se está a tentar maximizar a liquidez, vale a pena falar com os fornecedores, especialmente aqueles com quem mantém relações fortes, sobre possíveis alterações às condições de pagamento.
A maioria das faturas inclui condições de pagamento a 30, 60 ou 90 dias. Fale com o fornecedor sobre a possibilidade de oferecer um período de crédito mais longo ou descontos por pagamento antecipado. Se o método de pagamento atual for dispendioso, fale com os fornecedores sobre um método de pagamento alternativo. Mesmo que consiga chegar a acordo com apenas alguns fornecedores, poderá observar um impacto significativo na sua liquidez.
5. Procure descontos
Os descontos são frequentemente mais vantajosos do que um período de crédito mais longo, desde que não esteja a enfrentar uma escassez de tesouraria. No entanto, os descontos também se traduzem num saldo médio de caixa mais baixo — isto significa que os descontos não aumentarão a liquidez a curto prazo, mas reduzirão consideravelmente as saídas de caixa a longo prazo e melhorarão a liquidez.
6. Automatize os seus processos de contas a pagar
A automatização dos processos de contas a pagar liberta tempo da sua equipa e elimina as complexidades e ineficiências dos processos de contas a pagar. Encontre uma solução de automatização de contas a pagar que possa tratar de mais do que a simples introdução de dados.
Por exemplo, o software deve conseguir analisar automaticamente as faturas e associá-las aos pagamentos e às ordens de compra correspondentes em tempo real (este é também um benefício do software de ordens de compra). O software com relatórios automatizados desempenha um papel fundamental para ajudar a acompanhar a liquidez. Os relatórios que apresentam periodicamente uma visão geral dos rácios de liquidez e da análise das despesas permitem à sua equipa tomar decisões mais informadas sobre os processos de contas a pagar, de modo a maximizar a liquidez.
7. Verificar a Existência de Pagamentos Duplicados
Os pagamentos duplicados podem transformar-se num problema significativo de fuga de fluxo de caixa se não forem verificados. Mesmo com o processamento automatizado de faturas, audite regularmente as faturas e os pagamentos para garantir que não existem duplicados.
Em alternativa, pode automatizar o processo utilizando sistemas de contas a pagar que disponibilizem uma funcionalidade integrada de deteção de duplicados.
Melhor software abrangente para contas a pagar
Se pretender uma ferramenta que trate de todo o processo de contas a pagar, estas são as suas melhores opções:
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8. Rever os Contratos Periodicamente
Reveja os contratos periodicamente para:
- Encontrar oportunidades de benefícios financeiros: Utilize fichas de avaliação de fornecedores para monitorizar os indicadores de desempenho e garantir o cumprimento dos acordos de nível de serviço (SLAs). O incumprimento dos SLAs pode representar uma boa oportunidade para obter benefícios financeiros.
- Otimizar as condições de pagamento: Reveja os contratos e verifique se precisa de ajustar e otimizar as condições de pagamento com base em alterações de fatores como as condições do mercado. O prolongamento das condições de pagamento pode aumentar os Dias de Contas a Pagar Pendentes (DPO) e melhorar a liquidez global.
- Identificar reduções de custos e evitar renovações automáticas: A revisão dos contratos pode ajudá-lo a encontrar áreas onde pode reduzir custos, por exemplo, eliminando serviços não utilizados ou renegociando uma tarifa mais baixa devido a alterações do mercado. Pode também ajudar a identificar e impedir renovações automáticas de contratos relativos a serviços de que já não necessita.
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9. Trabalhar com Fornecedores Pré-Aprovados
Algumas das melhores práticas de contas a pagar começam antes de o trabalho sequer ter início — um exemplo disso é a seleção de fornecedores.
Trabalhar com fornecedores pré-aprovados é um excelente controlo interno para prevenir fraudes. Pré-aprove os fornecedores avaliando fatores como:
- Disponibilidade dos produtos
- Preços
- Prazos de entrega
- Fiabilidade
Assim que tiver uma lista de fornecedores pré-aprovados, crie um ficheiro principal dos fornecedores e permita apenas a membros específicos da equipa aceder e editar o ficheiro de fornecedores.
Adicione todos os detalhes à lista, incluindo os preços aprovados e os prazos de entrega acordados mutuamente. Isto garante que os seus colaboradores não criam simplesmente fornecedores fictícios no sistema de contas a pagar e transferem dinheiro para as suas próprias contas, nem manipulam o preço da fatura para conspirarem com o fornecedor.
O dinheiro que não perde acumula-se, melhorando a sua liquidez.
10. Incluir Medidas Antifraude
De acordo com um relatório da Associação de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), as empresas dos EUA perdem, em média, 5% das suas receitas brutas devido a fraude, e 12% destas fraudes ocorrem no departamento de contabilidade.
A implementação de medidas sólidas de deteção de fraude pode ajudar a garantir a integridade financeira. Os controlos internos, como a segregação de funções, o software avançado capaz de detetar anomalias e as auditorias regulares são fundamentais para prevenir fraudes. Além disso, funcionam em conjunto para criar um registo que o ajuda a encontrar inconsistências que possam indicar retrospetivamente a existência de fraude.
A Liquidez Tem Grandes Impactos Financeiros
Manter níveis baixos de liquidez durante períodos prolongados pode criar instabilidade entre investidores e credores. Pode também aumentar o custo do financiamento de capital de curto prazo e resultar numa crise de liquidez a longo prazo.
Os processos de contas a pagar são uma ferramenta poderosa para gerir a liquidez; seguir as melhores práticas de contas a pagar pode ajudá-lo a manter tudo sob maior controlo.
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