Småföretagare lägger alldeles för mycket tid på att driva in kundfordringar (AR) i stället för att driva sina företag — jag kritiserar inte, jag förstår. Som småföretagare själv har jag kämpat med samma sak.
Men så här är det: Jag har inte det problemet längre. Här är mina råd om hur du hanterar kundfordringar — och förresten, de innebär inte att du behöver anställa extra hjälp.
Vanliga utmaningar med kundfordringar
Om du är en av de många entreprenörer och småföretagare som lägger över 36 % av arbetsveckan på att ta hand om små administrativa uppgifter som fakturering och datainmatning, beror det sannolikt på dessa vanliga utmaningar med kundfordringar.
- Tidskrävande manuella processer för kundfordringar: Att hantera kundfordringar manuellt lämnar lite tid över för att driva eller utveckla företaget effektivt — eller ens tänka strategiskt.
- Bristande organisation: En oorganiserad eller isolerad process för att följa upp fakturor, betalningar och kundinformation begränsar insynen i kundfordringarna, vilket gör det svårt att stämma av och driva in fordringar i tid.
- Problem med betalningsindrivning: Utan bokföringsprogram har många företag svårt att följa upp och driva in betalningar för obetalda fakturor — vilket stör kassaflödet, affärsmålen och tillväxtpotentialen.
För att hantera dessa utmaningar krävs lite hjälp (och rätt verktyg), så att du kan återgå till de strategiska initiativ på hög nivå som du egentligen ska ägna dig åt.
Vilka bör vara involverade?
Alla som är involverade i fakturering, inklusive kundansvariga och säljare, bör vara medvetna om kravhanteringen. Tvekar du inför att involvera din personal i frontlinjen? Gör inte det. Dessa personer instruerar vanligtvis ekonomiavdelningen om när och hur mycket som ska faktureras för produkter eller tjänster.
De flesta småföretag har begränsade resurser, vilket gör samordning av kundfordringar särskilt viktigt inom redovisning för småföretag när faktureringsfel och problem med kravhanteringen uppstår.
| Här är ett exempel: Under mina tre år med arbete inom kundfordringar och kravhantering stötte jag ofta på kunder som vägrade betala sina fakturor på grund av faktureringsfel. För att lösa kundernas problem behövde jag ringa dem för att ta reda på vad de var bekymrade över och sedan be sälj- och kundansvariga avdelningar om hjälp med att korrigera aktuella och framtida faktureringsproblem. Oftare än inte gjorde fakturajusteringar och korrigerande åtgärder hela skillnaden när det gällde att öka kassaflödet och förbättra likviditetshanteringen. Jag upptäckte också att kunderna var lättade över att få en lösning och gladeligen betalade de utestående beloppen. |
En idealisk process för kundfordringar
Det är viktigt att ha en tydlig och effektiv process för kundfordringar för att kunna hantera dem på ett bra sätt. Processen bör omfatta:
Skapa en standardiserad fakturamall
Utforma en professionell fakturamall som innehåller all nödvändig information, till exempel företagets namn, kontaktuppgifter, fakturanummer, förfallodatum och en specifikation av de produkter eller tjänster som tillhandahållits.
Jag vet, jag vet, de flesta har redan detta. Men om du inte har det, ta tag i det så snart som möjligt.
Automatisera arbetsflöden för kundfordringar
Snabb fakturering minskar försenade betalningar. Se till att du automatiserar arbetsflöden för kundfordringar, till exempel genom att skicka kundfakturor så snart produkterna har levererats och tjänsterna har slutförts — eller enligt annan överenskommelse.
Have an account? Log In
Fastställ tydliga betalningsvillkor
Ange tydligt betalningsvillkoren på fakturan, inklusive förfallodatum och godtagbara betalningsmetoder, för att skapa tydliga förväntningar och säkerställa att kunderna förstår sitt ansvar.
Följ upp försenade betalningar
Jag vet att det kan kännas obekvämt att skicka påminnelser om försenade betalningar när det är du som utför arbetet åt en kund… men det är nödvändigt.
Lösningen är dock enkel: Skapa automatiserade arbetsflöden i ditt bokföringssystem eller använd programvara för AI-baserad skuldindrivning för att följa upp förfallna betalningar och skicka påminnelser till kunderna i tid, utan att du behöver känna dig obekväm.
5 strategier för enklare hantering av kundfordringar
Nu till det riktigt bra. Så här gör du för att göra kravhanteringen mycket mindre besvärlig:
1. Skapa lättförståeliga fakturor
Det verkar självklart, men har du faktiskt granskat dina fakturor någon gång?
Korrekt och välstrukturerad fakturering är avgörande för snabb betalning, så prova det här:
- Ge en detaljerad beskrivning av produkterna eller tjänsterna: Har du hört uttrycket att djävulen finns i detaljerna? Kunder vill ha mer detaljer – inte mindre. När de vet exakt vad de betalar för minskar risken för förvirring och tvister.
- Specificera varje kostnad separat: Undvik att ange ett klumpsummebelopp med en alltför komplicerad beskrivning. Om fakturan innehåller flera produkter eller tjänster bör du dela upp kostnaderna per post, så att det blir snabbare och enklare för kunderna att förstå och betala i tid. Dessutom kan du, om det uppstår en större tvist om en post, be dem betala resten medan du undersöker saken.
- Inkludera betalningsinstruktioner: Gör det enkelt för kunderna att betala dig. Ge detaljerade instruktioner om hur och när betalningar ska göras. Inkludera information om godkända betalningsmetoder, bankkontouppgifter och annan information som de kan behöva för att slutföra betalningen.
Erbjud incitament för tidig betalning
Det här är inte alltid nödvändigt, men en liten rabatt till kunder som betalar sina fakturor tidigt kan motivera fler att betala snabbare, vilket bidrar till att förbättra ditt kassaflöde och rörelsekapital.
2. Inför en tydlig betalningspolicy
En tydlig betalningspolicy hjälper till att fastställa förväntningarna och säkerställer att dina medarbetare och kunder förstår dina betalningsvillkor. Inkludera följande delar när du utformar dina betalnings- och kreditpolicyer:
- Förfallodatum: Ange tydligt förfallodatumet på dina fakturor. Specificera om det är ett visst antal dagar från fakturadatumet eller ett fast kalenderdatum.
- Förseningsavgifter: Jag rekommenderar att du inkluderar en förseningsavgift i din betalningspolicy. Du tycker inte om att betala avgifter, och det gör inte andra företagare heller – det minskar deras kassaflöde. Avgifterna kan vara en procentandel av fakturabeloppet eller en fast avgift. Kom ihåg att det andra alternativet som jag nämnde tidigare är att erbjuda rabatter eller incitament för tidig betalning … eller båda!
- Betalningspåminnelser: Beskriv din process för att skicka betalningspåminnelser till kunder. Bestäm när och hur ofta du ska skicka påminnelser om förfallna betalningar och var konsekvent. Var tydlig och vänlig – undvik ett hårt budskap, och om det fortfarande känns konstigt kan du berätta direkt att det är en automatiserad process.
3. Använd automatiseringsprogram för effektiv hantering av kundfordringar (AR)
Genom att använda automatiseringsprogram, verktyg och appar för AR kan du effektivisera processen för hantering av kundfordringar avsevärt. Även om 37 % av stora företag har infört automatisering av kundfordringar för minst 50 % av sina AR-processer, är det bara 17 % av småföretagen som automatiserar sina kundfordringar.
Bland fördelarna med automatiseringsverktyg för kundfordringar finns att de hjälper dig att förbättra effektiviteten i din AR-process genom att minska det manuella arbetet och ge dig mer tid att fokusera på strategiskt arbete på högre nivå.
- Ekonomiprogram: Automatisering av ekonomiprogram omfattar funktioner för hantering av kundfordringar som effektiviserar återkommande uppgifter, till exempel att skapa och vidarebefordra fakturor, följa upp fakturor och betalningar samt rapportera i realtid. Det sparar tid och minskar mänskliga fel.
- Betalningsplattformar online: Integration med betalningsplattformar eller betalningsgateway-lösningar ger dina kunder smidiga betalningsalternativ online, vilket minskar den tid och ansträngning som krävs för betalningshanteringen. Det innebär att du får betalt snabbare.
- Automatiska påminnelser: Ekonomisystem bör ha automatiska påminnelser som kunderna får via e-post eller SMS, så att de informeras om kommande eller förfallna betalningar.
De bästa alternativen för AR-automatisering
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
4. Övervaka och analysera nyckeltal för kundfordringar
Genom att regelbundet övervaka och analysera viktiga nyckeltal för kundfordringar får du värdefulla insikter om dina kunder och företagets finansiella stabilitet. Du bör följa följande nyckeltal:
- Genomsnittlig kredittid (DSO): DSO mäter det genomsnittliga antalet dagar det tar att få betalt efter en försäljning. Genom att övervaka DSO kan du identifiera trender och vidta åtgärder för att förbättra din kravhanteringsprocess.
- Åldersanalys av kundfordringar: Åldersanalysen grupperar dina fakturor i intervall — aktuella, 30 dagar, 60 dagar, 90 dagar och 120 dagar — så att du kan se vilka fakturor som har skickats och hur länge de förblir obetalda. Detta hjälper dig att prioritera uppföljningen och vidta lämpliga åtgärder för att driva in utestående betalningar.
- Kundernas betalningshistorik: Det är viktigt att följa enskilda kunders betalningshistorik för att identifiera kunder som konsekvent betalar sent eller har en historik av uteblivna betalningar. Med denna information kan du fatta välgrundade beslut om att bevilja kredit eller införa striktare betalningsvillkor. Eller, du vet, säga upp dem som kunder.
Author's Tip
Detta bör vara en del av din strategi för ekonomisk och företagsövergripande riskhantering.
5. Utveckla en standardiserad process för sena betalningar och kravhantering
Trots dina bästa ansträngningar kan vissa kunder fortfarande fördröja eller utebli med sina betalningar. Om så är fallet är det viktigt att ha strategier på plats för att hantera sena betalningar och kravhantering:
- Vänliga påminnelser: Börja med vänliga betalningspåminnelser några dagar efter förfallodagen. Fråga artigt om betalningens status och erbjud hjälp om det finns problem eller frågor.
- Eskalera kommunikationen: Om betalningen fortfarande är utestående är nästa steg att eskalera kommunikationen. Skicka tydligare påminnelser, kanske till någon med högre befattning, och ange klart konsekvenserna av fortsatt utebliven betalning, till exempel förseningsavgifter eller indrivningsåtgärder. Be dem ringa dig för att diskutera eventuella problem.
- Nettoredovisa leverantörsskulder (AP) mot kundfordringar: Om en kund har både ett kundfordrings- och ett leverantörsskuldskonto hos ditt företag och inte betalar sina utestående fordringar kan du behöva nettoredovisa de belopp som företaget är skyldigt kunden mot kundfordringsbalansen. Jag fann detta nödvändigt tidigare när jag samarbetade med leverantörsreskontrateamet för att nettoredovisa betalningar mot fakturor som varit utestående i över 120 dagar.
- Anlita ett inkassoföretag: I fall där de fakturerade beloppen är legitima kan du behöva överväga att anlita ett inkassoföretag. Inkassoföretag är specialiserade på att driva in utestående skulder och kan avsevärt öka dina chanser att få tillbaka det obetalda beloppet.
Utgå från det bästa; förbered dig på det värsta
De flesta kunder betalar vanligtvis sina fakturor om det inte finns något problem.
Enligt min erfarenhet kan så mycket som 50 % eller mer av osäkra fordringar lösas och drivas in framgångsrikt genom att prata med kunderna om deras problem och hitta en överenskommelse i samförstånd. De vill ofta bara bli lyssnade på, få sina problem hanterade och att du hittar en rättvis lösning.
| Här är ett exempel på hur väl den här strategin fungerar: Under en treårsperiod inom kundreskontra på ett stort företag använde jag denna metod för att driva in mer än 70 % av de fordringar som var planerade att skrivas av. Resultatet: Metoden var så framgångsrik att jag utöver min årslön kunde förhandla till mig en procentandel av den framgångsrika återvinningen av osäkra fordringar, vilket gav en extra bonus på nästan 20 % av min totala årslön. |
Klassiska misstag inom kravhantering att undvika
Som företagsägare är det viktigt att undvika dessa vanliga misstag inom kravhantering när du hanterar kundfordringar, eftersom de kan försvåra dina ansträngningar.
1. Inkonsekvent uppföljning
Konsekvens och snabbhet är avgörande när du följer upp försenade betalningar. Skapa ett tydligt uppföljningsschema och håll dig till det. Regelbunden och ihärdig kommunikation tydliggör kundernas förväntningar på dina processer och ökar chanserna att driva in förfallna betalningar.
2. Underlåtenhet att dokumentera kommunikationen
För detaljerade register över all kommunikation med kunder gällande problem och försenade betalningar, särskilt om du har många kundkonton. Denna dokumentation kan vara användbar för att lösa problem, som referens för någon som är ny i situationen, om rättsliga åtgärder blir nödvändiga eller om du behöver tillhandahålla bevis på dina indrivningsinsatser.
| När jag arbetade med kunder kring faktureringsproblem dokumenterade jag varje samtal i detalj, inklusive kontaktuppgifter, problem de hade med fakturor, nästa steg för att lösa problemet, vilka som deltog i lösningen och resultatet. Kom ihåg att det ligger i både kundens och företagets intresse att dokumentera allt för framtida referens och uppföljning. |
3. Brist på empati
”Du fångar fler bin med honung än med vinäger.”
Även om det kan verka som att det bästa är att vara bestämd i indrivningsarbetet är det bättre att ha ett professionellt och empatiskt förhållningssätt. Att bygga starka kundrelationer leder sannolikt till bättre betalningshistorik och ökar kundlojaliteten på lång sikt.
| Min erfarenhet När jag började arbeta med kundreskontra var brist på empati och kundfokus ett av de vanligaste klagomålen jag hörde när jag för första gången kontaktade kunder för att försöka lösa och driva in osäkra fordringar. Många sa att de hade slutat betala sina saldon eftersom ingen lyssnade på dem eller eftersom de tidigare hade blivit hårt bemötta när de hade berättigade invändningar eller påpekade faktureringsfel. Mitt tillvägagångssätt Jag gjorde det till min uppgift att vinna deras förtroende genom att hjälpa dem att lösa faktureringsfel och utveckla en positiv arbetsrelation. Jag uppmuntrade dem också att kontakta mig direkt så snart de hade några invändningar. Det gjorde det enklare och snabbare att reda ut gamla utestående saldon i kundreskontran. Resultatet Nästan alla osäkra fordringar drevs in, och kunderna började betala sina fakturor i tid med liten ansträngning. |
More Articles
4. Att försumma personalutbildning
Som företagare förstår jag helt och hållet hur många roller du har. När det är möjligt är det en god idé att utbilda någon annan på företaget i hur man hanterar frågor inom kundreskontran och kunder som betalar sent.
Att driva ett företag framgångsrikt handlar om redundans — se till att någon annan också ansvarar för att förbättra kundkontakterna och säkerställa att inget faller mellan stolarna.
5. Bristande uppmärksamhet på fakturornas korrekthet
Om det finns fel på dina fakturor kommer kunderna att upptäcka dem. Ofta vägrar de att betala tills felen har korrigerats, vilket försenar datumen för indrivning av dina kundfordringar. I min situation när jag arbetade med kundreskontra och indrivning stod faktureringsfel för nästan 90 % av de osäkra fordringar som jag arbetade med kunderna för att lösa och driva in.
Det visade sig att kunden hade rätt, men ingen hade lyssnat. Det som gjorde saken värre var att dessa kontosaldon kunde ha drivits in flera år tidigare, vilket hade förbättrat företagets kassaflöde och finansiella hälsa.
6. Felaktig fördelning av betalningar
Felaktigt fördelade betalningar gör det svårare att avgöra vilka betalningar som fortfarande är utestående. Det leder till fler kontoavstämningar och omklassificeringar av betalningar, vilket ökar förvirringen och frustrationen för dig — och ännu mer för dina kunder.
När betalningar kommer in och det inte är tydligt vad de avser bör du ta en minut och ringa kunden för att fråga. Det tar betydligt längre tid att stämma av konton och omklassificera betalningar i efterhand — och det är mindre besvärligt än att ringa kunder om fakturor som de faktiskt har betalat men som har fördelats fel.
Med rätt tillvägagångssätt, de fem strategier jag beskrev och användning av bokföringsprogram kan du som företagare hantera företagets kundfordringar effektivt, förbättra kassaflödet och frigöra tillräckligt med tid för att fokusera på strategi och tillväxt.
Utan att behöva anställa någon annan för att göra det.
Prenumerera för fler tips om förbättrad redovisning
Nu när din process för kundreskontran är på väg att återhämta sig kan du fokusera på ett annat område med bundet kapital: effektiv hantering av leverantörsreskontran. Oavsett om du använder programvara för leverantörsreskontra eller gör allt manuellt är förbättringar nära till hands.
Redo att bygga vidare på dina ekonomiska kunskaper som företagsägare? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från finansledare som formar teknikbranschen.
