Como é uma equipa de implementação de ERP bem-sucedida?

Dedicar tempo a estruturar uma equipa perfeita para a implementação de um sistema de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) pode contribuir muito para garantir que o seu novo sistema seja planeado e executado sem problemas. 

Neste artigo, destacarei as principais funções e responsabilidades necessárias para garantir a eficácia do ERP (e da organização) e abordarei alguns dos principais desafios que as empresas enfrentam durante as implementações de ERP.

O que é uma equipa de implementação de ERP?

Uma equipa de implementação de ERP é um grupo de pessoas responsável por planear, coordenar e executar a implementação de um sistema ERP numa organização. 

A sua equipa de implementação de ERP deve ser constituída por membros essenciais com diferentes conjuntos de competências e conhecimentos especializados. Mas não se trata apenas disso — trata-se também de ter os tipos de personalidade certos, que ajudam a coordenar a implementação e a alcançar resultados ideais.

A importância de selecionar a equipa de implementação de ERP certa

Passei 20 anos a desempenhar diferentes funções no mundo empresarial e observei várias personalidades envolvidas no processo de implementação de ERP, bem como a forma como essas personalidades influenciaram os resultados da implementação.

Eis o que aprendi sobre como estruturar uma equipa de implementação de ERP bem-sucedida: 

1. Ter as competências técnicas e os conhecimentos certos é apenas o início.
2. As equipas com as características certas têm um melhor desempenho, com menos disfunções e conflitos.
3. As equipas coesas e focadas nos resultados têm maior probabilidade de cumprir o âmbito de um projeto.

As 6 funções essenciais das equipas de implementação de ERP

Ter uma equipa de implementação de ERP bem estruturada é fundamental para implementar qualquer tipo de sistema ERP. A sua equipa precisa da melhor combinação de competências, conhecimentos, experiência e características para garantir que cada aspeto do processo de implementação de ERP seja tratado de forma eficaz e eficiente. 

Estima-se que quase 30% das funções críticas não sejam ocupadas pelas pessoas mais adequadas. Se a sua empresa está a planear uma implementação de ERP, analise algumas das funções, características e responsabilidades essenciais das equipas de implementação de ERP bem-sucedidas.

1. Patrocinador executivo

Trata-se de um executivo interno de nível sénior que promove o projeto de implementação de ERP dentro da organização.

Responsabilidades

• Garantir os recursos necessários 
• Fornecer orientação estratégica
• Garantir que o projeto está alinhado com os objetivos empresariais
• Impulsionar o projeto, obtendo o apoio das principais partes interessadas
• Facilitar a comunicação entre a equipa de implementação e o resto da organização

Características essenciais

• Estratégico
• Inclusivo
• Colaborativo
• Influente
• Prestável
• Visionário

2. Parceiro de implementação

Uma organização ou consultor externo que é especializado em implementações de ERP.

Responsabilidades

• Demonstrações do sistema, orientação do processo de implementação e configuração do ERP
• Aconselhar sobre as melhores práticas de utilização do sistema
• Trabalhar em estreita colaboração com a equipa interna
• Ajudá-la a lidar com as complexidades da solução ERP
• Garantir uma implementação e migração de dados bem-sucedidas antes das datas de entrada em produção

Características essenciais

• Conhecedor
• Colaborativo
• Fiável
• Curioso
• Digno de confiança
• Capaz

3. Gestor de Projeto

Um líder de projeto interno ou externo que supervisiona todo o projeto de implementação do ERP.

Responsabilidades

• O plano do projeto de ERP
• Orientar o trabalho da equipa do projeto
• Garantir que as tarefas são concluídas atempadamente, que os recursos são alocados de forma eficaz e que os riscos são geridos
• Ser o principal ponto de contacto para a equipa de implementação, o patrocinador executivo e o parceiro de implementação
• Desempenhar um papel fundamental para manter o projeto no caminho certo, resolver problemas e comunicar os progressos às partes interessadas
• Coordenar a gestão da mudança

Características essenciais

• Orientado para os resultados
• Facilitador
• Com bons conhecimentos tecnológicos
• Prestável
• Responsável
• Comunicativo

4. Utilizador final, também conhecido como superutilizador

Os utilizadores finais, também conhecidos como superutilizadores, são pessoas da organização que utilizarão ativamente o sistema ERP diariamente.

Responsabilidades

• Ter um conhecimento profundo dos processos, fluxos de trabalho e requisitos da organização
• Atuar como ponte entre a equipa de implementação e o resto da organização
• Fornecer feedback para garantir que o sistema ERP satisfaz as necessidades da organização
• Formar e apoiar os restantes colaboradores durante e após o processo de implementação

Características essenciais

• Conhecedor
• Prático
• Comunicativo
• Colaborativo
• Brutalmente honesto
• Iterativo

5. Membros da equipa multifuncional

Membros internos da equipa provenientes de vários departamentos e áreas funcionais da organização.

Responsabilidades

• Trazer perspetivas, conhecimentos especializados e experiência únicos
• Garantir que o processo de implementação considera e responde às necessidades de toda a organização
• Ajudar a identificar proativamente e resolver potenciais problemas

Características essenciais

• Comprometido
• Colaborativo
• Comunicativo
• Representativo
• Orientado para os resultados
• Prestável

6. Responsável pela elaboração de relatórios

O responsável pela elaboração de relatórios é uma pessoa interna ou externa responsável pelo desenvolvimento de relatórios personalizados no sistema ERP.

Responsabilidades

• Trabalhar em estreita colaboração com os utilizadores finais e outras partes interessadas para compreender as suas necessidades de elaboração de relatórios
• Criar relatórios que satisfaçam as necessidades de elaboração de relatórios e forneçam à organização informações fundamentadas em dados
• Garantir que a organização pode tirar pleno partido das capacidades de elaboração de relatórios do sistema ERP

Características essenciais

• Meticuloso
• Organizado
• Analítico
• Prestável
• Conhecedor

Como garantir o sucesso da sua equipa

Dedicar algum tempo a ler este artigo é um excelente primeiro passo; no entanto, há outras medidas concretas que pode implementar para aumentar as probabilidades de a sua implementação decorrer sem problemas, incluindo:

Características comuns

Quer sejam provenientes dos recursos humanos, da sua equipa de TI ou dos membros da equipa do projeto, os membros da sua equipa de implementação devem partilhar algumas características, que servirão de base ao seu código de conduta.

Como provavelmente viu nas descrições das funções acima, as características mais comuns são:

• Inclusivo
• Responsável
• Prestável
• Colaborativo 

Outra característica que não foi muito mencionada anteriormente, mas que deve estar presente no maior número possível destas funções, é a facilidade com a tecnologia. É indispensável para os gestores de projeto e os parceiros de implementação, uma vez que são especialistas na seleção e implementação do melhor software ERP.

Código de conduta

Estive envolvido em muitas implementações de ERP e constatei que as mais bem-sucedidas tinham um código de conduta que definia, pelo menos, estes elementos:

• Missão e visão da implementação
• Responsabilidades dos membros da equipa
• Valores da equipa 
• Normas de ética e integridade da equipa
• Comportamento inaceitável 
• Meios e funções na resolução de conflitos

Comunicação clara e frequente

É crucial estabelecer canais de comunicação claros e criar um ambiente colaborativo onde os membros da equipa possam partilhar livremente ideias, preocupações e atualizações sobre o progresso. São necessárias fortes competências de comunicação durante as reuniões regulares da equipa, as atualizações de estado e as sessões de feedback, para manter todos alinhados e informados ao longo do processo de implementação.

Formação e apoio contínuos

Uma área que considero frequentemente negligenciada é a formação e o apoio, especialmente após a implementação, quando os utilizadores precisam de saber como utilizar sistemas ERP. É nesta fase que os utilizadores finais e outras partes interessadas enfrentam mais dificuldades e, consequentemente, perdem mais frequentemente o envolvimento. 

Garantir formação e apoio adequados à equipa é essencial. Investir em programas de formação e workshops abrangentes pode dotar os membros da equipa dos conhecimentos e competências necessários para utilizarem plenamente o sistema ERP de forma eficaz — e obterem os benefícios.

Definição de objetivos

Definir objetivos e expectativas realistas é essencial para o sucesso da sua equipa. Dividir o processo de implementação em fases e marcos geríveis pode ajudar a acompanhar o progresso e proporcionar oportunidades para celebrar as conquistas ao longo do percurso. 

Sistema de reconhecimento e recompensa

Reconhecer e recompensar os membros da equipa pelas suas contribuições pode aumentar o moral e a motivação, conduzindo a equipa ao sucesso.

Tipos de personalidade mais comuns numa equipa de implementação

Sei que pode parecer estranho, mas escolher os membros da equipa com base nos tipos de personalidade ajuda genuinamente os projetos a serem bem-sucedidos. Tal como Michael Jordan precisou de Scottie Pippen, precisa de criar uma equipa equilibrada para ajudar o seu projeto a vencer.

Falando por experiência própria, eis alguns dos tipos de personalidade mais comuns que encontrará numa equipa de implementação:

Tomás assume o comando

Embora Tomás seja essencial para dar orientação e motivar os outros, algumas pessoas podem considerá-lo excessivo e, por vezes, francamente exaustivo de ter por perto. 

💡Dica:

O sucesso de Tomás em obter o apoio e motivar as partes interessadas depende de controlar o seu ego e praticar a humildade e a inclusão.

Ingrid perde-se nos detalhes

A Ingrid sabe que o segredo está nos detalhes e no que é necessário fazer para reduzir os riscos. Verifica lógica e metodicamente todos os pontos e destaca-se na análise de problemas complexos para criar soluções práticas. 

Apesar do seu valor, a Ingrid pode, por vezes, tornar as coisas demasiado lentas, frustrando os elementos mais impacientes da equipa que só querem chegar à meta. 

💡Dica:

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eÉ necessário lembrar à Ingrid a importância dos prazos do projeto e pedir-lhe que acelere o ritmo conforme necessário para alcançar os objetivos de implementação.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

Isaac, o inovador

Todas as empresas querem o Isaac, o inovador. É criativo, visionário e está sempre à procura de novas formas de melhorar os processos e maximizar os benefícios do sistema ERP. 

O Isaac é fantástico, mas já reparámos que tem um certo complexo de Steve Jobs e tende, por vezes, a monopolizar as atenções — está bem, na maior parte do tempo — o que pode realmente irritar o resto da equipa. 

💡Dica:

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eO Isaac deve partilhar o mérito quando este for devido e dar espaço para que os outros inovem e se destaquem, se quiser que os seus contributos sejam bem recebidos.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

Christine, a conselheira

Outro elemento favorito da equipa, a conselheira Christine, é habilidosa a criar relações, promover o trabalho em equipa e facilitar uma comunicação eficaz entre os elementos da equipa e as partes interessadas. Pode passar demasiado tempo a fazer com que todos se sintam incluídos e valorizados, e pouco tempo a realizar o trabalho. 

O seu lado sempre cuidador fará provavelmente com que a Christine vá parar à lista de pessoas que não têm um desempenho satisfatório do Thomas, o líder.

💡Dica:

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eA Christine precisa, por vezes, de deixar de cuidar dos outros, arregaçar as mangas e tornar-se uma participante ativa.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

Frank, o solucionador

O Frank, o solucionador, adora envolver-se nos assuntos de toda a gente e encontrar formas de salvar o dia. Tem boas intenções, mas — como certamente pode imaginar — nem todos apreciam a sua opinião. No entanto, desempenha um papel importante na resolução de conflitos, na gestão de expectativas e na garantia de que as opiniões e preocupações de todos são ouvidas e tratadas. 

Para ser eficaz e para que os seus contributos sejam valorizados, o Frank precisa de saber quando intervir e quando deixar que os outros resolvam os seus próprios problemas.

💡Dica:

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003ePara evitar ser considerado um incómodo, o Frank deve avaliar a necessidade de intervir com base no potencial impacto num projeto e na forma como o seu envolvimento é recebido.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

Seth, o pastor

O Seth é movido pelo desejo de ter sucesso e está sempre a par do roteiro de implementação. É extremamente organizado, eficiente e focado na execução, garantindo que as tarefas são concluídas a tempo e que os resultados previstos são alcançados. 

O problema é que fica tão concentrado em alcançar o sucesso que os elementos da equipa, especialmente a conselheira Christine, veem-no como um capataz irritante. Sim, o desempenho e a concretização são vitais nas implementações de ERP, tal como a criação de relações e a promoção do trabalho em equipa.

💡Dica:

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eO Seth deve reconhecer a necessidade de equilibrar o desempenho com as pessoas — concluir um projeto não deve comprometer o bem-estar da sua equipa e das outras partes interessadas.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

A chave para associar com sucesso tipos de personalidade a projetos consiste em garantir que todos estão empenhados no sucesso da equipa como um todo e alinhados — não apenas concentrados nas áreas em que se destacam pessoalmente. 

Estruturar uma equipa de implementação de ERP bem-sucedida é crucial para o sucesso de todo o seu projeto. Reconhecer e tirar partido dos pontos fortes de cada elemento da equipa cria uma equipa equilibrada e de elevado desempenho, preparada para enfrentar todos os aspetos e desafios da sua implementação de ERP.

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